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Cra. Claudia G. Pasquaré PROGRAMA DE FORMACION PROFESIONAL PROGRAMA DE FORMACION PROFESIONAL Desarrollo de competencias para la administración del Hospital.

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1 Cra. Claudia G. Pasquaré PROGRAMA DE FORMACION PROFESIONAL PROGRAMA DE FORMACION PROFESIONAL Desarrollo de competencias para la administración del Hospital Municipal MODULO 5: Administrar el trabajo.

2 Cra. Claudia G. PasquaréCONTENIDOSCONTENIDOS PLANIFICACION: PLANIFICACION: EJECUCION DE LO PLANIFICADO: EJECUCION DE LO PLANIFICADO: a. Administración del tiempo. b. Trabajo en equipo. c. Reuniones productivas. d. Toma de decisiones. CONTROL. CONTROL.

3 Cra. Claudia G. Pasquaré PROGRAMA DE FORMACION PROFESIONAL PROGRAMA DE FORMACION PROFESIONAL Desarrollo de competencias para la administración del Hospital Municipal MODULO 5: Administrar el trabajo. ADMINISTRACION DEL TIEMPO

4 Cra. Claudia G. Pasquaré Es un recurso y tiene valor: Psicológico. Psicológico. Racional. Racional. Económico. Económico. QUE ES EL TIEMPO ?

5 Cra. Claudia G. Pasquaré Es una idea que se construye a partir de una experiencia concreta. Tiempo individual. Tiempo individual. Tiempo sectorial. Tiempo sectorial. Tiempo de las organizaciones. Tiempo de las organizaciones. Tiempo social Tiempo social QUE ES EL TIEMPO ? TODOS Y CADA UNO DE ESTOS TIEMPOS INTERACTUAN CONSTANTEMENTE Y CONSTITUYEN UN ENTRAMADO TEMPORAL

6 Cra. Claudia G. Pasquaré POR QUE ADMINISTRAR EL TIEMPO? Es un recurso escaso. Es un recurso escaso. No puede ser almacenado, ni ahorrado. No puede ser almacenado, ni ahorrado. No se puede administrar. No se puede administrar. NOSOTROS NO ADMINISTRAMOS EL TIEMPO, EL TIEMPO NOS ADMINISTRA A NOSOTROS

7 Cra. Claudia G. Pasquaré BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO Nos guía siempre hacia objetivos, prioridades y caminos que nos conducen a esos objetivos. Nos guía siempre hacia objetivos, prioridades y caminos que nos conducen a esos objetivos. Evita el estrés. Evita el estrés. Facilita la obtención de resultados más eficaces, eficientes y efectivos. Facilita la obtención de resultados más eficaces, eficientes y efectivos. Podemos obtener más y mejores resultados en menor tiempo y con menor gasto de recursos. Podemos obtener más y mejores resultados en menor tiempo y con menor gasto de recursos. Organiza mejor el trabajo y las otras actividades. Organiza mejor el trabajo y las otras actividades. Ayuda al cumplimiento de plazos. Ayuda al cumplimiento de plazos. Tenemos más tiempo para nuestros intereses. Tenemos más tiempo para nuestros intereses.

8 Cra. Claudia G. Pasquaré CÓMO ADMINISTRAMOS NUESTRO TIEMPO ?

9 Cra. Claudia G. Pasquaré CRITERIOS MAS COMUNES PARA LA ASIGNACION DEL TIEMPO Hacemos lo que nos gusta hacer antes de hacer lo que no nos gusta. Hacemos lo que nos gusta hacer antes de hacer lo que no nos gusta. Hacemos cosas que sabemos hacer más rápidamente que aquellas que no sabemos cómo. Hacemos cosas que sabemos hacer más rápidamente que aquellas que no sabemos cómo. Hacemos cosas que requieren poco tiempo antes de hacer aquellas que requieren mucho tiempo. Hacemos cosas que requieren poco tiempo antes de hacer aquellas que requieren mucho tiempo. Hacemos cosas para las cuales tenemos recursos. Hacemos cosas para las cuales tenemos recursos. Hacemos cosas que están agendadas antes que aquellas que no lo están. Hacemos cosas que están agendadas antes que aquellas que no lo están. Respondemos a las demandas de otros antes que a las nuestras. Respondemos a las demandas de otros antes que a las nuestras.

