Sistema de Gestión de la Calidad

Presentación del tema: "Sistema de Gestión de la Calidad"— Transcripción de la presentación:

1 Sistema de Gestión de la Calidad
PROCEDIMIENTO CODIFICACIÓN Y ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS La Paz, 13 Junio de 2013

2 Objetivo del taller Conocer y entender el procedimiento de codificación y elaboración de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) para aplicarlo correctamente en todas las áreas involucradas en el SGC del SENAVEX.

3 Contenido del Procedimiento
1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 5. RESPONSABLES 6. PROCEDIMIENTO

4 1. Objetivo Establecer la metodología para estructurar, elaborar y aprobar los documentos del SGC del SENAVEX.

5 2. Alcance El presente procedimiento, es aplicable a aquellos documentos, que son parte del SGC. Leyes Manuales Procedimientos D.S. Instructivos R.M Documentos externos Formularios R.S. Reglamentos Guías Otros Reglamentos Internos Otros del SGC

6 3. Documentos de referencia
Manual de técnicas normativas, Decreto Supremo Nº del 8 de abril de 1999. Norma NB ISO 9001: 2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos (numerales 4.2.1, y 4.2.4). Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa NB SOA.

7 NB ISO 9001:2008 4.2.1 Generalidades La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir: declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad, un manual de la calidad, los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta Norma Internacional, y los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

8 NB ISO 9001:2008 4.2.1 Generalidades NOTA 1 Cuando aparece el término “procedimiento documentado” dentro de esta Norma Internacional, significa que el procedimiento sea establecido, documentado, implementado y mantenido. Un solo documento puede incluir los requisitos para uno o más procedimientos. Un requisito relativo a un procedimiento documentado puede cubrirse con más de un Documento. NOTA 2 La extensión de la documentación del sistema de gestión de la calidad puede diferir de una organización a otra debido a: a) el tamaño de la organización y el tipo de actividades, b) la complejidad de los procesos y sus interacciones, y c) la competencia del personal. NOTA 3 La documentación puede estar en cualquier formato o tipo de medio.

9 4. Definiciones y abreviaturas
INFORMACIÓN: Datos que poseen significado. Toma de decisiones

10 4. Definiciones y abreviaturas
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Información Nota 1: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Nota 2: Con frecuencia, es un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentación".

11 4. Definiciones y abreviaturas
FORMULARIO: Documento empleado para el registro de datos cuando se desarrolla una actividad, que incluye planes, programas, listas, fichas y otros.

12 4. Definiciones y abreviaturas
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Una vez que el formulario ha sido llenado, se convierte en un Registro.

13 4. Definiciones y abreviaturas
DIFERENCIA ENTRE DOCUMENTO Y REGISTRO DOCUMENTOS REGISTROS El documento puede sufrir modificaciones y actualizaciones. Ejemplo: Procedimiento RUEX. El registro se realiza una vez, sin posibilidad de actualizarse o modificarse. Ejemplo: RUEX

14 4. Definiciones y abreviaturas
DIFERENCIA ENTRE DOCUMENTO Y REGISTRO DOCUMENTOS REGISTROS Los documentos necesitan control para identificar los cambios efectuados y el estado de la versión vigente. Los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión o versión. Versión No. 1 Versión No. 2 . Versión No. n

15 4. Definiciones y abreviaturas
DIFERENCIA ENTRE DOCUMENTO Y REGISTRO DOCUMENTOS REGISTROS Los documentos describen actividades, procedimientos u otro tipo de información. Los registros presentan resultados obtenidos o evidencia de actividades desempeñadas.

16 4. Definiciones y abreviaturas
PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Formal o Documentado (escrito) Qué se hace? Quién debe hacer? Cómo se hace? Dónde se hace? Cuándo se hace? No Formal o No Documentado (no escrito) Actividades que se realizan sin el apoyo de instrucciones escritas

17 4. Definiciones y abreviaturas
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

18 4. Definiciones y abreviaturas
Nota 1: Los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de otros procesos. Nota 2: Los procesos de una organización son generalmente planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas para aportar valor. Nota 3: Un proceso en el cual la conformidad del producto resultante no pueda ser fácil o económicamente verificada, se denomina habitualmente “proceso especial”. Nota 4: Un proceso, puede tener uno o varios procedimientos.

