SISTEMAS DE PLANEACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES Licenciatura en Informática Octavo Semestre F Santiago Papasquiaro, Dgo., a 30 de mayo de 2008.

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1 SISTEMAS DE PLANEACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES Licenciatura en Informática Octavo Semestre F Santiago Papasquiaro, Dgo., a 30 de mayo de 2008.

2 OBJETIVO DEL CURSO Estudiar y evaluar distintos Sistemas de Planeación de Recursos Empresariales que son sistemas que se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes (producción, ventas, inventarios, gestión de proyectos, etc.) integradas en una sola aplicación, y cuyos objetivos principales son: optimizar los procesos empresariales, acceso a toda la información confiable, precisa y oportuna, compartir información entre los módulos y eliminar procesos repetidos o inútiles.

3 TEMARIO UNIDAD I INTRODUCCIÓN A LOS ERP S 1.1 QUE ES ERP. 1.2 HISTORIA DE ERP. 1.3 LÍNEAS DE PRODUCTOS ERP 1.4 CARACTERÍSTICAS DE UN ERP 1.5 BENEFICIOS ERP 1.6 ÁREA FUNCIONAL DE COMPRAS, DIAGRAMA DEL ERP DE COMPRAS. 1.7 ÁREA FINANCIERA DE LA EMPRESA Y APLICACIÓN DE UN ERP 1.7.1 ÁREA COMERCIAL DE LA EMPRESA Y APALICACIÓN DE UN ERP. 1.7.2 ÁREA LOGÍSTICA DE LA EMPRESA Y APLICACIÓN DE UN ERP. 1.7.3 ÁREA FUNCIONAL DE PRODUCCIÓN, DIAGRAMA DEL ERP DE PRODUCCIÓN.

4 UNIDAD II DESARROLLO DE LOS ERPS. 2.1 FACTORES SEGÚN ERP. 2.1.1 PARA ELEGIR UN BUEN PROVEEDOR DE SW EXISTEN VARIOS CRITERIOS PARA EVALUAR. 2.1.2 RAZONES PARA INVERTIR EN UN SISTEMA ERPs. 2.1.3 FACTORES PARA TOMAR EN CUENTA PARA REALIZAR UN ERP. 2.1.3.1 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS. 2.1.3.2 INFRAESTRUCUTURA 2.1.3.3 CULTURA ORGANIZACIONAL. 2.2 DESARROLLO DE ERP. 2.2.1 TRANSICIÓN. 2.2.1.1 Aspectos a considerar en la transición 2.2.2 REVISIÓN.

5 UNIDAD III EVALUACIÓN Y SELECCIÓN APROPIADA DE UN ERP S 3.1 UTILIZACIÓN DE MÉTODOS DE EVALUACIÓN Y SELECCIÓN. 3.2 CONTROL DE DOCUMENTACIÓN. 3.3 ENFOQUES FORMALES DEL ERP. 3.3.1 NECESIDAD DEL ERP. 3.3.2 PRUEBAS DE CORRECCIÓN. 3.3.3 PROCESO LIMPIO. 3.3.4 DIEZ ASPECTOS PARA CONSIDERAR IMPLEMENTAR UN ERPs.

6 UNIDAD IV IMPLANTACIÓN DE UN ERP 4.1 FACTORES CRITICOS DE UN ERPs 1. Planificación estratégica de las tecnologías de información 2. Compromiso ejecutivo 3. Gestión de proyecto 4. Habilidades en tecnologías de información 5. Habilidades en procesos de negocio 6. Entrenamiento en ERPs 7. Aprendizaje 8. Predisposición para el cambio 4.2 ÉXITO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERPs 1. Calidad del sistema 2. Calidad de la información 3. Calidad de servicio. 4. Beneficios Netos 4.3 COSTOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ERPS

7 4.4 SOFTWARE 4.4.1 Factores del software 4.4.2 Interfaz y usabilidad del programa 4.4.3 Entorno de desarrollo 4.4.4 Tipo de base de datos 4.4.5 Factores externos al software 4.4.6 Situación del fabricante 4.4.7 Servicios de valor añadido al software