10 Cra. Claudia G. Pasquaré CRITERIOS MAS COMUNES PARA LA ASIGNACION DEL TIEMPO Hacemos las cosas que son urgentes antes de las que son importantes. Hacemos las cosas que son urgentes antes de las que son importantes. Esperamos hasta la fecha límite antes de movernos. Esperamos hasta la fecha límite antes de movernos. Hacemos cosas que proporcionan un cierre inmediato. Hacemos cosas que proporcionan un cierre inmediato. Respondemos sobre la base de quien nos solicita algo. Respondemos sobre la base de quien nos solicita algo. Respondemos sobre la base de las posibles consecuencias hacia nosotros de hacer o no hacer algo. Respondemos sobre la base de las posibles consecuencias hacia nosotros de hacer o no hacer algo. Trabajamos en cosas de acuerdo a su arribo. Trabajamos en cosas de acuerdo a su arribo.

11 Cra. Claudia G. Pasquaré ACTITUDES ANTE EL CAMBIO AMENAZA

12 Cra. Claudia G. Pasquaré CAUSAS DE SENSACION DE AMENAZA Temor a perder el status o posición. Temor a perder el status o posición. Preocupación por su futuro profesional. Preocupación por su futuro profesional. Frustración. Frustración. Miedo a perder la seguridad. Miedo a perder la seguridad. Incertidumbre general. Incertidumbre general.

13 Cra. Claudia G. Pasquaré PROCESO EMOCIONAL PELIGROOPORTUNIDAD Negación Enojo Regateo Depresión Aceptación Esperanza

14 Cra. Claudia G. Pasquaré DE LAS COSAS QUE UNO TEME 40% nunca suceden. 40% nunca suceden. 30% ya pasaron. 30% ya pasaron. 12% son imaginarias. 12% son imaginarias. 10% son tan insignificantes que no nos podrían dañar. 10% son tan insignificantes que no nos podrían dañar. 8% son reales, pero de ellas: 8% son reales, pero de ellas: 4% las podemos resolver 4% las podemos resolver 4% no las podemos resolver 4% no las podemos resolver

15 Cra. Claudia G. Pasquaré FRASES TIPICAS

16 Cra. Claudia G. Pasquaré Zona de confort Zona de pánico Zona de pánico Tensión conflicto CUANDO CAMBIAMOS ? Depende de nuestros modelos mentales

17 Cra. Claudia G. Pasquaré ESTRATEGIAS DE MEJORA CENTRADAS EN LA ADMINISTRACION DEL ROLES Y RESULTADOS: Trabajo en equipo. CENTRADAS EN LA ADMINISTRACION DEL ROLES Y RESULTADOS: Trabajo en equipo. CENTRADOS EN EL TIEMPO PROPIAMENTE DICHO: Horario modular. CENTRADOS EN EL TIEMPO PROPIAMENTE DICHO: Horario modular.

18 Cra. Claudia G. Pasquaré COMO MEJORAR LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO ? Establezca objetivos. Establezca objetivos. De prioridades a esos objetivos y al listado de tareas. De prioridades a esos objetivos y al listado de tareas. Liste las actividades. Liste las actividades. Controle el tiempo antes de que el tiempo lo controle a Usted. Controle el tiempo antes de que el tiempo lo controle a Usted. Sea organizado. Sea organizado. PLANIFIQUE Y MIDA !!!!

19 Cra. Claudia G. Pasquaré URGENTE NO URGENTE IMPORTANTE Crisis Crisis Emergencias Emergencias Problemas apremiantes Problemas apremiantes Proyectos cuyas fechas vencen Proyectos cuyas fechas vencen Construir relaciones Construir relaciones Reconocer nuevas oportunidades Reconocer nuevas oportunidades Aprendizaje Aprendizaje Planificación Planificación Recreación Recreación NO IMPORTANTE Interrupciones, algunas llamadas Interrupciones, algunas llamadas Correo, algunos informes Correo, algunos informes Algunas reuniones Algunas reuniones Cuestiones inmediatas Cuestiones inmediatas Actividades populares Actividades populares Trivialidades Trivialidades Algunas cartas Algunas cartas Algunos llamados telefónicos Algunos llamados telefónicos Actividades agradables Actividades agradables MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO

20 Cra. Claudia G. Pasquaré URGENTE NO URG. IMPORTANTE RESULTADOS I Estrés Estrés Agotamiento Agotamiento Administración de crisis Administración de crisis Siempre apagando incendios Siempre apagando incendiosII NO IMPORTANTE IIIIV MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO

21 Cra. Claudia G. Pasquaré URG. NO URGENTE IMPORTANTEI RESULTADOS II Visión, perspectiva Visión, perspectiva Proacción, iniciativa Proacción, iniciativa Clima saludable Clima saludable Equilibrio y control Equilibrio y control Pocas crisis Pocas crisis Satisfacción y logros Satisfacción y logros NO IMPORTANTE IIIIV MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO

22 Cra. Claudia G. Pasquaré TIEMPO DE GESTION Impuesto específicamente por el jefe. Impuesto específicamente por el jefe. Impuesto por los colaboradores. Impuesto por los colaboradores. Impuesto por los pares. Impuesto por los pares. Impuesto por el sistema. Impuesto por el sistema. El tiempo autoimpuesto. El tiempo autoimpuesto.

