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“ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES E INVENTARIOS”. I. Introducción al Control de Inventarios Es un gran reto el comprender que en nuestros almacenes tenemos.

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1 “ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES E INVENTARIOS”

2 I. Introducción al Control de Inventarios Es un gran reto el comprender que en nuestros almacenes tenemos guardado dinero. Los inventarios son parte de la inversión de la empresa y pueden llegar a ser muy valiosos, así como tener un alto costo de mantenerlos. Una eficaz administración de los almacenes e inventarios permite que mantengamos nuestros stocks a un nivel óptimo el cual, combinado con una buena rotación, lograra que aumente nuestra rentabilidad.

3 Almacén es: “Realizar las operaciones y actividades necesarias para suministrar los materiales o artículos en condiciones optimas de uso y con oportunidad, de manera de evitar paralizaciones por falta de ellos o inmovilizaciones de capitales por sobre existencias“ 1.1 Concepto de Inventarios y Almacenes.

4 Un Inventario representa un conjunto de bienes que son propiedad de una empresa y cuyo objetivo de adquisición o fabricación es el de volver a venderlos a fin de mantener un margen de utilidad razonable. Un inventario consiste en las existencias de productos físicos que se conservan en un lugar y momento determinado.

5 El control de inventarios es un herramienta fundamental en la administración moderna, ya que esta permite a las empresas y organizaciones conocer las cantidades existente de productos disponibles para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento aplicables en las industrias 1.2Papel de la Administración de Inventarios en la organización. El inventario representa un porcentaje importante del capital de trabajo de una empresa. Por lo tanto, el objetivo primero es aumentar la rentabilidad de la organización por medio de una correcta utilización del inventario, prediciendo el impacto de las políticas corporativas en los niveles de stock, y minimizando el costo total de las actividades logísticas asegurando el nivel de servicio entregado al cliente.

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7 ¿CUANDO UN PROCESO ES CRITICO? Se dice que un proceso es crítico si la ocurrencia de incidentes puede: 1.- Dañar a la gente (causal de accidentes laborales) 2.- Dañar equipos, maquinarias y ambiente (causal de incidentes) 3.- Discontinuar la marcha de las operaciones (causal de imagen empresarial) 4.- Afectar la calidad del producto o servicio que se entrega (causal de imagen empresarial) 5.- Retraso de entregas o incumplimientos (causal de imagen de responsabilidad empresarial) 6.- Incremento de costos (daño económico financiero de la empresa) 1.3 Procesos críticos en la administración de inventarios.

8 RIESGOS QUE COMPONEN EL PROCESO Los componentes de un proceso crítico son: 1.- LAS AREAS DONDE SE EJECUTAN LAS TAREAS 2.- LOS MATERIALES QUE SE UTILIZAN 3.- LAS TAREAS QUE SE DESARROLLAN 4.- LOS EQUIPOS QUE INTERVIENEN

9 AREAS CRITICAS Es el espacio o sector bien delimitado de una planta, donde se ubican y funcionan las instalaciones, maquinarias y equipos, se manejan materiales y se efectúan tareas productivas. EQUIPOS CRITICOS Son aquellos cuya fallas afecta de modo directo la seguridad del proceso, ya que interrumpen las operaciones y/u originan pérdidas al disminuir la producción, afectar la calidad, elevar los costos e incluso dañar a personas y/o a la propiedad MATERIALES CRITICOS Son las MP o insumos, los productos en proceso o terminados cuyo abastecimiento debe satisfacer requisitos de cantidad, calidad y/u oportunidad TAREAS CRITICAS Son una secuencia de pasos u operaciones que, al ser realizados de una manera errónea, impiden la obtención de un determinado resultado dentro del proceso

10 Con un inventario correctamente elaborado, una organización logra identificar y analizar aquellos riesgos críticos que históricamente han generado la mayor parte de pérdidas.

