Sistema de Gestión de la Calidad

Sistema de Gestión de la Calidad
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Agosto, 2013

Objetivo del taller Conocer y entender el procedimiento de control de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) para aplicarlo correctamente en cada unidad y área, involucradas en el sistema del SENAVEX.

Contenido del Procedimiento
1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 5. RESPONSABLES 6. PROCEDIMIENTO

1. Objetivo Establecer los lineamientos necesarios para realizar el Control de los Documentos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) del SENAVEX.

2. Alcance El procedimiento se aplica en los documentos del SGC de las Oficinas Certificadas del SENAVEX, a partir de las etapas de elaboración, codificación, revisión, aprobación, modificación, distribución, mantenimiento y salvaguarda, de los siguientes documentos: Documentos Documentos Externos Otros del SGC Manuales Reglamentos Instructivos Guías Procedimientos Formularios Leyes D.S. R.M R.S. Reglamentos Otros

3. Documentos de referencia
Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa. Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa (RE-SOA) Norma NB ISO 9001: 2008 Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos (numeral ) Procedimiento de Codificación y Elaboración de Documentos Procedimiento Control de los Registros

NB ISO 9001:2008 4.2.3 Control de los documentos
Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión, b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente, c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos, d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso,

NB ISO 9001:2008 4.2.3 Control de los documentos
e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables, f) asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución, y g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

4. Definiciones y abreviaturas
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Información Nota 1: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Nota 2: Con frecuencia, es un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentación".

DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que ha sido reemplazado por una nueva versión, contiene el sello o impresión de la leyenda “DOCUMENTO DADO DE BAJA”. Versión 1 Versión 2 DOCUMENTO DADO DE BAJA

DOCUMENTO EXTERNO: Documento aplicable en el SENAVEX, que se origina en instancias externas y que tiene relación con el SGC. Leyes Reglamentos D.S. Normas R.M Otros R.S.

DOCUMENTO CONTROLADO: Documento del SGC cuya versión está vigente y se tiene control sobre el mismo, contiene el sello o impresión de la leyenda de “COPIA CONTROLADA”. Versión 1 Versión 2 DOCUMENTO DADO DE BAJA COPIA CONTROLADA

DOCUMENTO CONTROLADO: Son todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad que se utilizan en los procesos estratégicos, del servicio o de apoyo, por lo que se asegura que se cumplen con los siguientes aspectos: Son aprobados antes de su emisión, Son revisados y actualizados cuando sea necesario, para una posterior aprobación, Se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos, Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso, Los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables, Se previene el uso no intencionado de documentos obsoletos, se los identifica de manera adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

DOCUMENTO ANULADO: Documento que no tiene vigencia y no es reemplazado por una nueva versión, contiene el sello o impresión de la leyenda “DOCUMENTO ANULADO”. Versión 1 DOCUMENTO ANULADO

DOCUMENTO NO OFICIAL: Documento que se encuentra en proceso de elaboración, modificación, revisión y aprobación, por lo que no se encuentra vigente, contiene el sello o marca de agua de la leyenda “DOCUMENTO NO OFICIAL”. DOCUMENTO NO OFICIAL

DOCUMENTO ORIGINAL: Todo documento del SGC impreso, que una vez aprobado, se encuentra listo para su distribución a las áreas correspondientes, mismo que no lleva ningún sello o impresión de identificación, mismo que es resguardado por el Responsable de los Documentos. Versión 1

COPIA NO CONTROLADA: Todo documento del SGC impreso o en medio electrónico, sobre el cual no se ejerce control, contiene el sello o impresión de la leyenda “COPIA NO CONTROLADA”. Las Copias No Controladas se utilizan en los siguientes casos: Para dar capacitaciones internas y externas; Cuando el documento es publicado para uso de los exportadores; Para la realización de auditorías internas y externas; Para su distribución a otras instituciones. Versión 1 COPIA NO CONTROLADA

5. Responsables Dirección General Ejecutiva: Aprueba toda la documentación del SGC. Comité de la Calidad: Son responsables de actuar como instancias de revisión y verificación de la correcta difusión, implementación y seguimiento de este procedimiento. Todo el personal: El personal involucrado en el SGC, es responsable de la aplicación del presente procedimiento, asumiendo la responsabilidad sobre el Control de los Documentos en su dependencia.