23 Cra. Claudia G. Pasquaré DESPERDICIADORES DEL TIEMPO Psicológicos. Psicológicos. Administrativos. Administrativos. Logísticos. Logísticos.

24 Cra. Claudia G. Pasquaré DESPERDICIADORES PISCOLOGICOS LA ADMINISTRACION DE VOS MISMO Falta de autoconocimiento. Falta de autoconocimiento. Falta de objetivos definidos. Falta de objetivos definidos. Miedo. Miedo. Modelos mentales. Modelos mentales.

25 Cra. Claudia G. Pasquaré Con qué criterio de ordenamiento está armada esta lista de números? 5, 4, 2, 9, 8, 6, 7, 3, 1

26 Cra. Claudia G. Pasquaré DESPERDICIADORES PSICOLOGICOS MECANISMOS DE EVASION Repetir actividades ya realizadas. Repetir actividades ya realizadas. Morosidad por falta de interés. Morosidad por falta de interés. No saber decidir que no hacer. No saber decidir que no hacer. No saber decir que no. No saber decir que no. Escaparse. Escaparse. Soñar despierto. Soñar despierto. Hacer vida social. Hacer vida social. Hacerlo tu mismo. Hacerlo tu mismo.

27 Cra. Claudia G. Pasquaré DESPERDICIADORES PSICOLOGICOS EL VERDADERO PRECIO DE LA DEMORA Presión. Presión. Urgencia. Urgencia. Crisis. Crisis.

28 Cra. Claudia G. Pasquaré DESPERDICIADORES ADMINISTRATIVOS PROBLEMAS EN LA ORGANIZACIÓN Falta de objetivos definidos. Falta de objetivos definidos. Reuniones improductivas. Reuniones improductivas. Exceso de personas. Exceso de personas. Información deficiente. Información deficiente. Horas largas. Horas largas. Trabajo intenso. Trabajo intenso.

29 Cra. Claudia G. Pasquaré DESPERDICIADORES LOGISTICOS Desorganización del habitat. Desorganización del habitat. Mal uso del teléfono. Mal uso del teléfono. Interrupciones. Interrupciones.

30 Cra. Claudia G. Pasquaré COMO MEJORAR LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO ? Establezca objetivos. Establezca objetivos. De prioridades a esos objetivos y al listado de tareas. De prioridades a esos objetivos y al listado de tareas. Liste las actividades. Liste las actividades. Controle el tiempo antes de que el tiempo lo controle a Usted. Controle el tiempo antes de que el tiempo lo controle a Usted. Sea organizado. Sea organizado. PLANIFIQUE Y MIDA !!!!

31 Cra. Claudia G. Pasquaré PRINCIPALES CAUSAS DE PERDIDA DE TIEMPO 1. Teléfono 2. Objetivos y prioridades 3. Compañeros o colaboradores 4. Plan de trabajo cotidiano 5. Política de puertas abiertas 6. Trabajos diversos 7. Visitantes, clientes, proveedores 8. Fechas límite autoimpuestas 9. Personal 10. Tendencia a trabajar demasiado 11. Jerarquía, jefe.

32 Cra. Claudia G. Pasquaré PRINCIPALES CAUSAS DE PERDIDA DE TIEMPO 12. Falta de orden 13. Delimitación de responsabilidades 14. Reuniones 15. Delegación 16. Trámites 17. Arreglo personal 18. Mantenimiento 19. Conflictos 20. Entrevistas 21. Vida doméstica 22. Centros de interés 23. Otros

33 Cra. Claudia G. Pasquaré VIAS DE SOLUCION PSICOLOGICAS AMPLIACION DE AUTOIMAGEN Conócete a vos mismo. Conócete a vos mismo. La administración de vos mismo. La administración de vos mismo. Una filosofía del tiempo. Una filosofía del tiempo.

34 Cra. Claudia G. Pasquaré VIAS DE SOLUCION PSICOLOGICAS AUTOMOTIVACION Identifica las causas de pérdida de tiempo. Identifica las causas de pérdida de tiempo. Admite cuando estás perdiendo el tiempo. Admite cuando estás perdiendo el tiempo. La pregunta de Lakein. La pregunta de Lakein. Anticipate a tus vías de evasión. Anticipate a tus vías de evasión. Date la oportunidad de continuar. Date la oportunidad de continuar.

