UN SISTEMA PARA LA PLANEACION Y EL CONTROL DE LA GESTION GUBERNAMENTAL EL CICLO GERENCIAL © UN SISTEMA PARA LA PLANEACION Y EL CONTROL DE LA GESTION GUBERNAMENTAL FASE 2 = EJECUCIÓN GERENCIAL LTDA - Héctor Sanín Angel ©

FASE 2 1 2 EL CICLO GERENCIAL : 3 FASES 3 RESULTADOS PLAN GERENCIA FORMULACION EJECUCION PRESENTE GERENCIA PROYECTOS Y PROCESOS REALIZADOS GERENCIAL LTDA - Héctor Sanín Angel

FASE 2: EJECUCION 3 OBJETOS DE TRABAJO PROYECTOS PROCESOS/SERVICIOS EL CICLO GERENCIAL FASE 2: EJECUCION 3 OBJETOS DE TRABAJO PROYECTOS PROCESOS/SERVICIOS MANTENIMIENTO GERENCIAL LTDA - Héctor Sanín Angel

FASE 2: EJECUCION 3 ACCIONES ORGANIZAR PROGRAMAR CONTROLAR EL CICLO GERENCIAL FASE 2: EJECUCION 3 ACCIONES ORGANIZAR PROGRAMAR CONTROLAR GERENCIAL LTDA - Héctor Sanín Angel

DE PROYECTOS (MsProject) EL CICLO GERENCIAL FASE 2: EJECUCION 3 HERRAMIENTAS * ADMINISTRADORES DE PROYECTOS (MsProject) Tiempos y Costos * ANÁLISIS DE PROCESOS * TABLERO DE GESTIÓN GERENCIAL LTDA - Héctor Sanín Angel

ADMINISTRADORES DE PROYECTOS (MsProject)

PREPARACION DE LA EJECUCION CARTA DE NAVEGACION: C4 Fijar INDICADORES de desempeño Asegurar VIABILIDAD Propiciar CAPACIDAD de ejecución ORGANIZACIÓN Recursos Responsabilidades Articulaciones PROGRAMACION Tiempos Costos

CONTROL DE LA EJECUCION Objetivos del CONTROL: Asegurar cumplimiento de la ejecución de conformidad con el rumbo: C4 Asegurar de capacidad de ejecución. El control exige: Verificar sistemáticamente lo realizado versus lo programado Corregir oportunamente para evitar desvíos y recuperar capacidad de ejecución Reprogramar para mantener metas originales o mejorarlas

Control de Ejecución de Proyectos FASE RESULTADO EJECUCIÓN DE LA OBRA OBRA TERMINADA CRONOLOGÍA COSTO CANTIDAD CALIDAD Resumen de Control = C4

Administrador de Proyecto (MsProject) Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

Análisis de Procesos

Gerencia Municipal Tipos de Procesos Prestación de servicios Trámites Mantenimiento Funciones urbanas

¿Qué es un proceso? “CONJUNTO DE ACTIVIDADES QUE RECIBE INSUMOS Y ENTREGA UN PRODUCTO DE VALOR PARA EL CLIENTE” Los procesos se han vuelto invisibles: Porque no tienen nombre Porque se pierden dentro de las estructuras organizacionales, en los departamentos y cargos y funciones, que sí tienen nombre y son los que se ven Porque no tienen jefes ni responsables Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

El proceso atraviesa la pirámide ALTA GERENCIA (ALCALDE) F U N C I O E S SUBGERENTES (SECRETARIOS, DIRECTORES) GERENTES FUNCIONALES PRODUCTOS O SERVICIOS REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE SUPERVISORES PERSONAL DE PRIMERA LINEA SERVICIO AL CLIENTE VENTAS PRODUCCION CONTABIL. PAGADURIA ALMACEN PROCESOS Gerencial Ltda Héctor Sanín Angel

TRAMITOMANÍA Y DESARROLLO EMPRESARIAL Examinemos tres gráficos por países: Requisitos para creación de empresas Requisitos vs Ingreso per cápita Facilidad para comenzar empresas vs Distribución del Ingreso (Gini) [Archivo Excel] Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

