Gestión integrada e integrable de los Servicios de Farmacia

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1 Gestión integrada e integrable de los Servicios de Farmacia
Gestión por procesos Mar del Plata 22 de noviembre de 2012 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

2 FARMACIA HOSPITALARIA
FACTORES QUE INCIDEN EN LOS RESULTADOS DE LA ATENCIÓN DE LOS SERVICIOS DE FARMACIA HOSPITALARIA AMBIENTALES DEMOGRAFICOS ECONOMICOS POLITICOS FARMACIA HOSPITALARIA SOCIOLOGICOS Les pregunté si el precio es una característica inherente del servicio que ellos brindan. Remarqué la importancia de no vender “por precio”, sino de posicionar mi producto por sus características inherentes, en especial las que lo destacan de la competencia. PROFESIONALES PRESTACIONALES TECNOLOGICOS M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

3 COMPONENTES DE “LA CALIDAD” DE UN SERVICIO DE FARMACIA HOSPITALARIA
Técnico –Profesional Infraestructura Entorno cambiante e incierto C A L I D A D P E R S O N A L C A L I D A D D E G E S T I Ó N M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

4 COMPONENTES DE “ INTEGRABILIDAD” EN SERVICIOS DE FARMACIA HOSPITALARIA
ORG I FHs D R G S FH Gestión de redes en un entorno Informático seguro Complementariedad Benchmarking Integración a trabajos multicéntricos M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

5 AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES
M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

6 FARMACIA HOSPITALARIA - Propuesta de SGIeI
SOCIEDAD Productos y servicios en función de las necesidades del usuario Gestión de recursos Gestión de procesos Factor Humano M, A y MC MEDIO PROVEEDORES CLIENTE-USUARIO L M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. FS0110-R12-R.R.Pittaluga y cols Basado en material propio y facilitado por IRAM

7 Autoridades y responsabilidades
RRyL Personas Competencias Procesos Autoridades y responsabilidades Prescripción Dispensación Administración E S-R-P Recursos Infraestructura Documentos Verificación Datos Controles Validación Información M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

8 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.
Procesos Críticos de D= Procesos de Dirección R= Procesos de Realización S= Procesos de soporte G: Procesos de gestión  GESTIÓN DEL MARCO ESTRATÉGICO D1 PLANIFICACION D2 REVISION POR LA DIRECCIÓN D4 PROCESOS DE DIRECCIÓN CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN S7  GESTIÓN DE COMPRAS S4 E_GESTIÓN ECONÓMICO FINANCIERA  GESTIÓN Y DESARROLLO DEL FACTOR HUMANO S3 TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES Y OMM G3  GESTIÓN INFORMATICA S2  GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA S6 GESTIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS G4 COMUNICACIÓN CON EL USUARIO Y OPI S1 PROCESOS DE SOPORTE REQUISITOS /EXPECTATIVAS SATISFACCIÓN /BENEFICIO USUARIOS/ESTADO PROCESOS DE REALIZACION Comunicación con el cliente Retroalimentación Estrategia  COMUNICACIÓN INTERNA D3 PROCESOS DE GESTION GESTION DOCUMENTAL G1  GESTIÓN DE LOS INSUMOS Y DEPÓSITOS S5 I_GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Bioseguridad y Radioprotección) S8 A_GESTIÓN AMBIENTAL (Gestión de residuos ) AUDITORIA G2 ATENCIÓN DE LA SALUD PREVENTIVAS G5 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

9 PROCESOS DE ATENCIÓN DE LA SALUD EN UNA INSTITUCIÓN POLIVALENTE CON INTERNACIÓN
Procesos de realización PROCESOS FINALES Internación por cuidados progresivos Atención domiciliaria Atención ambulatoria Atención de emergencia PROCESOS INTERMEDIOS Realización de análisis de laboratorio Gestión de hemo componentes Realización de estudios de anatomía patológica Trabajo social Gestión farmacéutica Fisioterapia y rehabilitación Diagnóstico por imágenes D y T fono- audiológico Esterilización M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

10 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.
PRESCRIPCIÓN DISPENSACION ADMINISTRACIÓN PRESCRIPCIÓN ELECTRONICA ASISTIDA SISTEMA AUTOMATIZADO DE DISPENSACIÓN ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA ASISTIDA PEA + GI SAD + GI AEA + GI CICLO DE DEMING M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

11 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.
Misión La Farmacia Hospitalaria es una organización que brinda atención farmacoterapéutico al paciente, a través de la selección, elaboración, adquisición, control, dispensación, información, vigilancia y otras actividades orientadas a conseguir una utilización apropiada, segura y costo-efectiva de los medicamentos y productos médicos. M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