8 UNIDAD V DESARROLLO Y/O SIMULACIÓN DE UN CASO DE IMPLEMENTACIÓN DE ERP 5.1FASES DEL PROCESO DE DESARROLLO SEGÚN ERP. 5.2 CASOS REALES 5.2.1 Instituto de investigaciones eléctricas 5.2.2 Sistema Integral de Hacienda Pública 5.2.3 Neumáticos Goodyear 5.2.4 Universidad de San Sebastián (departamento financiero) 5.2.5 Hipertehuelche – Cadena de Home Centers

9 UNIDAD I INTRODUCCIÓN A LOS ERPS

10 1.1 P LANEACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES ( ERP ) Es una herramienta que soporta de forma integrada los procesos de negocio de una compañía. Ver mas…

11 1.3 LINEAS DE PRODUCTOS ERP S BAAN NCTechonologies SAP Power era Consulting Empriria QAD KEPLER SSA

12 UNIDAD II DESARROLLO DE LOS ERPS.

13 2.1 F ACTORES SEGÚN ERP S 2.1.1 PARA ELEGIR UN BUEN PROVEEDOR DE SOFTWARE EXISTEN VARIOS CRITERIOS PARA EVALUAR COMO: Grado de integración entre los diferentes componentes del sistema. Escalabilidad del sistema. Nivel de complejidad de solución. Tiempo de implementación Tecnología. Disponibilidad de actualizaciones regulares. El costo total del proyecto.

14 2.1.2 R AZONES PARA INVERTIR EN UN SISTEMA ERP a)Reducción de dudas concernientes a la veracidad de información. b)Mejoramiento de la comunicación entre áreas de producción. c)Reducción de duplicación de la información. d)Proveer una eficiente integración de los procesos comerciales.

15 2.1.3 F ACTORES PARA TOMAR EN CUENTA PARA REALIZAR UN ERP 1)Administración de proyectos. 2)Infraestructura 3)Cultura Organizacional.

16 2.1.3.1 A DMINISTRACIÓN DE PROYECTOS 1.Integración del equipo de trabajo.Integración del equipo de trabajo. 2.Realizar la planeación.Realizar la planeación. 3.OrganizaciónOrganización 4. ControlControl 5. Cierre del proyectoCierre del proyecto

17 1.- I NTEGRACIÓN DE UN EQUIPO O COMITÉ QUE LLEVARÁ A CABO EL PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN Este primer paso involucra la selección del personal adecuado para la realización del proyecto, es importante integrar el equipo de manera multidisciplinaria, de tal manera que exista por lo menos una persona de cada departamento o proceso clave dentro de la cadena de valor de la organización. También es importante que el administrador o líder del proyecto sea una persona que tenga conocimientos del área de sistemas y conozca perfectamente la estrategia del negocio. Que cuente con el total apoyo de un alto ejecutivo, para que de esta manera se asegure que la tecnología de información estará al servicio o alineada a la estrategia de negocios.

18 H ABILIDADES Esta persona debe contar con las siguientes habilidades y conocimientos: Responsabilidad Honestidad Capacidad de motivación Tutoreo Visualización Asertividad Flexibilidad Capacidad de resolver conflictos.

19 2.- P LANEACIÓN DEL PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DEL ERP S Definir de manera clara y precisa: El objetivo del proyecto de implementación. Las actividades que se llevarán a cabo para la realización de dicho objetivo Alcance La asignación de las actividades y responsabilidades de cada integrante del equipo, La elaboración de la agenda de actividades La estimación de los costos. Se deben planear y considerar las actividades críticas o posibles contingencias que podrían retrasar el proyecto de implementación Preparar posibles planes de acción como soluciones a estas contingencias.

20 3.- O RGANIZACIÓN DEL PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN Aquí se establece el modelo de organización a seguir por el equipo para llevar a cabo el proceso de implementación. Se establece el organigrama del equipo de proyecto. La jerarquización de responsabilidades y autoridades.

