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La Transformación del Entorno de Trabajo. Seminario Gestión de Centros y Oficinas 2 01 Definición de Valores 02 Nuevos Espacios de Trabajo 03 Perfiles.

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1 La Transformación del Entorno de Trabajo

2 Seminario Gestión de Centros y Oficinas 2 01 Definición de Valores 02 Nuevos Espacios de Trabajo 03 Perfiles Funcionales 04 Gestión del Cambio

3 Seminario Gestión de Centros y Oficinas 3 Los cambios tecnológicos (especialmente en TI), organizativos y de valores de la sociedad facilitan e imponen, al mismo tiempo, nuevos requerimientos en el ámbito profesional. Avances en las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Cambios en la organización Conciencia ecológica y responsabilidad social Transformación de los espacios Instrumento de motivación y de transmisión de nuevos valores Eficacia, Eficiencia y Flexibilidad Tecnología digital Ordenadores portátiles, PDAs... Telefonía móvil Internet Banda ancha Estructuras horizontales Dirección por objetivos Gestión por procesos Mayor presencia en el Cliente Eficiencia energética Durabilidad Reciclaje Conciliación vida personal y laboral Transformación de los procesos de negocio Control de objetivos Trabajo en equipo Interconexión en red Gestión del conocimiento Excelencia Innovación y creatividad Confianza Lealtad Compromiso Participación 01 Definición de Valores

4 Seminario Gestión de Centros y Oficinas 4 En la nueva oficina... El espacio se diseña en torno a procesos y funciones Se crean espacios que motivan la interrelación y la transferencia del conocimiento El espacio se adapta a cada trabajador, a cada momento y a cada necesidad Se crean áreas abiertas y los puestos no están asignados (ocupación rotativa) El espacio deja de ser propiedad del trabajador Se utilizan de forma intensiva las tecnologías de la información y las comunicaciones Se reducen o trasladan los archivos y almacenes Se estimula el dinamismo y la movilidad En España, esta nueva visión del espacio de trabajo está aún en sus inicios y la puesta en marcha de este tipo de iniciativas se suele encontrar con fuertes actitudes de resistencia al cambio. La sustitución de los antiguos hábitos por esta nueva forma de trabajo (más eficiente y flexible) requiere ya no sólo la adopción de nuevos conceptos y la implantación de nuevas tecnologías, sino también su aceptación por parte de los nuevos profesionales 01 Definición de Valores

5 Seminario Gestión de Centros y Oficinas 5 TRANSPARENCIA RENTABILIDAD CALIDAD CUMPLIMIENTO DESARROLLO PROFESIONAL CLARIDAD CONTRIBUCIÓN CERCANÍA VALORES QUE CONFORMAN LA NUEVA CULTURA Línea de negocio Jerarquía Espacios cerrados Conocimiento local Orientado al empleado HOY Sinergias y Homogeneización Organización horizontal y transparente El espacio al servicio de las personas Redes de colaboración Abierto a clientes y socios MAÑANA Todo esto se traduce en una nueva cultura de trabajo: 01 Definición de Valores

6 Seminario Gestión de Centros y Oficinas 6. La sustitución de los antiguos hábitos por esta nueva forma de trabajo (más eficiente y flexible) puede encontrarse con barreras por parte de los implicados. El Nuevo Modelo requiere ya no sólo la adopción de nuevos conceptos y la implantación de nuevas tecnologías, sino también la adaptación y aceptación por parte de los implicados. El éxito está condicionado por el logro de la complicidad y el compromiso activo de todos los profesionales. Los trabajadores tienden a sentirse cómodos en sus actuales emplazamientos y han organizado sus tareas y actividades cotidianas en torno a ellas. Temor ante lo desconocido. Ruptura con el modelo de trabajo tradicional. Se intuyen exclusivamente razones de coste en la decisión del traslado. 01 Definición de Valores Barreras de Cambio