5. Responsables Responsable de los Documentos:
Realiza el seguimiento y verificación de la correcta aplicación de este procedimiento. Consolida y actualiza las listas de control de los documentos del SGC y realiza su publicación en la intranet para el acceso de todo el personal de SENAVEX. Mantiene un archivo histórico físico y/o digital de los documentos del SGC. Aprueba la codificación de los documentos. Capacita a las Regionales certificadas y a los niveles ejecutivos, en la aplicación del presente procedimiento. En caso de no existir esta persona, la responsabilidad es delegada a un funcionario por el Representante de la Dirección.

5. Responsables Funcionario Encargado del Control de Documentos:
Realiza el seguimiento y verificación de la correcta aplicación de este procedimiento, en el área de la cual depende. Elabora y actualiza las listas de control de los documentos del SGC del Área de la cual depende. Control de la adecuada identificación y archivo de los documentos del SGC. Capacita a los funcionarios del Área de la cual depende, en la aplicación del presente procedimiento. Cuando exista cambio de personal, solicita la devolución de los documentos del SGC que le fueron entregados, los revisa a efectos de verificar que estén completos, actualizados, debidamente identificados y aptos para su uso. Posteriormente consulta al jefe de Área cuales serán reasignados al nuevo funcionario que lo remplace, cuando corresponda. En caso de no existir esta persona, la responsabilidad es asumida por el jefe de Área.

6. Procedimiento 6.1 PRINCIPIOS PARA LA ELABORACIÓN Ó MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Detección de necesidades para la elaboración de documentos DGE/Jefe Unidad/ Responsable RRCO Persona SENAVEX Presenta Solicitud a su inmediato superior (Los Responsable RRCO remiten su solicitud a la DGE) Revisan y deciden si procede la solicitud + Formulario de solicitud de acciones correctivas y preventivas + Documento propuesto

6. Procedimiento 6.1 PRINCIPIOS PARA LA ELABORACIÓN Ó MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Aspectos que se deben considerar para la detección de necesidades para la elaboración de documentos: Cambios en la normativa legal, interna y/o externa. Corregir deficiencias de los procesos o implementar mejoras. Cambios en la estructura organizacional (que implican cambios de las funciones). Actualizar y modificar operaciones y/o procesos, incremento o disminución de actividades, para la eliminación de no conformidades.

Responsable Elaboración
6. Procedimiento 6.1 PRINCIPIOS PARA LA ELABORACIÓN Ó MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Elaboración o Modificación de Documentos Responsable Elaboración Nombre: Cargo: Firma: Fecha (elaboración): Versión 1 DOCUMENTO NO OFICIAL Control de cambios (en caso de modificación del documento)

6. Procedimiento 6.1 PRINCIPIOS PARA LA ELABORACIÓN Ó MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Revisión del Documento Responsable de elaboración Comité de la Calidad o Dueño de Proceso Responsable documentación SGC 1, 2, .. Final Remite el documento para revisión al CC o DP. Ajusta según observaciones, y remite al Responsable de Documentos del SGC Revisa y presenta observaciones por escrito o con control de cambios, registrando la fecha. (plazo: días hábiles) Revisa la Codificación según el Procedimiento de codificación y elaboración de documentos

Responsable de elaboración
6. Procedimiento 6.2 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Responsable documentación SGC Responsable de elaboración 1, 2, .. Documento Final Observa o emite su conformidad y deriva al Responsable de Elaboración del documentos. Imprime y remite a las instancias de aprobación.

Responsable de elaboración
6. Procedimiento 6.3 INSTANCIA DE APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Responsable de elaboración DGE Jefe UCLAJ Ajusta según observaciones y vuelve a remitir a la DGE Revisa y presenta observaciones al Responsable de Elaboración o remite a la UCLAJ (plazo aprox.: 10 hábiles). Cuando corresponde aprueba y determina la fecha de entrada en vigencia del documento. Evalúa si se requiere Instrumento Legal que apruebe el documento, en caso negativo, devuelve a la DGE para su aprobación. En caso positivo, solicita al Jefe de Unidad correspondiente un Informe Técnico. 1, 2, ..