21 M ECANISMOS ADECUADOS DE CONTROL : La recopilación de la información de avances. La revisión continua del calendario o agenda de trabajo. Preparar reportes de análisis del avance y generar los ajustes que sean necesarios para redefinir el rumbo de la acción.

22 4.- E JECUCIÓN Y C ONTROL DEL PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN A partir de este paso se debe llevar a cabo lo establecido en la fase de planeación, y realizarlo, utilizando mecanismos adecuados de control.

23 5.- C IERRE DEL PROYECTO Es necesario que esta etapa quede bien establecida definiendo correctamente el alcance, delimitando perfectamente las fronteras de la implementación del ERP.

24 2.1.3.2 I NFRAESTRUCTURA Y REQUISITOS TECNOLÓGICOS PARA LA ADECUADA IMPLEMENTACIÓN DEL ERP TENEMOS LOS SIGUIENTES : 1.Realizar un adecuado y detallado análisis de los procesos de negocio existentes de la compañíaRealizar un adecuado y detallado análisis de los procesos de negocio existentes de la compañía 2.Evaluación del ERP que mejor se adapte a la organizaciónEvaluación del ERP que mejor se adapte a la organización 3.Evaluación y establecimiento de la adecuada plataforma tecnológicaEvaluación y establecimiento de la adecuada plataforma tecnológica

25 1.- R EALIZAR UN ADECUADO Y DETALLADO ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO EXISTENTES DE LA COMPAÑÍA El equipo de proyecto debe empezar haciendo el diagnóstico de los procesos actuales del negocio. En esta evaluación deben considerarse la integración de datos financieros; la estandarización de los procesos de manufactura, y la estandarización de la información de Recursos Humanos.

26 2.- E VALUACIÓN DEL ERP QUE MEJOR SE ADAPTE A LA ORGANIZACIÓN Considerar que sea apropiadamente funcional con los procesos de la compañía; Que posea un grado adecuado de flexibilidad y escalabilidad para cubrir las necesidades actuales y futuras de la empresa; Que posea una complejidad e interfaz amigable; Que el tiempo de implementación sea mínimo; Que posea habilidad para soportar un multisitio de planeación y control; Que proporcione una regular actualización; Que requiera una mínima personalización o adecuación de los procesos de la empresa al ERP; Que posea sitios de referencias; Que el costo total sea factible, y que proporcione soporte técnico las 24horas. Hoy en día con el auge de internet y el comercio electrónico, en la elección de un ERP también se debe considerar su capacidad para el establecimiento del E- bussines, integrando el backoffice y el frontoffice de la empresa al servicio de los proveedores y clientes, respectivamente.

27 3.- E VALUACIÓN Y ESTABLECIMIENTO DE LA ADECUADA PLATAFORMA TECNOLÓGICA Hacer un inventario de los recursos tecnológicos que actualmente posee la empresa y seleccionar los de posible uso, así como adquirir los que hagan falta para que el software pueda correr perfectamente. Es importante dejar bien establecida la plataforma y asegurarse que la flexibilidad, compatibilidad y escalabilidad del software vaya de la mano con el hardware, para tratar de evitar al máximo cualquier problema técnico.

28 2.1.3.3 C ULTURA O RGANIZACIONAL Es necesario que los usuarios hayan aceptado el cambio que implica el proyecto y que se encuentran haciendo un uso adecuado del mismo, percibiendo claramente los beneficios que el nuevo sistema trae a su trabajo y a la productividad de su empresa. Es por eso que para lograr la aceptación del cambio se involucrar desde el principio del proyecto a los usuarios; tener usuarios de tiempo completo en el proyecto; implementar un adecuado sistema de capacitación para incrementar la cultura informática en la empresa; manejar constantemente un programa de motivación y aceptación del cambio.

29 C ULTURA ORGANIZACIONAL Finalmente cabe mencionar, como otro factor que puede ser benéfico en la implementación exitosa de un ERP, la consulta a los expertos por medio de outsourcing, por lo que el pedir recomendaciones a un tercero que tiene otro enfoque de la compañía debido a que no se encuentra inmerso dentro de su cultura organizacional, puede ser de gran ayuda al proporcionar detalles que por la misma rutina en la que el equipo de proyecto está envuelto, pudo haber pasado desapercibido.

