Gloria Álvarez Hernández 27/03/2006

Gloria Álvarez Hernández 27/03/2006
El modelo cibernético Hacia la auto-organización. Las organizaciones como cerebros Gloria Álvarez Hernández 27/03/2006 La organización y sus metáforas Profesor: JL Rodríguez

Indice Objetivo Antecedentes. Imágenes del cerebro.
Las organizaciones como cerebros de proceso de la información Procesos de la información, toma de decisiones y diseño organizacional Cibernética, aprendizaje y aprendiendo a aprender ¿Pueden las organizaciones aprender y aprender a aprender? Los cerebros y las organizaciones como sistemas holográficos Facilitando la auto-organización: principios del diseño holográfico La organización holográfica en la práctica Ventajas y limitaciones de la metáfora del cerebro

Objetivo Estudiar las metáforas del cerebro aplicadas a las organizaciones empresariales Imagen del cerebro como procesador de información: Modelo Cibernético Imagen holográfica del cerebro aplicada a las organizaciones La holografía, inventada por Dennis Gabor en 1948 emplea una cámara para registrar información de un todo acumulando todas las partes. La holografía demostró de una manera muy concreta que es posible crear procesos donde la totalidad puede ser codificada en cada una de las partes, de forma que todas y cada una representan la totalidad El neurólogo Karl Pribram ha sugerido que el cerebro funciona de acuerdo con los principios holográficos: la memoria se distribuye a través del cerebro y puede reconstruirse desde cualquiera de las partes.

Antecedentes G.R.Taylor expone en su libro “The Natural History of the Mind” algunas observaciones sobre las diferencias entre los cerebros y las máquinas El cerebro se apoya en patrones o modelos de creciente refinamiento y no, como hacen las máquinas prefabricadas por el hombre, en relaciones de causa y efecto. Esto hace que el cerebro no sea comparable a ninguna otra cosa ¿Es posible diseñar organizaciones de manera que tengan la capacidad de ser tan flexibles, resistentes y con inventiva como lo es el cerebro? Taylor habla de un experimento, del psicólogo americano Karl Lashley que extirpó progresivamente cerebros de las ratas, descubrió que siempre que no se destruyera la parte visual del cortex y no las cegara, podría quitar hasta un 90% del cortex sin un deterioro significativo en la capacidad de hallar su camino a través de un laberinto. No existe ninguna máquina creada por el hombre que pueda hacer esto. Igualmente se pueden quitar cantidades considerables de cortex sin paralizar totalmente ningún grupo de músculos, todo lo más que puede ocurrir es un deterioro general de la actuación motriz.

Antecedentes La mayor parte de nuestro pensamiento actual concibe a la organización como una relación entre partes especializadas unidas por líneas de comunicación, mando y control Modelo mecanicista vs matriz de organización y modelos orgánicos La organización orgánica es la que más probablemente se acerca al funcionamiento del cerebro en lo que se aproxima a un principio de auto-organización. Limitaciones en la implementación de estas organizaciones (Teorías de dependencia, estudios de organizaciones orgánicas…) Intentos para apartarse del modelo mecanicista: como la creación de matrices y modelos orgánicos, pero solo encontramos nuevos caminos para unir las partes organizaciones, combinando modelos duales de responsabilidad y autoridad y con estilos más democráticos de dirección en el caso de matriz de organización y permitiendo diferentes grados de libertad a los elementos organizacionales, los cuales encuentran su propio modo de integración en el caso de los modelos orgánicos Las teorías de la dependencia, sugieren que la forma de proceder es seleccionando al personal adecuado para el trabajo que tenemos en mente, después añadiendo autoridad flexible, las comunicaciones y la estructura de recompensas que les motivarán a satisfacer sus propias necesidades a través de la realización de los objetivos organizacionales. Los estudios de las organizaciones orgánicas aportan ideas valiosas de lo que puede requerirse en la práctica, pero hay poco en la metáfora orgánica misma que articule una teoría relevante, en el mejor de los casos tenemos que confiar en la idea de que la dirección institucional con éxito generará una estrategia, estructura y dirección organizacional apropiadas para motivar la creatividad e invención cotidiana.

