Cumplimiento de la política y de los objetivos del Sistema de Gestión Integrado Revisión por Dirección Sistema de Gestión Integrado 2016.

Presentación del tema: "Cumplimiento de la política y de los objetivos del Sistema de Gestión Integrado Revisión por Dirección Sistema de Gestión Integrado 2016."— Transcripción de la presentación:

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2 Cumplimiento de la política y de los objetivos del Sistema de Gestión Integrado Revisión por Dirección Sistema de Gestión Integrado 2016

3 CONTEXTO DEL INVIMA Plan Nacional de Desarrollo 2014- 2018 “Todos por un nuevo país Paz, Equidad y Educación Plan Sectorial – Ministerio de Salud y Protección Social Misión, Visión, Objetivos Estratégicos(6), Estrategias (22) Políticas Institucionales (15) Programas (18) y Proyectos Institucionales (74) Comprensión del Contexto del Invima Comprensión de las Necesidades y Expectativas de la partes interesadas Requisitos legales, normativos y del cliente Sistema de Gestión Integrado

4 Medición del Cumplimiento de la Política y Objetivos del Sistema de Gestión Integrado 92 INDICADORES Entre el 1 de agosto de 2015 al 31 de julio de 2016 El total de los reportes de los indicadores entre agosto de 2015 a julio de 2016 es 609, sin embargo solo están publicados al corte 520 reportes.

5 Medición de la Eficacia del Sistema En general se puede concluir un comportamiento eficaz, eficiente y adecuado del Sistema de Gestión Integrado Naturaleza del indicador Descripción Número de Indicadores Resultados Economía Con estos indicadores se busca medir la capacidad de la Institución para la generación y movilización adecuada de los recursos financieros para el cumplimiento de sus objetivos 1 Efectividad Estos indicadores involucran el concepto de calidad ya que se relacionan con el nivel de satisfacción de los usuarios, las condiciones beneficiosas en oportunidad de atención y costo y la cobertura de los servicios prestados 22 Eficacia Con estos indicadores se busca establecer el cumplimiento de la plataforma estratégica de la Institución en cuanto a la evaluación de oportunidad, entendida como el cumplimiento de las actividades en los plazos establecidos y la cantidad, entendida como el volumen de bienes y servicios generados en el tiempo 31 Eficiencia Con estos indicadores se busca establecer el control de los recursos del proceso; evalúan la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento por parte de los mismos. 38 Sumatoria de los reportes de resultados de indicadores en rango de gestión sobresaliente, satisfactorio y aceptable Total de reportes de resultados de indicadores Cumplimiento =

6 Actualización del Manual de Calidad www.Invima.gov.co/procesos

7 Satisfacción del cliente y Retroalimentación de las partes interesadas

8 Total de Solicitudes Recibidas Personalmente 68% Telefónicamente 1% Correo Certificado 11% Correo Electrónico 20% Oportunidad 98,65%.

9 Mejora Continua Sensibilización en temas de servicio por parte de (DNP) y Programa Nacional de Servicio al Ciudadano (PNSC Seguimiento de los trámites por parte de la Oficina de Atención Ciudadano Entrenamiento teórico-practico de la Fundación para el Desarrollo Tecnológico, Científico, y Cultura de Colombia.+. Informar a la ciudadanía por medio de la página Web del Instituto Capacitación y mesas de trabajo con las direcciones misionales técnicas para la unificación de criterios. Implementar el Contac Center Implementar una herramienta para la gestión de PQRDS, la cual facilite la captura de la información y la trazabilidad Implementar y monitorear calificadores automáticos de servicio en cada una de las ventanillas

10 Reflexión!! ¿Tenemos identificadas las partes interesadas de nuestro proceso? ¿Conocemos sus necesidades y expectativas? Las comprendemos? ¿Cumplimos con las necesidades de nuestras partes interesadas? ¿Tenemos los recursos para satisfacer sus expectativas? ¿Como medimos la satisfacción de nuestros clientes? ¿Cual es el grado de satisfacción de nuestros clientes?

11 Desempeño de los Macroprocesos y Procesos del Sistema de Gestión Integrado Revisión por Dirección Sistema de Gestión Integrado Septiembre de 2016

