Clase 5 Excel

Concepto Una planilla de cálculo es un tipo de documento que permite manipular datos en tablas compuestas por celdas, normalmente organizadas en una matriz bidimensional de filas y columnas.

Concepto Las celdas pueden contener tanto valores fijos como fórmulas. Las fórmulas se recalculan cuando se modifica algún valor de la planilla. 47 15 164

Concepto Un documento de Excel se llama “Libro” y puede contener diferentes “Hojas”. Hoja 1 Hoja 2 Libro Hoja 3

Concepto Microsoft Excel es una de las planillas de cálculo más populares. Fue creado por la empresa Microsoft en 1985 y desde entonces ha evolucionado incorporando mejoras y más funcionalidades en cada nueva versión. Actualmente viene integrado en el conjunto de herramientas "Office" del sistema operativo Windows.

Acceso El acceso a la planilla de cálculo Microsoft Excel se hace de modo análogo al de Microsoft Word, a través del ícono correspondiente en la pantalla inicial de Windows, o bien siguiendo estos pasos: Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Excel

Pantalla Botón de Office Contiene los comandos básicos para abrir, guardar e imprimir, entre otros. En versiones anteriores estaban en el menú “Archivo”.

Pantalla Barra de herramientas de acceso rápido Para acceder rápidamente a las funciones usadas con frecuencia, como guardar un documento o deshacer un error.

Pantalla Barra de título Muestra el nombre del documento en uso.

Pantalla Cinta de opciones Franja que contiene las diferentes herramientas organizadas en pestañas.

Pantalla Grilla de celdas Contiene las celdas de la planilla de cálculo, organizadas en una matriz de columnas identificadas con letras y de filas identificadas con números.

Pantalla Columnas Identificadas por letras. Después de la “Z” sigue “AA”, “AB”, etc.

Pantalla Filas Identificadas por números

Pantalla Celda Identificada por su columna y su fila:”B5”

Pantalla Contenido de celda Muestra el contenido de la celda seleccionada.

Pantalla Barras de desplazamiento También llamadas “scroll”, permiten desplazar horizontal y verticalmente el contenido de la planilla de cálculo cuando éste excede el tamaño de la ventana.

Pantalla Solapas de hojas Permiten pasar de una hoja a otra dentro del mismo libro.

Pantalla Zoom Permite alejar o acercar el punto de vista mediante una escala porcentual.

Celdas y rangos Una celda se identifica por su columna y su fila: E 16 Celda “E16” Columna “E”

Celdas y rangos Una celda se identifica por su columna y su fila: La columna y la fila de la celda seleccionada se ven resaltadas La celda seleccionada aparece con un recuadro

Celdas y rangos Un rango horizontal se identifica por sus celdas de los extremos izquierdo y derecho: D E F 16 D16 F16 Fila “16” Rango “D16:F16” Columnas “D”, “E” y “F”

Celdas y rangos Un rango vertical se identifica por sus celdas de los extremos superior e inferior: E 15 E15 Filas “15”, “16” y “17” 16 17 E17 Rango “E15:E17” Columna “E”

Celdas y rangos Un rango con múltiples filas y columnas se identifica por sus extremos superior izquierdo e inferior derecho: D E F 15 D15 Filas “15”, “16” y “17” 16 17 F17 Rango “D15:F17” Columnas “D”, “E” y “F”

Cálculos Las celdas pueden contener valores y fórmulas. Valores Números: 123 Textos: Hola Fechas: 15/4/1987 (etc)

Fórmula que suma los valores de las dos celdas de arriba Cálculos Las celdas pueden contener valores y fórmulas. Fórmulas E15 25 Celdas con valores E16 10 E17 = E15 + E16 Fórmula que suma los valores de las dos celdas de arriba

Celda con valor fijo Muestra el texto Cálculos El contenido de las celdas con fórmulas comienza con el signo “=“. E15 + E16 = E15 + E16 Celda con valor fijo Muestra el texto “E15 + E16” Celda con fórmula Muestra el resultado de la suma de los contenidos de las celdas E15 y E16