12 RESPONSABILIDAD DE LA JEFATURA DEL SERVICIO COMPROMISO
Identificar los usuarios-clientes Paciente Médico solicitante Determinar sus necesidades Establecer requisitos Verificar la satisfacción de los requisitos del cliente-usuario MISION -VISIÓN-VALORES CO MU NI CA CIÓN IN TERNA POLITICA OBJETIVOS PLAN AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES REVISIÓN POR LA JEFATURA M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

13 Los diez principios de gestión
Enfoque sistémico Gestión por procesos Toma de decisiones basada en hechos Mejora continua Enfoque en el Cliente-usuario Liderazgo Participación efectiva del personal Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor Trabajo en equipo y en red Ética y compromiso socio-ambiental M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

14 Qué es la gestión del medicamento?
M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

15 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.
Proceso Conjunto de actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en resultados con un valor agregado M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

16 Servicio brindado y el medicamento administrado
Cuáles son las salidas , resultados o productos de un SERVICIO DE FARMACIA HOSPITALARIA? Servicio brindado y el medicamento administrado Cuales son los atributos a cumplir ? Producido a tiempo y adecuado a las características establecidas Satisfacción del médico prescriptor, el paciente y OPI Realizado en forma segura Si es un medicamento (5 correctos + PRM) Con el menor impacto ambiental Con el mejor resultado posible Con el adecuado uso de los recursos disponibles AL MENOR COSTO POSIBLE M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

17 Requisitos de la adecuada gestión del servicio prestado en FH
PROCEDIMIENTOS Tiempo mínimo en la producción de resultados Ajuste a pautas, normas y especificaciones aplicables. Infraestructura acorde Mínimas fallas, defectos, errores, desperdicios Satisfacción del paciente/médico prescriptor Compensación al cliente por los errores cometidos Consideración de las necesidades de la sociedad y el medio Atención cortés y profesional Disponibilidad a precios competitivos Obtención económica sin afectar la calidad y la seguridad Realización en forma segura M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

18 El sistema de gestión integrado
ARMONIZA todos los subsistemas de gestión concebidos por la organización. M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

19 SGI SOCIEDAD SGC S G I SGS SGA S G D F H $GEF SOCIEDAD CLIENTE-USUARIO
MEDIO $GEF CLIENTE-USUARIO PROVEEDOR SGA SGI M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols. DR SGIeI Delta Q-F.A. y R.R. Pittaluga

20 Los principios de Gestión
Consecuencias del incumplimiento La falta de la aplicación de los principios de gestión es la causa principal de la mayoría de los problemas de los SERVICIOS DE FH y de los llamados costos por mala GESTIÓN destacándose por su efectos los relacionados con las demandas legales. 30-40% M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

21 Beneficios Mejor detección, coordinación
y determinación de las prioridades En la implementación de las oportunidades de mejora Obtención de resultados mejorados, coherentes y predecibles ( mayor “ certidumbre”) Reducción de los costos y de los tiempos de producción de resultados mediante el uso eficiente de los recursos M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

22 Permite... Identificar las interfases de las actividades críticas
así como analizar y medir su capacidad para cumplir con los diferentes tipos de objetivos de proceso. PROVEEDOR FH-HOSPITAL CLIENTE M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

23 SERVICIOS DE FH PRIVADOS SERVICIOS DE FH PUBLICOS
Complejidad de las interfases a gestionar para evitar riesgos en la provisión de servicios de FH SERVICIOS DE FH PRIVADOS FINANCIADOR PROVEEDORES DISTRIBUIDORES FABRICANTES PACIENTE MÉDICO SERVICIOS DE FH PUBLICOS M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

24 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.
PRESCRIPCIÓN DISPENSACION ADMINISTRACIÓN PRESCRIPCIÓN ELECTRONICA ASISTIDA SISTEMA AUTOMATIZADO DE DISPENSACIÓN ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA ASISTIDA PEA + GI SAD + GI AEA + GI CICLO DE DEMING M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

25 Servicios de Farmacia Hospitalaria
Gestión de riesgos en Servicios de Farmacia Hospitalaria Normas IRAM y 17551/ OHSAS 18001/ISO 14001/ ISO y el TR/ISO 10012/ISO/IEC Guide 73 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

