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Proyectos de Ingeniería de Sistemas II DISEÑO DE UNA HERRAMIENTA BASADA EN INTELIGENCIA DE NEGOCIOS PARA LA MEJORA EN LA PROGRAMACIÓN DEL PRESUPUESTO INICIAL.

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1 Proyectos de Ingeniería de Sistemas II DISEÑO DE UNA HERRAMIENTA BASADA EN INTELIGENCIA DE NEGOCIOS PARA LA MEJORA EN LA PROGRAMACIÓN DEL PRESUPUESTO INICIAL ANUAL (PIA) DE LA UGEL N° 04 Alumno: Dany Oberth Machaca Auqui Asesor: Dr. Erick Alex Papa Quiroz

2 CONTENIDO 1.Motivación y justificaciónMotivación y justificación 2.Situación actualSituación actual 3.Diagrama de contextoDiagrama de contexto 4.ObjetivosObjetivos 5.Metodología a aplicarMetodología a aplicar 6.Arquitectura del sistemaArquitectura del sistema 7.Diseño de la propuestaDiseño de la propuesta 8.PrototiposPrototipos 9.Análisis Costo – BeneficioAnálisis Costo – Beneficio 10.ConclusionesConclusiones 11.RecomendacionesRecomendaciones

3 Motivación y justificación Este proyecto de investigación surge a partir de la búsqueda de una solución tecnológica que permita la programación eficaz del Presupuesto Inicial Anual – PIA de la UGEL Nº 04. MARCO PRESUPUESTAL VS EJECUCION - AÑOS: 2009, 2010, 2011 DESCRIPCION EJECUCION ANUAL TOTAL AÑO 2009AÑO 2010AÑO 2011 PIA - PRESUPUESTO156,848, ,152, ,152, ,154, PAGOS DE PERSONAL154,838, ,817, ,104, ,759, DEVOLUCION2,010, ,335, ,048, ,394, Por lo que es necesario determinar qué factores están influyendo en la ejecución presupuestal, en perjuicio de los docentes, auxiliares y administrativos de la jurisdicción de la UGEL Nº 04.

4 Situación Actual

5 Diagrama de contexto

6 Objetivo general Diseñar de una herramienta basada en inteligencia de negocios para la mejora en la programación del Presupuesto Inicial Anual (PIA) de la UGEL N° 04, que permita predecir una tendencia de gastos a través de los diferentes indicadores de los últimos 12 años de gestión registradas en el SIAF – (Sistema Integrados de Administración Financiera) de la UGEL Nº 04.

7 Objetivos específicos Construir un repositorio de datos con la data del SIAF. Identificar las tendencias de las diferentes genéricas e indicadores de gasto a través de cubos y sus dimensiones. Establecer indicadores a través de las tendencias de gasto por genéricas. Predecir el comportamiento de la ejecución del Presupuesto Anual a través de minería de datos.

8 Metodología a aplicar Para el diseño de esta herramienta de es más conveniente utilizar el enfoque de Kimball para el diseño del DW. El Datamart se va a diseñar intentando que las dimensiones estén conformadas (dentro del concepto de datawarehouse bus), con lo que dejaremos la puerta abierta a una ampliación posterior dentro el ámbito de la organización, añadiendo nuevos cubos que utilizaran las dimensiones conformadas ya definidas.

9 Arquitectura del sistema

10 Diseño de la propuesta Planificación, Planificación del Proyecto. Requerimientos, Definición de requerimientos. Análisis, Arquitectura técnica. Diseño, Selección de herramientas, Diseño físico. Construcción, Diseño de la puesta en escena (Staging) y desarrollo. Despliegue, Implantación y Mantenimiento.

11 Planificación del proyecto El Datamart a diseñar será para la Oficina de Presupuesto del la UGEL 04. La fuente de la que serán extraídos los datos será el sistema SIAF (Sistema Integral de Gestión Financiera). La tecnología de implementación será Microsoft SQL Server2008 R2 como Base de datos del Data Mart y DTS para la extracción, transformación y carga de la información, DBASE IV, ACCESS 2003 y para el modelado Visual Studio El proyecto no incluye la implementación del Datamart, sólo se centrará en el análisis, diseño y los prototipos de Reportes.