6. Procedimiento 6.3 INSTANCIA DE APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Jefe UCLAJ Elabora el Instrumento Legal que aprueba el documento, estableciendo la fecha de entrada en vigencia. Transcribe las fechas de aprobación y entrada en vigencia al documento. Deriva al Área Dueña de proceso para su distribución En caso de gestionar la elaboración de un instrumento legal en una u instancia superior, remite el documento del SGC aprobado por la Dirección General Ejecutiva, para la revisión, análisis y elaboración del instrumento legal correspondiente, en el cual se establezca un periodo prudencial para su entrada en vigencia.

Establecido en instrumento legal o determinado por la DGE o RD
6. Procedimiento 6.4 INICIO DE VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO Nombre: Cargo: Responsable Sistemas USP DGE Firma: Fecha: 12/10/2012 26/10/2012 10/11/2012 Fecha de entrada en vigencia: 31/12/2012 Para publicación eliminar las filas en rojo y sello DOCUMENTO NO OFICIAL Establecido en instrumento legal o determinado por la DGE o RD

6. Procedimiento 6.5 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS USP
RESPONSABLE DE LOS DOCUMENTOS Original físico y PDF CC Físico CC Físico AREA DUEÑA DE PROCESO CC PDF DGE, JEFES UNIDAD, RESPONSABLES RRCO DEPENDIENTES CC Físico USP DEPENDIENTES

Responsable de los Documentos del SGC
6. Procedimiento Distribución al Responsable de los Documentos Responsable de los Documentos del SGC Área dueña de proceso Nombra a uno o varios Encargado(s) del control de los documentos de su dependencia. En las RRCOs, el Responsable está a cargo del control de los documentos. Remite documento original al Responsable de los Documentos. Resguarda el original en medio magnético, para actualización o modificación posterior y se queda con una copia controlada. Original Recibe según Lista de distribución de copias controladas y resguarda los mismos bajo su responsabilidad Remisión 1, 2, .. PDF (protegido contra escritura) Resguardo

Cliente interno y/o externo
6. Procedimiento Publicación del Documento vigente en la plataforma virtual “intranet” Cada Área dueña de proceso, solicita a la Unidad de Sistemas y Planificación, la publicación del documento vigente en la plataforma virtual intranet (en formato PDF, protegido contra escritura) determinando los tipos de acceso que tienen los usuarios (visualización y/o impresión). Corrobora que la versión anterior ha sido retirada. Cliente interno y/o externo

Personal dependiente/
6. Procedimiento Distribución del Documento Aprobado al personal correspondiente Personal dependiente/ DGE/Jefes Unidad / Responsable RRCO Área dueña de proceso Versión 2 CONTROLADA COPIA Distribuye Copia Controlada en medio físico a través del Formulario de Distribución de Copias Controladas y controla mediante la Lista Maestra de Documentos del SGC, la cual una vez actualizada se publica en la intranet. Versión 1 La versión anterior se destruye y se conserva la caratula. La versión magnética se convierte PDF, incluyendo “DOCUMENTO DADO DE BAJA” . DOCUMENTO DADO DE BAJA

6. Procedimiento EJEMPLO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
La UAF, desea distribuir el Instructivo de “Caja chica, Versión No. 1” y el “Procedimiento de Administración de Personal, Versión No. 5”, para ello debe remitir primeramente estos documentos al Responsable de los Documentos, tal como se muestra a continuación: Distribución al Responsable de los Documentos ÁREA: UNIDAD ADMINISTRATIVA FINANCIERA ENTREGA No. TITULO CÓDIGO FECHA ENTRADA EN VIGENCIA VERSIÓN DOCUMENTO ORIGINAL COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA DOCUMENTO EXTERNO PUBLICADO MEDIO MAGNÉTICO 1 Instructivo de Caja Chica S-SNV/SOA/I/325 30/02/2013 No. 1 Físico - Magnético NA Intranet 2 Procedimiento de Administración y Control de Personal S-SNV/SAP/P/401 30/03/2010 No. 5 Entregado por: Firma Nombre: Cr. Lupe Ramírez Cargo: Jefa de la UAF Fecha: 25/04/2013 Recibí Conforme: Firma Nombre: Lic. Abel Málaga Cargo: Responsable de los Documentos Fecha: 25/04/2013 DEVOLUCIÓN No. TITULO CÓDIGO FECHA ENTRADA EN VIGENCIA VERSIÓN DOCUMENTO ORIGINAL COPIA CONTROLADA DEVOLUCIÓN OBSERVACIONES Entregado por: Nombre: Cargo: Fecha: Recibí Conforme: Nombre: Cargo: Fecha:

6. Procedimiento EJEMPLO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Una vez efectuado el envío del Instructivo de “Caja chica, Versión No. 1” y el “Procedimiento de Administración de Personal, Versión No. 5 al Responsable de Documentos, la UAF, procede a distribuir estos documentos a un funcionario de su dependencia “Técnico de Servicios Generales, Almacenes y Archivo”, y a la RRCO La Paz. Distribución al Técnico de Servicios Generales, Almacenes y Archivo ÁREA: UNIDAD ADMINISTRATIVA FINANCIERA ENTREGA No. TITULO CÓDIGO FECHA ENTRADA EN VIGENCIA VERSIÓN DOCUMENTO ORIGINAL COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA DOCUMENTO EXTERNO PUBLICADO MEDIO MAGNÉTICO 1 Instructivo de Caja Chica S-SNV/SOA/I/325 30/02/2013 No. 1 NA Físico Intranet 2 Procedimiento de Administración y Control de Personal S-SNV/SAP/P/401 30/03/2010 No. 5 Entregado por: Firma Nombre: Cr. Lupe Ramírez Cargo: Jefa de la UAF Fecha: 25/04/2013 Recibí Conforme: Firma Nombre: Rubén Mamani Cargo: Tec. de Servicios Generales, Almacenes y Archivo Fecha: 25/04/2013 DEVOLUCIÓN No. TITULO CÓDIGO FECHA ENTRADA EN VIGENCIA VERSIÓN DOCUMENTO ORIGINAL COPIA CONTROLADA DEVOLUCIÓN OBSERVACIONES 1 Procedimiento de Administración y Control de Personal S-SNV/SAP/P/401 11/03/2010 No. 4 NA SI Entregado por: Firma Nombre: Rubén Mamani Cargo: Tec. de Servicios Generales, Almacenes y Archivo Fecha: 25/04/2013 Recibí Conforme: Firma Nombre: Cr. Lupe Ramírez Cargo: Jefa de la UAF Fecha: 25/04/2013

6. Procedimiento Distribución al Responsable de la RRCO de La Paz 1
ÁREA: UNIDAD ADMINISTRATIVA FINANCIERA ENTREGA No. TITULO CÓDIGO FECHA ENTRADA EN VIGENCIA VERSIÓN DOCUMENTO ORIGINAL COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA DOCUMENTO EXTERNO PUBLICADO MEDIO MAGNÉTICO 1 Instructivo de Caja Chica S-SNV/SOA/I/325 30/02/2013 No. 1 NA Físico Intranet 2 Procedimiento de Administración y Control de Personal S-SNV/SAP/P/401 30/03/2010 No. 5 Entregado por: Firma Nombre: Cr. Lupe Ramírez Cargo: Jefa de la UAF Fecha: 25/04/2013 Recibí Conforme: Firma Nombre: Ing. Ammer Mariaca Cargo: Responsable RRCO La Paz Fecha: 25/04/2013 DEVOLUCIÓN No. TITULO CÓDIGO FECHA ENTRADA EN VIGENCIA VERSIÓN DOCUMENTO ORIGINAL COPIA CONTROLADA DEVOLUCIÓN OBSERVACIONES 1 Procedimiento de Administración y Control de Personal S-SNV/SAP/P/401 11/03/2010 No. 4 NA SI Entregado por: Firma Nombre: Ing. Ammer Mariaca Cargo: Responsable RRCO La Paz Fecha: 25/04/2013 Recibí Conforme: Firma Nombre: Cr. Lupe Ramírez Cargo: Jefa de la UAF Fecha: 25/04/2013

FECHA ENTRADA EN VIGENCIA PUBLICADO MEDIO MAGNÉTICO
6. Procedimiento Actualización de la Lista Maestra de Documentos de la UAF ÁREA: UNIDAD ADMINISTRATIVA FINANCIERA CÓDIGO TITULO FECHA ENTRADA EN VIGENCIA VERSIÓN DISTRIBUIDO A: DOCUMENTO ORIGINAL COPIA CONTROLADA PUBLICADO MEDIO MAGNÉTICO S-SNV/SOA/I/325 Instructivo de Caja Chica 30/02/2013 No. 1 Responsable de los Documentos Físico y Magnético Físico Intranet Jefe UAF Magnético Responsable RRCO LP NA Técnico de Servicios Generales, Almacenes y Archivo S-SNV/SAP/P/401 Procedimiento de Administración y Control de Personal 30/03/2010 No. 5 Jefe UCLAJ