19 5. Responsables Dirección General Ejecutiva: Aprueba toda la documentación del SGC. Todo el personal: Es responsable de la aplicación del presente procedimiento, asumiendo la responsabilidad sobre el Control de los Documentos en su dependencia. Comité de la Calidad: Actúan como instancias de verificación de la correcta difusión, implementación y seguimiento de los procedimientos del SGC. Son responsables de la revisión de los 6 procedimientos obligatorios del SGC. Conformado por un representante como mínimo por cada Unidad, pudiendo incluir a los Responsables de las Regionales Certificadas, cuando así lo disponga la Dirección General Ejecutiva.

20 6. Procedimiento 6.1 PRINCIPIOS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
Ser tan completo como sea necesario, dentro de los límites establecidos en su alcance. Ser coherente, claro y preciso, para facilitar la comprensión por todos los lectores. Los documentos deben facilitar el funcionamiento y comunicación en SENAVEX Ser comprensible por personas que no hayan participado en su elaboración. Mantener un estilo de redacción y de terminología, no sólo dentro de cada documento, sino también entre los documentos asociados, en lo referente a: Magnitudes, unidades, abreviaturas, referencias y símbolos utilizados. Ser elaborado, de manera que permita su aplicación directa.

21 6. Procedimiento 6.1 PRINCIPIOS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
A lo largo del texto se debe garantizar uniformidad en la terminología y en la redacción, empleando un mismo término para designar cada concepto. El texto debe estar libre de términos subjetivos como “suficientemente, generalmente, adecuadamente, apropiadamente” o similares. En la redacción del texto se deben usar frases cortas para facilitar el entendimiento. Los párrafos del texto, en la medida de lo posible no deben exceder a las 5 líneas, para facilitar la lectura.

22 6. Procedimiento 6.2 DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad del SENAVEX son: Documentos Documentos Externos Otros del SGC Manuales Registros Instructivos Guías Reglamentos Procedimientos Formularios Leyes D.S. R.M R.S. Reglamentos Otros

23 6. Procedimiento 6.3 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos están identificados con un código único alfanumérico, excepto los registros y algunos formularios (Certificados de Origen, modelos de solicitud externos, etc.). Gráfica N° 1 Estructura de Codificación de Documentos Código de la institución b) Sistema o Proceso c) Tipo de documento d) Numero correlativo (Sistema o proceso) Ejemplo: Procedimiento control de documentos S-SNV SGC P 200

24 NOMENCLATURA DE SISTEMAS Y PROCESOS
MACRO PROCESO NOMBRE DEL SISTEMA O PROCESO NOMBRE DEL SUB PROCESO DOCUMENTOS RELACIONADOS AL SISTEMA O PROCESO ( * ) CÓDIGO SISTEMA (PROCESO ó SUBPROCESO) NÚMERO CORRELATIVO ESTRATÉGICO Planificación Estratégica Revisión por la Dirección. DIR 100 – 199 Seguimiento, Medición y Mejora Producto/Servicio No Conforme Auditoría interna Acciones correctivas y preventivas Manual de la Calidad. Procedimiento de Codificación y Elaboración de Documentos. Procedimiento de Control de Documentos. Procedimiento de Control de Registros. Procedimiento de Producto/Servicio No Conforme. Procedimiento de Auditoría Interna del SGC. Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora. Procedimiento de Análisis de Datos. SGC 200 – 269 Satisfacción del Cliente N/A Procedimiento de Atención de Quejas y Sugerencias. Procedimiento de Satisfacción del Cliente STC

25 SER 300 - 399 NOMENCLATURA DE SISTEMAS Y PROCESOS OPERATIVO RUEX N/A
MACRO PROCESO NOMBRE DEL SISTEMA O PROCESO NOMBRE DEL SUB PROCESO DOCUMENTOS RELACIONADOS AL SISTEMA O PROCESO ( * ) CÓDIGO SISTEMA (PROCESO ó SUBPROCESO) NÚMERO CORRELATIVO OPERATIVO RUEX N/A Procedimiento de RUEX Procedimiento de RUEX Menor Cuantía SER Certificación de Origen DDJJ Recaudación Emisión de Certificados de Origen Verificación Reemplazo Procedimiento de DDJJ Procedimiento de Recaudación Procedimiento de Emisión de Certificados de Origen Procedimiento de Reposición Procedimiento de Verificación Instructivo de reemplazo Centro Público Ficha de proceso Centro Público Emisión de Fotocopias Legalizadas Ficha de proceso Emisión de Fotocopias Legalizadas