7 Seminario Gestión de Centros y Oficinas 7 Producto Estructuras verticales Procedi- mientos Puesto de trabajo rígido Jerarquía Depart. estancos Empresa centrada en la Tecnología... para dar el mejor servicio a nuestros Clientes.... para dar el mejor servicio a nuestros Clientes. La apuesta de Telefónica... Estrategia Comunicación Valores Gestión por objetivos Gestión por objetivos Formación Sistemas Servicios Estructuras Horizontales Procesos Movilidad y Flexibilidad Confianza Compromiso Cercanía Trabajo en equipo Empresa centrada en el Cliente 01 Definición de Valores Antecedentes

8 Seminario Gestión de Centros y Oficinas 8 01 Definición de Valores 02 Nuevos Espacios de Trabajo 03 Perfiles Funcionales 04 Gestión del Cambio

9 Seminario Gestión de Centros y Oficinas 9 02 Nuevos Espacios de Trabajo Preguntas clave ¿? ¿Cómo evolucionarán las tecnologías? ¿Cómo influirán en la estructura de las organizaciones? ¿Qué demandarán los nuevos profesionales? ¿Cuál es la influencia de la tecnología en el espacio de trabajo? ¿Invirtiendo en tecnología, aumentamos en costes inmobiliarios? ¿Qué nos hace ser más productivos?

10 Seminario Gestión de Centros y Oficinas 10 La transformación en marcha está centrada en las personas, facilitando el entorno adecuado para las nuevas formas de trabajo que se van implantando 02 Nuevos Espacios de Trabajo El elemento central: las personas TRANSFORMACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO Protagonismo de las personas Fidelización del talento, promover la motivación, el rendimiento, favoreciendo el equilibrio entre vida personal y profesional. Flexibilidad y Movilidad Trabaja donde quieras y cuando quieras, en equipos virtuales y multidisciplinares, favoreciendo la interacción entre los profesionales

11 Seminario Gestión de Centros y Oficinas Definición de Valores 02 Nuevos Espacios de Trabajo 03 Perfiles Funcionales 04 Gestión del Cambio

12 Seminario Gestión de Centros y Oficinas 12 Perfiles MOVILIDAD REQUERIDA COMUNICACIÓN CONFIDENCIALIDAD PRESENCIALIDAD COLABORACIÓN/ INTERACCIÓN ACCESO A LA INFORMACIÓN PUESTOS DE TRABAJO TIPO Se analiza el tipo de perfil de todas las personas de la organización: 03 Perfiles Funcionales

13 Seminario Gestión de Centros y Oficinas 13 Perfiles Perfil Comercial Movilidad: >60% Interacción: >40% Puesto Base Sin posibilidad de asignar Perfil Operaciones Movilidad: <40% Colaboración: >40% Puesto Asignado de trabajo colaborativo Sin posibilidad de compartir Equipamiento de Tecnología PC Sobremesa Conectividad LAN Telefonía Fija IP OpciónSoftphone Equipamiento de Tecnología PC Portátil Conectividad UMTS Conectividad WIFI Telefonía Móvil Tecnología Hoy trabajamos como lo hacemos gracias y a pesar de la tecnología A cada perfil se le asigna un equipamiento de tecnología: 03 Perfiles Funcionales

14 Seminario Gestión de Centros y Oficinas 14 Formas alternativas de desempeño y los nuevos servicios que facilitan las Tics, inciden en las nuevas funcionalidades de los espacios …. * L a movilidad * La colaboración * La flexibilidad * La productividad Tecnologías * el intercambio de conocimientos * la innovación y la creatividad * la interrelación entre las personas * la motivación, la implicación, el compromiso * el equilibrio vida profesional/personal … posibilitando que el trabajo no tenga que desarrollarse únicamente en la oficina ni en el puesto tradicional, al existir medios y espacios que resuelven mejor las distintas necesidades de interacción. Estamos ante una nueva forma de trabajar. Espacios que favorezcan Modelos alternativos de trabajo * Teletrabajo *Presencia cada vez mayor en la sede del cliente del cliente en la empresa *Trabajo colaborativo *Equipos de proyecto 03 Perfiles Funcionales Perfiles de trabajo en el distrito C