Metáfora del cerebro Metáfora del cerebro aplicada a la organización para que se promueva la acción creativa y flexible. Es importante que los elementos de la organización sean capaces de cuestionar la conveniencia de lo que están haciendo y modificar sus acciones tomando en cuenta la nueva situación. Esto requiere capacidad de auto-organización. El cerebro como una metáfora obvia de organización si particularmente lo que queremos es mejorar las capacidades de inteligencia organizacional El proceso de dirección de estrategia y control como el cerebro y el sistema nervioso Nos vamos a centrar en las organizaciones como cerebros. Es posible que usando el cerebro como una metáfora para la organización podemos organizar de una forma que promueva la acción creativa y flexible y ampliarla para construir organizaciones mecanicistas desarrollando una “racionalidad instrumental”, donde se valora al personal por su habilidad para adaptarse y contribuir eficientemente a una estructura determinada Es importante que los elementos de la organización sean capaces de cuestionar la conveniencia de lo que están haciendo y modificar sus acciones tomando en cuenta la nueva situación. Esto requiere capacidad de organización. El cerebro como una metáfora obvia de organización si particularmente lo que queremos es mejorar las capacidades de inteligencia organizacional Planificación corporativa y planificación de estrategias: el proceso de dirección de estrategia y control como el cerebro y el sistema nervioso Es menos común pensar en las organizaciones como si estás fueran cerebros, esto es un reto para el futuro y es en lo que se centra el capítulo de la metáfora del cerebro

Imágenes del cerebro Sistema de información procesable
Capaz de aprender a aprender Sistema de información procesable Sistema de control similar a un complejo ordenador Central telefónica transmitiendo información a través de impulsos eléctricos Sistema de televisión con capacidad de ensamblaje de imágenes coherentes a partir de millones de datos separados Sofisticada biblioteca o banco de memoria de almacenamiento de datos de entradas y salidas Sistema de reacciones químicas que transmite mensajes Misteriosa “caja negra” que conecta estímulos y comportamientos Sistema lingüístico operando a través de un código neural que transforma la información en pensamientos, ideas y acciones por medio de reacciones químicas y eléctricas más que como un código representado en un alfabeto que puede convertirse en un relato a través de palabras sencillas Sistema holográfico Newsweek Sharon Begley observó que desde hace 2400 años Hipócrates localizó donde se asienta la inteligencia en el cráneo. En los últimos cien años científicos, filósofos de todas las clases han llegado a demostrar y revelar gradualmente el misterioso funcionamiento del cerebro. La holografía, inventada por Dennis Gabor en 1948 emplea una cámara para registrar información de un todo acumulando todas las partes. La holografía demostró de una manera muy concreta que es posible crear procesos donde la totalidad puede ser codificada en cada una de las partes, de forma que todas y cada una representan la totalidad El neurólogo Karl Pribram ha sugerido que el cerebro funciona de acuerdo con los principios holográficos: la memoria se distribuye a través del cerebro y puede reconstruirse desde cualquiera de las partes. Las organizaciones se pueden diseñar utilizando los principios holográficos

Las organizaciones como cerebros de procesos de la información
Si se piensa, cada aspecto del funcionamiento organizacional depende de una forma o de otra del proceso de la información Las organizaciones son: Sistemas de información Sistemas de comunicaciones Sistemas de toma de decisiones En las organizaciones mecanicistas estos sistemas son muy rutinarios y en las matriciales y orgánicas son más ‘ad-hoc’ y flexibles Para comprender las organizaciones y su variedad de formas, nos vamos a centrar en las características de las organizaciones teniendo en cuenta los procesos de la información

