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Gestión del tiempo ¿En qué se invierte el tiempo?

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Presentación del tema: "Gestión del tiempo ¿En qué se invierte el tiempo?"— Transcripción de la presentación:

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2 Gestión del tiempo

3 ¿En qué se invierte el tiempo?

4 La importancia del tiempo

5 Análisis M-I-Mi-U Muy Importantes(M) Importantes (I) Menos Importantes (MI) Urgentes (U)

6 Las tareas M son las más importantes; llevadas a acabo por nosotros, no son delegables, y son del máximo valor para el cumplimiento de la función encomendada. Las tareas I son por lo general, tareas importantes pero delegables. Las tareas MI son las de menor valor para el cumplimiento de nuestras tareas, pero son las que nos consumen más tiempo. Las tareas U, son tareas urgentes, se deben realizar inmediatamente por lo que le quitan tiempo a las importantes.

7 Se planifica sólo 1 ó 2 tareas M por día (3 horas aproximadamente) Se prevé otras 2 ó 3 tareas I (1 hora aproximadamente) Se reserva el resto del tiempo (45 minutos aproximadamente) para tareas Mi. Las tareas (U) se deben atender en el momento y lo más pronto posible. La mejor manera de que funcione bien en la práctica el análisis M-I-Mi-U es:

8 Concentrándonos en las cosas esenciales Evitando conflictos Evitando estrés

9 La curva de rendimiento Rendimiento Tiempo

10 El nivel más alto de rendimiento se alcanza por la mañana. Este nivel no se volverá a alcanzar más durante el día.

11 Por la tarde (después de comer) aparece el conocido bajón de energía Puede ser combatido a base del consumo de café cargado, con lo cual sólo se logrará prolongarlo, afectando también el sueño por la noche.

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14 Debemos programar pausas, no como perdida de tiempo, sino como recarga de energía Trabajar largo tiempo e intensamente es contraproducente, ya que disminuye la concentración y la capacidad de rendimiento, ocasionándonos errores.

15 Y tú… ¿Realmente sabes en qué ocupas el tiempo y si lo haces de forma correcta? Pregunta Siempre (S) A veces (A) Nunca (N) 1 ¿Desarrollas las actividades en el tiempo previsto? 2 ¿Realizas trabajos que no te corresponden por que crees que la persona que las tiene que realizar las va a hacer mal? 3 ¿Documentas por escrito todas tus actividades? 4 ¿Realizas primero las actividades que más te satisfacen? 5 ¿Todas las actividades que realizas corresponden con alguno de los objetivos de la organización o personales? 6 ¿Crees que el uso de tu correo electrónico es eficiente?

16 Y tú… ¿Realmente sabes en qué ocupas el tiempo y si lo haces de forma correcta? Pregunta Siempre (S) A veces (A) Nunca (N) 7 ¿Tu sitio de trabajo está ordenado y permite un fácil acceso a los datos que necesitas? 8 ¿Cuándo acudes a una cita o reunión eres puntual? 9 ¿Cuándo te surge una idea, la anotas en algún lugar? 10 ¿Comunicas a las personas de tu organización aquellas tareas que has realizado que pueden afectarles? 11 ¿Cuándo un compañero se acerca a tu sitio de trabajo y te pregunta ¿Tienes un minuto?, respondes siempre que sí? 12 ¿Planificas con detalle tu agenda diaria?

17 Y tú… ¿Realmente sabes en qué ocupas el tiempo y si lo haces de forma correcta? Pregunta Siempre (S) A veces (A) Nunca (N) 13 ¿En los informes dedicas más tiempo a la imagen que al contenido? 14 ¿Dejas para mañana lo que puedes hacer hoy? 15 ¿Tienes una idea aproximada de tu planificación a tres meses vista? 16 ¿Navegas eficazmente por Internet? 17 ¿Las reuniones a las que asistes están bien planificadas? 18 ¿Se aprovecha bien el tiempo de trabajo?

18 Abrir los ojos sobre cómo usamos el tiempo El tiempo es dinero en las organizaciones

19 Continúa con el siguiente tema… Planeación del tiempo.

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