Resultado de la operación Cálculos Si la celda E15 = 25 y la celda E16 = 10: Contenido de la celda: E15 + E16 = E15 + E16 Lo que muestra la celda: E15 + E16 35 Texto Resultado de la operación

Cálculos Las fórmulas pueden contener operaciones básicas como: = E15 + E16 Suma (+) = E15 - E16 Resta (-) = E15 * E16 Multiplicación (*) = E15 / E16 División (/)

Siempre comienza con el signo “=“ Cálculos Las fórmulas también pueden contener funciones. Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando una sintaxis y valores específicos en un orden particular: =SUMA(E15:E17) Siempre comienza con el signo “=“ Nombre de la función (“SUMA”) Argumentos entre paréntesis, que son las celdas y/o valores con los que se harán los cálculos

Cálculos Para sumar los valores de una columna, se puede usar una fórmula con “+” y también la función “SUMA”: E E 15 20 15 20 16 15 16 15 17 35 17 35 = E15 + E16 + E17 = SUMA(E15:E17) Fórmula con operadores “+” y mención de todas las celdas Fórmula con función “SUMA” y rango como argumento En ambos casos da el mismo resultado: 70.

Cálculos Pero si la cantidad de celdas a sumar es muy grande, conviene usar la función “SUMA”. C D E =C5+D5+E5+C6+D6+E6+C7+D7+E7+C8+D8+E8+C9+D9+E9 5 230 91 385 6 86 81 94 7 52 8 522 Equivale a: 8 128 42 76 9 105 63 214 =SUMA(C5:E9)

Cálculos Para usar la función “SUMA” existe un atajo a través del botón de autosuma que se encuentra en diferentes partes de la cinta de opciones y está identificado con la letra griega sigma mayúscula:

Cálculos Si hay algún rango de números cerca, lo va a sugerir como rango a ser sumado, marcándolo automáticamente. El rango se puede modificar con el mouse o bien introducir a mano con el teclado.

Cálculos Contenido de la celda seleccionada (E9) Rango sugerido para sumar (E6:E8) Función que estamos introduciendo Ayuda para completar la función

Cálculos Algunas funciones: =RAIZ(número) Contenido de la celda Raíz cuadrada de número Contenido de la celda La celda muestra: =RAIZ(25) 5 =RAIZ(F17) (con F17 = 25)

Cálculos Algunas funciones: =PI() Contenido de la celda Número PI (3,1415926…) Contenido de la celda La celda muestra: =PI() 3,1415926 Como PI es una constante, la función no lleva argumentos, pero mantiene los paréntesis.

Cálculos Algunas funciones: =PROMEDIO(rango) Contenido de la celda Promedio de los valores del rango Contenido de la celda La celda muestra: =PROMEDIO(4;5;6;7) 5,5 =PROMEDIO(C5:E6) 17 C5 = 12 D5 = 8 E5 = 5 C6 = 9 D6 = 21 E6 = 47

Cálculos Algunas funciones: =LARGO(texto) Contenido de la celda Cantidad de caracteres de “texto” Contenido de la celda La celda muestra: =LARGO(“Hola”) 4 =LARGO(F32) 20 F32 = “Curso de Informática”

Cálculos Algunas funciones: =IZQUIERDA(texto;n) Contenido de la celda Los n caracteres de la izquierda de “texto” Contenido de la celda La celda muestra: =IZQUIERDA(“Hola”;2) Ho =IZQUIERDA(F32:12) Curso de Inf F32 = “Curso de Informática”

Cálculos Las funciones se pueden combinar en una misma celda, por ejemplo: =SUMA(RAIZ(F12);3*T37;PROMEDIO(A1:E60)) =DERECHA(U9;LARGO(U9)-2)

Formato Entre las herramientas de la solapa “Inicio”, tenemos: Fuente Alineación Número

Color del contenido de la celda Color del fondo de la celda Formato Herramientas de fuente: Fuente Tamaño Negrita Color del contenido de la celda Cursiva Subrayado Color del fondo de la celda Bordes

Estilo Tamaño Formato Fuente Color de la fuente

Formato Bordes Bordes predefinidos Dibujar borde

Bordes preestablecidos Cuadro para aplicar bordes Formato Bordes Estilo de línea Color de línea Cuadro para aplicar bordes