12 Sumatoria de los reportes de resultados de indicadores en rango de gestión sobresaliente, satisfactorio y aceptable Total de reportes de resultados de indicadores Desempeño de Procesos Medición cuantitativa Medición cualitativa Calificación Indicadores de gestión Gestión de riesgosAcciones de mejora Conformidad del producto y/o servicio Información publicada Verde Procesos con medición cuantitativa superior al 85% Procesos que hayan definido por lo menos un riesgo sin incluir los riesgos de corrupción, tengan los controles debidamente implementados para los riesgos en zona residual baja y tengan definidas las acciones de mejoramiento para los riesgos en zona residual diferente a baja Procesos que tengan por lo menos una acción de mejoramiento de fuente diferente a auditoría interna o externa y tengan un adecuado análisis de causas y definido un plan de acción coherente con el análisis de causas y con el hallazgo real, potencial o la oportunidad de mejora identificada. Adicionalmente que no tenga acciones vencidas en desarrollo o en el cierre Procesos que reporten dentro de los tiempos los productos o servicios (salidas) no conformes y tengan un análisis adecuado de las situaciones presentadas Información actualizada dentro de los tiempos estipulados Amarillo  Procesos con medición cuantitativa entre el 70% y el 85% Procesos que hayan definido por lo menos un riesgo sin incluir los riesgos de corrupción y tengan los controles debidamente implementados para los riesgos en zona residual baja o tengan definidas las acciones de mejoramiento para los riesgos en zona residual diferente a baja Procesos que tengan por lo menos una acción de mejoramiento y tengan un adecuado análisis de causas y definido un plan de acción coherente con el análisis de causas y con el hallazgo real, potencial o la oportunidad de mejora, las acciones cerradas pueden estar vencidas Procesos que reporten dentro de los tiempos los productos o servicios (salidas) no conformes y tengan un análisis adecuado de las situaciones presentadas Información actualizada Rojo  Procesos con medición cuantitativa inferior al 70% Procesos que no hayan definido riesgos, sin incluir los riesgos de corrupción o Procesos que no evidencien acciones con respecto a los riesgos (controles definidos inadecuadamente, acciones de mejoramiento sin definir o definidas inadecuadamente) Procesos que no hayan definido acciones de mejoramiento o Procesos que no definan adecuadamente el análisis de causa o los planes de acción o los procesos con acciones en desarrollo vencidas Procesos que no reporten los productos o servicios (salidas) no conformes o no realicen el análisis de las situaciones presentadas Información desactualizada o que no corresponde a lo requerido

13 Desempeño Macroproceso Gestión Directiva Aspecto Proceso Indicadores de gestión Gestión de Riesgos Acciones de Mejoramiento Conformidad del producto y/o servicio Información publicada página de procesos Direccionamiento Estratégico No aplica No aplica Formulación y Seguimiento de Planes Operativos No aplica No aplica Gestion de Relaciones Interinstitucionales No aplica No aplica

14 Desempeño Macroproceso Atención Integral al Ciudadano Proceso Número de Indicadores Número de Mediciones Proyectadas Número de Mediciones Realizadas Número de Reportes Faltantes Atención de PQRDS1128 4 Atención de Solicitudes y Trámites 3149 5 Gestión de Comunicaciones 11211 1 Notificación11211 1 Total general6503911 Aspecto Proceso Indicadores de gestión Gestión de Riesgos Acciones de Mejoramiento Servicio No Conforme Publicación de Información Atención de PQRDS   No aplica  Atención de Solicitudes y Trámites   Gestión de Comunicaciones No aplica Notificación   No aplica 

15 Desempeño Macroproceso Armonización y Convergencia Normativa Proceso Número de Indicadores Número de Mediciones Proyectadas Número de Mediciones Realizadas Número de Reportes Faltantes Análisis de los Proyectos Normativos y Reglamentos 2880 Monitoreo de la Normatividad y Jurisprudencia 212 0 Total general420 0 Aspecto Proceso Indicadores de gestión Gestión de Riesgos Acciones de Mejoramiento Servicio No Conforme Publicación de Información Análisis de los Proyectos Normativos y Reglamentos No aplica  Monitoreo de la Normatividad y Jurisprudencia No aplica 

16 Desempeño Macroproceso Aseguramiento Sanitario Proceso Número de Indicadores Número de Mediciones Proyectadas Número de Mediciones Realizadas Número de Reportes Faltantes Auditorías y Certificaciones 4483018 Educación Sanitaria y Asistencia Técnica 214131 Registro Sanitario y Trámites Asociados 8968016 Total general1415812335 Aspecto Proceso Indicadores de gestión Gestión de Riesgos Acciones de Mejoramiento Servicio No Conforme Publicación de Información Auditorías y Certificaciones  Educación Sanitaria y Asistencia Técnica  Registro Sanitario y Trámites Asociados 

17 Desempeño Macroproceso Inspección, Vigilancia y Control Sanitario Proceso Número de Indicadores Número de Mediciones Proyectadas Número de Mediciones Realizadas Número de Reportes Faltantes Control de Calidad de Productos 5441925 Control Sanitario1440 Inspección3981 Vigilancia5362511 Total general14935637 Aspecto Proceso Indicadores de gestión Gestión de Riesgos Acciones de Mejoramiento Servicio No Conforme Publicación de Información Control de Calidad de Productos   Control Sanitario   Inspección  Vigilancia 

