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2 Control De Versiones Nombre de ArchivoVersiónFechaAutorComentarios

3 1.CONTENIDO 2. GENERALIDADES DEL PROYECTO 2.1. Antecedentes de la problemática 2.2. Problemática a solucionar 3. VISIÓN 3.1. Objetivo 3.2. Beneficios esperados 4. ALCANCE (DELIMITACIONES DEL PROYECTO) 5. USUARIOS INVOLUCRADOS 6. RECURSOS FINANCIEROS NECESARIOS 7. IDENTIFICACION DE LOS PROCESOS QUE INTERVIENEN 8. RIESGOS DEL PROYECTO

4 GENERALIDADES DEL PROYECTO 2.1. ANTECEDENTES DE LA PROBLEMÁTICA Descripción del por qué surge la necesidad ¿Qué necesidad dio origen al proyecto? ¿Qué se solicita? un sistema que haga que…

5 GENERALIDADES DEL SISTEMA 2.1. ANTECEDENTES DE LA PROBLEMÁTICA El Sistema de Control Escolar (SCE) actualmente carece de información suficiente y a tiempo que permita la toma de decisiones oportuna en los componentes de cobertura, libros, docentes, infraestructura y mobiliario relacionados con el proyecto Lo Importante Esta en la Escuela (LIEE). En la actualidad en cuanto a la preinscripción de primarias y secundarias existen errores en la captura de las cédulas (opciones de escuelas y domicilios de alumnos) y por ende el proceso de distribución automática maneja un margen considerable de error. En el proceso de preinscripción a preescolar, ante la problemática que representa para el Estado que los padres de familia tengan que hacer enormes filas para preinscribir a sus hijos en las escuelas del nivel correspondiente, además de que muchos de los alumnos a pesar de que su domicilio se encontraba dentro del área de influencia de una escuela, no lograban inscribir a sus hijos en la misma debido a que ya no se contaba con lugares al ser ocupados por otros alumnos que no vivían dentro del área de influencia. Esto originaba que muchas escuelas se colmaran hasta rebasar su capacidad de atención para los alumnos y en muchos de los casos no pertenecían a colonias o localidades cercanas a su domicilio. Ante toda esa problemática que año tras año crecía y se hacía cada vez más difícil de controlar, surgió el Sistema de Inscripción (SI) con la intención de distribuir a los alumnos observando algunas condiciones que fueron determinantes tales como: área de influencia, hermanos en la misma escuela, discapacidad del alumno, estos filtros permitieron que la distribución se hiciera de manera equitativa y que las escuelas tuvieran las mismas oportunidades de captar alumnos sin distinción alguna.

6 2.2 PROBLEMÁTICA A SOLUCIONAR ¿Cuál es la situación indeseable? ¿Qué sucede normalmente que no debe suceder? ¿Cuáles requisitos no se están cumpliendo? ¿Cuándo es que no se cumplen? ¿Con qué frecuencia no se cumplen? ¿Cuál es el precio del incumplimiento?

7 2.2 PROBLEMÁTICA A SOLUCIONAR Las áreas de oportunidad detectadas en el Sistema de Control Escolar para apoyar el cumplimiento del objetivo LIEE son: SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR En el proceso de traslados no se realiza la validación tomando en cuenta no exceder la capacidad máxima del grupo en base a la RAM lo que genera sobrepasar la capacidad autorizada. Actualmente no existe una confirmación de término de inscripción de los grupos por parte de Directores de escuela. Actualmente se cuenta con registros de alumnos duplicados en el SCE, por lo que no se refleja la información real. Se cuenta con grupos abiertos no autorizados con alumnos registrados en el SCE. No se tiene identificada en el SCE la matrícula de escuelas del Programa de Lengua Indígena por lo que la entrega de Libros de Texto es errónea.

8 SISTEMA DE INSCRIPCION No existe el modulo de preinscripción preescolar y se debe de considerar que dicho modulo no deberá de permitir la preinscripción de un mismo alumno en varias escuelas, debido a que esto repercute en el análisis de MICROPLANEACIÓN. El sistema no permite realizar la ratificación de la distribución de los alumnos asignados por el S.I., por parte del responsable asignado para dicho fin, antes del envío de las necesidades de expansiones y nuevas creaciones. En el S.I., no se cuenta con un catalogo oficial de colonias de los municipios del estado, tampoco existe el control para la solicitud de altas de actualización de colonias, provocando una inadecuada asignación de alumnos en el S.I., de acuerdo a las áreas de influencia. No se cuenta con la base de datos de niños en edad preescolar, que no están siendo atendidos con servicios educativos. No se tiene información homologada del S.I. al SCE, de los domicilios de los alumnos. El S.I. es considerado como un sistema separado del SCE, cuando debe ser un modulo del mismo