Formato Herramientas de alineación: Alineación vertical (superior, medio, inferior) Ajuste: agranda la celda para que entre todo el texto Alineación horizontal (izquierda, centro, derecha) Combinar Une dos o más celdas para que funcionen como una sola

Alineación horizontal y vertical Ajuste, reducción y combinación Formato Alineación horizontal y vertical Ajuste, reducción y combinación Orientación Ángulo del texto

Aumento y reducción de la cantidad de decimales Formato Herramientas de número: Categoría Aumento y reducción de la cantidad de decimales Formato moneda Estilo porcentual Separador de miles

Formato Categoría Según la categoría que se elija, aparecerán las configuraciones correspondientes

Orientación (vertical/horizontal) Formato Configuración de página Definir márgenes de la hoja Orientación (vertical/horizontal) Tamaño de la hoja (A4, Oficio, etc)

Filtros Agrega controles de filtrado a cada columna, en la fila seleccionada. Controles de filtrado

Filtros Al hacer clic en un control de filtrado, se abre una ventana para la selección del filtro de datos

Insertar y eliminar En Excel se pueden insertar y eliminar: Celdas Filas Columnas Hojas

Inmovilizar paneles Las planillas de cálculo suelen tener títulos de columnas en las filas superiores, y algunos datos clave en las columnas de la izquierda. Al hacer scroll con las barras de desplazamiento, estas filas y columnas dejan de verse. A veces es muy útil que esa información esté siempre visible y que lo que se mueva sea el resto de la planilla. Excel permite bloquear filas y columnas para que no las afecte el scroll, a través de la funcionalidad “inmovilizar paneles”.

Inmovilizar paneles Seleccionar Seleccionar la celda inmediatamente a la derecha de las columnas a fijar, y debajo de las filas a fijar Queremos fijar la fila de títulos y las 2 columnas de la izquierda

Gráficos Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo. Al mostrar la información con dibujos en lugar de números, suele ser más fácil su interpretación.

Gráficos Las herramientas de gráficos se encuentran en el grupo “Gráficos” de la solapa “Insertar”.

Gráficos Primero se selecciona el rango de celdas que se quiere mostrar en un gráfico, y luego se selecciona el tipo de gráfico que se quiere armar. Rango de celdas Gráficos

Gráficos Los datos deben estar convenientemente organizados. Por ejemplo, la columna “A” tiene los nombres de los meses y la columna “B” tiene ciertos importes de cada mes.

Gráficos Con el mouse se selecciona el rango completo, incluyendo títulos:

Gráficos En el menú de gráficos se selecciona el tipo de gráfico deseado, por ejemplo “Columna”:

Gráficos Excel creará de manera automática Nombre de la serie un gráfico de columnas con los datos del rango seleccionado: Nombre de la serie

Gráficos Excel creará de manera automática Nombre de la serie un gráfico de columnas con los datos del rango seleccionado: Nombre de la serie Nombres de las columnas

Gráficos Excel creará de manera automática un gráfico de columnas con los datos del rango seleccionado: Valores Nombres de las columnas Columnas

Gráficos También pueden ser gráficos de columnas de más de una serie:

Gráficos Hay numerosas opciones para cada tipo de gráfico. Entre los de columna, se puede usar “columnas apiladas”:

Gráficos Hay numerosas opciones para cada tipo de gráfico. Entre los de columna, se puede usar “columnas apiladas”:

Gráficos También suele ser útil el de “columnas 100% apiladas”

Gráficos Gráficos de columna Presenta los datos en forma de barras verticales. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.

Gráficos Gráficos de barra Similar al de columna, pero presentando los datos con barras horizontales. Las categorías de datos aparecerán en el eje vertical y los valores en el eje horizontal.

Gráficos Gráficos circulares Conocidos popularmente como “gráficos de torta”, pueden contener una sola serie de datos y muestran las proporciones de cada una de las partes con respecto al total.

Gráficos Gráficos de línea Muestra las relaciones de los cambios en los datos en un período de tiempo. Gráficos de área Le da una mayor importancia a la magnitud de los valores, más que a su tendencia.