Proceso de la información, toma de decisiones y diseño organizacional (1/2)
Premio Nobel Herbert Simon y otros (Años 40) “Formulación de la toma de decisiones”, exploraron el paralelismo entre las decisiones tomadas por el hombre y por las organizaciones: Tanto las organizaciones como los hombres deben aceptar una frontera de lo racional, de lo que es “bastante bueno” ya que ha de asumir que las decisiones están basadas en simples normas empíricas y en información y en investigaciones limitadas Estos límites de la racionalidad están institucionalizados en la estructura y modos de funcionamiento de las organizaciones. Las organizaciones, por tanto, serían como “cerebros institucionalizados” que fragmentan, “rutinizan” y limitan los procesos de decisión para hacerlos más manejables Las jerarquías, las políticas, programas, planes y procedimientos normalizados ayudan a simplificar la organización real En los últimos 30 años, las investigaciones de la organización como un proceso de información se centra en cómo la organización trata con la complejidad y la incertidumbre que presenta el entorno Jay Galbraith Los hombres actúan en base a una información incompleta, tanto de acciones como de consecuencias Sólo es posible explorar un número limitado de alternativas relacionadas con la decisión a tomar Son incapaces de aportar valores exactos a los resultados

Proceso de la información, toma de decisiones y diseño organizacional (2/2)
Jay Galbraith se centra en la relación de la incertidumbre, procesado de la información y el diseño de la organización Clasifica dos estrategias complementarias para tratar con la incertidumbre: Procedimientos para reducir los requerimientos de información Capacidad progresiva para procesar la información. Hay otros métodos para reducir la incertidumbre: controlar las fuentes de abastecimientos, control de un mercado, de los recursos críticos, etc. Diseño organizacional Herbert Simon sugiere que las nuevas capacidades nos llevarán a nuevas formas organizacionales (cambios en la organizaciones estructuralmente, espacialmente, en el liderazgo…). La introducción de los ordenadores y microordenadores Etiquetas radiofrecuencia. Se sustituyen las formas tradicionales de interacción humana, además las organizaciones van dependiendo progresivamente de los sistemas de información ¿Serán más inteligentes este tipo de organizaciones? ¿Se puede trascender la restricción de la “racionalidad limitada” Jay Galbraith se centra en la relación de la incertidumbre, procesado de la información y el diseño de la organización Clasifica dos estrategias complementarias para tratar con la incertidumbre: Procedimientos para reducir los requerimientos de información Capacidad progresiva para procesar la información, investigando sofisticados sistemas de información y mejorando las relaciones laterales a través del diseño de matrices y de sistemas de coordinación Hay otros métodos para reducir la incertidumbre: controlar las fuentes de abastecimientos, control de un mercado, de los recursos críticos, etc. Herbert Simon sugiere que las nuevas capacidades (ie, la introducción de los ordenadores y microordenadores) nos llevarán a nuevas formas organizacionales (cambios en la organizaciones estructuralmente, espacialmente, en el liderazgo…). Ejemplo de las etiquetas radiofrecuencia. Se sustituyen las formas tradicionales de interacción humana, además las organizaciones van dependiendo progresivamente de los sistemas de información ¿Serán más inteligentes este tipo de organizaciones? ¿Se puede trascender la restricción de la “racionalidad limitada”

Cibernética, aprendizaje y aprendiendo a aprender
¿Se pueden diseñar sistemas capaces de aprender de forma parecida al cerebro? La cibernética es una ciencia enfocada al estudio de la información, de la comunicación y el control. Término acuñado por Norbert Wiener, viene de “kubernetes” que significa “gobierno del timón” Utilizó la metáfora cibernética para caracterizar los procesos de intercambio de información entre el sistema y el entorno, a través de los cuales las máquinas y organismos incorporan una autorregulación del comportamiento para mantener unos estados constantes Ie, El mando regulador de la máquina de vapor de Watts, el ILS, termostatos caseros Los cibernéticos nos conducen a una teoría de la comunicación y aprendizaje de cuatro principios. Los sistemas son capaces de sentir, controlar y explorar aspectos significativos de sus entornos Deben ser capaces de comunicar esta información a las normas operativas que guían el comportamiento del sistema Ser capaces de detectar desviaciones significativas de las normas Ser capaces de iniciar acciones correctivas cuando se detecten discrepancias Sin embargo, las habilidades de auto-aprendizaje están limitadas por las normas operativas y patrones. Por eso se distingue entre el proceso, aprendizaje y el grado de aprender a aprender Los cibernéticos nos conducen a una teoría de la comunicación y aprendizaje de cuatro principios: Los sistemas son capaces de sentir, controlar y explorar aspectos significativos de sus entornos Deben ser capaces de comunicar esta información a las normas operativas que guían el comportamiento del sistema Se capaces de detectar desviaciones significativas de las normas Ser capaces de iniciar acciones correctivas cuando se detecten discrepancias La habilidad de un sistema con un comportamiento regulado dependía de procesos de intercambio de información, incluyendo la retroacción o retroalimentación negativa.

