¿QUÉ ES REINGENIERIA? el rediseño radical de procesos Es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costo, calidad, servicio y rapidez” (HAMMER & CAMPY, 1990, 1994) 1

¿Qué nos propone la reingeniería? la reingenieria? Una metodología, aplicable cualquier organización/empresa para armonizar los cambios internos con los cambios en el entorno para ofrecer siempre un valor creciente a sus clientes/usuarios 2

PROPOSITOS Y OBJETIVOS DE LA REINGENIERIA Rearmonizar los cambios internos con los externos (CLIENTES, COMPETENCIA Y CAMBIOS SON FUERZAS CONTEXTUALES MUY PODEROSAS) Diferenciar trabajo (lo que da valor al cliente) de traslado (todo movimiento o esfuerzo que no incorpora valor al cliente/usuario) 3

LA CLAVE ES PENSAR EN PROCESOS Y NO EN TAREAS UN PROCESO ES UNA SECUENCIA DE TAREAS QUE COMO RESULTADO PRODUCEN VALOR PARA EL CLIENTE (MEJORA EL PRODUCTO/SERVICIO, AHORRA TIEMPO, REDUCE COSTOS, ETC.) 4

Las 3-C de la REINGENIERIA CLIENTES COMPETENCIA CAMBIO 5

¿Cómo? Las 2 Preguntas claves ¿Por qué? ¿Por qué hacemos lo que estamos haciendo? ¿Por qué lo hacemos de esa forma? ¿Por qué? ¿Cómo? 6 ¿Cómo podemos hacerlo más eficiente (costo, servicio, calidad)? ¿Cómo debemos hacerlo?

EL GRAN DESAFIO “PERFORAR” LAS PENSAR EN PROCESOS Y NO EN TAREAS BARRERAS DEL PUESTO DE TRABAJO VENTAS AL INTERIOR PROCESOS DOCUMENTALES UNIDAD DE INFORMACION ATENCION USUARIO LOGISTICA INTERNA (MANAGEMENT RECURSOS) MEJORAMIENTO CALIDAD EXTENSION BIBLIOTECARIA (CULTURAL, BIBLIOTECARIA, SPONSORING) PENSAR EN PROCESOS Y NO EN TAREAS 7

AGENDA DE REINGENIERIA ACTIVIDADES: PRIMERA ETAPA Bienvenida y presentación (alrededor de 30´) Formación de equipos (alrededor de 15´) Calentamiento: Charla de equipo (alrededor de 15´) Trazado del mapa del proceso (alrededor de una hora/hora y media) Dibujo de la secuencia del proceso en el que cada paso está representado por un rectángulo y la secuencia está representada por flechas. Los mapas de proceso incluyen también bucles de realimentación, es decir, cuando la secuencia vuelve sobre sí misma y hay que repetir algunos pasos. Presentación mapa del proceso (alrededor de 30´) Problemas del proceso (puede hacerse aquí un breack, o concluir la sección del día) Presentación de problemas (alrededor de 30´) Soluciones típicas (alrededor de 30´) Opiniones del consumidor (cliente interno) (alrededor de 30´) previo calentamiento: charla de equipos (alrededor de 15´) Rediseño del proceso(alrededor de una hora/hora y media) Presentación nuevo proceso Cierre primera etapa SEGUNDA ETAPA Bienvenida y presentación (alrededor de 15´) Puntos débiles del proceso (alrededor de una hora/hora y media) Barreras de implementación (alrededor de una hora/hora y media) Diagrama de relaciones - condiciones para el éxito (alrededor de 30´) Lista de Acciones (alrededor de una hora/hora y media) Presentación de acciones (alrededor de media hora/una hora) Conclusiones y recomendaciones de control (alrededor de media hora/una hora) Charla. Despedida al proceso (alrededor de 15´) Observación: la duración mínima puede ser en dos jornadas completas de 8 horas (con breack para almorzar y dos breacks intermedios). En función de los tiempos disponibles se determina la duración de las etapas. LISTA DE PROCESOS A REDISEÑAR ELECCION DE UN PROCESO CONVERSACIÓN CON LOS USUARIOS DEL PROCESO RECORRIDO FISICO ANALISIS DEL TRAZADO MAPA DEL PROCESO REDISEÑO DEL PROCESO PRUEBA Y COMPROBACION PLAN DE ACCION AGENDA DE REINGENIERIA