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Tramitomanía y Desarrollo Empresarial Alta discrepancia entre países en requisitos para crear empresas Donde se exigen muchos requisitos para crear empresas, el ingreso percápita es menor Donde más facilidades se brinda para comenzar empresas la desigualdad en el ingreso es menor Los países Latinoamericanos exigen más requisitos que los del Norte y de Europa Esto tiene dos lecturas recíprocas: A mayor desarrollo socioeconómico, menos complicaciones para facilitar el surgimiento empresarial Donde se crean menos complicaciones para el surgimiento empresarial, hay mayor desarrollo socioeonómico Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

Facilidad para el Desarrollo Empresarial El Indice de Facilidad para el Desarrollo Empresarial (“Start up”) se mide por: Número de requisitos y dificultad de trámites para creación de empresas Acceso al capital para la formación de las nuevas empresas Desigualdad en el ingreso Desigualdad desarrollo de capital humano Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

¿Qué puede hacer el municipio para facilitar el desarrollo empresarial? Reingeniería a la tramitomanía Impulsar mecanismos para promoción y financiación de nuevas empresas, especialmente incubadoras, microempresas y pymes Promover el desarrollo económico y social para disminuir la desigualdad en el ingreso Invertir en formación de capital humano (educación y salud). Naturalmente, el grado de gobernabilidad es función del grado de descentralización del país. Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

Mantenimiento El pequeño hueco que apareció en la vía: 1. Valía $1 taparlo cuando apareció 2. Costó $1,000 cuando se tapó 3. Y...¿Cuál fue el costo social entre 1 y 2? Haga una lista Invertir en mantenimiento preventivo sale menos costoso Al tomar la decisión de invertir en un proyecto debe asegurarse la capacidad real para mantenerlo. Una comunidad se merece sólo la infraestructura que sabe usar y mantener. Y nada más. Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

El éxito del mantenimiento depende de: Incorporar sus costos y asegurar sus fuentes desde la formulación de los proyectos Educar a la ciudadanía para el buen uso de la infraestructura y de los bienes públicos Incorporar objetivo obligatorio de educación ciudadana a todos los proyectos municipales. Asegurar apropiación y control ciudadano en el uso de los bienes públicos y cogestión en el mantenimiento Realizar los proyectos con estrategias participativas para asugurar PERTi/eNENCIA y se incorpore el mantenimiento como condición de sostenibilidad. Establecer sistemas de mantenimiento preventivo Establecer sistemas de señales para detectar con oportunidad demandas de mantenimiento correctivo Asignar responsabilidades claras para el mantenimiento Nunca dejar crecer el problema Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

¿Cuándo pierde competitividad a la ciudad Cuando hay mucha tramitomanía Cuando es costoso para la empresa crearse y mantenerse Cuando las interrupciones y caidas en los servicios son frecuentes Cuando hay gasto improductivo del tiempo del ciudadano Cuando se exigen desplazamientos costosos e innnecesarios Cuando la distribución del equipamiento urbano es ineficiente Cuando los radios de atención son inadecuados Cuando la infraestructura está deteriorada y mal mantenida Cuando las obras incomodan y se demoran más de la cuenta Cuando el capital humano es precario Cuando la conectividad es baja Cuando los servicios públicos son deficientes Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

El Tablero de Gestión Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

Tablero de Gestión Objetivos estratégicos (fines) Objetivos operacionales (de área) Indicadores Rangos de alerta y Metas Frecuencias de control Responsable Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

Ojetivos estratégicos SISTEMA: ASEO URBANO Objetivos Estratégicos Mejorar la calidad ambiental Mantener limpia la ciudad Generar cultura ciudadana de limpieza Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

Contribución de Objetivos OBETIVOS OPERACIONALES OBJETIVOS ESTRATÉGICOS MEJORAR LA CALIDAD AMBIENTAL MANTENER LIMPIA LA CIUDAD GENERAR CULTURA CIUDADANA OPTIMIZAR DISPOSICIÓN X ESTABLECER RECICLAJE X X X OPTIMIZAR RECOLECCIÓN X X EDUCAR A LA COMUNIDAD X X X Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

TABLERO DE GESTIÓN RESULTADO ESPERADO INDICADOR FRECUENCIA DEL CONTROL RANGOS DE ALERTA FRECUENCIA DEL CONTROL RESPONSABLE Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