9 3. VISIÓN 3.1 OBJETIVO

10 3. VISIÓN 3.1 OBJETIVO Asegurar los registros de todos los niños en edad escolar en una institución educativa que conformen una base de datos de control escolar actualizada en tiempo real con información veraz, de tal manera que contribuya a que los usuarios tomen decisiones pertinentes, además de conformar el historial académico del alumno en el nivel educativo básico. Garantizar la continuidad de los alumnos del estado de Guanajuato al transitar de un nivel educativo al otro, favoreciendo la equidad de la atención de alumnos en las instituciones educativas oficiales y particulares, asignando un lugar que contemple las condiciones educativas favorables para ellos. Propiciar una distribución equitativa en: 2° y 3° de preescolar, 1° de primaria y 1° de secundaria que disminuya las solicitudes de cambio de asignación de escuelas.

11 3.2 BENEFICIOS ESPERADOS Metas generales del PROEDUCA en las que incide: CALIDAD Meta General. Estrategia. Objetivo Particular. Meta particular. Acciones. ORDEN 2. Meta General. 2.2.Estrategia Objetivo Particular Meta Particular Acciones.

12 Contar con la matrícula en los tiempos señalados en el SCE de los alumnos que cursan un grado escolar del nivel básico en alguna institución educativa del Estado. Que el SCE provee información veraz y confiable a los demás sistemas de la SEG (SIAPSEG, SISTEMA DE INVENTARIOS Y ALMACEN y SISPEE) Generación de informes ejecutivos de acuerdo a las necesidades de sus usuarios. Facilitar la detección de alumnos desertores para lograr su recuperación. Facilitar la detección de alumnos en riesgo de reprobación para su regularización (recuperación). Contar con la estadística real de los indicadores educativos para la toma de decisiones. Disminución de inconformidades de padres de familia en los procesos de preinscripción a: 2° y 3° de preescolar, 1° de primaria y 1° de secundaria. Contribuir a la eliminación de filas en el proceso de preinscripción a preescolar Contribuir a la identificación de necesidades más real para su atención. Contribuir a realizar una distribución equitativa en las asignaciones del nivel preescolar. Contribuir a agilizar los procesos de captura y seguimiento a los usuarios del SCE. Disminución de errores en los procesos de captura. Optimización de recursos en los procesos de control escolar. 3.2 BENEFICIOS ESPERADOS

13 METAS GENERALES DEL PROEDUCA EN LAS QUE INCIDE: Equidad. Objetivo General. Incrementar la cobertura de los servicios del sector, con criterios de equidad y justicia, a toda la población. Estrategia. Crear condiciones para atender a la población que demanda servicios del sector. Objetivo Particular. Incrementar la cobertura en educación. Meta Particular. Atender a toda la población en edad escolar. Acciones. Vinculación interinstitucional para mayor aprovechamiento de los espacios potencialmente educativos. Calidad Objetivo General. Lograr que el 100% de los grupos autorizados de educación básica cuenten con docente Estrategia. Asegurar que las escuelas oficiales de educación preescolar, primaria y secundaria tengan las condiciones básicas para trabajar Objetivo Particular. Incrementar el número de escuelas que cuenten con docentes, libros de texto, materiales didácticos y mobiliario a tiempo Meta Particular. Lograr que la información de sistemas de alumnos, maestros, y planteles este actualizada en un plazo máximo de 15 días, para una adecuada planeación de la atención a la demanda Acciones. Planeación prospectiva de las necesidades.

14 4. ALCANCE (DELIMITACIONES DEL PROYECTO) Nota. Hacer uso de las tablas 4.1 y 4.2 de este documento 4.1. Delimitación del proyecto No.Que incluye:Que excluye: Productos Esperados No.Entregables / ProductosCaracterísticas de calidad / Especificaciones

