ORIENTATION AND ELECTION School Site Council (SSC) English Learner Advisory Committee (ELAC) Schools and families working together to ensure student success Revised 8/18/2015 1

ORIENTACIÓN Y ELECCIÓN Consejo del Plantel Escolar (SSC, por sus siglas en inglés): Comité Asesor para Aprendices de Inglés (ELAC, por sus siglas en inglés) Escuelas y familias trabajando unidas para asegurar el éxito estudiantil Actualizado 8/18/2015 2

The SSC has two primary functions: Developing, revising and adopting the Single Plan for Student Achievement (SPSA). Ensuring that a school meets all federal parental involvement mandates. California Education Code 64001(a) requires that districts receiving state, federal and other applicable funding through the Consolidated Application process ensure that participating schools prepare a SPSA. The SPSA is a blueprint to improve the academic performance of all students to the level of the targeted performance goals of the School Quality Improvement System (SQIS) and the District Scorecard. The SSC is a decision-making council for all programs funded through the Consolidated Application. 3

Consejo del Plantel Escolar(SSC) El SSC tiene dos deberes principales: Desarrollar, revisar y adoptar el Plan Único para el Rendimiento Académico Estudiantil (SPSA, por sus siglas en inglés). Asegurar que la escuela cumpla con todos los mandatos federales para la participación de los padres. El Código de Educación de California 64001(a) requiere que los distritos que reciben fondos estatales, federales u otros fondos aplicables mediante el proceso de la Solicitud Consolidada, se aseguren que las escuelas que reciben dichos fondos preparen un SPSA. El SPSA es un plan para mejorar el desempeño académico de todos los estudiantes para alcanzar las metas de desempeño definidas por el Sistema para Mejorar la Calidad Escolar (SQIS, por sus siglas en inglés) y el Marco de Progreso del Distrito. El SSC es un consejo toma de decisiones en relación a todos los programas que son financiados mediante la Solicitud Consolidad. 4

FUNCTION OF SSC To ensure that all federal mandates, including those for parent involvement, are met, specifically: The creation of the school-level Title I Parent Involvement Policy. The creation of the Title I School-Parent Compact. The development of the Title I parental involvement budget. The proposed expenditures of all categorical funds. The development of the comprehensive school safety plan. 5

DEBERES DEL SSC Asegurar que todos los mandatos federales, que incluye aquellos para la participación de los padres, se cumplan, específicamente: La elaboración de la Política Escolar Título I para la Participación de los Padres La elaboración del Contrato Título I entre la Escuela y los Padres La elaboración del presupuesto Título I para la participación de los padres Los gastos propuestos para todos los fondos categóricos El desarrollo de un plan integral de seguridad escolar 6

SSC ELEMENTARY COMPOSITION* PRINCIPAL Community member: Lives or works in the school attendance boundary. PROOF IS REQUIRED. Is not a parent, nor employed at the school with which the council is affiliated. *All members must be elected by their peers, except the principal who is the only automatic member. 7 Is not employed at the child’s school

CONFIGURACIÓN DEL SSC PARA ESCUELAS PRIMARIAS Miembro de la Comunidad: Vive o trabaja dentro del límite geográfico de asistencia de la escuela. SE REQUIERE COMPROBANTE. No es padre, ni empleado de la escuela donde se encuentra el consejo * Todos los miembros deben ser electos por el grupo que representa, excepto al director que es el único miembro automático. 8 no es empleado en la escuela del niño

SSC ALTERNATES Election of alternates for the council is optional. Alternates should be elected for all stakeholder groups e.g. teachers, parents, students, and other school personnel, except the principal, who cannot delegate authority to another administrator or select an alternate for the principal seat. Alternates are not members until seated to replace current members upon a termination or resignation of membership. Alternates do not have voting privileges and are not counted for the establishment of quorum. (Refer to Attachment B1) 9

SUPLENTES DEL SSC La elección de suplentes para el consejo o comité es opcional. Se debe elegir a suplentes para todos los grupos de las partes interesadas como maestros, padres, estudiantes y otro personal escolar, con excepción al director, quien no puede delegar su facultad a otro administrador o seleccionar un suplente para la plaza como director. Los suplentes no son miembros con derecho al voto hasta que obtengan la plaza para remplazar a miembros una vez haya una renuncia o un cese de membresía. Los suplentes no poseen el privilegio de votar y no se cuentan para establecer quórum. (Ver el Adjunto B1) 10