TABLERO DE GESTIÓN RESULTADO ESPERADO INDICADOR RANGOS DE ALERTA FRECUENCIA DEL CONTROL RESPONSABLE CIUDAD LIMPIA PRESENCIA DE BASURAS EN E.P. < 2% 2-5% > 5% QUINCENAL Juan Cordero Recolección optimizada Frecuencia de Recolección (días) c/3 c/4 >4 semanal María Fonseca Viviendas cubiertos >90% 70-90 <70% semanal María Fonseca Establecido reciclaje en fuente Porcentaje de domicilios >50% 30-50 <30% quincenal Hugo Reyes Número de distritos >40 20-40 <20 mensual Hugo Reyes Nota: las metas y las frecuencias de control se revisan y modifican según su evolución Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

Sistema semaforizado

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¿Qué es Reingeniería de Procesos? “ES LA REVISION FUNDAMENTAL Y EL REDISEÑO RADICAL DE PROCESOS PARA ALCANZAR MEJORAS ESPECTACULARES DE RENDIMIENTO EN COSTOS TIEMPOS CALIDAD Y SERVICIO” Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

4 Principios de la Reingeniería de Procesos PROCESOS COMPLETOS A LO LARGO DE LA ORGANIZACION CLIENTE EXTERNO CLIENTE INTERNO REDISEÑO RADICAL: No haga remiendos: SI NO ESTÁ ROTO, RÓMPALO. NO AUTOMATICE: PRIMERO PULVERICE RUPTURA DE NORMAS: REGLAS ESCRITAS SUPUESTOS Y USOS UTILIZACION DE LA TECNOLOGIA COMO GENERADORA DE POSIBILIDADES Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

Orientación hacia el cliente ¿QUIEN ES EL CLIENTE? (EL JEFE) ¿QUE DESEA EL CLIENTE? EL SERVICIO ES ASUNTO DEL CLIENTE Y MIO COLOCARSE AL OTRO LADO DE LA VENTANILLA LA AUTORIZACION PARA RESOLVER PROBLEMAS LA AUTORIZACION GENERA INICIATIVA Y COMPROMISO Y ABRE LAS PUERTAS DE LA REALIZACION ES MAS DIFICIL MANTENERLO QUE LOGRARLO EL PRIMER CONTACTO MARCA LA IMPRESION EL TIEMPO DE LA GENTE “OH, LOS QUE ENTRAIS, DEJAD TODA ESPERANZA” GERENCIAL LTDA - Héctor Sanín Angel

GERENCIA DE PROCESOS Y SERVICIOS Referenciar para mejorar SALIR A MIRAR REFERENCIAS ABIERTAS RELACIONADAS ¿CÓMO LO HACEN MIS COLEGAS? ¿CÓMO LO HACE LA COMPETENCIA? ¿CÓMO SE HACE EN SECTORES DIFERENTES? CONSULTORÍA DE SIMULACION DISFRAZARSE DE CLIENTE BUZONES VIVOS Y PARTICIPATIVOS REUNIONES Y TALLERES DE ANÁLISIS CON INVOLUCRADOS SALIR A MIRAR, SIN ANUNCIAR LA VISITA ¿CÓMO LO HACEN OTRAS MUNICIPALIDADES? ANALIZAR EL ÉXITO GERENCIAL LTDA - Héctor Sanín Angel

Valor Agregado vs Desperdicio VALOR AGREGADO: LO QUE AUMENTA EL VALOR DEL PRODUCTO O DEL SERVICIO PARA EL CLIENTE PELIGROS: LOS “VALORES” AGREGADOS PARA: EL JEFE EL CLIENTE EQUIVOCADO LAS NORMAS DESUETAS DESPERDICIO: LO QUE AGREGA COSTOS PERO NO VALOR CONTAR, MOVER, GUARDAR, TRASTEAR, INSPECCIONAR, FIRMAR, SELLAR, SACAR COPIAS (¿PARA QUÉ 5 COPIAS?)..... ANALISIS DEL VALOR: DESENMASCARA INEFICIENCIAS Y DESPERDICIOS ¿Para qué este proceso? ¿Puedo eliminar el papel? ¿Es necesario que el cliente venga? GERENCIAL LTDA - Héctor Sanín Angel