35 Cra. Claudia G. Pasquaré PASOSPASOS Diferenciar tiempo productivo y no productivo. Diferenciar tiempo productivo y no productivo. Caracterizar el tiempo no productivo. Caracterizar el tiempo no productivo. Identificar los desperdiciadores del tiempo no productivo. Identificar los desperdiciadores del tiempo no productivo. Analizar las reales causas de los desperdiciadores. Analizar las reales causas de los desperdiciadores. Proponer posibles soluciones. Proponer posibles soluciones. Evaluar las resoluciones y sus efectos posteriores. Evaluar las resoluciones y sus efectos posteriores. Elegir las soluciones adecuadas. Elegir las soluciones adecuadas. Implantar las soluciones. Implantar las soluciones. Evaluar. Evaluar.

36 Cra. Claudia G. Pasquaré VIAS DE SOLUCION PSICOLOGICAS REFORZAMIENTO Objetivos y prioridades. Objetivos y prioridades. Registro del tiempo. Registro del tiempo. El hábito. El hábito. Create una rutina. Create una rutina. Combate la morosidad. Combate la morosidad. Controla tu ansiedad. Controla tu ansiedad. El tiempo discrecional. El tiempo discrecional. Comprometete con alguien. Comprometete con alguien. Cómo volver después de evadirse? Cómo volver después de evadirse?

37 Cra. Claudia G. Pasquaré ASPECTOS IMPORTANTES DEL INVENTARIO Distribución del tiempo, en porcentaje, de acuerdo a prioridades. Distribución del tiempo, en porcentaje, de acuerdo a prioridades. Determinación de metas diarias y priorizadas. Determinación de metas diarias y priorizadas. Registro del tiempo a medida que éste avance, de acuerdo al plan y a los resultados obtenidos. Registro del tiempo a medida que éste avance, de acuerdo al plan y a los resultados obtenidos. Evaluaciones diarias sobre la base de las metas alcanzadas y el tiempo que se destinó a ellas. Evaluaciones diarias sobre la base de las metas alcanzadas y el tiempo que se destinó a ellas. Resumen semanal. Resumen semanal. Evaluación. Evaluación.

38 Cra. Claudia G. Pasquaré MOROSIDADMOROSIDAD Elegí un aspecto en que seas presa de la morosidad. Elegí un aspecto en que seas presa de la morosidad. Determina prioridades y actúa de acuerdo a ellas, haciendo las cosas de una sola vez y terminándolas. Determina prioridades y actúa de acuerdo a ellas, haciendo las cosas de una sola vez y terminándolas. Fija plazos y dalos a conocer. Fija plazos y dalos a conocer. No eludas tareas difíciles. No eludas tareas difíciles. No caigas en el perfeccionamiento hasta el límite de paralizarte en él. No caigas en el perfeccionamiento hasta el límite de paralizarte en él.

39 Cra. Claudia G. Pasquaré VIAS DE SOLUCION ADMINISTRATIVAS PLANIFICACION Diagnóstico. Diagnóstico. Objetivos. Objetivos. Prioridades. Prioridades.

40 Cra. Claudia G. Pasquaré VIAS DE SOLUCION ADMINISTRATIVAS ORGANIZACIÓN Concentración. Concentración. Delegación. Delegación. Reuniones. Reuniones.

41 Cra. Claudia G. Pasquaré VIAS DE SOLUCION ADMINISTRATIVAS DIRECCION Protección del tiempo. Protección del tiempo. Decisiones. Decisiones. Estimular la administración de quien dirija una reunión. Estimular la administración de quien dirija una reunión.

42 Cra. Claudia G. Pasquaré VIAS DE SOLUCION ADMINISTRATIVAS CONTROL Principio del control. Principio del control.

43 Cra. Claudia G. Pasquaré VIAS DE SOLUCION LOGISTICAS Sistemas de archivo. Sistemas de archivo. Uso del teléfono. Uso del teléfono. Control y prevención de interrupciones. Control y prevención de interrupciones. Información. Información.

44 Cra. Claudia G. Pasquaré TÉCNICASTÉCNICAS Establece preguntas para la atención del teléfono, cómo deben hacerse, cómo y cuándo pasar una llamada, y qué asuntos podrían ser atendidos por otra persona. Establece preguntas para la atención del teléfono, cómo deben hacerse, cómo y cuándo pasar una llamada, y qué asuntos podrían ser atendidos por otra persona. Establece horarios para el uso del teléfono. Establece horarios para el uso del teléfono. Antes de hacer una llamada hacé un bosquejo de los temas a tratar. Antes de hacer una llamada hacé un bosquejo de los temas a tratar. Limitate a la pauta. Limitate a la pauta. Se breve y directo. Se breve y directo. Establecé previamente el límite del tiempo. Establecé previamente el límite del tiempo.


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