11 El reto de pronosticar la demanda del cliente es una tarea difícil porque la demanda de bienes y servicios suele variar considerablemente Es importante registrar los datos de manera histórica con la finalidad de saber lo que ocurre con la demanda del mercado y determinar si los picos y valles que presenta tienen una explicación, llámense promociones de venta, incrementos de precios, desabasto del mercado por los competidores, etc. Asumiendo que se cuenta con buena información y consistencia en los datos de demanda, el siguiente paso es su análisis II. Análisis de la demanda y pronósticos.

12 Demanda "La demanda es la cantidad de bienes y/o servicios que los compradores o consumidores están dispuestos a adquirir para satisfacer sus necesidades o deseos, quienes además, tienen la capacidad de pago para realizar la transacción a un precio determinado y en un lugar establecido". El análisis de la demanda tiene como objetivo principal medir las fuerzas que afectan los requerimientos del mercado, con respecto a un bien o servicio y como este puede participar para lograr la satisfacción de dicha demanda. La demanda funciona a través de distintos factores: · la necesidad real del bien · su precio · nivel de ingreso de la población

13 Para efectos de análisis, existen varios tipos de demanda: * En relación con la oportunidad. Demanda satisfecha : lo producido es exactamente lo que el mercado requiere. - Demanda insatisfecha : lo producido no alcanza a satisfacer al mercado * En relación con su necesidad. -Demanda de bienes social y nacionalmente necesarios : alimentación, vestido, vivienda -Demanda de bienes no necesarios o de gusto que es llamado el consumo suntuario: perfumes, ropa fina. * En relación con su temporalidad. - Demanda continua es la que permanece durante largos periodos : demanda de alimentos - Demanda cíclica o estacional es laque de alguna forma se relaciona con los periodos del año: circunstancias climatológicas o comerciales * De acuerdo con su destino. - Demanda de bienes finales: bienes adquiridos directamente por el consumidor para su uso o aprovechamiento -Demanda de bienes intermedios o industriales: son los que requiere un procesamiento para ser bienes de consumo final (maquila)

14 Patrones de demanda. 1.Horizontal, o sea, la fluctuación de los datos en torno de una media constante 2.Tendencia, es decir, el incremento o decremento sistemático de la media de la serie a través del tiempo. 3.Estacional, o sea, un patrón repetible de incrementos o decrementos de la demanda, dependiendo de la hora del día, la semana, el mes o la temporada 4.Cíclico, o sea, una pauta de incrementos o decrementos graduales y menos previsibles de la demanda, los cuales se presentan en el curso de periodos de tiempo más largos (años o decenios) 5.Aleatorio, es decir, una serie de variaciones imprevisibles de la demanda

15 La fuente de suministro se refiere a un número de procesos dirigidos a facilitar el flujo de las solicitudes de bienes, materiales y servicios de los departamentos y unidades, convertir esas solicitudes en compras mediante la entrega de los productos o servicios adquiridos y, en el caso de los productos, almacenarlos y entregarlos a las partes y usuarios finales que los solicitaron. 2.1 Identificación de necesidades de suministros.

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17 2.2 Objetivos y funciones del área de compras. La gestión del departamento de compras asegura que todos los bienes, servicios e inventario necesarios para la operación del negocio se ordenen y se encuentren a tiempo en los almacenes de cualquier empresa; Asimismo, también es responsable de controlar el costo de los bienes adquiridos, los niveles de inventario y debe ser capaz de desarrollar buenas relaciones con los proveedores.

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19 Toda organización depende en gran medida de la compra de servicios o materiales, así que proveerse es una de las funciones vitales de cualquier organización, por ello, es necesario saber cuál es la mejor forma de suministrar todos los servicios necesarios y tener claros los objetivos. Objetivos específicos de la función de compras: Formular un plan de programación de las posibles compras a realizar en el período teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las áreas de la empresa. 1.Crear y actualizar un kardex o requisito de proveedores, estableciendo sus condiciones precios, servicios, información general y demás informaciones necesarias. 2.Coordinación del funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su operación y recurso humano necesario. 3.Tramitación de las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y servicios que se requieren en las diversas áreas.