18 Desempeño Macroproceso Gestión de Talento Humano Proceso Número de Indicadores Número de Mediciones Proyectadas Número de Mediciones Realizadas Número de Reportes Faltantes Control Disciplinario Interno 112 0 Desarrollo de Personal 514 0 Gestión de Nómina1211 Planeación del Talento Humano 1211 Selección y Vinculación 112 0 Total general942402 Aspecto Proceso Indicadores de gestión Gestión de Riesgos Acciones de Mejoramiento Servicio No Conforme Publicación de Información Control Disciplinario Interno  No aplica Desarrollo de Personal  No aplica  Gestión de Nómina No aplica  Planeación del Talento Humano  No aplica  Selección y Vinculación No aplica 

19 Desempeño Macroproceso Gestión Financiera y Presupuestal Proceso Número de Indicadores Número de Mediciones Proyectadas Número de Mediciones Realizadas Número de Reportes Faltantes Gestión Contable112 0 Gestión de Presupuesto 1220 Gestión de Tesorería328271 Total general542411 Aspecto Proceso Indicadores de gestión Gestión de Riesgos Acciones de Mejoramiento Servicio No Conforme Publicación de Información Gestión Contable No aplica  Gestión de Presupuesto No aplica  Gestión de Tesorería  No aplica 

20 Desempeño Macroproceso Gestión Administrativa Proceso Número de Indicadores Número de Mediciones Proyectadas Número de Mediciones Realizadas Número de Reportes Faltantes Adquisición de Bienes y Servicios 4990 Gestión de Bienes y Servicios Administrativos 41091 Gestión Documental y Correspondencia 443 0 Total general1262611 Aspecto Proceso Indicadores de gestión Gestión de Riesgos Acciones de Mejoramiento Servicio No Conforme Publicación de Información Adquisición de Bienes y Servicios No aplica Gestión de Bienes y Servicios Administrativos  No aplica  Gestión Documental y Correspondencia   No aplica 

21 Desempeño Macroproceso Gestión Jurídica Proceso Número de Indicadores Número de Mediciones Proyectadas Número de Mediciones Realizadas Número de Reportes Faltantes Asesoría en Temas Jurídicos 213 0 Gestión de Procesos Judiciales y Extrajudiciales 213 0 Gestión del Proceso Administrativo de Cobro Coactivo 1440 Total general530 0 Aspecto Proceso Indicadores de gestión Gestión de Riesgos Acciones de Mejoramiento Servicio No Conforme Publicación de Información Asesoría en Temas Jurídicos No aplica  Gestión de Procesos Judiciales y Extrajudiciales No aplica  Gestión del Proceso Administrativo de Cobro Coactivo No aplica 

22 Desempeño Macroproceso Gestión de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Proceso Número de Indicadores Número de Mediciones Proyectadas Número de Mediciones Realizadas Número de Reportes Faltantes Gestión de la Infraestructura y Servicios Tecnológicos 549481 Gestion de la Seguridad Informática 112 0 Gestión Informática y de la Información 419 0 Planeación de las Tecnologías de la Información 2440 Total general1284831 Aspecto Proceso Indicadores de gestión Gestión de Riesgos Acciones de Mejoramiento Servicio No Conforme Publicación de Información Gestión de la Infraestructur a y Servicios Tecnológicos No aplica  Gestion de la Seguridad Informática No aplica  Gestión Informática y de la Información No aplica  Planeación de las Tecnologías de la Información  No aplica 

23 Desempeño Macroproceso Administración Sistema de Gestión Integrado Proceso Número de Indicadores Número de Mediciones Proyectadas Número de Mediciones Realizadas Número de Reportes Faltantes Evaluación del Mejoramiento Continuo 4770 Planeación del Sistema Integrado de Gestión 316 0 Total general723 0 Aspecto Proceso Indicadores de gestión Gestión de Riesgos Acciones de Mejoramiento Servicio No Conforme Publicación de Información Evaluación del Mejoramiento Continuo  No aplica Planeación del Sistema Integrado de Gestión  No aplica

24 Desempeño Macroproceso Gestión de Seguimiento y Control Proceso Número de Indicadores Número de Mediciones Proyectadas Número de Mediciones Realizadas Número de Reportes Faltantes Auditoría Interna3431 Seguimiento a la Gestión Institucional 1110 Total general4541 Aspecto Proceso Indicadores de gestión Gestión de Riesgos Acciones de Mejoramiento Servicio No Conforme Publicación de Información Auditoría Interna No aplica Seguimiento a la Gestión Institucional No aplica

25 Desempeño General de los Macroprocesos y Procesos del Sistema de Gestión Integrado a partir de la Medición de Indicadores de Gestión