15 4. ALCANCES (DELIMITACIONES DEL PROYECTO) Mejoras al Sistema de Control Escolar en los siguientes módulos: Inscripción. Calificaciones. Regularizaciones. Creación de pantalla de Traslados (altas y bajas). Pantalla de inicio (incluir sugerencias y quejas) y ligas con documentos normativos. Modificación de los reportes del POWER ANALYZER. Reporte de matrícula de alumnos en el programa de Lengua Indígena (clasificadas con clave indígena y escuelas regulares): por municipio, centro de trabajo y tipo de lengua. Habilitar tecnología de captura sin conectividad (correo Outlook) Manual interactivo de ayuda. Mejoras al Proceso de Preinscripción: Mejoras del S.I. para el nivel educativo básico que incluya: Actualización de capacidades y áreas de influencia (catálogos). Captura de cédulas (en el caso de preescolar la generación de folios en el momento). Adicionar base de datos única de ID de colonias Distribución automática de acuerdo a criterios establecidos. Impresión de cartas y listas de asignación. Ratificación de asignaciones. Módulo de reubicación de alumnos con criterios establecidos Validación de recursos para las nuevas creaciones de CT

16 5. USUARIOS INVOLUCRADOS Usuarios involucrados: ROLNOMBREPUESTO Líder de proyecto Personal de la DGSyTI involucrado : ROLNOMBRE PUESTO Líder del proyecto Coordinador de desarrollo Coordinador de procesos Coordinador de infraestructura Coordinador de capacitación

17 5. USUARIOS INVOLUCRADOS Usuarios involucrados: ROLNOMBREPUESTO Líder del proyectoVíctor M. Hernandez RamosJefe de USAE Leon Asesor SCEJuan Angel Rodríguez Lozano Jefe de Departamento de Servicios Escolares de Educación Básica Asesor SCEAbelardo Zamora Olmos Subjefe de Acreditación e Incorporación de USAE Irapuato. Asesor SCECristina Morales AguileraAdministrador del SCE Asesor SCEBernardo Ortiz ValadesJefe de Control Escolar de DRI (Dolores) Asesor S.I.Oscar AlcocerJefe de USAE Irapuato. Asesor S.I.Fabiola Alejandra Moreno SánchezJefe de Atención a la Demanda Asesor S.ISaúl Salazar BarbosaDirector de Atención a la Demanda Asesor LTGAdrián Ramírez ZamoraRUD (INVESTIGAR) ProcesilJosé de Jesús González Hdez.USAE León

18 Personal de la DGSyTI involucrado: ROLNOMBREPUESTO Líder de proyectoDaniel Gpe. Jimenez ReynosoDirector de área Coordinador de DesarrolloLuz Ma. Aracely SotoJefe de departamento Coordinador de InfraestructuraMarcos O. EspinosaJefe de departamento Coordinador de CalidadMoises LopezJefe de departamento Coordinador de ProcesosJuan Jose CamachoApoyo en procesos

19 6. RECURSOS FINANCIEROS NECESARIOS Tipo de recurso Cantidad requerida Cantidad con la que se cuenta Cantidad FaltanteCódigo Programático NOTA. ¿Se cuenta con presupuesto en caso de requerirse? IDENTIFICACION DE LOS PROCESOS QUE INTERVIENEN

20 6. RECURSOS FINANCIEROS NECESARIOS NOTA. Se cuenta dentro de la Dirección General de Profesiones y Servicios escolares con código programático 1107G101 partida 3303 la cantidad de $ 2,708,810 para los 5 proyectos informáticos de la Dirección. Tipo de recursoCantidad requerida Cantidad con la que se cuenta Cantidad FaltanteCódigo Programático 3 servidores (2 de aplicaciones y 1 para BD) $ 600,000$900,000$0 Partida 5206 código G101 fondo 2101 Contratación de mejoras al SCE (Genexus) $300,000$2,708,810$0Partida 3303 Contratación de mejoras al SI (Java) $300,000$2,708,810$0Partida 3303

21 7. IDENTIFICACION DE LOS PROCESOS QUE INTERVIENEN PROCESOS QUE INTERVIENEN EN EL PROYECTO 1. Proceso 1 2. Proceso 2 3. Proceso 3 4. Etc… 7.1 SISTEMAS QUE SE RELACIONA CON ESTE PROYECTO 7.1. Sistema que se relaciona con este proyecto No. Descripción de sistemaSe relaciona para…