20 4.Tramitación de las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y servicios que se requieren en las diversas áreas. 5. Estar muy atentos a que los artículos o mercancía solicitada por las áreas o secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean las requeridas, así como su calidad y presentación. 6. Proponer objetivos, procesos y procedimientos relativos a la compra y recibo de la mercancía o servicio. 7. Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra. 8. Participación activa en la negociación con proveedores para obtener calidad, mejor precio y agilidad en el despacho del producto. 9. Trabajar coordinadamente con los departamentos de producción, ventas, tesorería, bodegas, almacén, etc.

21 10. Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las áreas o secciones de la empresa hacen, así como el proceso de devolución. 11. Para aquella mercancía especializada hay necesidad del cerciorarse de su recibo total en almacén, calidad, cantidad y servicios por parte del departamento de control de calidad. 12. Para efecto de control solicitar tres cotizaciones de Proveedores de los materiales o servicios pedidos.

22 2.3 Eficiencia de las compras y pronósticos de demanda. El pronóstico no es una predicción de lo que irremediablemente pasará en el futuro. Un pronóstico es información con cierto grado de probabilidad de lo que pudiera pasar. Todas las empresas de logística dependen de la capacidad de ventas de su equipo. La planeación de la demanda les permite lograr una mayor visibilidad y un mayor horizonte, de manera que pueden lograr mejor capacidad al contar con una visión mas completa de los costos y servicios de la cadena de suministro, permitiendo una compra más estratégica.

23 La planeación de la demanda es la base para compras más eficientes que ayudan a: Eliminar la adivinación en la toma de decisiones de compras Transformar a los compradores en planificadores. Ofrecer mayor tiempo para las negociaciones. Fortalecer las relaciones con los proveedores. Disminuir los costos de fletes.

24 Se conoce como oferta a la cantidad de bienes y servicios que un cierto numero de productores esta dispuesto a poner a disposición del mercado a un precio determinado III. Análisis de la oferta. La oferta es la cantidad de bienes o servicios que un cierto número de productores o prestadores de servicios están decididos a poner a la disposición del mercado a un precio determinado El propósito que se busca mediante el análisis de la oferta es definir y medir las cantidades y condiciones en que se pone a disposición del mercado un bien o un servicio. La oferta, al igual que la demanda, está en función de una serie de factores, cómo es el precio en el mercado del producto o servicio, entre otros.

25 Determinantes de la oferta: El precio del producto en el mercado. Los costos de los factores necesarios para tal producción. El tamaño del mercado o volumen de la demanda. Disponibilidad de los factores. Número de empresas competidoras. Cantidad de bienes producidos.

26 3.1 Conocimiento y Control de proveedores. Dentro de los posibles problemas que podemos tener con nuestros proveedores se encuentran básicamente (ya que puede haber más), los siguientes: – Demora en dar respuesta a solicitudes (sea una cotización, envío de productos o respuesta a un servicio). – Lo que solicitamos no es lo que se nos cotizaron, o peor, no es lo que nos envían u obtenemos. – Los acuerdos se “olvidan”. – Los soportes o servicios no son los acordados. – Etcétera.

27 Si bien podrían ser muchos los problemas que existen, la solución es simple, “ Selección y Control ”, estos 2 conceptos son una excelente combinación para poder disminuir o evitar todos estos problemas

28 A.Evaluación de las necesidades  ¿Qué pedir?  ¿Cuándo pedir?  ¿Cuánto pedir? El ciclo de compras, que es la primera fase de la actividad de la empresa resulta de vital importancia para dar respuesta a estas preguntas, utilizar un criterio técnico y en base a la operación dar respuesta a las interrogantes. B. Realización de una lista de proveedores La búsqueda de proveedores debe llevarnos a realizar un listado de estos que puedan satisfacer nuestras necesidades  Datos identificativos: razón social, domicilio legal y comercial, teléfono, fax, dirección web etc.  Tipo de productos que ofrece o servicios que presta, precios, condiciones de pago, condiciones generales de entrega y contratos

29 C. Análisis de ofertas de proveedores Esto conlleva:  La solicitud de propuestas a proveedores de la lista anterior La obtención de su catalogo de productos La recepción de ofertas detalladas por escrito D. Establecimiento de criterios de selección La elección correcta de proveedores es definir con claridad los criterios claves de evaluación, dependiendo del resultado el análisis de los criterios, se toma la decisión de la selección de proveedor, pueden ser solo algunos de ellos que se les define (parciales) o todos ellos que se les denomina (globales).