CHAIRPERSON Preside at all meetings. Sign all letters, reports and other communications of the council/committee. Perform all duties relevant to the office of the Chairperson. Participate in planning of meeting agendas. Have other such duties as are prescribed by council/committee. Note: Only the ELAC Chairperson will serve as the school’s representative to the Local District ELAC Delegate Convening. (No alternate, including the Vice Chairperson, will be allowed to participate in the Delegate Convening). OFFICERS for SSC VICE-CHAIRPERSON Represent the Chairperson in assigned duties. Substitute for the Chairperson in his or her absence, except at Delegate Convening. Participate in planning of the agenda. SECRETARY Conduct roll call to establish quorum. Keep minutes of all regular and special meetings of the council/committee. Provide the signed and dated original meeting minutes to the principal or designee. Assist in keeping the records of the council/committee. Maintain a current roster of the council/committee members. Perform other such duties as are assigned by the Chairperson. Participate in the planning of the agenda. PARLIAMENTARIAN Assist the Chairperson in ensuring all rules and bylaws are followed. Be knowledgeable about the California Open Meeting Law (Greene Act), District policies, bylaws of the council/committee, and selected parliamentary procedures. Participate in planning of the agenda. 11

PRESIDENTE Encabeza todas las reuniones Firma todas las cartas, informes y cualquier otro tipo de comunicado del consejo/comité Cumple con tareas adicionales que sean apropiadas con las funciones del Presidente. Participa en la planificación de la agenda para la reunión Cumple con otros deberes asignados por el comité/consejo Nota: Solamente el Presidente de ELAC fungirá como el representante de la escuela en la convocatoria de delegados de ELAC en el Distrito Local. (No se permitirá que un suplente, incluyendo al Vicepresidente, participe en la reunión de convocatoria de delegados.) FUNCIONARIOS del SSC VICEPRESIDENTE Representa al Presidente en sus deberes asignados Sustituye al Presidente en su ausencia, excepto en la Convocatoria de Delegados Participa en la planificación de la agenda SECRETARIO Toma lista para establecer quórum Lleva registro de todas las reuniones ordinarias o extraordinarias del comité/consejo Provee la copia original del acta firmada y fechada al director o persona asignada Ayuda con mantener los registros del comité/consejo. Mantiene una lista actualizada de los miembros del comité/consejo Desempeña otros deberes que son asignados por el Presidente Participa en la planificación de la agenda REPRESENTANTE PARLAMENTARIO Ayuda al Presidente para garantizar que todos los reglamentos y estatutos se cumplan. Tener conocimientos del Decreto de Reuniones Abiertas (Decreto Greene), las políticas del Distrito, los estatutos del comité/consejo y de los selectos procedimientos parlamentarios. Participa en la planificación de la agenda 12

ELECTION PROCEDURES Three important steps to follow: STEP 1 Informing Notify all parents and stakeholders of orientations/elections. Include date, time, location and the agenda items to be addressed. STEP 2 Posting Agendas must be posted publicly and continuously outside of the school building and at the meeting location, if different than the school site, at least (72) hours prior to the scheduled orientation and election of members and officers. Orientations and elections may be held on the same day, but a short break must be placed on the agenda between each session. STEP 3 Meeting Distribute agenda outlining the objective of the meeting. (orientations/elections) Explain the roles and responsibilities of the committee and duties of officers. Declare all seats vacant. Explain the election procedures for voting. (refer to Attachment E) 13

PROCEDIMIENTOS PARA LAS ELECCIONES Tres pasos importantes a seguir: PASO 1 Informar Notificar a todos los padres y las partes interesadas acerca de la orientaciones/elecciones. Incluir en la agenda la fecha, la hora, ubicación y asuntos a tratar PASO 2 Publicación Las agendas deben ser publicadas y deben estar de manera continua fuera del plantel escolar y en lugar de encuentro de la reunión, si no es el plantel escolar, por lo menos (72) horas antes de la hora programada para la orientación y elección de los miembros y funcionarios. Las orientaciones y elecciones pueden ocurrir el mismo día, pero se debe agregar un descanso entre cada sesion. PASO 3 Reunión Distribuir la agenda que describe el objetivo de la reunión. (orientaciones y elecciones) Explicar los deberes y las responsabilidades del comité y los deberes de los funcionarios. Declarar todos los puestos como vacantes. Explicar el proceso de elección para las votaciones. (ver Adjunto E) 14