26 NOMENCLATURA DE SISTEMAS Y PROCESOS MACRO PROCESO
NOMBRE DEL SISTEMA O PROCESO NOMBRE DEL SUB PROCESO DOCUMENTOS RELACIONADOS AL SISTEMA O PROCESO ( * ) CÓDIGO SISTEMA (PROCESO ó SUBPROCESO) NÚMERO CORRELATIVO APOYO Administración de Personal N/A Procedimiento de Administración y Control de Personal Reglamento Interno de Personal SAP Organización Administrativa Manual de Organización y Funciones Ficha de Proceso Comunicación Interna y Externa. Procedimiento de Correspondencia. Procedimiento de Archivo. SOA Administración de Bienes y Servicios Procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicios. SAB Sistemas Y Servicios Informáticos Instructivo de Apoyo Informático INF 650 – 699 Asistencia Legal y Asuntos Jurídicos Ficha de Proceso Asistencia Legal y Asuntos Jurídicos ALJ 700 – 749 Capacitación a Clientes Externos Ficha de Proceso Capacitación a Clientes Externos CCE

27 6. Procedimiento Tabla Nº 1 Tipo de documento
6.3 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Tabla Nº 1 Tipo de documento CÓDIGO TIPO DE DOCUMENTO M Manual P Procedimiento I Instructivo G Guía R Reglamento F Ficha

28 6. Procedimiento 6.6 CODIFICACIÓN DE FORMULARIOS
La codificación de formularios está relacionada con la codificación de documentos, con un código único alfanumérico, bajo las siguientes características. Gráfica N° 2 Estructura de Codificación de Formularios a) Código de la institución b) Sistema o Proceso c) Tipo de documento d) Numero correlativo (Sistema o proceso) e) Número del Formulario Ejemplo: Formulario Lista Maestra de Documentos S-SNV SGC P 200 F01

29 6. Procedimiento 6.6 CODIFICACIÓN DE FORMULARIOS
La codificación de formularios está relacionada con la codificación de documentos, con un código único alfanumérico, bajo las siguientes características. Relación entre un documento y los formularios que se utilizaran para el registro de datos Procedimiento Registro Único de Exportadores (RUEX) S-SNV/SER/P/301 Formulario Registro Único de Exportadores (RUEX) S-SNV/SER/P/301-F01 Manual del Sistema de Gestión de la Calidad S-SNV/SGC/M/201 Formulario Matriz de seguimiento de indicadores S-SNV/SGC/M/201-F04

30 Práctica No. 1 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS (60 puntos)
Utilizando las tablas No. 1 y el Anexo No. 1 del Procedimiento de Codificación y Elaboración de Documentos, realice la codificación de los siguientes documentos: 1. Manual de organización y funciones 2. Manual de procesos 3. Ficha de Proceso de Asistencia Legal y Asuntos Jurídicos 4. Procedimiento Centro Público 5. Procedimiento Servicios Informáticos 6. Informe mensual de casos atendidos en el Centro Público 7. Formulario Mantenimientos correctivos o preventivos 8. 4to. Formulario Registro de casos atendidos en el Centro Público 9. 3er. Formulario de Asesoramientos Jurídicos y Legales atendidos Duración: 15 minutos.

31 Tabla Nº 2 Estructura y contenido mínimo de los documentos
6. Procedimiento 6.4 ESTRUCTURA Y CONTENIDO Los documentos son elaborados bajo los siguientes lineamientos: (Vincular) Tabla Nº 2 Estructura y contenido mínimo de los documentos Estructura Contenido Manual y Procedimientos Instructivos Guías a) Preliminar Carátula Contenido o índice b) Normativa Objetivo 1 Alcance 2 -  Documentos de Referencia 3  - Definiciones y Abreviaturas 4 Responsables 5 Desarrollo del Documento o Procedimiento 6 Registros 7 Anexos 8 Control de cambios 9

32 EJEMPLO N° 1: CARÁTULA DEL DOCUMENTO
Mayúscula , Arial 8, negrilla EJEMPLO N° 1: CARÁTULA DEL DOCUMENTO Mayúscula , Arial 9-11, negrilla Arial 8, negrilla Mayúscula , Arial 22-28, negrilla Arial 9-11 Arial 8 Arial 11

33 EJEMPLO N° 2: INDICE DEL DOCUMENTO

34 6. Procedimiento OBJETIVO
Descripción del fin o propósito que se pretende alcanzar con el documento. Ejemplo: 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos necesarios para realizar el Control de los Documentos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) del SENAVEX.

