Municipalidad de Garabito.

Presentación del tema: "Municipalidad de Garabito."— Transcripción de la presentación:

1 Municipalidad de Garabito.
GUIA Elaboración De un Procedimiento.

2 OBJETIVO. Definir los lineamientos para elaborar procedimientos que se generen como parte del sistema de calidad en la Municipalidad y establecer el contenido, formatos y estilo de los procedimientos que se desarrollen.

3 TABLA CONTENIDO Objetivo Definiciones Contenido
Descripción de la Caratula Inicial. Formato Inicial. Descripción del Procedimiento Descripción de la Caratula Final. Formato Final. Significado y uso en el Flujo Grama. Quienes deben utilizar el Manual?. Responsabilidades de los Jefes ante el Manual? Conclusión.

4 DEFINICIONES Procedimiento: Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Política: Se define como la orientación, marco de referencia o directriz que rige las actuaciones en un asunto determinado. Norma: Disposición de carácter obligatorio, especifico y preciso que persigue un fin determinado enmarcado dentro de una política. Reglamento: Se entiende en forma general como " un conjunto ordenado de reglas y conceptos que se dan por una autoridad competente para realizar la ejecución de una ley o para el régimen interior de una dependencia o corporación.  Formato o Documento: Instrumento que facilita el registro de la información necesaria para realizar los procedimientos y/o para dejar evidencia de que este se realizo de acuerdo a los lineamientos previamente establecidos.

5 CONTENIDO. Indice. Se debe indicar el contenido del procedimiento por capítulos y donde sea practico por subcapítulos, párrafos etc. Objetivo. Se debe describir de manera clara y breve el propósito o propósitos del procedimiento. Alcance. Se debe indicar donde aplique, los departamentos, secciones, áreas, materiales, documentos y equipos en donde se aplicará directamente el procedimiento. Terminología y definiciones. Se deben describir y establecer aquellos términos técnicos, de calidad y/o administrativos que se requieran, así como las definiciones que son utilizadas en la aplicación del procedimiento. Responsabilidades. Se deben definir él ó los nombres de los puestos que tienen responsabilidad directa en dicho procedimiento, así como una descripción de su(s) responsabilidad(es) hacia este. Se debe indicar el responsable del control, actualización y distribución del procedimiento.

6 DESCRIPCION CARATULA INICIAL.
Para la carátula del procedimiento se debe de utilizar el formato “Carátula del procedimiento”. La carátula tiene varias secciones o cuadros de referencia que se presentan a continuación y que se deben de llenar conforme a las siguientes indicaciones. Titulo. Se escribe el nombre del procedimiento. La palabra titulo se puede omitir Código. El código del procedimiento se debe escribirse en este espacio, en números arábigos. Edición. Se debe escribir él numero de edición del procedimiento con números arábigos progresivos iniciando a partir del numero 1. Nivel de revisión. Se debe escribir el nivel de revisión conforme a lo siguiente: cuando un procedimiento se emite por primera vez el nivel de revisión no aplica, por lo cual se deben poner las siglas N/A, las revisiones posteriores se deben identificar secuencialmente con las letras del alfabeto iniciando con la letra A. Cuando se llegue al nivel de revisión F se debe reeditar todo el documento.

7 DESCRIPCION CARATULA INICIAL.
Página. Se escribe él numero de la página correspondiente y él numero total de páginas del procedimiento (ejemplo 1 de 7, 2 de 7, etc.). No se deben de considerar en la paginación los anexos ni la carátula.

8 MUNICIPALIDAD DE GARABITO. Manual de Procedimientos.
FORMATO INICIAL. MUNICIPALIDAD DE GARABITO. Manual de Procedimientos. Código: Preparado Por: Jorge A. Cambronero Vargas. Departamento: Financiero Fecha Emisión: Edición: Revisión: N/A .

9 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.
Se deben establecer en forma breve, clara y ordenada todos los pasos a seguir para la ejecución de alguna actividad; cuando sea necesario auxiliarse de diagramas de flujo ó gráficos para el mayor entendimiento del procedimiento, estos se deben incluir como anexos. Los formatos del procedimiento también se incluirán como anexos. En la descripción del procedimiento se pueden describir de manera genérica responsabilidades y autoridades sin que aparezcan la palabras es responsabilidad de, o es autoridad de; sino que en una frase determinada estén de manera inmersa y sean entendibles y claras.

10 DESCRIPCION DE LA CARATULA FINAL.
Cambios y/o Actualizaciones. Este espacio se usa solo cuando hay cambios y se debe describir él porque del cambio, la fecha (día/mes/año), las paginas modificadas y el nivel de revisión que corresponde a este cambio. Modifico. Se debe escribir el nombre y puesto de la persona que propuso la variación. Revisó. Se debe escribir el nombre y puesto de la persona que revisará el procedimiento. Aprobó. Se debe escribir el nombre y puesto de la persona que aprobó el procedimiento.

11 FORMATO FINAL. Cambios o Actualizaciones:
___________________________________________________________________________________________ Modificado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

12 SIGNIFICADO y USO EN EL FLUJO GRAMA.

13 QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL?
Todos los funcionarios deberán consultar permanentemente el mismo para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado, ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias tendientes a mejorar procedimientos. Los jefes de las diferentes unidades porque podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus colaboradores y proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de la institución para analizar resultados. Los organismos de Control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han sido establecidos para prevenir perdidas o desvíos de bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases solidas para la evaluación de la gestión en cada una de sus areas y operaciones.

14 RESPONSABILIDADES DE LOS JEFES ANTE EL MANUAL?
Dirigir su diseño, establecimiento, aplicación y Control. Velar por el cumplimiento y actualización de los manuales existentes. Detectar las necesidades de creación y actualización de procedimientos de acuerdo a nuevas normas y tecnologías, por medio de un seguimiento permanente. Proponer a las oficinas encargadas, los cambios necesarios que lleven a la reestructuración de las áreas y al cumplimiento de los objetivos. Ser base para la evaluación del desempeño tanto a nivel individual como de la unidad o dependencia.

15 CONCLUSION. En nuestro caso particular y al tratarse de dependencias con Gestiones y procesos a cuya jerarquía pertenecen una serie de subprocesos se hace necesario implementar una Metodología particular. Se debe en primera instancia crear una COMISION que defina las pautas a seguir con el modelo estandarizado de procedimientos que se instauraran en la institución.

16 MUCHAS GRACIAS. D.A: Departamento de Planificación.
Elaborado Por: Lic. Jorge A. Cambronero Vargas Marzo del 2012.