26 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.
Definiciones Norma IRAM 17750 EVENTO: Hecho imprevisto o que puede suceder PELIGRO: Amenaza o contingencia inminente de que suceda algún mal. OHSAS 18001:Fuente situación o acto con potencial daño en términos de lesión o enfermedad. PROBABILIDAD: Intervalo dentro del cual puede ocurrir un evento. Norma IRAM :Número real dentro del intervalo 0A 1 ASOCIADO A UN SUCESO DE AZAR. Frecuencia relativa de ocurrencia en el largo plazo o grado de convicción de que suceda un evento.>grado de probabilidad es 1. RIESGO: Contingencia o proximidad de que suceda algo que tenga impacto en los objetivos. OHSAS 18001: Combinación de probabilidad de ocurrencia de un evento peligroso o exposición y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por le evento o exposición. GESTIÓN DE RIESGOS: Cultura, procesos y estructuras que están dirigidos hacia la gestión eficaz de oportunidades y efectos adversos potenciales. OHSAS 18001:Riesgo aceptable: Es el que ha sido reducido a un nivel que la organización puede tolerar, teniendo en cuenta sus obligaciones legales y su propia política de GR. COSTO: Cualquier impacto negativo directo o indirecto por interrupciones de imagen institucional, políticas e intangibles. M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

27 SEGURIDAD DEL PACIENTE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Acciones que se toman para evitar que se produzca o reducir el riesgo de producción de un evento no deseado. SEGURIDAD INFORMÁTICA SEGURIDAD DE BIENES Y PERSONAS SEGURIDAD MEDICAMENTOS BIOSEGURIDAD RADIOPROTECCIÓN SEGURIDAD DE LA INFRAESTRUCTURA SEGURIDAD DEL PACIENTE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

28 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.
Procesos Críticos de D= Procesos de Dirección R= Procesos de Realización S= Procesos de soporte G: Procesos de gestión  GESTIÓN DEL MARCO ESTRATÉGICO D1 PLANIFICACION D2 REVISION POR LA DIRECCIÓN D4 PROCESOS DE DIRECCIÓN CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN S7  GESTIÓN DE COMPRAS S4 E_GESTIÓN ECONÓMICO FINANCIERA  GESTIÓN Y DESARROLLO DEL FACTOR HUMANO S3 TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES Y OMM G3  GESTIÓN INFORMATICA S2  GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA S6 GESTIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS G4 COMUNICACIÓN CON EL USUARIO Y OPI S1 PROCESOS DE SOPORTE REQUISITOS /EXPECTATIVAS SATISFACCIÓN /BENEFICIO USUARIOS/ESTADO PROCESOS DE REALIZACION Comunicación con el cliente Retroalimentación Estrategia  COMUNICACIÓN INTERNA D3 PROCESOS DE GESTION GESTION DOCUMENTAL G1  GESTIÓN DE LOS INSUMOS Y DEPÓSITOS S5 I_GESTIÓN DE LA SEGURIDAD (Bioseguridad y Radioprotección) S8 A_GESTIÓN AMBIENTAL (Gestión de residuos ) AUDITORIA G2 PREVENTIVAS G5 ATENCIÓN en FH M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

29 La seguridad surge de la adecuada GESTIÓN DE LOS RIESGOS
M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

30 Establecer el contexto
Identificar los riesgos E V A L U R Analizar los riesgos Consultar y comunicar Valorar los riesgos Tratar los riesgos Revisar, verificar y validar Documentar y registrar M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

31 Establecer el contexto
Contexto estratégico C. Organizacional C. Administración de riesgo Desarrollar criterios Decidir la estructura Establecer el contexto Qué, cómo, cuándo, dónde puede suceder un evento riesgoso? Identificar los riesgos E V A L U R Determinar los controles existentes, las probabilidades y las consecuencias-Estimar el nivel de riesgo. Analizar los riesgos Consultar y comunicar Valorar los riesgos Comparar con criterios Establecer prioridades Identificar, evaluar y seleccionar las opciones Preparar e implementar los planes Tratar los riesgos Revisar, verificar y validar Documentar y registrar M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

32 REVISIÓN POR LA JEFATURA
RESPONSABILIDAD DE LA JEFATURA DEL SERVICIO EN LA GESTIÓN DE LOS RIESGOS Identificar las partes interesadas Paciente Personal-Público Determinar sus intereses y tenerlos en cuenta para minimizar el impacto negativo de los servicios brindados Identificar los requisitos RRyL y de la PI en GR COMPROMISO CO MU NI CA CIÓN IN TERNA POLITICA DE GR OBJETIVOS DE GR PLAN AUTORIDADES Y RESPONSABILIDADES en la GR REVISIÓN POR LA JEFATURA M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

33 Revisión por la jefatura
Política y objetivos de Gestión de Riesgos Resultado de auditoría integral Retroalimentación con la Política integral Desempeño de los procesos de gestión de riesgos y efectos adversos Estado de acciones correctivas y preventivas Seguimiento de revisiones previas Cambios que pueden afectar el Sistema de GR Recomendaciones de mejora M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

34 Efectos ni deseados Pérdidas-Daños-Perjuicios
Medicamentos-Medios de contraste-Radiofármacos Radiaciones ionizantes Exposición a citostáticos Exposición a infecciones Manipulación y exposición a sustancias peligrosas M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

