DR. Ing. Silvio Calves Hernández. Centro de Estudios de Administración EL CONTROL DR. Ing. Silvio Calves Hernández. Prof. CONSULTANTE Centro de Estudios de Administración Publica

El control Elemento del proceso de gestion que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.

Los dirigentes de cualquier organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las desviaciones con los resultados esperados.

CARACTERISTICAS DE DIRIGENTES DE ÉXITO Y EL CONTROL ORIENTADOS AL CLIENTE; USUARIO. BUSCAN INFORMACIÓN DEL CLIENTE SOBRE COMO QUERÍA LAS COSAS. CONTROL PREVENTIVO: LA CALIDAD NECESITA UN CONTROL PREVENTIVO Y PONER ATENCION A LA TECNOLOGIA. REVISAR LOS PRODUCTOS QUE SE LES ESTABA ENTREGANDO PARA PRODUCIR,. CONTROL DURANTE EL PROCESO. CONTROL EX. POST. LAS PERSONAS DE EMPRENDEDORAS TIENEN LA CAPACIDAD DE EXIGIR Y CONTROLAR .

El sistema de Control . Se diseña para limitar los riesgos Los riesgos están influenciados por . La Misión. Las estrategias. Los Objetivos Generales. Los objetivos específicos. La Tecnología. Los Recursos Humanos. La infraestructura. Los suministros.

Para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativos. Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición". (p.62).

PLANIFICAR PARA CONTROLAR La planificación en el ámbito de la organización es un proceso que antecede al control de gestión, el cual permite hacer el seguimiento (mediante indicadores) de los objetivos establecidos para el logro de los resultados de mayor jerarquía (Fin, Propósito y Componentes).

ANTES DE CONTROLAR QUE DEBEMOS SABER……….. ¿Dónde estamos hoy? Análisis de la situación. Análisis del entorno. Análisis interno. Análisis de competencia. ¿Dónde queremos ir? Objetivos y metas a largo plazo.   ¿Cómo podemos llegar a donde queremos ir? Comprender el mercado. Comprender la competencia de la organización.

El control preliminar, el concurrente y el de retroalimentación. Control preliminar . Tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas . Control concurrente. Tiene lugar durante la fase de ejecución de los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de la marcha de las actividades. Control de retroalimentación, Se enfoca en brindar la información de los resultados anteriores para corregir las desviaciones .

PRINCIPIOS Equilibrio.- Se refiere a la importancia que tiene el hecho de delegar autoridad y verificar que la responsabilidad conferida se cumpla, y por lo tanto la autoridad se esté ejerciendo debidamente. De los objetivos.- El control es imposible si no existen normas u objetivos de alguna manera prefijados y será tanto mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean estos.

De la oportunidad.- No tiene sentido aplicar los controles en cualquier momento, trataremos de aplicarlo antes de que se produzca el error, adelantarnos al hecho, tomar medidas correctivas anticipadamente, ya que de lo contrario disminuye el logro de los objetivos de la organización. De las desviaciones.- Cualquier anormalidad que se presente en la ejecución de los planes, deberá ser investigada para conocer las causas que la generaron, y así poder establecer las medidas necesarias para evitarlas en un futuro,

Costeabilidad.- La implantación de controles representa un costo para la empresa, debido a ello, es importante que los beneficios que se obtengan con la implantación de éstos, sea mucho mayor que los del costo de operación de los controles. De excepción.- Es necesario aplicar el control en las áreas o actividades que representan mayores beneficios a, con el fin de reducir costos y tiempos sin descuidar las áreas donde no se lograron los planes establecidos.

De la función controlada De la función controlada.- Este principio se refiere a quienes han de realizar las funciones de controlar. Ej. el contador de la empresa que realiza mensualmente los estados financieros, no puede ser la persona que desarrolle la auditoria de los mismos, porque definitivamente ésta persona va a dictaminar que todo se encuentra en orden de acuerdo a los planes establecidos LA EFECTIVIDAD EN EVITAR LAS DESVIACIONES DETECTADAS ES INVERSAMENTE PROPRCIONAL AL NIVEL DE DIRECCION QUE CONTROLA

CARACTERÍSTICAS ÚTILES PARA FIJAR OBJETIVOS ¿A DÓNDE VAMOS? CARACTERÍSTICAS ÚTILES PARA FIJAR OBJETIVOS MEDIBLE. ALCANZABLE. REALISTA. ESPECÍFICA: ACOTADO EN TIEMPO. RETADOR. Si EL OBJETIVO no se expresa cualitativamente o cuantitativamente es solo un deseo

EL CONTROL + Salida Ob2 Entrada SISTEMA Ob CONTROL Ob1 - T1 T2 Tiempo Resultados + Ob2 Entrada SISTEMA Ob CONTROL Ob1 - RETROALIMENTACION T1 T2 Tiempo

¿QUE CONTROLAR? ACTIVIDADES: Acciones o Gestiones que se realizan. PRODUCTOS. Productos y Servicios generados o recibidos por la organización. BUEN USO DE LOS PRODUCTOS. Empleo eficiente y efectivo por los usuarios de servicios y productos generados o recibidos por la organización. LA CADENA DE RESULTADOS QUE PERMITEN LOGRARLOS OBJETIVOS.

BASE DEL DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL Personales e institucionales Integridad y valores. Personales e institucionales Políticas y practicas de personal Competencias y conocimientos Individuales e Institucionales ¿Como controlar? Asignación de Autoridad y responsabilidad Clima organizacional, Confianza mutua y transparencia Estructura

FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control. a) Cantidad b) Tiempo c) Costo d) Calidad

INDICADORES • Los indicadores nacen a partir de la definición de las variables críticas para cada objetivo. • Es importante diferenciar que unos indicadores reflejan los resultados de la actuación pasada , otros describen lo que se hace , y son conocidos como “inductores” generalmente de corto plazo. • Los indicadores de resultados y los indicadores de desempeño o inductores forman una cadena en la que los resultados del nivel inferior pueden ser los inductores del nivel superior.

INDICADORES DE RESULTADOS • Reflejan resultados de decisiones pasadas • Generalmente no son claros para el personal operativo • Nadie se siente responsable por el resultado Son equivalentes a las autopsias pues dan información sobre lo que ya pasó, sin que se pueda cambiar su resultado.

INDUCTORES O INDICADORES DE DESEMPEÑO • Expresan cómo lo hacemos • Muestran pasos a seguir día a día • Más accesibles a gente de línea • Personal se siente responsable de las variaciones • Generalmente miden procesos o el desempeño En contraposición a las autopsias, equivale a hacer una biopsia, para detectar que está ocurriendo y tomar acciones apropiadas para mejorar el resultado.

Existe un acróstico internacionalmente conocido, el SMART, que puede ayudar a entender mejor el propósito de los indicadores. S pecific: Dirigida a su área (Al objetivo que se busca) M easurable: Precisa y completa (Datos confiables y completos) A ctionable: Indica como actuar (Orientada a la acción) R elevance: Resultados significativos (Información sobre lo que es importante) T imely: Oportunos (En el momento que los necesita)

GRACIAS FIN