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INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Evaluación del Sistema de Gestión de Políticas Públicas.

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Presentación del tema: "INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Evaluación del Sistema de Gestión de Políticas Públicas."— Transcripción de la presentación:

1 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Evaluación del Sistema de Gestión de Políticas Públicas

2 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA 1.Definición de gestión pública 2.Enfoques de evaluación 3.Ciclo de vida de un proyecto 4.Aspectos a medir de la Gestión en la organización del trabajo Estructura de la organización División de tareas y responsabilidades 5.Sistema de Gestión: teoría del Cambio 6.Hacia una óptima organización Sistema de Gestión

3 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Definición de gestión pública actual ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS RESPONSABILIZACIÓN SOBRE LOS RESULTADOS Mecanismos de responsabilización Autonomía de gestión Procedimientos para asignar recursos Transparencia y rendición de cuentas Establecer Objetivos Medir Resultados MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES PARA LOGRAR PROGRAMAS PÚBLICOS DE MAYOR EFICACIA EFICIENCIA Y CALIDAD

4 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA GESTIÓN NacionalLocalRegional Administración Pública Centros de Investigación Centros innovación y tecnología Entidades de Transferencia Centros de Formación Laboratorios de ensayo Empresas y Asociaciones Profesionales Empresarios Trabajadores Otras Europea Gestión con múltiples agentes

5 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LAS TRES ELAS TRES D Economía : utilización de los recursos con criterios de utilidad y asignación adecuada. Diagnóstico : estudio de la realidad sobre la que se pretende intervenir para planificar la actuación. Eficacia : hace relación al logro de los objetivos propuestos sin tener en cuenta los costes. Diseño : formulación de iniciativas para resolver los problemas y establecer nuevas soluciones con estructuras y estrategias adecuadas. Eficiencia : logro de los objetivos como el mínimo costes posible o maximización de los beneficios para un coste determinado Desarrollo : ejecución de las soluciones como un proceso de aprendizaje superando las resistencias al cambio, redefiniendo problemas y soluciones. Enfoques de Evaluación

6 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Control de Gestión y auditoría de performance Incrementar, tanto a nivel estratégico como operativo, la autonomía, flexibilidad y responsabilidad de los gestores en sus procesos de toma de decisiones y planificación de objetivos, Posibilidades de medición de los resultados de la actividad de la organización Grado de repetitividad de la actividad sometida a gestión Conocimiento de los efectos de la intervención Alcanzar la eficiencia y eficacia de las actuaciones públicas Ambigüedad en la definición de los objetivos Se deben tener en cuenta las siguientes variables:

7 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Dificultad de trasplantar técnicas de gestión del sector privado al público OBJETIVOS COMPLEJOS Y DEFINIDOS DE FORMA AMBIGUA EFICIENCIA NO SÓLO ECONÓMICA SINO TAMBIÉN SOCIAL DIFICULTAD PARA IDENTIFICAR A LOS RESPONSABLES PRINCIPIOS GENERALES DE ACTUACIÓN BENEFICIOS SOCIALES Y EXTERNALIDADES POSITIVAS DILUCIÓN DE RESPONSABILIDADES DIFICULTAD DE MEDIR LA EFICIENCIA DEL SECTOR PÚBLICO

8 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Ciclo de Vida de un Proyecto Elaborar y probar las herramientas Desarrollo de requerimientos de apoyo Diseñar los sistemas de trabajo Verificar el desempeño Modificar lo que sea requerido Planeación / Aprobación Ejecución EntregaDiseño Conceptual Identificar la necesidad del proyecto Establecer el objetivo y alcance Identificar alternativas Desarrollo de un presupuesto inicial y calendario Identificar el equipo de proyecto Preparar un calendario de ejecución Crear el equipo de trabajo Definir y asignar tareas y recursos Analizar resultados y beneficios esperados Obtener la aprobación para su ejecución Transferencia del proyecto, de recursos y responsabilidades a la operación Asegurar el funcionamiento de acuerdo a estándares Reasignar a los miembros del equipo de trabajo Reconocer al equipo de trabajo

9 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Beneficios de la Administración de Proyectos Los recursos organizacionales son utilizados más eficientemente Provee flexibilidad para utilizar los recursos técnicos clave, no se tiene que cambiar la organización y la gente para administrar los diferentes proyectos Desarrolla Gerentes con enfoque integral Sentido de pertenencia en los procesos o productos que son desarrollados e implementados Decisiones de mayor calidad por la participación de personas de diferente especialidad y por la oportunidad de la información. Asegurar el control durante toda la vida del proyecto Estandarizar el trabajo de rutina del proyecto y con ello eliminar la duplicidad de los esfuerzos. Establecer buenas prácticas : metodología y lenguaje adecuados Evaluar y aprender de las lecciones de la organización y de la misma ejecución del proyecto.

