Mapeo de Procesos Universidad de Concepción Facultad de Medicina Programa de Salud y Medicina Familiar

Mapeo de procesos Representación gráfica de un proceso, mostrando la secuencia de tareas a realizar y su trayectoria.

Diagrama de flujo¹ También conocido como Flujograma, es una representación gráfica de la forma en que funciona un proceso y muestra como mínimo la secuencia de pasos de ese proceso. Alto nivel, el más simple Detallado, versión detallada Despliegue o Matriz, indica las personas que participan en los pasos ¹ Massoud, R., K. Askov, J. Reinke, L. M. Franco,T. Bornstein, E. Knebel y C. MacAulay. Un paradigma moderno para mejorar la calidad de la atención de salud. EEUU: Bethesda, MD, 2002.

Uso de los diagramas de flujo Comprender los procesosConsiderar las formas de simplificar un procesoReconocer pasos innecesarios en un procesoDeterminar áreas que requieren supervisión o recopilación de datos Identificar quién participará en el proceso de mejoramiento o se verá afectado por éste Formular preguntas que requieren una investigación adicional

Símbolos básicos para cualquier tipo de diagrama de flujo

Símbolos para los diagramas de flujo detallados

Diagrama de flujo de alto nivel -QUE REPRESENTE LO MEJOR POSIBLE LO QUE ESTÁN HACIENDO

Diagrama de flujo detallado

Diagrama de flujo de despliegue o de matriz

Elaboración Acordar el propósito del diagrama de flujo y qué formato es el más indicado. Paso 1 Sin importar el tipo de diagrama de flujo, existen varios pasos básicos para su elaboración.

Determinar y acordar los puntos iniciales y finales del proceso que se representarán en el diagrama de flujo. ¿Qué indica el comienzo de este proceso? ¿Cuáles son los insumos? ¿Qué indica el final del proceso? ¿Cuál es el o los productos finales? Paso 2

Identificar los elementos del diagrama de flujo con las siguientes preguntas: ¿Quién proporciona los insumos para este paso? ¿Quién los usa? ¿Qué se hace con los insumos? ¿Qué decisiones se toman mientras se utilizan los insumos? ¿Cuál es el producto de este paso? ¿Quién lo usa para hacer qué? Paso 3

Si se está elaborando un diagrama de flujo para identificar las debilidades en los procesos, los pasos y puntos de decisión que se incluyan en el diagrama de flujo deberán reflejar el verdadero proceso (lo que en realidad se hace, no lo que quizás debería hacerse). La exactitud en la creación del diagrama de flujo permitirá apreciar lo que se puede y se necesita mejorar. Si se generan ideas de mejoramiento mientras se elabora el diagrama de flujo, no se deben analizar sus méritos en este momento, sino que registrarlas para un análisis futuro.

Examinar el primer borrador del diagrama de flujo para ver si los pasos están en su orden lógico. Las áreas que están poco claras se pueden representar con un símbolo de nube para ser clarificadas más tarde. Paso 4

Después de un día o dos, examinar el diagrama de flujo con el grupo para ver si todos están satisfechos con el resultado. Preguntar a otros que participan en el proceso si creen que refleja lo que hacen. Paso 5

Elementos básicos para diferentes tipos de diagramas de flujo

Análisis de un proceso: nudos, brechas y quiebres Analizaremos ahora los flujogramas de procesos dibujados, intentando identificar cuáles son los nudos, brechas y quiebres del proceso.  Brecha: distancia técnica o tecnológica entre lo deseado y lo existente  Quiebre: dificultades de relaciones interpersonales que entorpecen el proceso.  Nudo: aquella situación que no se explica por ninguna de las situaciones previas. Habitualmente son poderes externos al proceso los que están afectando. Identifiquen en su flujograma los nudos, brechas y/o quiebres presentes.