30 2.2 D ESARROLLO DE ERP S 2.2.1 TRANSICIÓN Durante la fase de transición de un ERP se enriquecen las dimensiones del conocimiento como: Conocimientos de Negocios Conocimientos Técnicos En el proceso de transición vivido durante la implementación del sistema ERP en cada una de las empresas de la muestra, pudimos observar que las utilidades netas de las mismas, decrecieron durante ese periodo como resultado de los gastos que conlleva dicho proceso (accesorios, cambios, mejoras, restructuraciones, actualización de equipos, etc.) Sin embargo, las utilidades operativas muestran una clara mejoría gracias a las mejores practicas aplicadas para el desarrollo del sistema. Ver mas…

31 2.2.1.1 A SPECTOS A CONSIDERAR EN LA TRANSICIÓN Inducción Capacitación Roles Soporte Organización Financiamiento Recursos Humanos

32 2.2.2 REVISIÓN Capacitación Manuales Funcionamiento Puntualidad en la captura de la información Infraestructura lógica Procesos de negocio Proyecto y organización Ambiente de control Metodología para la evaluación de riesgos del ERPs

33 UNIDAD III EVALUACIÓN Y SELECCIÓN APROPIADA DE UN ERP S 3.3 ENFOQUES FORMALES DEL ERP.

34 3.3.1 N ECESIDADES DE UN ERP S Crecimiento rápido y no controlado. La posición Financiera de la empresa no es conocido con exactitud. Los Costos de Proyectos no son exactos o no son conocidos. Inventarios que faltan o superan los requerimientos de producción en forma repetitiva. Duplicación de esfuerzo en la captura de información vital y que impacta la productividad de los empleados Fijando expectativas de los clientes no realistas Fechas de entrega son frecuentemente no cumplidas Rendimiento operacional no conocido Sistema actual no permite a la empresa crecer Ninguna posibilidad de pronosticar y planificar producción en forma exacta.

35 UNIDAD IV IMPLANTACIÓN DE UN ERP

36 4.1.1 FACTORES CRITICOS DE UN ERP S

37 FACTOR 1: P LANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Ayuda a asegurar que las metas de desarrollo de las tecnologías de información estén alineadas con las necesidades de la organización.

38 F ACTOR 2: C OMPROMISO EJECUTIVO Referido a la buena disposición de la alta dirección con el principal encargado del sistema y a la asignación de los recursos requeridos para el buen fin de la implantación.

39 F ACTOR 3: G ESTIÓN DE PROYECTO Se encarga de planear, coordinar y controlar las distintas actividades que se van a realizar dentro del proyecto.

40 F ACTOR 4: H ABILIDADES EN TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Son necesarias para configurar y mantener sistemas de información que apoyen a la organización. La falta de estas es un impedimento para la integración de modernas tecnologías de información.

41 F ACTOR 5: H ABILIDADES EN PROCESOS DE NEGOCIO Representan las destrezas para entender como opera el negocio y para predecir el impacto de una particular decisión o acción en el resto de la empresa. Son una herramienta fundamental para la implantación de un sistema ERP.

42 F ACTOR 6: E NTRENAMIENTO EN ERP S Proceso de enseñanza a los diversos grupos de usuarios para utilizar eficientemente el sistema ERP en sus actividades diarias. Es reconocido como un factor clave en la implantación exitosa de un sistema ERP.

43 F ACTOR 7: A PRENDIZAJE Es una fuente de ventaja competitiva razonable. Las competencias de aprendizaje son antecedentes de la mejora del rendimiento de la empresa luego de la implantación del ERP.

44 F ACTOR 8: P REDISPOSICIÓN PARA EL CAMBIO La implantación de un sistema ERP implica cambios a gran escala que pueden ser resistidos por los empleados de la organización. Desarrollar estrategias es un factor clave para la exitosa implantación de los sistemas ERP.