10 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Dificultades de no Administrar Proyectos No se tiene un control adecuado sobre el coste, fechas de entrega y calidad del proyecto. El objetivo y alcance del proyecto cambia continuamente. No se cumplen con los objetivos del proyecto y los requerimientos o expectativas del grupo beneficiario. No se crean equipos que cuenten con las habilidades o experiencia adecuadas para el proyecto. Se acumulan cargas excesivas de trabajos para algunas personas y la disponibilidad del personal entra en conflicto con otros proyectos o trabajos. El trabajo se vuelve a hacer o las tareas se duplican.

11 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Aspectos a medir de la Gestión Gestión del EmpleoGestión del rendimiento Gestión de la compensación Gestión del desarrollo Gestión de las relacione humanas y sociales Incorporación Movilidad Desvinculación Planificación Evaluación Retribución monetaria y no monetaria Promoción y carrera Aprendizaje individual y colectivo Clima laboralRelaciones laboralesPolíticas sociales Organización del trabajo Tareas y responsabilidades: Diseño de puestos ESTRATEGIA Organigrama

12 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Organización Definición: Es el conjunto de actividades coordinadas que tienen por objeto establecer y mantener la disposición óptima del trabajo en toda empresa, servicio o administración (pública o privada), y que están fundadas en principios o métodos obtenidos mediante investigación científica (Organización Internacional del trabajo).

13 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Elección de la estructura apropiada s Dos conceptos que ayudan a escoger los modos alternativos de organizar Especialización 7En situaciones que no ofrezcan dudas, como las operaciones de fabricación, estructura formal especializada 7Para un grupo de investigación, una estructura menos formal Coordinación 7Dependen del grado de especialización de las unidades 7Se consigue a través de comités, unidades operativas, directores de producto, informes y grupos >>La mayor parte de las estructuras son híbridas. Tienen elementos sacados de más de un modelo estructural >>La elección de la estructura comporta la elección de la estrategia

14 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Estructura Funcional Director General Staff de apoyo a las divisiones Staff que desempeña tareas corporativas Director de División Etc. Staff de división Director del negocio A Director del negocio B Función A-1Función A-2Función A-3Función B-1Función B-2Función B-3

15 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Estructura de Matriz Líder de Proyecto Director General Organización Funcional Organización del Proyecto

16 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Relaciones Formales Relaciones Informales

17 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA División de tareas y responsabilidades Revisar la asignación de las funciones relativas a las tareas de ejecución, seguimiento y evaluación de los programas Revisar la coordinación entre los diferentes órganos administrativos responsables de la ejecución de los programas Incrementar la transparencia e información Para lo que hay que caracterizar dos elementos : Diseño de los puestos de trabajo Definición de los perfiles de los empleados

18 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Estructura Tecnología Procesos Sociales ResultadosInputs Equipo de Trabajo Conjunto de personas que comparten objetivos comunes y reconocen la interdependencia entre sus miembros y respecto a otros equipos

19 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Está a gusto Pudiera aprovechar oportunidad fuera No desea permanecer Seguramente no permanecerá Desea permanecer Permanecerá No desea permanecer Pero permanecerá LealesAccesibles Atrapados (as) Ausentes Equipo de trabajo

20 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Necesidades Resultados CAMBIOS ORGANIZACIÓN PROCESO El Sistema de Gestión: Teorías del cambio

21 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA FASE 1: Planeamiento y gestión FASE 2: Cesión / oferta FASE 3: Ejecución de obras FASE 4: Entrega de viviendas FASE 5: Seguimiento y control post-entrega SISTEMA DE SEMÁFORO Ruta de Análisis: Procesos

22 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Ruta de Análisis: Procesos y subprocesos

23 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA

24 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Cursos delengua y cultura españolas Servicios de proximidadd 9 Servicios de recepción Servicios Sociales Comunitarios Servicio de Orientación Laboral Incorporación deMediadores interculturales 3 Servicios de acompañamiento a mujeres en riesgo de explotación sexual Medidas deacompañamiento: Becas Itinerarios de inserción social y cursos de lengua y cultura españolas 1. Experto en mediación intercultural 2. Master en mediación intercultural Se Indicadores de discriminación laboral Red Transrregional de productos y herramientas Campañas de sensibilización Observatorio del racismo y la xenofobia Formación Difusión del proyecto Mapa de Recursos Web + Red Telemática Talleres de expertos Derivación a otros servicios Estudiossobre condiciones laborales: agricultura y servicio doméstico Formación en género (IAM) Materiales de formación para formadores/as y profesionales de la salud y educación Andalucía ORIENTA Beneficiarios /as : inmigrantes Visitas Servicios creados por el proyecto Servicios municipales existentes Otras líneas estratégicas de intervención