35 6. Procedimiento 2. ALCANCE
Establece los límites de aplicabilidad del documento dentro y fuera del SENAVEX. Ejemplo: 2. ALCANCE El procedimiento se aplica en los documentos del SGC de las Oficinas Certificadas del SENAVEX, a partir de las etapas de elaboración, codificación, revisión, aprobación, modificación, distribución, mantenimiento y salvaguarda, incluye el control de los siguientes documentos: Manuales. Reglamentos. Procedimientos y sus formularios. Instructivos. Guías. Otros, originados por el Sistema de Gestión de la Calidad. Documentos Externos, relacionados con el servicio

36 6. Procedimiento 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Listado de todos los documentos (título y código en caso de existir), que están relacionados o citados en el texto, y se hacen indispensables para la aplicación del documento. Ejemplo: 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa. Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa (RE-SOA). Norma NB ISO 9001: 2008 Sistema de Gestión de la Calidad – Requisito

37 6. Procedimiento 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Conceptos descriptivos y/o explicativos necesarios para la comprensión de ciertos términos empleados en el documento. Las definiciones son opcionales de acuerdo a lo que se considere pertinente en la elaboración del documento. Las abreviaturas son representaciones abreviadas de la palabra en la escritura, signos o representación convencional, para simplificar la escritura. Ejemplo: 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. RRCO: Regional de Registro y Certificación de Origen.

38 6. Procedimiento 5. RESPONSABLES
Identificación del personal designado como responsable de la aplicación del documento. Ejemplo: 5. RESPONSABLES Todo el personal: El personal involucrado en el SGC, es responsable de la aplicación del presente procedimiento, asumiendo la responsabilidad sobre el Control de los Documentos en su dependencia.

39 6. Procedimiento 6. PROCEDIMIENTO O DESARROLLO
Descripción de la forma específica para llevar a cabo un proceso. En el caso de Manuales, en este punto se describe el desarrollo del documento. En el caso de Procedimientos, este punto se puede describir en forma de texto escrito, a través de un flujograma o una matriz de insumo - proceso – producto. La descripción del procedimiento se puede realizar de tres maneras: Texto Escrito Flujograma Matriz Insumo – Proceso - Producto

40 6. Procedimiento 6. PROCEDIMIENTO O DESARROLLO a) Texto Escrito
Ejemplo: ……La solicitud de legalización es recibida por el Asistente de Registro, quien revisa si la misma adjunta los requisitos, si cumple deriva en el día la solicitud al Responsable RRCO, colocando fecha y hora en la hoja de ruta para el seguimiento correspondiente….. El contenido debe ser escrito, estableciendo claramente las actividades que describen el proceso, los responsables de ejecutar dichas actividades, los mecanismos de control necesarios para su adecuada aplicación, los plazos cuando sea necesario, los los registros que se generan como resultado de la ejecución de dichas actividades.

41 b) Flujograma EJEMPLO: DIAGRAMA DE FLUJO COMO COMPLEMENTO DE UN PROCEDIMIENTO ESCRITO Si el desarrollo del procedimiento es escrito se puede, o no, incluir el flujograma, tal como se observa en el ejemplo. (Utilizar el código ANSI)

42 SIMBOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO – CODIGO ANSI

43 b) Diagrama de Flujo EJEMPLO: DIAGRAMA DE FLUJO (utilizado exclusivamente para la descripción del desarrollo del procedimiento)

44 EJEMPLO DE MATRIZ INSUMO–PROCESO–PRODUCTO INSUMO-PROCESO-PRODUCTO
c) Matriz Insumo-Proceso-Producto EJEMPLO DE MATRIZ INSUMO–PROCESO–PRODUCTO INSUMO-PROCESO-PRODUCTO INSUMO: Solicitud, Especificaciones Técnicas, Certificación POA ETAPA PROCEDIMIENTO INSTRUMENTO PLAZO RESPONSABLES 1 2 3 4 5 6 7 Recepción de la Solicitud Verificación de documentos Cotización del pedido Compra o adjudicación del bien y/o servicio Verificación e ingreso a almacenes Elaboración de Acta de Conformidad Pago al proveedor Solitud de material y/o servicio File del proceso Proformas  - Ingreso a Almacén Acta de conformidad Factura 1 hora 2 días 4 horas Secretaria DGE. UAF Bienes y servicios Encargado Almacenes Unidad solicitante PRODUCTO: Adquisición del bien o servicio.