45 4.2 ÉXITO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP S Siguiendo tanto a Gable et al. (2003) como a DeLone y McLean (2003), se propuso medir el éxito del sistema ERP en cuatro dimensiones: Ver más…

46 1. C ALIDAD DEL SISTEMA Las características que se evalúan del sistema de procesamiento se asocian a su grado de productividad, portabilidad, fiabilidad y facilidad de uso.

47 2. C ALIDAD DE LA INFORMACIÓN La evaluación de la calidad de esta información se asocia a que sea utilizable, concisa, comprensible, pertinente, este disponible, y en un formato correcto. En forma de Reportes o Informes.

48 3. C ALIDAD DE SERVICIO DETERMINANTES: Tangibilidad Fiabilidad Capacidad de respuesta Seguridad

49 4. B ENEFICIOS N ETOS Es la organización, y en particular, el logro de metas del negocio y mejoras en las capacidades operativas a partir de la implantación del sistema ERP.

50 4.4 S OFTWARE F ACTORES IMPORTANTES QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA Grado de funcionalidad para nuestra gestión Interfaz Usabilidad Entorno de desarrollo Tipo de base de datos

51 4.4.1 F ACTORES DEL SOFTWARE Funcionalidad necesaria para la gestión Consultoría de situaciones vs. necesidades de la empresa Capacidad de parametrización/personalización Ámbito funcional: catálogos, fabricación, compras, ventas, control de stocks, contabilidad, tesorería, recursos humanos… EL EMPRESARIO, LA CÚPULA DE DIRECCIÓN Y EL USUARIO TOMAN LAS DECISIONES DE FORMA COMPARTIDA

52 4.4.2 I NTERFAZ Y USABILIDAD DEL PROGRAMA Look atractivo, sencillo y cómodo Facilidad de aprendizaje para el usuario Versatilidad en la parametrización Adaptabilidad al entorno de trabajo del usuario EL USUARIO ES QUIEN TOMA LA DECISIÓN

53 4.4.3 E NTORNO DE DESARROLLO Tecnología o lenguajes de desarrollo. Continuidad Estándares del mercado de sistemas en las partes operativas del programa: aplicación, BB.DD. e interfaz Ámbito de trabajo local y comunicaciones LOS INFORMÁTICOS TOMAN LA DECISIÓN

54 4.4.4 T IPO DE BASE DE DATOS Grado de transparencia Accesibilidad a los datos. Integración con otras aplicaciones Capacidad de migración a otros sistemas EL CLIENTE ES DUEÑO DE SUS DATOS

55 4.4.5 F ACTORES EXTERNOS AL SOFTWARE Situación del fabricante en el mercado y su grado de continuidad. Servicios como parte intrínseca al programa.

56 4.4.6 S ITUACIÓN DEL FABRICANTE Posicionamiento en el mercado frente a sus competidores. Recursos humanos y materiales de la empresa. Catálogo de servicios y sus formas: formación, consultoría, mantenimiento técnico, actualizaciones del software. Relaciones con terceros. Partners tecnológicos que interactúan con el programa. ¿QUIÉN ESTÁ DETRÁS DEL PROGRAMA?

57 4.4.7 S ERVICIOS DE VALOR AÑADIDO AL SOFTWARE Mantenimiento técnico. Grado de respuesta en la resolución de incidencias Formación Consultoría: adaptación y parametrización del programa Actualizaciones del software. Aspectos legales y mejora funcional

58 E-GRAFIA www.lafacu.com/apuntes/informatica/erp_concepto/default.html www.monografias.com/trabajos10/plane/plane/shtml www.sitios.uach.cl/caminosfor/CristianSalazar/Art/ERP.html www.raldia.com/texto17.html www.nutec.es/ERP-CRM/contenido.asp www.taasc.com.mx/tecno/QueesERP.htm www.icticonsulting.com/servicios/cs_erp.htm http://msaffirio.wordpress.com/2006/08/12/%C2%BFcomo- averiguar-si-mi-erp-se-esta-usando-adecuadamente/ http://www.informatica-hoy.com.ar/software-erp/Los-costos-de- implementacion-del-ERP.php