AGENDA DE REINGENIERIA PRIMERA ETAPA Bienvenida y presentación (alrededor de 30´) Formación de equipos (alrededor de 15´) Calentamiento: Charla de equipo (alrededor de 15´) Trazado del mapa del proceso (alrededor de una hora/hora y media) Dibujo de la secuencia del proceso en el que cada paso está representado por un rectángulo y la secuencia está representada por flechas. Los mapas de proceso incluyen también bucles de realimentación, es decir, cuando la secuencia vuelve sobre sí misma y hay que repetir algunos pasos. Presentación mapa del proceso (alrededor de 30´) Problemas del proceso (puede hacerse aquí un breack, o concluir la sección del día) Presentación de problemas (alrededor de 30´) Soluciones típicas (alrededor de 30´) Opiniones del consumidor (cliente interno) (alrededor de 30´) previo calentamiento: charla de equipos (alrededor de 15´) Rediseño del proceso(alrededor de una hora/hora y media) Presentación nuevo proceso Cierre primera etapa

AGENDA DE REINGENIERIA ACTIVIDADES: PRIMERA ETAPA Bienvenida y presentación (alrededor de 30´) Formación de equipos (alrededor de 15´) Calentamiento: Charla de equipo (alrededor de 15´) Trazado del mapa del proceso (alrededor de una hora/hora y media) Dibujo de la secuencia del proceso en el que cada paso está representado por un rectángulo y la secuencia está representada por flechas. Los mapas de proceso incluyen también bucles de realimentación, es decir, cuando la secuencia vuelve sobre sí misma y hay que repetir algunos pasos. Presentación mapa del proceso (alrededor de 30´) Problemas del proceso (puede hacerse aquí un breack, o concluir la sección del día) Presentación de problemas (alrededor de 30´) Soluciones típicas (alrededor de 30´) Opiniones del consumidor (cliente interno) (alrededor de 30´) previo calentamiento: charla de equipos (alrededor de 15´) Rediseño del proceso(alrededor de una hora/hora y media) Presentación nuevo proceso Cierre primera etapa SEGUNDA ETAPA Bienvenida y presentación (alrededor de 15´) Puntos débiles del proceso (alrededor de una hora/hora y media) Barreras de implementación (alrededor de una hora/hora y media) Diagrama de relaciones - condiciones para el éxito (alrededor de 30´) Lista de Acciones (alrededor de una hora/hora y media) Presentación de acciones (alrededor de media hora/una hora) Conclusiones y recomendaciones de control (alrededor de media hora/una hora) Charla. Despedida al proceso (alrededor de 15´) Observación: la duración mínima puede ser en dos jornadas completas de 8 horas (con breack para almorzar y dos breacks intermedios). En función de los tiempos disponibles se determina la duración de las etapas.

REINGENIERIA NO ES AUTOMATIZAR, REORGANIZAR, REDISEÑAR TAREAS, NI TAMPOCO ES MEJORA DE CALIDAD, CALIDAD TOTAL SINO EMPEZAR DE NUEVO, RECHAZAR CREENCIAS POPULARES, INVENTAR ENFOQUES DE ESTRUCTURA DE PROCESO

Hacer reingeniería es como practicar una apendectomía sobre uno mismo Hacer reingeniería es como practicar una apendectomía sobre uno mismo. Duele un poco, quizás no se sepa exactamente cómo hacerlo, y existe una buena probabilidad de no sobrevivir al intento. Pero si funciona se habrá alcanzado suficiente seguridad en sí mismo como para intentarlo con algunos otros órganos más vitales, como esa cosa roja, grande y bombeante que tenemos en el pecho (Adam, Scott. El principio de Dilbert. Granica. 1997) Lo importante es comprender que nosotros tenemos que fabricar las oportunidades para realizar nuestros sueños (Anónimo)