GERENCIA DE PROCESOS Y SERV ICIOS Análisis de experiencias fallidas para mejorar (catarsis) Análisis del éxito para replicarlo y sostenerlo. Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

GERENCIA DE SERVICIOS ANALIZAR EXPERIENCIAS INSATISFACTORIAS 1. MI PEOR EXPERIENCIA COMO CIUDADANO-USUARIO DE LA MUNICIPALIDAD O DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS 2. LA ENTIDAD DONDE PEOR ME HAN ATENDIDO COMO CIUDADANO-USUARIO 3. COMO FUNCIONARIO: MI PEOR EXPERIENCIA DE SERVICIO RECIBIDO EN LA MUNICIPALIDAD 4. RECUERDO UNA EXPERIENCIA DONDE YO HAYA FALLADO COMO PRESTADOR DE SERVICIO? 5. ¿QUÉ HE HECHO AL RESPECTO? GERENCIAL LTDA - Héctor Sanín Angel

GERENCIA DE SERVICIOS INVENTARIO DEL EXITO 1. MI MEJOR EXPERIENCIA COMO CLIENTE EN MI VIDA EN MI CIUDAD 2. MI MEJOR EXPERIENCIA COMO CLIENTE DEL MUNICIPIO 3. LA ENTIDAD DONDE MEJOR ME HAN ATENDIDO 4. COMO FUNCIONARIO: MI MEJOR EXPERIENCIA DE SERVICIO RECIBIDO EN EL MUNICIPIO 5. ¿HE FELICITADO A ALGUIEN POR EL BUEN SERVICIO? 6. ¿RECUERDO ALGUNA EXPERIENCIA DE MI DESEMPEÑO PERSONAL QUE ME HAYA BRINDADO UN ESPECIAL SENTIMIENTO DE SATISFACCION O DE AUTO-REALIZACION POR UN BUEN SERVICIO QUE YO HAYA PRESTADO? GERENCIAL LTDA - Héctor Sanín Angel

Proyectos: Expresión de los Planes y Programas Los planes y programas se materializan con los proyectos que los configuran. Los proyectos generan o aumentan capacidad (inversión). Los proyectos incrementan el acervo de capital de la ciudad.

Servicios y procesos La operación de los proyectos se expresa en gestión de servicios y de procesos para satisfacer necesidades. La ciudad tiene tres clientes: Ciudadanos Empresas Ambiente La gerencia municipal debe asegurar servicios eficentes y procesos fluidos y pertinentes.

Servicios y procesos La ciudad competitiva se centra en facilitar la productividad local: De las empresas Del capital humano La ciudad competitiva debe facilitar la creación y el desarrollo de las empresas La ciudad competiviva debe valorar el tiempo de la gente

Facilitar creación de empresa

MARCO LOGICO Concepto Indicador Verificación Supuesto Fin Propósito Componente Actividad Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

MARCO LÓGICO ¿Cuál es el impacto esperado? ¿Cuál es el objetivo que Verificación Supuesto Indicador Fin Propósito Componente Actividad Concepto ¿Cómo se hará? ¿Costo? ¿Cantidad? ¿Calidad? ¿Cronología? ¿Qué se debe entregar? ¿Cuál es el objetivo que solucionará el problema? ¿Cuál es el impacto esperado? NIVELES DE OBJETIVOS DEL MARCO LOGICO 4 PREGUNTAS BASICAS ATRIBUTOS A EVALUAR ¿Cobertura? ¿Déficit? ¿Satisfacción? ¿Impacto? Contribución? ¿Sostenibilidad? Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

Control C1 Cronología (Tiempo) Los indicadores de control temporal informan sobre el avance de las actividades. Se aplican a cada actividad y al proyecto total. Un buen control focaliza el avance en la Ruta Crítica. Indicador principal: IAF=Indice de Avance Físico El control temporal implica el Control de la Cantidad de Obra realizada Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

Control Cantidad-Tiempo Indicador de Avance Físico IAF=Indice de Avance Físico IAF=Obra ejecutada/Obra total Expresa la porción relativa de obra realizada Control gráfico: Momento del control (Tiempo transcurrido) Retraso Adelanto Actividad al día Duración programada Porción ejecutada Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

