AUDITORÍA INTERNA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Reunión de Cierre Junio 27 de 2013 Código F-PC-01; versión 03.

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1 AUDITORÍA INTERNA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Reunión de Cierre Junio 27 de 2013
Código F-PC-01; versión 03

2 Proposiciones y Varios
ORDEN DEL DÍA Informe SIG – BELLO Informe SGC – SEMBELLO Plan de Mejoramiento Proposiciones y Varios Código F-PC-01; versión 03

3 AGRADECIMIENTOS Auditores Internos
Gloria Estella Ceballos Juan Fernando Arango Isabel Medina María Teresa Naranjo María Nohemy Saldarriaga Cristhian Córdoba Erika Carvajal María Elena Gómez Albeiro Pemberty Luz Dary Vallejo Diana María Clavijo Diana Isabel Galvis Jhon Fernando Correa Hernán Cardona Lina María Hernández Dario Estrada Acevedo Claudia Patricia Pineda John Jairo Arboleda Luis Fernando Nieto Henry Castro Arango Juan Guillermo Rodríguez Código F-PC-01; versión 03

4 ¡¡¡Las auditorías ofrecen oportunidades de mejora, a la dirección, la organización, y dan confianza a los usuarios!!! Código F-PC-01; versión 03

5 INFORME CONSOLIDADO Auditoría Interna SIG
Proceso Relación de hallazgos y aspectos por mejorar # NC % NC # AM % AM Estratégicos Direccionamiento Estratégico 5 7% 3 6% Planeación Administrativa y Financiera 2 3% 10% Comunicación 4% Misionales Gestión Social 4 Asesoría y Asistencia 9 13% Formación Ciudadana 7 0% Gestión de Tramites Vigilancia y Control 14% Desarrollo Integral del Territorio 6 9% Código F-PC-01; versión 03

6 INFORME CONSOLIDADO Auditoría Interna SIG
Proceso Relación de hallazgos y aspectos por mejorar # NC % NC # AM % AM Apoyo Gestión de la información 3 4% 4 8% Administración de Rentas 1 1% 0% Gestión del Talento Humano 2% Gestión de Recursos Físicos 15 22% 6% Gestión Jurídica 2 3% Gestión Contratación Evaluación Evaluación Independiente 5 10% Mejoramiento Continuo TOTAL 68 100% 50 Código F-PC-01; versión 03

7 INFORME COMPARATIVO 2012 - 2013 Auditoría Interna SIG
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8 INFORME COMPARATIVO 2012 - 2013 Auditoría Interna SIG
Código F-PC-01; versión 03

9 INFORME COMPARATIVO 2012 - 2013 Auditoría Interna SIG
Código F-PC-01; versión 03

10 PRINCIPALES RESULTADOS No Conformidades – SIG Bello
No se evidencia la actualización del mapa de riesgos por procesos, ni el tratamiento y control a los riesgos identificados, incumpliendo el procedimiento de Gestión del Riesgo (P-DE-04). (DE-PC-AA-GI-GR-GC-MC-GJ-GH) No se evidencia el análisis de los indicadores de los procesos que permita la autoevaluación, medición del impacto y la toma de acciones. (DE-PA-FC-DIT-GI-AR-GR-GS-GJ) No se evidencia el seguimiento y cumplimiento del plan de mejoramiento para los riesgos del proceso (DE-PA-AA-GT-VC-). Se evidencia la existencia de Hojas de Vida de Trámites y Servicios en formatos obsoletos y procedimientos desactualizados en el Sistema Integrado de Gestión. (DE-DIT-GR). Código F-PC-01; versión 03