¿Pueden las organizaciones aprender y aprender a aprender? (1/2)
Los sistemas de cibernética simple son capaces de aprender en el sentido de que detecta y corrigen desviaciones desde normas predeterminadas pero no cuestionan si lo que están haciendo es apropiado. Aprendizaje de Bucle sencillo Los sistemas cibernéticos más complejos como el cerebro y los ordenadores más avanzados sí tienen esta capacidad de cuestionar la importancia de las normas y de mirar más allá, son capaces de aprender a aprender y organizarse a sí mismos. Aprendizaje de Bucle doble Frenos al aprendizaje de bucle doble La organización burocrática impone estructuras de pensamiento a los empleados estimulando a que no piensen por ellos mismos El “principio de la responsabilidad burocrática” que se extiende a la responsabilidad de los empleados en sus funciones. En un sistema que se premia el éxito y se castiga el error se incita a los empleados a ocultar los fallos del sistema para protegerse a ellos mismos. Vacio entre lo que se dice y lo que se haceTeoría de la adopción de Chros Argyris (Hvd) y Donald Schon (MIT). También esto se acentúa por medio de procesos sociales tales como las ideas prefijadas del grupo

¿Pueden las organizaciones aprender y aprender a aprender? (2/2)
El aprendizaje de bucle doble requiere que se cuestionen los valores y normas. El proceso de aprender a aprender depende de: Habilidad para mantenerse abiertos a los cambios ocurridos en el entorno Habilidad para cuestionar las suposiciones operativas de una forma más básica Guías para desarrollar esta orientación al aprendizaje: Fomentar y valorar una gestión que acepte el error y la incertidumbre como una característica de los entornos complejos y variables Fomentar una aproximación al análisis y soluciones complejas que reconozca la importancia de explorar diferentes puntos de vista Evitar estructuras impuestas de acción sobre marcos organizados. Objetivos claramente definidos frente a cibernéticos: centrarse en definir y desafiar restricciónes Ritual “ringi” Un proceso de toma de decisión colectiva Willian Ouchi. Estilo de trabajo de los directivos americanos (mecanicista) y japoneses (cibernético) Facilitar el desarrollo de aprender a aprender relacionando la necesidad de intervenir y crear estructuras y procesos adecuados que ayuden a la implantación de los principios impuestos Mientras que la filosofía tradicional está para producir un plan maestro con objetivos claramente definidos, los cibernéticos sugieren que puede ser más inteligente el centrarse en definir y desafiar restricciones Ritual “ringi” Un proceso de toma de decisión colectiva en el cual un documento pasa a través de un director a otro para su aprobación. Más largo, pero cuando se toma, errores han sido detectados y corregidos y la decisión tomada lleva un compromiso de los directores Willian Ouchi. Informe sobre la diferencias de estilo de trabajo de los directivos americanos (mecanicista) y japoneses (cibernético)