25 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Asamblea General Junta Directiva Comité de Gestión, Seguimiento y Evaluación Grupo de Trabajo Coordinación Entidad clave Grupo de Trabajo Estructura de Apoyo o Asistencia Técnica Entidades socias de la AD Ejemplos modelos de gestión Área Técnica Área Comercial Área Económica Financiera Secretaría General Asesores Externos Área De Gestión Área Técnica Área Comercial Área Económica Financiera Secretaría General Asesores Externos Área De Gestión

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27 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Asociaciones Sistema Aeronáutico Andaluz Asociación 2 Asociación…n Aumentar cuota de mercado Diseño de utillajes Aprovisionamiento material aeronáutico Ingeniería Sistema de garantía de calidad Producir conjuntos integrados exportables Asociación 1

28 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA ESTÁN ESPECIFICADOS LOS OBJETIVOS DE GESTIÓN SON CADA UNO DE LOS PASOS ADMINISTRATIVOS NECESARIOS QUÉ VALOR AÑADIDO APORTA CADA PASO ADMINISTRATIVO ESTÁN LAS FUNCIONES DE CADA UNIDAD DIFERENCIADAS CONOCEN LOS TÉCNICOS SU PAPEL EN EL PROCESO GLOBAL ¿ Identificación de Cuellos de Botella

29 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA RACIONALIDADDIVISIÓN DE TAREASPROMOCIÓN DIFUSIÓN El sistema de gestión no es neutral Definición y reparto entre personas y organismos implicados Publicidad formal (boletines) + Promoción y difusión PREGUNTAS DE EVALUACIÓN ¿Objetivos claros para cada nivel de gestión? ¿Son necesarios cada uno de los pasos administrativos? ¿Se puede simplificar el proceso / procedimiento? ¿Funciones especificas y diferenciadas para las personas / organización? ¿Existen solapamientos, repeticiones, ambigüedades en la delimitación de las funciones? ¿Conocen los técnicos y otros niveles sus funciones en el proceso global? ¿Existen manuales de procedimiento? ¿Existen mod. Normalizados de solicitudes de ayuda? ¿Existe una rutina de recepción y registro de solicitudes? ¿Informatizada? ¿Existen informes de valoración de solicitudes? ¿homogéneos? ¿Existe un mecanismo de comunicación a beneficiarios? A REVISAR (Criterios de valor) Incertidumbres (causa, efecto, resultados no previsto) Interdependencia administrativa Multiplicidad (intereses, objetivos) Factores externos (no predecibles) Definición y reparto de tareas Mecanismo de coordinación y comunicación Rec. Humanos: personal, motivación, cualificación, responsabilidad, método trabajo Recursos económicos, materiales Voluntad política e interés por el proceso Presupuesto del programa (total, distribución) Criterios de selección, requisitos Horizonte temporal presentación de solicitudes MATERIAL DE APOYO Graficar procesosConstruir Organigrama (formales e informales) Estatutos, Manuales de procedimiento Identificación de cuellos de botella Identificación de Cuellos de Botella

30 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Tarjeta de identificación de cuellos de botella: Ejemplo Subproceso: Admisión de Proyectos Centro: Objetivos: Recursos: Tiempo: Subproducto: Subproceso: Convocatoria Pública Centro: Objetivos: Recursos: Tiempo: Subproducto: Subproceso: Promoción y difusión Centro: Objetivos: Recursos: Tiempo: Subproducto: Subproceso: Análisis solicitudes Centro: Objetivos: Recursos: Tiempo: Subproducto: Subproceso: Presentación solicitudes Centro: Objetivos: Recursos: Tiempo: Subproducto: Subproceso: Resolución Centro: Objetivos: Recursos: Tiempo: Subproducto: Subproceso: Comunicación Centro: Objetivos: Recursos: Tiempo: Subproducto: Subproceso: Recepción solicitudes Centro: Objetivos: Recursos: Tiempo: Subproducto: Proceso: Subvenciones

31 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Tarjeta de identificación de cuellos de botella Subproceso: Centro: Objetivos: Recursos: Tiempo: Subproducto: Subproceso: Centro: Objetivos: Recursos: Tiempo: Subproducto: Subproceso: Centro: Objetivos: Recursos: Tiempo: Subproducto: Subproceso: Centro: Objetivos: Recursos: Tiempo: Subproducto: Subproceso: Centro: Objetivos: Recursos: Tiempo: Subproducto: Subproceso: Centro: Objetivos: Recursos: Tiempo: Subproducto: Subproceso: Centro: Objetivos: Recursos: Tiempo: Subproducto: Subproceso: Centro: Objetivos: Recursos: Tiempo: Subproducto: Proceso:

32 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA ÉXITO EN LA EJECUCIÓN Δ Nivel de información Δ Implicación y participación Δ T ransparencia LOGRO DE LOS OBJETIVOS PLAN DE COMUNICACIÓN Global: ú Objetivo de la Sociedad ú Instrumentos ú Fuentes Financieras Convocatoria pública: ú Presupuesto ejecución ú Criterios de selección ú Horizonte temporal Promoción y difusión de un programa

33 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA EXISTENCIA DE MODELOS NORMALIZADOS PARA PRESENTAR LAS SOLICITUDES SERVICIOS DE AYUDA O APOYO A LOS SOLICITANTES MECANISMOS DE RECEPCIÓN DE SOLICITUDES VALORACIÓN Y SELECCIÓN DE SOLICITUDES COMUNICACIÓN A LOS BENEFICIARIOS DISEÑAR SISTEMA DE REGISTRO Y SEGUIMIENTO OPERATIVIZAR LOS MECANISMOS ADMINISTRATIVOS Presentación y recepción de solicitudes

34 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Hacia una óptima organización s Algunos errores en la organización Incapacidad para planificar de forma apropiada 7No se cubren todos los puestos y no se tienen en cuenta todas las tareas necesarias 7Diversas personas hacen las mismas tareas Incapacidad para clarificar las relaciones 7Implica falta de conocimiento de las tareas Incapacidad para delegar autoridad 7Cuellos de botella en la toma de decisiones 7Sobrecarga de los altos ejecutivos 7Apagar Incendios y Resolver crisis 7Subdesarrollo de los administradores Incapacidad para equilibrar la delegación 7Obsesión por descentralizar a niveles demasiado bajos creando sistemas satélites independientes 7Existe autoridad que no se debe delegar

35 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Hacia una óptima organización s Algunos errores en la organización (II) Confusión en las líneas de autoridad con las líneas de información 7A menos que la información sea confidencial, no hay razón para que las líneas de información deban seguir las de autoridad 7La información importante debe estar ampliamente disponible para todos 7La recopilación de información se debe separar de la toma de decisiones Otorgamiento de autoridad sin exigir responsabilidad 7Una causa importante de mala administración es la asignación de autoridad sin hacer responsable a nadie Responsabilidad a personas que no tienen autoridad 7Se hace responsables a los subordinados por resultados, sin darles autoridad para lograrlos Aplicación negligente del Staff 7Existe el peligro de que los superiores utilicen el personal staff para debilitar la autoridad de los administradores a los que, simplemente, deben asesorar

36 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Hacia una óptima organización s Algunos errores en la organización (III) Mal uso de la autoridad funcional 7Debido a las ventajas de contar con una opinión técnicamente experta, con frecuencia los administradores exageran indebidamente la importancia de los departamentos Staff, a expensas de los de operación Subordinación múltiple 7Al tener tantos especialistas staff y de servicios, se crea un gran número de personas con autoridad Idea errónea sobre la función de los departamentos de servicio 7Muchos departamentos de servicio consideran su función como un fin en si mismo, y no como un servicio para otros departamentos Exceso y falta de organización 7El exceso de organización es provocado por la incapacidad de aplicar la idea de que la estructura de la empresa es un sistema que posibilita el desempeño eficiente de personal (se complica demasiado la estructura) 7Exceso de procedimientos (burocracia)

37 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Hacia una óptima organización s Cómo evitar el conflicto mediante la clarificación Planificación para alcanzar el ideal 7Búsqueda de las metas de la empresa 7Búsqueda de las relaciones de autoridad 7Búsqueda de los cambios que se debe realizar Modificación del factor humano 7Adaptar la habilidades, aptitudes o limitaciones individuales Ventajas de la planificación organizacional 7Ayuda a determinar las necesidades futuras de personal y los programas de capacitación requeridos 7Revela puntos débiles: La duplicación de esfuerzos, las líneas imprecisas de autoridad, la burocracia excesiva y la compleja comunicación Organigramas 7Señala las relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas de autoridad 7Puede mostrar las incongruencias y complejidades de la estructura 7Muestra las relaciones formales pero omite las informales Descripción de puestos 7Señala los deberes y las responsabilidades del personal

38 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Resistencia al Cambio Principales CausasAcciones Clave No se, no tengo información No puedo, no estoy preparado, no tengo los recursos No creo, pienso que no va a funcionar, no lo van a implementar, es otra idea nueva No quiero, no me interesa Informar Comunicar Capacitar Formar Asignar Recursos Involucrar Promover la participación Si ya hicimos lo anterior.....tomar decisiones

39 INSTITUTO DE DESARROLLO REGIONAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Actitudes en los Procesos de Cambio Bloqueando Permitiendo Ayudando !Haciendo que las cosas Sucedan !


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