11 PRINCIPALES RESULTADOS No Conformidades – SIG Bello
No se evidencia seguimiento y mejora del proceso (VC-GI-GR-GS) No existe en el ALPHASIG, indicadores que permitan ingresar información, análisis, realizar seguimiento y tomar acciones de mejora a partir de la evaluación que se realiza de algunos trámites o servicios. (DE-GT-AR). Se evidencian indicadores de proceso documentados en las hoja de vida, los cuales NO están siendo utilizados para medir, mejorar, realizar seguimiento y análisis del proceso. (PC-AA-) No se evidencia apoyo a los diferentes procesos para la realización de copias de seguridad de sus registros de información. (PC-AA) No se evidencia registros del producto NO CONFORME en las planillas de los trámites y servicios. (GT-DIT-GS). Código F-PC-01; versión 03

12 PRINCIPALES RESULTADOS Fortalezas – SIG Bello
Compromiso con el Sistema Integrado de Gestión por parte del CCSIG, COSIG, Equipo de Facilitadores y el desarrollo de reuniones de Viernes del SIG, para el fortalecimiento de los procesos. Conocimiento, disposición de los auditados y presentación de evidencias para su evaluación durante la auditoría. Gestión de los procesos de Evaluación Independiente, Administración de Rentas, Talento Humano y Mejoramiento Continuo según el reporte de No Conformidades. Alto grado de avance en el diseño y documentación del Sistema Integrado de Gestión. Alimentación de los indicadores de gestión en el ALPHASIG. Código F-PC-01; versión 03

13 CONCLUSIÓN Auditoría Interna – SIG Bello
El Sistema Integrado de Gestión de la Administración Central del Municipio de Bello, presenta un alto grado de conformidad en el diseño y documentación de los procesos. En la etapa de implementación y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión, se presentan debilidades en relación a la actualizacion y tratamiento de los riesgos por procesos, análisis de los indicadores, tratamiento del producto No Conforme, respaldo de la información y de la memoria institucional, y cumplimiento de los planes de mejoramiento por procesos. El Sistema Integrado de Gestión, requiere mayor esfuerzo para lograr mejores niveles de eficacia, eficiencia y efectividad de sus procesos. Código F-PC-01; versión 03

14 RECOMENDACIONES Auditoría Interna – SIG Bello
Realizar seguimiento mensual al Plan de Mejoramiento derivado de la presente auditoría, y soportar cada una de las acciones de mejora. Brindar capacitación para Auditores Internos, como insumo fundamental para la mejora de los procesos de autoevaluación de la gestión y futuros procesos de auditoría. Depurar el Sistema de Indicadores de Gestión de los diferentes procesos, y adoptarlos como herramienta de gestión y toma de decisiones de la Alta Dirección. Publicación de los registros de cada proceso en el icono BANDERA, como fuente de consulta para la entidad. Código F-PC-01; versión 03

15 “La Calidad se valora y expresa en términos de satisfacción” M.O.U.P.
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16 INFORME CONSOLIDADO Auditoría Interna – SGC SEMBELLO
Proceso Relación de hallazgos y aspectos por mejorar # NC % NC # AM % AM Secretaría de Educación Gestión de la Calidad 6 14% 4 19% Cobertura Educativa 12 29% 5 24% Sistema de Atención al Ciudadano Talento Humano TOTAL 42 100% 21 Código F-PC-01; versión 03

17 PRINCIPALES RESULTADOS No Conformidades – SGC SEMBELLO
No se evidenció el manual de calidad, ni la política de calidad, ni los objetivos de calidad que documenten los procesos y procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de Educación. No se evidenció un Mapa de Procesos bajo el ciclo PHVA donde se identifiquen los procesos certificados de la Secretaría de Educación. No se evidenciaron los procesos caracterizados bajo el ciclo PHVA. No se evidencia la aplicación de procedimientos y trámites como están documentados en el Sistema de Gestión (Cobertura, Talento Humano, SAC) No se encontró el Registro de medición y análisis de indicadores de los procesos (Cobertura, Talento Humano, SAC). No se evidenció mapa de riesgos y controles en los procesos (Cobertura, Talento Humano, SAC, Calidad). Código F-PC-01; versión 03