12 Requerimientos del negocio Importe de específica de gasto Importes por metas de gasto Espeficíficas más frecuente Especificas más frecuente Metas más frecuente Metas menos frecuente Tendencias de gasto por específicas Tendencias de gasto por metas Tendencias de gasto por metas (por niveles)

13 Análisis, Arquitectura técnica. Modelo del Datamart A partir del modelo de datos del sistema transaccional se construye el modelo Dimensional del Datamart. Usados para vistas y profundización, Usualmente son Textos. Las dimensiones que conforman el Datamart son: N° Dimensiones 1. Tiempo 2. Meta 3. Clasificador

14 Análisis, Arquitectura técnica. Modelo Lógico

15 Diseño, Selección de herramientas, Diseño físico. Modelo Dimensional

16 Diseño, Selección de herramientas, Diseño físico.

17 Construcción, Diseño de la puesta en escena (Staging) y desarrollo. CLASIFICADORES DE GASTO MÁS FRECUENTES Análisis según el tipo de gasto y filtrado según meses. Se muestra la gráfica de pie donde encontramos mayor gasto en el ítem de materiales de impresión. Diseño:

18 Construcción, Diseño de la puesta en escena (Staging) y desarrollo. ANÁLISIS DE GASTO CLASIFICADORES DE GASTO MÁS FRECUENTES Análisis según el tipo de gasto y filtrado según meses. Se muestra la gráfica de pie donde encontramos mayor gasto en el ítem de materiales de impresión. Diseño:

19 Despliegue, Implantación y Mantenimiento. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN.- El plan de implementación considera las siguientes actividades: 1. Capacitación del sistema a los usuarios que disponga la UGEL 04, los mismos que luego podrán capacitar a los usuarios de las diferentes oficinas involucradas. 2. Capacitación técnica de la herramienta al personal de Sistemas, con el propósito que puedan dar el soporte informático a los usuarios y el mantenimiento posterior del mismo. 3. Verificación Final de los datos antes de inicio de la operación. GERENCIAMIENTO DEL PROYECTO Se necesita gestionar los posibles riesgos tales como usuario no identificados con el proyecto. Así como también se realizaron actividades de seguimiento y control en la etapa de desarrollo y prueba.

20 ANÁLISIS IDIMENSIONAL Partiendo de nuestra vista detallada anteriormente nos permitirá analiza los movimientos a lo largo de un ejercicio presupuestal.

21 Análisis según el tipo de gasto y filtrado según meses. Se muestra la gráfica de pie donde encontramos mayor gasto en el ítem de materiales de impresión.

22 Análisis según el tipo de documentación y filtrado según meses. Se muestra la gráfica de barras donde encontramos mayor gasto en el ítem de órdenes de servicio (032) en el mes de febrero.

23 Análisis del gasto de forma trimestral donde se encuentra un mayor índice de gasto en los servicios básicos,

24 Minería de Datos Al usar la aplicación de minería de datos entenderemos como estuvo cambiando los gastos de operación de la UGEL – 04 y cuál debería ser el presupuesto para el siguiente año.

25 Clusters

26 Árbol de decisión

27 Análisis costo - beneficio Costos de Personal Recursos Humanos Meses Asignado Sueldo Otras asignaciones Costo Mensual Costo Total Jefe de Proyecto36, , Especialista en Inteligencia de Negocios35, , Analista de Sistemas33, , Analista Programador33, , Programador33, , Total61,500.00

28 Análisis costo - beneficio Costos de equipo Costos de software LICENCIAS DE SOFTWARE Cantidad (Q) PRECIO MENSUAL $ PRECIO MENSUAL S/. PRECIO POR 03 MESES S/. Microsoft Visual Studio 20083$600.00S/. 1,590.00S/. 4, Sql Server Developer 20083$100.00S/ S/ TotalS/. 5, EQUIPOS DE COMPUTO Cantidad (Q) Precio Unitario Precio Total Servidor1S/. 20, Equipo de computo 12S/. 3,500.00S/. 7, TotalS/. 27,000.00