Control y reprogramación de tiempo Ante retraso, el objetivo de la gerencia es reponer el retraso y/o evitarlo hacia delante. Estrategias para recuperación de tiempo: Intensificar recursos para recuperar el retraso Redefinir procesos para acelerar la actividad Redefinir tecnología para realizar el proyecto en menor tiempo Reestructurar la interdependencia de las actividades Anticipar la iniciación de actividades futuras. Contratar la realización de ciertas actividades (subcontratar, recontratar) El esfuerzo de reducción de tiempo debe concentrase en las actividades de la Ruta Crítica Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

Control C2 Costos La gerencia debe asegurarse de que el proyecto se ejecute dentro del presupuesto. El control financiero focaliza dos aspectos: Evitar que las actividades consuman más recursos de los previstos Garantizar que los desembolsos se encuentren disponibles oportunamente. Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

Indice de Cumplimiento de Costos Principal indicador utilizado: Indice de Cumplimiento de Costos = ICC, se mide por el presupuesto ejecutado en el momento del control, como proporción del presupuesto inicial: ICC = Presupuesto ejecutado/Presupuesto inicial El Indice de Cumplimiento de Costos muestra el avance en la evolución de los costos reales de lo ejecutado. Su límite es 1, pues por encima de dicho valor hay sobre-ejecución del presupuesto inicial. Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

El ML ofrece la base del control Control C3: Cantidad El ML ofrece la base del control Concepto Indicador Verificación Supuesto Fin Propósito TAMAÑO Y COBERTURA DEL PROYECTO ¿QUÉ CANTIDAD DE COMPONENTE SE ENTREGA? Componente ¿CUÁNTO SE HA REALIZADO? Actividades Ambito de responsabilidad directa Elementos referenciales, bajo observación

Control C4 Calidad Parámetros y especificaciones técnicas claras y precisas Buenos términos de referencia y buenos procesos de contratación Interventoría y Auditoría de Calidad. Condicionar pagos a verificación de calidad Veedurías y control de la comunidad CC en cada punto de responsabilidad, no tanto al final de la cadena: Factor de éxito: “Hacer las cosas bien la primera vez” Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

GERENCIA DE OPERACIÓN: PROCESOS Y SERVICIOS Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

EL LABERINTO No hay una persona que supervise todo el proceso Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel EL LABERINTO No hay una persona que supervise todo el proceso Nadie es responsable No hay quién informe al cliente dónde está el pedido Nadie facultado para contestar una pregunta o resolver un problema Proceso sujeto a errores (Ley de Murphy) Lento y muchos pases laterales No contiene ningún elemento de servicio al cliente TUNEL CIEGO: UNA VEZ QUE EL PEDIDO ENTRA, SE PIERDE HASTA QUE SALE AL OTRO LADO CUANDO LE TOQUE!

¿Quién vive? En las organizaciones tradicionales: Nadie está a cargo de los procesos: Todo el mundo toma parte... pero nadie está encargado Los que participan en un proceso miran: Hacia adentro de su propia oficina Hacia arriba, donde está el jefe, pero... Nadie mira hacia afuera, donde está el cliente Todo por la especialización del trabajo y la organización funcional Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

En la institución organizada en torno a procesos: El proceso es visible Hay visión del cliente Hay contacto con el cliente Hay información Hay responsables Hay servicio Hay eficiencia Hay sentido del trabajo Hay trabajo en equipo Hay innovación Hay satisfacción y estímulo Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

Las organizaciones que han logrado cambios trascendentales: No SE PREGUNTARON ¿Cómo podemos... hacer más rápido lo que hacemos? hacer mejor lo que hacemos? hacer a menor costo lo que hacemos? Sí SE PREGUNTARON: ¿Por qué estamos haciendo ésto? ...Y Luego: ¿Cómo podríamos rehacerlo completamente? En la institución pública los procesos llegan para quedarse Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel

El tiempo de la gente ACB en proyectos de Transporte y en las funciones interactivas. Servicios y trámites Administración pública Administracción privada Reclamaciones, quejas, reposiciones Diseños de ciudad-disminuir radios de acción Acompañamiento de familiares (salud, educación) Caidas de sistemas Obras Poder de la tecnología La carga del soporte para el cliente...