22 7. PROCESOS QUE INTERVIENEN EN EL PROYECTO 1. Preinscripción de alumnos de preescolar 2. S.I de primarias y secundarias. 3. Registro de inscripción y reinscripción de alumnos en el SCE 4. Registro de alumnos de traslado 5. Acreditación de alumnos. 6. Regularización de exámenes extraordinarios del nivel secundaria 7. Proyección definitiva de cifras para CONALITEG 8. Asignación de libros del maestro e indígenas 9. Distribución de libros gratuitos a centros de trabajo. Sistemas con los que se relaciona este proyecto: 7.1 SISTEMAS QUE SE RELACIONAN CON ESTE PROYECTO Sistema con el que se relaciona… Porque… Sistema de Control Escolar / Sistema de Inscripciones CEO Para extraer la siguiente información: CCT, Turno, tipo de población (CATPOB), localidades, estados, municipios, colonias, niveles educativos, modalidad, CP, Tipo de estructura, Indígena, tipo de dialecto Sistema de Control Escolar SINA Para extraer la información referente a los paquete de libros entregados a las instituciones educativas Sistema de Inscripciones SCEPara extraer la siguiente información: Matricula en línea (grupo, grado, número de alumnos, turno), estructura grupal

23 8. RIESGOS DEL PROYECTO Ocurrencia 10% de probabilidad de que ocurra, 2. 25% de probabilidad de que ocurra, 3. 50% de probabilidad de que ocurra, 4. 75% de probabilidad de que ocurra, 5. 99% de probabilidad de ocurrencia Impacto Impacto nulo 2. Poco impacto 3. Impacto regular 4. Impacto alto 5. Impacto muy alto Nivel de detección Siempre detectable 2. Normalmente detectable 3. Algunas veces detectable 4. Poco detectable 5. Difícilmente detectable Descripción del riesgoOcurrenciaImpactoNivel de detección Índice de Riesgo Prioridad

24 8. RIESGOS DEL PROYECTO Ocurrencia 10% de probabilidad de que ocurra, 2. 25% de probabilidad de que ocurra, 3. 50% de probabilidad de que ocurra, 4. 75% de probabilidad de que ocurra, 99% de probabilidad de ocurrencia Impacto Impacto nulo, 2. Poco impacto, 3. Impacto regular, 4. Impacto alto, 5. Impacto muy alto Nivel de detección Siempre detectable, 2. Normalmente detectable, 3. Algunas veces detectable, 4. Poco detectable, 5. Difícilmente detectable DescripciónOcurrenciaImpactoNivel de detección Índice de Riesgo Prioridad Tiempo de entrega del proyecto es muy corto No tener claridad en los requerimientos No se cuente con la infraestructura suficiente

25 9. CRITERIOS DE EVALUACION CriterioValor Puntaje (Obtenido) Justificación del Valor asignado Proeduca20%20 Recursos financieros20%20 Prioridad Secretario15%15 No. Usuarios directos Impacto en cantidad de beneficiarios 10%10 1 a 30 = 1% 0 31 a 100 = 2% a 500 = 3% a 2000 = 4% a = 5% 0 Procesos documentados y actualizado10%10 Infraestructura tecnológica20%15Está pendiente la adquisición de equipos Tiempo estimado5%1 De 1 a 30 días 5% 0 De 31 a 60 días 4% 0 De 61 a 90 días 3% 0 De 91 a 120 días 2% 0 Más de 120 días1%0 TOTAL91 NOTA. Proyectos con una puntuación de 70% a 80% se consideran proyectos condicionados. NOTA. Proyectos con una puntuación menor a 70% se consideran proyectos NO APROBADOS.

26 Condiciones necesarias para iniciar el proyecto 1.Requerimientos aprobados y bien definidos por el usuario solicitante (líder de proyecto) 1.Se respete el presupuesto asignado para la adquisición de bienes Responsable (Líder del Proyecto)Fecha de entrega (plan de trabajo general) Daniel Gpe. Jimenez Reynoso26 de abril del 2010 NOTA.Se tienen 10 días hábiles a partir de que se firma este documento para que el Líder del Proyecto de la DGSyTI, haga entrega formal del plan de trabajo al Director General de Sistemas y Tecnologías de Información

27 10. GLOSARIO Y TERMINOLOGIA SCE, Sistema de Control Escolar SI, Sistema de Inscripciones LIEE, Lo Importante Esta en la Escuela

28 11. FIRMAS PuestoNombreFirma Líder de ProyectoDaniel Gpe. Jimenez Reynoso Director General Sistemas y Tecnologías de Información Luis Alberto Ojeda Rodriguez Director de Estrategia y Vinculación Tecnológica Daniel Gpe. Jimenez Reynoso Director de Ingeniería de Sistemas de Información Eduardo Hernandez Rangel Director de Infraestructura Tecnológica y Conectividad Gerardo Becerril de Anda Usuario (Firmas de Vo.Bo.): Noemi Lira AlbarránVíctor Manuel Hernandez RamosSara Gisela García Perez Director General de Profesiones y Servicios Escolares Líder de Equipo de Gestión de MejoraLíder de Componente


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