26 Conclusiones Generales Se identifican falencias a nivel general en cuanto a Oportunidad en el reporte de información de: Resultados de indicadores (5 días hábiles después del cierre de periodo) Seguimiento a planes de acción y cierre de acciones de mejoramiento (cuando se presenten cambios importantes en la acción) Análisis de información a nivel de: Análisis de causas Análisis de resultados de indicadores Seguimiento a la ejecución de planes de acción

27 RESULTADOS DEL CICLO DE AUDITORÍA INTERNA 2016 Revisión por Dirección Sistema de Gestión Integrado Septiembre de 2016

28 Resultados de auditoria generales

29 No. De acciones por macroproceso

30 Comparativo de resultados encuesta de Percepción del Equipo Auditor

31 Fortalezas de SGI Se Identifican e Implementan controles en los procesos y procedimientos Institucionales, con el fin de garantizar el cumplimiento de los mismos. La Articulación entre los procesos, como evidencia de la mejora continua del Sistema de Gestión Integrado. El acompañamiento por parte de los Padrinos de los procesos, tanto de la Oficina Asesora de Planeación, como de la Oficina de Control Interno, para el mantenimiento del Sistema de Gestión Integrado. La Implementación de la metodología de gestión de proyectos institucionales como herramienta de gestión que articula y facilita el pasar de la estrategia a la acción. La mejora en la planeación y ejecución de los Comités de Contratación y de Conciliación, ya que sus miembros cuentan con la información oportuna y suficiente para la toma de decisiones. Fortalezas del Sistema de Gestión Integrado encontradas en las Auditorías Internas

32 Se evidenció la eficacia del Sistema de Gestión, así como la conformidad con los requisitos de la NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2015, ISO/IEC 17025:2005, Modelo Estándar de Control Interno (MECI), requisitos Legales y los demás establecidos por la Entidad. Dentro de la planeación del sistema se tienen establecida la plataforma estratégica de la entidad que define las misión, visión, objetivos, políticas, programas, proyectos y lineamientos que permiten dar guía hacia la gestión del instituto, en concordancia con la normatividad y jurisprudencia relacionada con las competencias del Invima. El Sistema de Gestión Integrado en la entidad permite controlar y mejorar la gestión del instituto, proporcionando los servicios y productos con las características requeridas por los usuarios en cumplimiento de las normas legales. La entidad proporciona todos los recursos de talento humano, infraestructura, presupuestales y tecnológicos necesarios para la ejecución de las funciones de la entidad, los cuales están en constante seguimiento y mejoramiento. Fortalezas de SGI Fortalezas del Sistema de Gestión Integrado encontradas en las Auditorías Internas

33 Indicadores

34 UN INDICADOR ES UNA SEÑAL, UN AVISO, QUE NOS ENTREGA INFORMACIÓN SE RELACIONA DIRECTAMENTE Y SIEMPRE CON UN OBJETIVO INDICADOR

35 1. Analizar el objetivo cuyo avance se desea medir. 2. Seleccionar aspectos relevantes a medir. 3. Formular el indicador: Fórmula de cálculo; Unidad de media; Variables 4, Establecer frecuencia de cálculo, y metas; Responsables; Impacto Institucional Pasos Importantes a tener en cuenta

36 Ejemplo: Objetivo: Familias de escasos recursos habitando una vivienda social ubicada en conjuntos habitacionales que les permita desarrollar su vida familiar, comunitaria y ciudadana. Aspectos relevantes a medir Se refiere las características que deseamos medir respecto al logro del objetivo. Aspectos relevantes a medir: Familias de escasos recursos Vivienda social que permita desarrollar vida familiar Conjuntos habitacionales que permitan desarrollar vida comunitaria y ciudadana

37 Claridad en la ruta de ubicación

38 Criterios Tener todos los campos de la ficha diligenciados

39 Resultados de auditorías y/o evaluaciones de organismos externos Revisión por Dirección Sistema de Gestión Integrado 2016

40 AUDITORIAS EN EL INVIMA 9 Oportunidades de mejora Mantiene Certificación del Sistema ISO 9001:2008 NTCGP 1000:2009 ICONTEC 2015 4 No Conformidades 9 Aspectos a Mejorar Laboratorios Acreditados NTC-ISO/IEC- 17025:2005 Acreditación Laboratorios ONAC Recertificación como Autoridad Reguladora de Referencia regional en Medicamentos y Productos Biológicos –ARNr ARNr OPS/OMS

41 AUDITORIAS EN EL INVIMA Auditoria Renovación Certificado Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2008 - NTCGP 1000:2009 Fecha propuesta: 24 al 27 de Octubre Plan de Auditoria ICONTEC Auditoria Interna Sistema de Gestión Ambiental (ISO 14001:2015) Seguridad y Salud en el Trabajo (Decreto 1072 de 2015) 21 al 30 de noviembre de 2016

42 RECOMENDACIONES PARA AFRONTAR UNA AUDITORIA

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