English Learner Advisory Committee (ELAC) 15

Comité Asesor para Aprendices de Inglés (ELAC) 16

ENGLISH LEARNER ADVISORY COMMITTEE (ELAC) Education Code 52176(b) states that all schools, including Special Education schools, with twenty-one (21) or more English learner (EL) students, not including Reclassified Fluent English Proficient (RFEP) students, are required to establish an English Learner Advisory Committee (ELAC). Functions and Responsibilities: Provide written recommendations to the SSC regarding programs and services for EL students.  Advise on the development of the Single Plan for Student Achievement in relation to the English Learner Master Plan.  Assist in the development of the school’s language census, the assessment of achievement gaps of the EL student population, and the development and evaluation of the school’s program for EL students. 17

COMITÉ ASESOR PARA APRENDICES DE INGLÉS (ELAC, por sus siglas en inglés) El Código de Educación del Estado de California (b) indica que se requiere que todas las escuelas, lo cual incluye las escuelas de educación especial, que cuentan con veintiún (21) o más estudiantes aprendices de inglés (EL, por sus siglas en inglés), sin incluir a los estudiantes reclasificados como Competentes en el Idioma Inglés (RFEP, por sus siglas en inglés), establezcan un Comité Asesor para Aprendices de Inglés (ELAC). Funciones y Responsabilidades: Proporcionar recomendaciones por escrito al SSC en relación a los programas y los servicios para los estudiantes EL.  Asesorar respecto al desarrollo del Plan Único para el Rendimiento Académico Estudiantil en relación al Plan Maestro para Aprendices de Inglés.  Ayudar con el desarrollo del censo de los idiomas, la evaluación de las brechas de rendimiento de las poblaciones de estudiantes EL y el desarrollo y la evaluación de los programas escolares de los estudiantes EL. 18

ENGLISH LEARNER ADVISORY COMMITTEE (ELAC) Functions and Responsibilities:  Advise on efforts to make parents aware of the importance of regular school attendance, and review the school’s student attendance data and the District’s student attendance policy.  Include on the agenda information related to all aspects of the District’s Master Plan for English Learners.  Use the Comprehensive School Needs Assessment to identify and address the linguistic and academic needs of ELs and to develop training and support for parents. 19

COMITÉ ASESOR PARA APRENDICES DE INGLÉS (ELAC, por sus siglas en inglés) Funciones y Responsabilidades:  Asesorar en referencia a los esfuerzos para que los padres estén conscientes acerca de la importancia de la asistencia regular a la escuela, revisar los datos de asistencia estudiantil y la política del Distrito para la asistencia estudiantil.  Incluir en su agenda la información relacionada con todos los ámbitos del Plan Maestro del Distrito para Aprendices de Inglés.  Utilizar la Evaluación de Necesidades Escolares para identificar y responder a las necesidades lingüísticas y académicas de los EL y para crear capacitación y apoyo para los padres. 20

ELAC RECOMMENDATION PROCESS English Learner Advisory Committee sends written recommendations to the SSC. *SSC must respond to written recommendations within 30 days. 21

EL PROCESO PARA LAS RECOMENDACIONES El Comité Asesor para Aprendices de Inglés envía las recomendaciones escritas al SSC. *El SSC envía su respuesta por escrito de las recomendaciones dentro de un período de 30 días. 22

ELAC COMPOSITION  The minimum number of ELAC members will depend on the number of English learner students in a school. The required number of ELAC members will be as follows : 23 Number of English learners in a School Minimum Number of ELAC Members Required 21 to 75 ELsA minimum of 3 total members required 76 to 150 ELsA minimum of 5 total members required 151 to 225 ELsA minimum of 7 total members required 226 ELs and aboveA minimum of 9 total members required

CONFIGURACIÓN DE ELAC  El número mínimo de miembros de ELAC dependerá del número de Aprendices de Inglés matriculados en la escuela. El número requerido para miembros de ELAC será de la siguiente manera : 24 Número de Aprendices de Inglés en la Escuela Número Mínimo de Miembros Requeridos para ELAC 21 a 75 ELSe requiere un mínimo de 3 miembros en total 76 a 150 ELSe requiere un mínimo de 5 miembros en total 151 a 225 ELSe requiere un mínimo de 7 miembros en total 226 EL o másSe requiere un mínimo de 9 miembros en total

ELAC COMPOSITION  Parents and legal guardians of EL students must constitute at LEAST 51% of the membership on the ELAC.  When the percentage of EL students in a school constitutes more than 51% of the total number of pupils, parents and legal guardians of EL students shall constitute membership on the ELAC in at least the same percentage as English learner students in the school. 25