45 6. Procedimiento 6. PROCEDIMIENTO O DESARROLLO
Adicionalmente, se debe incluir en el último punto del procedimiento los INDICADORES. En caso de que el proceso que se describe cuente con indicadores, se aclara este hecho incluyendo la siguiente leyenda “Los indicadores se encuentran definidos en la Ficha de Proceso (nombre del proceso)”, en caso contrario se incluye la siguiente leyenda “No Aplica”. Ejemplo: 6.7 INDICADORES “No Aplica” “Los indicadores se encuentran definidos en la Ficha de Proceso Registro Único de Exportadores”

46 6. Procedimiento 7. REGISTROS
En este punto se hace un listado de todos los registros generados derivados directamente del procedimiento, que proporcionen evidencia de las actividades desempeñadas, en caso que no corresponda ningún registro, se aclara este hecho incluyendo la siguiente leyenda “No Aplica”. Ejemplo: 7. REGISTROS “No Aplica” (Por ejemplo el Procedimiento de codificación y elaboración de documentos) S-SNV/SER/P/301-F01 Registro Único de Exportación (RUEX)

47 6. Procedimiento 8. ANEXOS En este punto, se hace un listado de los anexos que necesarios y que se encuentran enunciados en el documento, los cuales constituyen información que apoya la comprensión del documento. Los anexos pueden incluir diagramas de flujo, tablas, fórmulas, formularios, ejemplos, etc. SI el documento no contiene ningún anexo, se registra la siguiente leyenda “No Aplica”. Ejemplo: 8. ANEXOS “No Aplica” Anexo No. 1 Formulario S-SNV/SER/P/301-F01 Registro Único de Exportación (RUEX) Anexo No. 2 Guía Anexo No. 3 Metodología Anexo No. 4 Diagrama de Flujo

48 Fecha de entrada en vigencia
6. Procedimiento 9. CONTROL DE CAMBIOS EJEMPLO: CONTROL DE CAMBIOS a b c Versión Fecha de entrada en vigencia Cambio Efectuado 2 18/01/2011 Se eliminó el punto Características En el punto 6.5 Archivo, se cambió la metodología de archivo. Cabe señalar que a partir de la aprobación del presente procedimiento, se elimina el histórico de cambios anteriores y se inicia con la versión correlativa que corresponda al último cambio.

49 6. Procedimiento 9. CONTROL DE CAMBIOS EJEMPLO: CONTROL DE CAMBIOS

50 6. Procedimiento ELABORACIÓN DE INSTRUCTIVOS
La elaboración de instructivos, cumple con la parte preliminar, establecida en la Tabla N° 2 del punto 6.4, en cuanto a la parte normativa, cumple con los puntos 1, 2, 6, 7, 8 y 9 de la misma Tabla, según la estructura que se observa en el Anexo 7. Diferencia en la descripción del desarrollo de procedimiento e Instructivo Procedimiento Instructivo Texto Escrito Flujograma Matriz Insumo Proceso Producto Forma libre, puede ser un diagrama de flujo, un punteo, un dibujo, fotos, planos explicativos, etc.

51 6. Procedimiento ELABORACIÓN DE GUÍAS La elaboración de Guías, cumple con la parte preliminar establecida en la Tabla N° 2 del punto 6.4, en cuanto a la parte normativa, cumple con los puntos 1, 6, 8 y 9 de la misma Tabla. La estructura de la Guía es de formato libre y según los requerimientos, puede ser un diagrama de flujo, un punteo, un dibujo, fotos, planos explicativos, cuadros, etc.

52 6. Procedimiento ELABORACIÓN REGLAMENTOS
Para la elaboración de un reglamento que tenga relación directa con el Sistema de Gestión de la Calidad, se cumple con la parte preliminar, establecida en la Tabla N° 2 del punto 6.4, en cuanto a la parte normativa, cumple con lo establecido en la normativa vigente, pudiendo ser el mismo aprobado por el SENAVEX ó por las instancias que correspondan, debiendo tomar en cuenta la siguiente estructura:.