Los cerebros y las organizaciones como sistemas holográficos
Imagen para crear una visión de la organización donde las capacidades requeridas en la totalidad están envueltas en las partes, permitiendo al sistema a aprender y auto-organizarse y mantener un sistema de funcionamiento incluso cuando las partes están aisladas Ideas del carácter holográfico del cerebro: Carácter holográfico del cerebro: modelo de conexiones de las neuronas conectadas con cientos de miles: permitiendo un sistema de funcionamiento general y a la vez especializado Regiones del cerebro interdependientes y capaces de actuar en nombre de una de las otras Las partes izquierda y derecha se combinan para producir modelos de pensamiento, dominio de la capacidad creativa y analítico. Principio de conectividad Cada neurona es compleja y capaz de manejar una gran cantidad de información. El modelo o patrón de conectividad de las neuronas permite procesos de información simultáneos en diferentes partes del cerebro, receptividad simultánea de varios tipos de información y capacidad de darse cuenta de lo que ocurre en cualquier otro sitio Redundancia para potenciar el sistema holográfico y asegurar la flexibilidad de la operación, para crear una capacidad excedente que permita unas actividades y funciones a desarrollar Capacidad de autoorganización. Las áreas no dañadas emprenden las funciones de las dañadas. Esta capacidad la demostró el psicólogo G.W.Stratton

Facilitando la auto-organización
Facilitando la auto-organización. Principios del diseño holográfico (1/2) Bases para crear una organización holográfica Tomar el todo en sus partes Crear conectividad y redundancia Crear simultáneamente especialización y generalización Crear capacidad de auto-organización El diseño holográfico se basa en 4 principios interrelacionados Principio de redundancia de funciones Principio de variedad requerida Principio de aprender a aprender Principio de especialización mínima crítica Fred Emery investigador de sistemas sugirió que hay dos métodos para diseñar la redundancia de un sistema: Redundancia por partes. Redundancia de funciones. Los sistemas redundantes son holográficos cuando el todo está construido dentro de las partes redundantes. Las partes reflejan la naturaleza del todo. En organizaciones, las extensión de conocimientos y cualificaciones requeridas es tanta que no es posible que todo el mundo esté cualificado en todas las cosas Variedad requerida. W Ross Ashby sugiere que la diversidad interna de cualquier sistema de autorregulación debe coincidir en variedad y en complejidad con las de sus entornos con los que tiene que tratar El principio de redundancia de funciones nos muestra un medio de reconstrucción del total reuniendo las partes creando redundancia, conectividad y simultáneamente especialización y generalización El principio de variedad requerida ayuda a proporcionar guías prácticas para el diseño de relaciones entre el todo y las partes, mostrando exactamente cuando el todo necesita reconstruirse desd euna parte dad Los principios de aprender a aprender y especialización mínima crítica muestra cómo podemos incrementar las capacidades de auto-organización. Cualquier sistema con habilidad de auto-organizarse tiene que tener una capacidad excedente que se use y diseñe apropiadamente, creando espacio para maniobrar, sin tal redundancia un sistema no tiene capacidad real para pensar y preguntarse como está trabajando y por tanto modificar el modo de funcionamiento de forma constructiva Fred Emery investigador de sistemas sugirió que hay dos métodos para diseñar la redundancia de un sistema: Redundancia por partes. Cada parte realiza una función específica y se añaden partes especiales para controlar, copiar o reemplazar las partes operativas donde estas fallan Redundancia de funciones. En vez de ser añadidos a un sistema de repuestos, se hacen funciones extras a cada una de las partes operativas de forma que estas es capaz de engranar una serie de funciones en lugar de sólo una tarea especializada