CONFIGURACIÓN DE ELAC  Los padres y tutores legales de los estudiantes aprendices de inglés deben constituir POR LO MENOS el 51% de la membresía del ELAC.  Cuando el porcentaje de los estudiantes EL constituye más del 51% del número de la población total de los estudiantes, los padres y tutores legales de los estudiantes EL deben constituir la membresía del ELAC en por lo menos el mismo porcentaje que sus hijos representan en el total de la escuela. 26

CHAIRPERSON Preside at all meetings. Sign all letters, reports and other communications of the council/committee. Perform all duties relevant to the office of the Chairperson. Participate in planning of meeting agendas. Have other such duties as are prescribed by council/committee. Note: Only the ELAC Chairperson will serve as the school’s representative to the Local District ELAC Delegate Convening. (No alternate, including the Vice Chairperson, will be allowed to participate in the Delegate Convening). OFFICERS for ELAC VICE-CHAIRPERSON Represent the Chairperson in assigned duties. Substitute for the Chairperson in his or her absence, except at Delegate Convening. Participate in planning of the agenda. SECRETARY Conduct roll call to establish quorum. Keep minutes of all regular and special meetings of the council/committee. Provide the signed and dated original meeting minutes to the principal or designee. Assist in keeping the records of the council/committee. Maintain a current roster of the council/committee members. Perform other such duties as are assigned by the Chairperson. Participate in the planning of the agenda. PARLIAMENTARIAN Assist the Chairperson in ensuring all rules and bylaws are followed. Be knowledgeable about the California Open Meeting Law (Greene Act), District policies, bylaws of the council/committee, and selected parliamentary procedures. Participate in planning of the agenda. 27

PRESIDENTE Encabeza todas las reuniones Firma todas las cartas, informes y cualquier otro tipo de comunicado del consejo/comité Cumple con tareas adicionales que sean apropiadas con las funciones del Presidente. Participa en la planificación de la agenda para la reunión Cumple con otros deberes asignados por el comité/consejo Nota: Solamente el Presidente de ELAC fungirá como el representante de la escuela en la convocatoria de delegados de ELAC en el Distrito Local. (No se permitirá que un suplente, incluyendo al Vicepresidente, participe en la reunión de convocatoria de delegados.) FUNCIONARIOS de ELAC VICEPRESIDENTE Representa al Presidente en sus deberes asignados Sustituye al Presidente en su ausencia, excepto en la Convocatoria de Delegados Participa en la planificación de la agenda SECRETARIO Toma lista para establecer quórum Lleva registro de todas las reuniones ordinarias o extraordinarias del comité/consejo Provee la copia original del acta firmada y fechada al director o persona asignada Ayuda con mantener los registros del comité/consejo. Mantiene una lista actualizada de los miembros del comité/consejo Desempeña otros deberes que son asignados por el Presidente Participa en la planificación de la agenda REPRESENTANTE PARLAMENTARIO Ayuda al Presidente para garantizar que todos los reglamentos y estatutos se cumplan. Tener conocimientos del Decreto de Reuniones Abiertas (Decreto Greene), las políticas del Distrito, los estatutos del comité/consejo y de los selectos procedimientos parlamentarios. Participa en la planificación de la agenda 28

ELECTION PROCEDURES Three important steps to follow: STEP 1 Informing Notify all parents and stakeholders of orientations/elections. Include date, time, location and the agenda items to be addressed. STEP 2 Posting Orientation and election notices (agendas) must be posted at least (72) seventy-two hours prior to the scheduled orientation and election of members and officers. Orientations and elections may be held on the same day, but a short break must be placed on the agenda between each session. STEP 3 Meeting Distribute agenda outlining the objective of the meeting. (orientations/elections) Explain the roles and responsibilities of the committee and duties of officers. Declare all seats vacant. Explain the election procedures for voting. (refer to Attachment E) 29

PROCEDIMIENTOS PARA LAS ELECCIONES Tres pasos importantes a seguir: PASO 1 Informar Notificar a todos los padres y las partes interesadas acerca de la orientaciones/elecciones. Incluir en la agenda la fecha, la hora, ubicación y asuntos a tratar PASO 2 Publicación Las notificaciones (agendas) para orientación y elecciones deben publicarse con por lo menos (72) horas de anticipación a la orientación y elección de los miembros. Las orientaciones y elecciones pueden ocurrir el mismo día, pero se debe agregar un descanso entre cada sesión. PASO 3 Reunión Distribuir la agenda que describe el objetivo de la reunión. (orientación y elección) Explicar los deberes y las responsabilidades del comité y los deberes de los funcionarios. Declarar todos los puestos como vacantes. Explicar el proceso de elección para las votaciones. (ver Adjunto E) 30

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