6. Procedimiento EJEMPLO REDISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO APROBADO
El Responsable de la RRCO La Paz, redistribuye copias físicas del Instructivo de Caja Chica a dos de sus dependientes “Asistente de Registro y Atención al Público – 1” y “Asistente de Registro y Atención al Público – 2”, tal como se muestra a continuación. ÁREA: REGIONAL LA PAZ ENTREGA No. TITULO CÓDIGO FECHA ENTRADA EN VIGENCIA VERSIÓN DOCUMENTO ORIGINAL COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA DOCUMENTO EXTERNO PUBLICADO MEDIO MAGNÉTICO 1 Instructivo de Caja Chica S-SNV/SOA/I/325 30/02/2013 No. 1 NA Físico Intranet Entregado por: Firma Nombre: Ing. Ammer Mariaca Cargo: Responsable RRCO La Paz Fecha: 25/04/2013 Recibí Conforme: Firma Nombre: Sandra Delgadillo Cargo Asistente de Registro y Atención al Público – 1 Fecha: 25/04/2013 DEVOLUCIÓN No. TITULO CÓDIGO FECHA ENTRADA EN VIGENCIA VERSIÓN DOCUMENTO ORIGINAL COPIA CONTROLADA DEVOLUCIÓN OBSERVACIONES Entregado por: Nombre: Cargo: Fecha: Recibí Conforme: Nombre: Cargo: Fecha:

6. Procedimiento EJEMPLO REDISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO APROBADO
El Responsable de la RRCO La Paz, redistribuye copias físicas del Instructivo de Caja Chica a dos de sus dependientes “Asistente de Registro y Atención al Público – 1” y “Asistente de Registro y Atención al Público – 2”, tal como se muestra a continuación. ÁREA: REGIONAL LA PAZ ENTREGA No. TITULO CÓDIGO FECHA ENTRADA EN VIGENCIA VERSIÓN DOCUMENTO ORIGINAL COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA DOCUMENTO EXTERNO PUBLICADO MEDIO MAGNÉTICO 1 Instructivo de Caja Chica S-SNV/SOA/I/325 30/02/2013 No. 1 NA Físico Intranet Entregado por: Firma Nombre: Ing. Ammer Mariaca Cargo: Responsable RRCO La Paz Fecha: 25/04/2013 Recibí Conforme: Firma Nombre: Sergio Reyes Cargo Asistente de Registro y Atención al Público – 2 Fecha: 25/04/2013 DEVOLUCIÓN No. TITULO CÓDIGO FECHA ENTRADA EN VIGENCIA VERSIÓN DOCUMENTO ORIGINAL COPIA CONTROLADA DEVOLUCIÓN OBSERVACIONES Entregado por: Nombre: Cargo: Fecha: Recibí Conforme: Nombre: Cargo: Fecha:

6. Procedimiento Actualización de la Lista Maestra de Documentos de la RRCO LA PAZ ÁREA: REGIONAL LA PAZ CÓDIGO TITULO FECHA ENTRADA EN VIGENCIA VERSIÓN DISTRIBUIDO A: DOCUMENTO ORIGINAL COPIA CONTROLADA PUBLICADO MEDIO MAGNÉTICO S-SNV/SOA/I/325 Instructivo de Caja Chica 30/02/2013 No. 1 Responsable RRCO LP NA Físico Intranet Asistente de Registro y Atención al Público – 1 Asistente de Registro y Atención al Público – 2 S-SNV/SAP/P/401 Procedimiento de Administración y Control de Personal 30/03/2010 No. 5

6. Procedimiento No olvidar: Versión Vigente Fácilmente identificable
Área Dueña de Proceso/ Persona designada/ Responsable RRCO Controla que los documentos 1, 2, .. Disponible en el punto de uso Legible Mediante la LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

6. Procedimiento 6.6 CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS Leyes D.S.
Necesarios para la operación del SGC Resoluciones Reglamentos Acuerdos Otros Documentos generados fuera del SENAVEX

6. Procedimiento Pasos para el control de documentos externos
1. Identificación del documento como externo, mediante el sello, marca de agua, u otro medio de identificación. OOCUMENTO EXTERNO 1, 2, .. 2. Distribución de los documentos, a través del Formulario de Distribución de Copias Controladas, a las áreas y/o personal de su dependencia que tengan relación con dichos documentos.