Facilitando la auto-organización
Facilitando la auto-organización. Principios del diseño holográfico (2/2) Los principios de variedad requerida y de funciones redundantes crean sistemas que tienen la capacidad de auto-organización pero para que esta capacidad pueda realizarse y asumir una dirección coherente se necesitan los otros dos principios. El principio de especificación mínima crítica pretende salvaguardar la flexibilidad: se especificará solamente lo absolutamente necesario para que una actividad particular ocurra. Sin embargo el potencial de flexibilidad puede llegar a una situación caótica por lo que el principio de aprender a aprender se desarrolla como 4º elemento del diseño: Para que un sistema holográfico adquiera integración y coherencia en la resolución de las demandas variables debe dotársele de una capacidad de aprendizaje. Una de las responsabilidades de los que diseñan y gestionan es la de ayudar a crear un contexto de identidad compartida y orientación al aprendizaje Herbert Simon sugiere que la jerarquía es la forma en que la inteligencia limitada asume la complejidad y que los sistemas evolucionan mucho más rápidamente si hay formas estables intermedias. Parábola de los dos relojeros Ross Ashby tiene un punto de vista similar: los sistemas complejos no adaptativos pueden tener éxito en conseguir un estado regular en un tiempo razonable a menos que los procesos ocurran de subsistema a subsistema, siendo cada subsistema independiente del otro. Esto sucede en los sistemas auto-organizacionales. Adoptan un modelo escalonado jerárquico en el que conjuntos de subsistemas se ensamblan con un sistema de orden superior. Los principios holográficos intentan crear las condiciones para que tales patrones surjan

La organización holográfica en la práctica
Algunas organizaciones ya han comenzado a reestructurar muchas secciones de sus operaciones utilizando estos principios: una conocida firma de ordenadores En muchas empresas innovadoras de Thomas Peters y Robert Walterman en su “investigación de la excelencia” se encuentran algunas características de los grupos autogestionados holográficos. Su interés se centra en la habilidad de las organizaciones para desarrollar un sentimiento compartido de identidad, misión y cultura corporativa. Ese sentimiento es por lo que son coherentes las organizaciones holográficas que se llevan a cabo

Ventajas de la metáfora del cerebro
Aportaciones al aprendizaje organizacional y de las capacidades de la auto-organización. Practicidad: Si la idea de la metáfora orgánica abogaba por la importancia de crear organizaciones capaces de renovarse y evolucionar y así poder enfrentarse a los retos y exigencias del entorno variable, la metáfora del cerebro ofrece principios básicos para que puedan alcanzarse Aportan ideas de cómo deben diseñarse las organizaciones innovadoras: como sistemas de aprendizaje, abiertas a la autocrítica y a las exigencia, de diseñar organizaciones que se puedan auto-organizar. Cómo la dirección estratégica facilita aprender a aprender: la idea de crear grados de libertad dentro de los cuales la organización puede evolucionar teniendo en cuenta el desafío y definición de restricciones eludiendo lo nocivo, más que definiendo objetivos que estrechan la comprensión del entorno y restringen las acciones. Gestión del conocimiento. Ofrece un medio mediante el cual podemos movernos más allá de la racionalidad limitada que caracteriza a las organizaciones actuales (ie, por estar burocratizadas) Ayuda a pensar cómo los ordenadores y microprocesadores pueden emplearse para facilitar nuevos estilos de organización Al definir objetivos se estrecha la comprensión del entorno Una estrategia centrada en evitar lo nocivo implica una elección de límites y fuerzas más que una elección de fines y objetivos, creando más grados de libertad

Limitaciones de la metáfora del cerebro
Conflictos importantes entre los requerimientos de aprendizaje y auto-organización por una parte y las realidades de control y poder por otra parte Cualquier movimiento fuera de la burocracia hacia la auto-organización tiene mayores implicaciones para la distribución de poder y control dentro de una organización El proceso de aprendizaje requiere un grado de apertura y autocrítica que es extraño en el modelo de dirección Parte emocional del cerebro olvidada en esta metáfora El movimiento hacia la auto-organización debe ir acompañado por un cambio de actitudes y valores, las realidades de poder pueden reforzarse por una inercia derivada de presunciones y creencias Proactividad vs Pasividad Autonomía vs dependencia Flexibilidad vs rigidez Colaboración vs competición Apertura vs cierre Pregunta democrática vs creencia autoritaria Este cambio de personalidad de la organización sólo puede obtenerse al cabo de un largo período de tiempo

“Networked organizacions are vital for creating collective forms of intelligence that can ‘self-organize’ on a continues basis” Gareth Morgan

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