SISTEMAS DE GESTIÓN MODULO INTRODUCTORIO. MÓDULO INTRODUCTORIO SISTEMAS DE GESTION Objetivo: Proporcionar los conceptos y herramientas básicas para comprender.

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1 SISTEMAS DE GESTIÓN MODULO INTRODUCTORIO

2 MÓDULO INTRODUCTORIO SISTEMAS DE GESTION Objetivo: Proporcionar los conceptos y herramientas básicas para comprender la dinámica de los sistemas de gestión. Contenido: 1. Fundamentos 2. Definiciones claves 3. Administración de documentos Metodología. El desarrollo de este módulo será aprendiendo y haciendo, aplicando taller con participación activa de los estudiantes. Evaluación: Después de hacer toda la lectura y el taller, se realizará una evaluación que permitirá conocer su grado de comprensión.

3 MÓDULO INTRODUCTORIO SISTEMAS DE GESTION Para aprender cómo funciona un procesos es mas fácil a través de un ejemplo simple y cotidiano. Lo importante para entender este concepto es identificar la necesidad de alguien y hacer todas las actividades necesarias para lograr satisfacer esa necesidad. VEAMOS COMO ES EL PROCESO PARA HACER UNA LIMONADA Que es un proceso? Cuando esté en la página siguiente, haga click para que aparezcan las imágenes

4 PROCESO PARA HACER UNA LIMONADA SATISFACCIÓNDELCLIENTESATISFACCIÓNDELCLIENTE NECESIDADDELCLIENTENECESIDADDELCLIENTE d ProveedorEntradasActividades Resultados Clientes Tienda Supermercado

5 LLEVEMOS EL CONCEPTO DE PROCESO A NUESTRA EMPRESA MIREMOS EL MAPA DE PROCESOS DE CELAR LTDA.

6 MAPA DE PROCESOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO GESTION DE LOS SISTEMAS FINANCIERO SISTEMAS JURIDICO GESTION HUMANA COMERCIAL OPERACIONES COPIA CONTROLADA COMPRAS SATISFACCIÓN DEL CLIENTE PROCESOS VISIONALES PROCESOS MISIONALES PROCESOS APOYO

7 CICLO PHVA Mejora y enfoque a Procesos ES IMPORTANTE CONOCER UN CONCEPTO CLAVE PARA ENTENDER EL FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN, SE CONOCE COMO EL CICLO PHVA: PLANEAR, HACER, VERIFICAR Y ACTUAR Veamos en qué consiste

8 CICLO PHVA Se definen los objetivos y el método para alcanzarlos Planear: en esta parte se define Qué hacer, Cómo hacerlo, Cuándo hacerlo y con quien hacerlo Qué? Cuándo? Cómo? Con quien? Hacer: Realización de productos o prestación de los servicios y capacitaciones. Realizar lo planeado

9 CICLO PHVA Verificar: Revisar como está el comportamiento y conformidad de los procedimientos Evaluación de Desempeño Actuar: Cómo mejorar la próxima vez? Generación de Acciones correctivas, Preventivas y oportunidad de mejora

10 ASI NOS PRESENTAN EN LOS LIBROS EL CICLO PHVA

11 CICLO PHVA Mejora y enfoque a Procesos Planear HacerVerificar Actuar Cómo mejorar la próxima vez? Generación de Acciones correctivas y Preventivas Qué, Cómo y cuándo hacerlo? Establecer los objetivos y el método para alcanzarlos - Generación de productos o servicios - Capacitaciones - Realizar lo planeado Evaluación de Desempeño Revisar como está el comportamiento y conformidad de los procedimientos

12 DEFINICIONES CLAVES PARA COMPRENDER LOS REQUERIMIENTOS DE LAS NORMAS DEBEMOS CONOCER UNOS CONCEPTOS CLAVES

13 Cliente: Organización o persona que recibe un producto DEFINICIONES CLAVES Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente obligatoria Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactuan entre si, las cuales transforman elementos de entrada en resultados

14 DEFINICIONES CLAVES calidad Producto: es el resultado de un proceso Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan Capacidad: Aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto o servicios que cumple los requisitos

15 Partes interesadas o Grupos de interés: Clientes, propietarios, personal de una organización, proveedores, banqueros, sindicatos, socios ó la sociedad DEFINICIONES CLAVES Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable (no se ha materializado). Ejemplo, cambio de aceite para evitar que se dañe el motor del vehículo Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable que ya se ha materializado. Ejemplo, Reparación del motor por falta de aceite

16 Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos DEFINICIONES CLAVES Documento: Información y su medio de soporte (la información se analiza y se implementa) Registro: Especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma (formato para registrar información de las actividades realizadas)

17 ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS El CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS VIGENTES Y OBSOLETOS, ES CLAVE EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Qué debemos saber?

18 ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Control de Documentos Elaborar Revisar y Aprobar Controlar Actualizados Difundir o Publicar COPIA CONTROLADAOBSOLETO Eliminar obsoletos (versiones anteriores)

19 ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Control de Registros 1. Identificar el formato actualizado 2. Registrar o diligenciar 3. Almacenamiento Manual o medio magnético 4. Protección 5. Recuperación Fácil Difícil

20 GRACIAS POR SU ATENCIÓN Veamos lo que aprendimos Taller No. 1