6. Procedimiento 3. Actualización del Formulario Control de Documentos Externos del SGC, que tienen relación con el SGC, e identificando las áreas donde fueron distribuidas. (ejemplo llenado). 1, 2, .. 4. Comunicación de modificaciones o baja del documento, así como la actualización del documento Control de Documentos Externos del SGC.

6. Procedimiento OOCUMENTO EXTERNO
5. Identificación de los documentos que perdieron su vigencia, a través del sello, marca de agua mediante el sello, marca de agua, u otro medio, que señale “DOCUMENTO DADO DE BAJA”. OOCUMENTO EXTERNO OOCUMENTO DADO DE BAJA 1, 2, .. 6. Publicación del documento Control de Documentos Externos del SGC, a través de la Unidad de Sistemas y Planificación, en la plataforma virtual “intranet, así como la corroboración que la versión anterior sea retirada.

EJEMPLO CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
6. Procedimiento EJEMPLO CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS En el mes de enero, la Unidad la Unidad de Control Legal y Asuntos Jurídicos, recibe dos Gacetas Oficiales de Bolivia, de acuerdo al siguiente detalle: Gaceta Edición: 452NEC, publicada el 11/12/12, la cual contiene: Decreto Presidencial N° 1429 Desígnese Ministra Interina de Economía y Finanzas Públicas, a la ciudadana Ana Teresa Morales Olivera, Ministra de Desarrollo Productivo y Economía Plural, de fecha 06/12/2012. Decreto Presidencial N° 1430 Desígnese Ministro Interino de Relaciones Exteriores, al ciudadano Juan Ramón Quintana Taborga, Ministro de la Presidencia, de fecha 06/12/2012. Gaceta Edición: 453NEC, publicada el 12/12/12, la cual contiene: Ley N° 316 Tiene por objeto la despenalización del derecho a la huelga y la protección del fuero sindical en materia penal, de fecha 10/12/2012. Ley N° 317 Ley del Presupuesto General del Estado Gestión 2013, de fecha 10/12/12.

6. Procedimiento Distribución a la UCO 1 NA 10/12/2012 SI NO
ÁREA: UNIDAD DE CONTROL LEGAL Y ASUNTOS JURÍDICOS ENTREGA No. TITULO CÓDIGO FECHA ENTRADA EN VIGENCIA VERSIÓN DOCUMENTO ORIGINAL COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA DOCUMENTO EXTERNO PUBLICADO MEDIO MAGNÉTICO 1 Gaceta: 453 NEC, Ley N° 317 Ley del Presupuesto General del Estado Gestión 2013, de fecha 10/12/12. NA 10/12/2012 SI NO Entregado por: Firma Nombre: Abog. Tatiana Gonzales Cargo: Jefa UCLAJ Fecha: 20/12/2012 Recibí Conforme: Firma Nombre: Ing. Ernesto Medina Cargo: Jefe de la UCO Fecha: 20/12/2012 DEVOLUCIÓN No. TITULO CÓDIGO FECHA ENTRADA EN VIGENCIA VERSIÓN DOCUMENTO ORIGINAL COPIA CONTROLADA DEVOLUCIÓN OBSERVACIONES Entregado por: Nombre: Cargo: Fecha: Recibí Conforme: Nombre: Cargo: Fecha:

6. Procedimiento Actualización del documento Control de Documentos Externos ÁREA: UNIDAD DE CONTROL LEGAL Y ASUNTOS JURÍDICOS No. NOMBRE DEL DOCUMENTO FECHA ENTRADA EN VIGENCIA DISTRIBUIDO A: DOCUMENTO PUBLICADO MEDIO MAGNÉTICO OBSERVACIONES 1 Gaceta: 453 NEC, Ley N° 317 Ley del Presupuesto General del Estado Gestión 2013, de fecha 10/12/12. 10/12/2012 Jefa UCLAJ Físico NA Jefe UCO Cuando los Jefes de Área Dueños de un determinado proceso, reciben los Documentos Externos, proceden a su análisis efectuando las siguientes determinaciones: Archivo de los documentos externos, o Establecen la necesidad de modificar un determinado procedimiento, y/o Efectúan la remisión de los documentos a otras áreas, a través del Formulario de Distribución de Copias Controladas, y Actualizan el documento Control de documentos externos del SGC, identificando las áreas donde fueron distribuidas, y Solicitan a la Unidad de Sistemas y Planificación, la publicación de los documentos y del Formulario Control de documentos externos del SGC actualizado, en la plataforma virtual “intranet“, corroborando que la versión anterior sea retirada.