30 E. Certificación de los proveedores Esta el la fase final del proceso de selección de proveedores, el objetivo de este paso es lograr que el proveedor realice su labores, de acuerdo con las pautas comúnmente establecidas, bajo la concepción de los denominados sistemas de gestión de calidad, basados en las normas ISO.

31 3.2 Análisis de fuentes de abastecimiento: fechas de entrega y cumplimiento.

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33 IV. Administración de almacenes. Ofrecer un buen servicio al cliente siempre ha sido uno de los principales objetivos de las cadenas de suministro. En una situación como la actual, mantener los clientes existentes y conseguir nuevos clientes se ha convertido en algo fundamental para la supervivencia. 4.1 Nivel de servicio. El nivel de servicio se define como el porcentaje de los pedidos que somos capaces de servir en el plazo adecuado. Este puede ser calculado en base a líneas, unidades y valor. También hay que tener en cuenta el compromiso con el propio cliente, sus necesidades, las expectativas o el punto de equilibrio entre los costos de posesión del inventario y la pérdida de margen que provoca las faltas

34 4.3 Rotación de inventarios La rotación de Inventarios es el indicador que permite saber el número de veces en que el inventario es realizado en un periodo determinado. Permite identificar cuantas veces el inventario se convierte en dinero o en cuentas por cobrar (se ha vendido). La rotación de inventarios se determina dividiendo el costo de las mercancías vendidas en el periodo entre el promedio de inventarios durante el periodo. (Costo mercancías vendidas/Promedio inventarios) = N veces.

35 4.4 Clasificación de artículos ABC.

36 Las actividades que realiza almacenes son: Recepción de artículos. Estiba de artículos Inspección de artículos Ubicación de artículos Manipulación de artículos Despacho de mercadería Control de inventarios Mantenimiento de almacén V. Organización de almacenes. En la organización de la empresa tiene que observarse el reparto de las actividades en funciones, designando estas a los correspondientes órganos. También se puede confiar, varias actividades a la misma persona; en el caso que la empresa sea de condiciones limitadas.

37 5.1 Sistemas de distribución. Especialistas en logística han identificado dos fases fundamentales al momento de diseñar un almacén; estas son: Fase de diseño de la instalación. Fase de diseño de la disposición de los elementos que deben "decorar" el almacén; el layout del almacén.

38 El diseño de las instalaciones hace parte de los procesos estratégicos que debe ejecutar la gestión de almacenes, dicho diseño debe incluir: Número de plantas: preferentemente almacenes de una planta. Planta del almacén: diseño en vista de planta de la instalación. Instalaciones principales: Columnado, instalación eléctrica, ventilación, contra-incendios, seguridad, medio ambiente, eliminación de barreras arquitectónicas. Materiales: principalmente los suelos para lo cuales se debe tener presente la resistencia al movimiento de los equipos de manutención, la higiene y la seguridad. Fase de diseño de la instalación.

39 Fase de diseño de la disposición de los elementos que deben "decorar" el almacén; el layout del almacén. Como se describe en la segunda fase del diseño de almacenes, el layout corresponde a la disposición de los elementos dentro del almacén. El layout de un almacén debe asegurar el modo más eficiente para manejar los productos que en él se dispongan. Así, un almacén alimentado continuamente de existencias tendrá unos objetivos de layout y tecnológicos diferentes que otro almacén que inicialmente almacena materias primas para una empresa que trabaje bajo pedido. Documento propiedad de CREO Consultores Prohibida su reproducción total o parcial sin autorización

40 5.2 Sistema 5´s.

41 5.2 Registro de inventarios

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