18 PRINCIPALES RESULTADOS No Conformidades – SGC SEMBELLO
No se evidenció copia de seguridad de los registros del Proceso (Cobertura, Talento Humano, SAC, Calidad). No se evidenció los resultados de satisfacción del cliente del Proceso de Gestión de Cobertura del Servicio Educativo (Cobertura, Talento Humano, SAC). No se evidenció seguimiento a los planes de mejoramiento del Proceso (Cobertura, Talento Humano, SAC, Calidad). No se evidenció la totalidad de los registros de los servicios No Conformes del Proceso (Cobertura, Talento Humano, SAC). No se evidenció acciones emprendidas para la mejora continua del Proceso (Cobertura, Talento Humano, SAC). Código F-PC-01; versión 03

19 PRINCIPALES RESULTADOS Fortalezas – SGC SEMBELLO
Disposición de herramientas Tecnológicas (SOFTWARE) que permite gestionar los procesos de Cobertura, Talento Humano y el SAC de la Secretaría de Educación. Documentación de los procedimientos del Macroproceso de Calidad Educativa mediante diagrama SIPCO (S: Supliré, Proveedores del proceso - I: Input, Entradas al proceso - P: Process, Proceso - C: Customer, Cliente del proceso - O: Output, Salidas del proceso). Formulación e Implementación del Plan de Apoyo al Mejoramiento de la Calidad desde el mes de diciembre de 2012, el cual permite hacer seguimiento a los objetivos del proceso de Calidad Educativa mediante indicadores. Seguimiento permanente a los indicadores del SAC, de acuerdo al MEN, entre ellos: Ranking y Oportunidad. Código F-PC-01; versión 03

20 PRINCIPALES RESULTADOS Conclusión – SGC SEMBELLO
El Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaría de Educación y Cultura de la Administración Central Municipal de Bello que hace parte del SIG, NO es eficiente, efectivo y eficaz debido a las NO CONFORMIDADES (42) encontradas frente a los requisitos establecidos en las normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, en el MECI 1000:2005 y en la ley 489 de 1998, los requisitos propios de la Administración y los requisitos legales aplicables. Por lo anterior y en concordancia con la Norma NTC-ISO el grado de Conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaría de Educación y Cultura de la Administración Central Municipal de Bello: es BAJO. La implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión NO ES EFICAZ. La capacidad del Proceso de Revisión por la Dirección para asegurar la idoneidad, adecuación, eficacia y mejora del Sistema de Gestión, es BAJA. Código F-PC-01; versión 03

21 PRINCIPALES RESULTADOS Recomendaciones - SGC SEMBELLO
Establecer mecanismos de autoevaluación de la gestión y control, que permitan mejorar continuamente los procesos del SGC. Disponer e integrar el archivo de gestión de la Secretaría de Educación con las Instituciones Educativas, procurando el control de las evidencias y registros derivados del proceso de Cobertura Educativa. Fomentar un mayor compromiso por parte de los líderes de los procesos y los funcionarios públicos con las acciones de implementación, fortalecimiento y sostenimiento del SGC. Capacitar mas Auditores Internos en la Administración Central del Municipio de Bello para acompañar el Sistema Integrado de Gestión. Código F-PC-01; versión 03

22 PLAN DE MEJORAMIENTO Auditoría Interna - SIG
Acorde al procedimiento Para la toma de acciones (P-MC-02) en el numeral 4.5: El seguimiento y cierre de las acciones correctivas, preventivas, de protección y de mejora para los hallazgos reportados en el Informe de Auditoría Interna del SIG se lleva en el Plan de Mejoramiento (F-MC-01). Plazo: Veinte (20) días calendario “4.2.8 (P-EI-02)” Código F-PC-01; versión 03

23 "El camino hacia el éxito se encuentra siempre en construcción” M.O.U.P.
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24 ¿Proposiciones y Varios?
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