6. Procedimiento EJEMPLO
Una vez que la UCO recibe la Ley N° 317, efectúa el análisis del alcance del documento y procede a tomar las siguientes acciones: Solicita a la USP, la publicación de los documentos, en intranet y portal web para el conocimiento de los exportadores. Remite copia de los documentos, a las Regionales de La Paz, El Alto, Cochabamba y Santa Cruz, a través del Formulario de Distribución de Copias Controladas. Solicita al “Encargado de control y cumplimiento de normas”, designado como “Responsable de los Documentos”, el archivo de los documentos externos. Actualiza el documento Control de Documentos Externos del SGC. Solicita a la USP, la publicación del documento actualizado Control de Documentos Externos del SGC en la plataforma virtual “intranet, solicitando la eliminación de la versión publicada anteriormente.

6. Procedimiento Actualización del documento Control de Documentos Externos ÁREA: UNIDAD DE CERTIFICACION DE ORIGEN No. NOMBRE DEL DOCUMENTO FECHA ENTRADA EN VIGENCIA DISTRIBUIDO A: DOCUMENTO PUBLICADO MEDIO MAGNÉTICO OBSERVACIONES 1 Gaceta: 453 NEC, Ley N° 317 Ley del Presupuesto General del Estado Gestión 2013, de fecha 10/12/12. 10/12/2012 Jefe UCO Físico Si NA Responsable RRCOs La Paz El Alto, Cochabamba y Santa Cruz Responsable de los Documentos

6. Procedimiento EJEMPLO Una vez que la RRCO La Paz recibe la Ley N° 317, efectúa el análisis del alcance del documento y procede a tomar las siguientes acciones: Comunica a sus funcionarios dependientes la existencia del documento, así como su alcance y aplicación. Archiva los documentos externos. Actualiza su Formulario Control de documentos externos del SGC. Solicita a la USP, la publicación del documento actualizado Control de Documentos Externos del SGC de la RRCO La Paz en la plataforma virtual “intranet“, solicitando la eliminación de la versión publicada anteriormente. Actualización del documento Control de Documentos Externos ÁREA: REGIONAL LA PAZ No. NOMBRE DEL DOCUMENTO FECHA ENTRADA EN VIGENCIA DISTRIBUIDO A: DOCUMENTO PUBLICADO MEDIO MAGNÉTICO OBSERVACIONES 1 Gaceta: 453 NEC, Ley N° 317 Ley del Presupuesto General del Estado Gestión 2013, de fecha 10/12/12. 10/12/2012 Responsable RRCO La Paz Físico Si NA Cuando una Área recibe documentos externos de manera directa, los mismos son remitidos a la Área Dueña del Proceso, para que se analice la pertinencia de su inclusión en el Control de Documentos Externos

6. Procedimiento 6.7 PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
Cuando un funcionario tiene la necesidad de contar de manera temporal con algún documento, solicita el préstamo del mismo, ya sea a su jefe de Área o al Área dueña de proceso; quienes facilitan en calidad de préstamo una “COPIA CONTROLADA” del documento solicitado, mediante el Formulario Préstamo de Documentos.

6. Procedimiento 6.7 CONTROL Y SEGUIMIENTO Área dueña de proceso
Remite Responsable de los Documentos del SGC Lista Maestra de Documentos del SGC. Distribución de Copias Controladas. Control de Documentos Externos. Persona designada/ Responsable RRCO Controla anualmente, .lo siguiente: Correcta identificación y archivo de la documentación del SGC. Versiones vigentes en los puntos de uso. Coherencia entre las Listas de Distribución de copias controladas, con la Lista Maestra de Documentos. Coherencia entre las Listas Maestras de Documentos de cada Unidad dueña de procesos y las listas de las Jefaturas de área. Actualización de las Listas Maestras de Documentos, Distribución de Copias Controladas y Control de Documentos Externos. Remisión de documentos trimestral

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