29 Análisis costo - beneficio Otros Gastos Cantidad (Q) Precio Unitario Precio Total Refrigerios5S/ S/. 1, Movilidad5S/ S/. 2, Utilies de Oficina5S/ S/ Celulares - RPC5S/ S/. 2, Capacitaciones5S/ S/ Telecomunicacioes5S/ S/. 1, Otros Gastos (de contigenia) S/. 8, TotalS/. 17,185.00

30 Análisis costo - beneficio Total de Inversión DescripcciónPrecio Total Recursos HumanosS/. 61, Equipos de ComputoS/. 27, Licencias de softwareS/. 5, Otros GastosS/. 17, TotalS/. 111, % UtilidadS/. 44, Sub - TotalS/. 155, % ImpuestosS/. 32, Total a FacturarS/. 188,457.50

31 Análisis costo - beneficio Beneficios Esperados Disminución de devolución de presupuesto al Tesoro Publico FLUJO DE CAJA - MARCO PRESUPUESTAL RUBRO AÑO 01AÑO 02AÑO 03TOTAL INGRESOS S/. 165,152, S/. 495,458, PIA - PRESUPUESTO EGRESOS S/. 161,104, S/. 483,313, PAGO DE PERSONAL SALDO DE CAJA (+) S/. 4,048, S/. 12,145, PRESUPUESTO A DISPOSCION DE LA UGEL 04

32 Análisis costo - beneficio Análisis Financiero CONCEPTO Expresado en Soles PERIODO TOTAL AÑO 00AÑO 01AÑO 02AÑO 03 INVERSIÓN Costo de la Herramienta BI-188, , BENEFICIOS Disminución en el presupuesto devuelto al Tesoro Publico 4,048, ,145, FLUJO NETO-188, ,048, ,956, TOTAL EN VALORES ACTUALES-188, ,373, ,811, ,342, ,339, PERIODO1234 TIR96.75% VAN8,339, Tasa de Descuento20%

33 Conclusiones Inicialmente el objetivo de este proyecto era crear una solución capaz de automatizar los procesos en la contratación de docentes, auxiliares y administrativos de la jurisdicción de la UGEL Nº 04; se toma este rumbo al evidenciar que el presupuesto era insuficiente para cubrir las metas encargadas por el Ministerio de Educación. El proceso de ejecución presupuestal de la UGEL Nº 04 se ve diezmada debido al desconocimiento de roles y actividades que se presentan en el Area de Gestión Administrativa (que ejecuta) y el Area de Gestión Institucional (quien programa y evalúa luego de ejecutado). Los gastos saldos devueltos al Tesoro Publico pueden ser reducidos exponencialmente visto que este esquema de solución evitara los cuellos de botella al momento de ejecución y evaluación del presupuesto de la UGEL Nº 04, en cualquier etapa del ejercicio presupuestal.

34 Conclusiones Contar con la información requerida en el momento oportuno, en este caso las predicciones presupuestales y tendencias de gastos permitirá extender el perímetro de soluciones en cuanto a financiamiento se refiera donde los altos directivos expondrán necesidades extremas y puntos de quiebre solucionados por esta propuesta. La aprobación de la gestión de la UGEL Nº 04, se evalúa a través de resultados y metas logradas durante un ejercicio presupuestal, de tal manera que los indicadores de gestión determinar el éxito o fracaso de la gestión de turno y por ello su revocatoria merecida o no.

35 Recomendaciones El esquema proyecto propuesto es el mismo que se maneja a nivel nacional en los diferente sectores gubernamentales y municipalidades donde se utilice el SIAF, por ello es recomendable que debe seguir evolucionando en base a las experiencias y/o entidades con las cuales se crucen afinando de esta manera su sensibilidad predictiva Otra recomendación importante sería capacitar a los usuarios de primer nivel que es inteligencia de negocios, debido a que por la sofisticación tecnológica del esquema no se sienten preparados para explotar las bondades de las solución. La evaluación de costo – beneficio del proyecto nos demuestra que es posible conseguir grandes beneficios con estas solución no solo en el Sector Educación y sus UGELES a nivel provincial y regional, sino en otros sectores como los municipios, y que tan solo correspondería hacer un seguimiento en el portal web transparencia, que entidad del estado no esta cumpliendo con sus metas e investigar los factores con esta solución.

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