15 Seminario Gestión de Centros y Oficinas 15 UNA VISION PRACTICA: cómo está evolucionando la oficina … de la oficina tradicional… a la nueva oficina Se organiza en base a jerarquías. Las personas trabajan individual- mente y en espacios cerrados. El trabajador se adapta al espacio disponible y ocupa siempre el mismo puesto. El trabajador se siente propietario del puesto que tiene asignado Se estructuran en base a procesos y funciones Aumentan los puestos en áreas abiertas y los espacios de valor añadido Disminuyen los despachos, archivos … El espacio se adapta a cada tipo de puesto, a cada momento y necesidad Los puestos no están siempre asignados. Ocupación compartida y rotativa. Acceso a otra variedad de espacios. La tecnología favorece la movilidad. 03 Perfiles Funcionales ¿Qué se entiende por Nueva Cultura de Trabajo?

16 Seminario Gestión de Centros y Oficinas Definición de Valores 02 Nuevos Espacios de Trabajo 03 Perfiles Funcionales 04 Gestión del Cambio

17 Seminario Gestión de Centros y Oficinas 17 Incrementar los niveles de desempeño y eficiencia operativa. Facilitar un rápido retorno de las inversiones realizadas. Incrementar los niveles de desempeño y eficiencia operativa. Facilitar un rápido retorno de las inversiones realizadas. 04 Gestión del Cambio El factor humano La implantación exitosa de cualquier innovación implica una gestión adecuada del factor humano proporcionando las herramientas precisas: Esto es lo que, en una concepción integral de proyecto, cubre la Gestión del Cambio. Una correcta gestión del Cambio facilitará la transición a un nuevo modelo:

18 Seminario Gestión de Centros y Oficinas 18 El objetivo global de la Gestión del Cambio es el logro de una transición, gradual y eficiente, de una organización desde su punto de partida hasta la situación final. Este objetivo puede desglosarse en los siguientes puntos: Evaluar la preparación de la empresa cliente para afrontar el Proyecto, asesorándola en el enfoque y análisis de impacto del mismo. ·Minimizar el impacto negativo y el riesgo inherente a cualquier iniciativa de cambio. Conseguir el apoyo y el compromiso de todas las partes involucradas, explicando y aproximado el proyecto a cada una de las áreas afectadas. Evaluar y gestionar las habilidades y capacidades de las personas para llevar a cabo los cambios requeridos de manera efectiva. Asegurar el máximo aprovechamiento del nuevo modelo de trabajo. 04 Gestión del Cambio Objetivos

19 Seminario Gestión de Centros y Oficinas 19 Clarifica los objetivos del Proyecto Genera las expectativas correctas sobre el Cambio Prepara, motiva a las Personas hacia el Cambio, modifica las Actitudes Crea una estructura base de Comunicación (Emisor, Mensaje, Audiencia, Feedback) Reduce el período del Cambio Potencia y refuerza los Agentes y Líderes del Cambio Contribuye a la adecuación de puestos, habilidades y cultura al nuevo entorno Permite hacer seguimiento del propio esfuerzo de adaptación al Cambio Como resultado de una Gestión adecuada del Cambio, se obtendrán unos beneficios que impactarán positivamente en el proyecto y, en definitiva, en la organización: 04 Gestión del Cambio Beneficios

20 Seminario Gestión de Centros y Oficinas 20 Entusiasmo Protagonismo de toda la organización Compartiendo los objetivos, resultados y éxitos Formando a las personas en las nuevas herramientas y en las nuevas formas de trabajo Delegando responsabilidades y asegurando un apoyo constante a quien lo necesite Fomentando la comunicación interna y escuchando activamente todas las propuestas Formación Comunicación Motivación Orientación Incrementar Eficiencia Creatividad Asegurar Aprovechamiento Proactividad Optimismo Retorno de las Inversiones OBJETIVOS CONTENIDOS 04 Gestión del Cambio Los contenidos de un Plan de Gestión del Cambio

21 Seminario Gestión de Centros y Oficinas Gestión del Cambio Mapa de Contenidos Lo que diferencia a un óptimo Plan de Gestión del Cambio es la selección de aquellos elementos del Mapa de Contenidos que requiera el proyecto a implantar:

22 Seminario Gestión de Centros y Oficinas 22


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