35 Criterios de Seguridad en Farmacia Hospitalaria
Justificar y asegurar el control de las prescripciones Controlar la calidad, el mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura física, del equipamiento y de la instrumentación de la medidas de control de riesgos Procedimientos para evaluación anual del personal expuesto a sustancias peligrosas Reducir los errores, fallas o desvíos en la prestación de los servicios o la gestión de productos farmacéuticos Verificación de los niveles de sustancias peligrosas en el ambiente  Programa de auditoría interna de gestión integral M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

36 Programas de Garantía de la Calidad y la Seguridad
Deben contemplar: Factor humano y recursos necesarios para realizar los procedimientos. Responsabilidades y obligaciones de las personas que trabajan en el Servicio. Programas de formación para utilizar equipos. Programas de formación para bioseguridad y protección. Programa de entrenamiento permanente en especial en caso de nuevas técnicas. Procedimientos para registros de accidentes e incidentes. Gestión de la calidad con competencia técnica y de gestión adecuada. M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

37 Porqué un SGIeI sustentado en la gestión por procesos baja riesgos ?
Porque la realización de las prácticas farmacéuticas se efectúa en condiciones controladas y validadas M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

38 Realizar la gestión del proceso en condiciones controladas y validadas
Beneficio para el usuario-paciente Realización de un servicio En condiciones controladas y validadas. Beneficio para el equipo de salud Beneficio para el servicio de farmacia hospitalaria M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

39 Realizar la gestión del proceso en condiciones controladas y validadas
Beneficio para el usuario-paciente Mejor acceso a la información Mejor y predecible uso de “su tiempo” Mayor posibilidad de una gestión del proceso oportuna y segura y adecuada a su necesidad Trazabilidad en productos y servicios Recepción oportuna del producto/servicio en la cantidad y calidad acordada Mejor relación costo beneficio Confianza M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

40 Realizar la gestión del proceso en condiciones controladas y validadas
Beneficio para el equipo de salud Mejor planificación de sus tareas Mejor aprovechamiento del tiempo Mayor seguridad y certidumbre Previsibilidad de las tareas a realizar Clara idea de los objetivos a alcanzar Disponibilidad de tiempo para estudio, docencia e investigación Mejor integración con otras áreas y organismos Mejor clima laboral M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

41 Realizar la gestión del proceso en condiciones controladas y validadas
Beneficio para el Servicio de Farmacia Hospitalaria Mayor eficacia y eficiencia Mayor producción y productividad Resultados mejorados y predecibles Mayor competitividad Trazabilidad Menores Riesgos (Incluidos los legales) Mayor reconocimiento por parte de la población Mejora del prestigio y la confianza M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

42 Realizar la gestión del proceso en condiciones controladas y validadas
Disponibilidad de información sobre las características del producto/servicio Disponibilidad de procedimientos, instructivos y otros documentos con requisitos aplicables Utilización del equipamiento apropiado Disponibilidad y utilización de equipos de seguimiento y medición Implementación de actividades de seguimiento y medición Implementación de actividades de liberación, entrega y post -entrega (*) Adaptado de la Norma ISO 9001:2008 Ap M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

43 Realizar la gestión del proceso en condiciones controladas y validadas
VALIDACION DE LA PRESTACION DEL SERVICIO DE SALUD (*) Permite establecer las disposiciones para que los procesos del Servicio de Farmacia Hospitalaria alcancen los resultados planificados. (*) Adaptado de la Norma ISO 9001:2008 Ap M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

44 Realizar la gestión del proceso en condiciones controladas y validadas
VALIDAR Implica establecer criterios y evaluar en qué medida se cumplen para los fines previstos La revisión y aprobación de los procesos La aprobación de los equipos La calificación del personal La utilización de los métodos y procedimientos específicos El control de los registros La re-validación (*) Norma ISO 9001:2008 Ap M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

45 M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.
VALIDACIÓN DE LA PRESCRIPCIÓN MÉDICA: Revisión realizada por el profesional farmacéutico respecto de la adecuación de la prescripción médica a los criterios establecidos en los protocolos terapéuticos, teniendo en cuenta la patología y características individuales de cada paciente en cuanto a droga, dosis, vía de administración, interacciones con otros medicamentos o alimentos. ISO 9000: Validación: confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva (3.8.1) de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.

46 Cómo calcular la capacidad operativa
de un servicio de farmacia hospitalaria? Aseguramiento del suministro de las energías Disponibilidad efectiva del equipamiento Disponibilidad efectiva de horas profesionales Disponibilidad efectiva de horas de personal de apoyo (mantenimiento, administrativos, limpieza) Características de la demanda M.R.Bay, A.F.Iglesias & R.R. Pittaluga y cols.