53 Elaboración de Reglamentos
Deberá estar dividido en Artículos (como unidad básica). Solo aquellos preceptos que no pertenecen a la parte dispositiva del reglamento quedaran exentos de lo anterior (presentación, anexos, etc.). Cuando el documento contenga más de diez artículos, este se dividirá en Capítulos, de tal manera que se puedan distinguir partes diferenciadas. Excepcionalmente, si un capítulo posee una gran extensión, podrá dividirse en dos o más Secciones, que se estructurarán en base a la homogeneidad temática y extensión del Capítulo. Los documentos que estén integrados por varios capítulos, cuyo contenido sea susceptible de formar unidades temáticas con relativa autonomía entre si y suficiente extensión, se dividirán en Títulos.

54 Elaboración de Reglamentos
Cuando el reglamento contenga varios Capítulos o Títulos las divisiones internas se harán sobre la unidad superior de modo que todos los títulos se dividirán en capítulos, sin que pueda insertar artículos al margen de tales divisiones. No deben insertarse divisiones superiores únicas, de modo, que por ejemplo, un reglamento no podría llevar un Titulo o Capítulo único si estos construyen la división superior. Los Títulos y Capítulos llevarán incorporado un título que sea descriptivo de la totalidad del contenido que posee cada una de estas divisiones internas Los Títulos se numerarán con guarismos ordinales y los Capítulos con números romanos. Las indicaciones de las divisiones internas se colocarán en el centro de la página. Asimismo, en una línea por debajo de la división interna y de forma igualmente centrada, se situará el título de la división correspondiente.

55 6. Procedimiento 6.5.5 FORMATO DE LOS DOCUMENTOS
Tamaño y Tipo de Letra: Todo documento, se debe elaborar con el tipo de letra Arial tamaño entre 9 a 11. En caso de cuadros y tablas se puede reducir hasta el tamaño de letra, donde los textos y/o cifras se mantengan legibles. Títulos y Subtítulos: Los títulos y subtítulos del texto del documento deben ser elaborados con letra Arial tamaño entre 9 a 11 y negrilla. Márgenes: Los márgenes deben ser: Superior 5 cm; Inferior 2 cm; izquierdo 3,5 cm; derecho 2,5 cm. Presentación: El texto de los documentos debe presentarse en forma vertical. Solo en el caso de cuadros, gráficos, diagramas y/o esquemas pueden presentarse en forma horizontal de acuerdo a las necesidades.

56 6. Procedimiento Tablas, Gráficos, Esquemas y Otros: El contenido de las tablas, gráficos, esquemas, etc., deben ser en un tamaño de letra legible, identificado por un título y un número correlativo. En los casos en los que se considere necesarios podrá citarse la fuente de donde se extrajo la información en la parte inferior izquierda de la misma. Anexos: Los anexos se identifican por el nombre y el número correlativo, tal como se describe en el documento al cual pertenecen. Impresión del documento: Todo documento controlado debe ser impreso en hojas blancas tamaño carta, en una o ambas caras. 6.7 ELABORACIÓN DE FORMULARIOS La elaboración de nuevos formularios o su modificación, se realiza de dos maneras.

57 EJEMPLO: ESTRUCTURA DEL FORMULARIO PRIMERA FORMA
Esta parte, se elimina para el uso frecuente del formulario

58 EJEMPLO: ESTRUCTURA DEL FORMULARIO SEGUNDA FORMA
Esta parte, se elimina para el uso frecuente del formulario

59 Área que identifica la necesidad
6. Procedimiento 6.7 ELABORACIÓN DE FORMULARIOS Área que identifica la necesidad Área Dueña de Proceso DGE Elaboración (Modificación o nuevo Formulario) Adjuntando el Formulario y el registro “Solicitud de acciones correctivas, preventivas o de mejora”. Revisión Aprobación

60 6. Procedimiento 6.8 APLICACIÓN
Para una correcta aplicación de los formularios, en la medida de lo posible, debe incluir un instructivo de llenado y un ejemplo que permita la comprensión y la forma correcta de registrar los datos en dicho documento. socializar Correcta aplicación Instructivo Ejemplo Formulario

61 Sistema de Gestión de la Calidad
PROCEDIMIENTO CODIFICACIÓN Y ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS “No es el empleador quien paga tu salario. Los empleadores solo manejan el dinero. Es el cliente quien paga el salario.” Henry Ford