CONTRATACION CULTURA … MAS QUE NORMA, PROCESO O SISTEMA.

Contenido 1. Gestión Contractual … Una Cultura. 2. Principios. 3. Componentes y Soportes del modelo 4. Política de Contratación. 5. Modelo Operativo y Sistema de Información. 2Octubre 2015

3 GESTION CONTRACTUAL EN CAFAM …. UNA CULTURA Mostrar los componentes, de un proceso de Gestión Contractual estructurado desde lo privado hacia los frentes de negocios de CAFAM: ámbito privado, estatal y sus tres etapas: Pre Contractual, Contractual, Ejecución y Cierre, asumidos como parte de la CULTURA ORGANIZACIONAL, como su elemento esencial. La ventaja competitiva de CAFAM está en su gente. Los procesos, la tecnología y lo normativo se construyen o se adquieren en el mercado. La gestión contractual se construye desde el talento de sus trabajadores, por eso la GESTION CONTRACTUAL es una CULTURA. La gestión de cambio, no se hace desde una norma, no se implementa con un software, quienes innovan y enfrentan los cambios son las personas. CLAVES: Creatividad, Innovación, gestión del cambio y personalización del modelo y la cultura.

PRINCIPIOS: FUNDAMENTO DE LA CULTURA DE G.C. PERTINENCIATRANSPARENCIA PERTINENCIATRANSPARENCIA ECONOMIAORDEN Y RESPONSABILIDAD ECONOMIAORDEN Y RESPONSABILIDAD 4CAFAM – Jefatura Contratación JurídicaOctubre 2015

PERTINENCIA Aquello que viene a propósito, encaminado a un fin» «Aquello que viene a propósito, encaminado a un fin» Etapa: Pre Contractual: Responsables: Unidades Estratégicas Servicio UES Unidades Centralizadoras de Compras UCC Unidad de Apoyo, Riesgos. Definición y Objetivo: Toda contratación debe ajustarse a la misión, objeto social y visión de CAFAM. 5CAFAM – Jefatura Contratación JurídicaOctubre 2015

TRANSPARENCIA Valor aplicado a la conducta humana, permitir que se entienda con claridad un mensaje, que sea evidente en la conducta, el proceso y su administración» « Valor aplicado a la conducta humana, permitir que se entienda con claridad un mensaje, que sea evidente en la conducta, el proceso y su administración» Etapa: Pre Contractual – Contractual – Ejecución y Cierre Responsables: Todo trabajador de CAFAM implicado en un proceso de G.C. Definición: Reglas objetivas, claras, equitativas, completas en todo proceso de selección singular o plural. Régimen Legal Inhabilidades – Incompatibilidades –Conflictos de Interés y Régimen de Corrupción Privada (Ley 1474 de 2011) Objetivo: Lograr beneficio Financiero, Oportunidad, de Garantías y Calidad del bien o servicio y claridad en todo proceso de G.C. 6CAFAM –Jefatura Contratación JurídicaOctubre 2015

ECONOMIA «Como manejar mejor y eficientemente: Recursos, procesos y funciones encaminados a un fin» Etapa: Pre Contractual – Contractual – Ejecución y Cierre Responsables: Todo trabajador de CAFAM implicado en un proceso de G.C. Definición: Reglas objetivas, estudios, diseños, términos, análisis de riesgos, especificaciones del bien o servicio. Objetivo: Trámites adelantados con economía de: Tiempo, medios e información, impedir retardos o dilación en cualquier etapa de la G.C., No pretermitir ningún paso o etapa de la G.C. soportes financieros para su pago y advertir toda circunstancia previsible que pueda dilatar o demorar el trámite de la G.C.- 7CAFAM – Jefatura Contratación JurídicaOctubre 2015

ORDEN Y RESPONSABILIDAD «ORDEN: Colocar medios, personas, herramientas y procesos ajustados a un mismo criterio» «RESPONSABILIDAD: Valor en la conciencia de los trabajadores que les permite reflexionar, administrar, orientar y valorar un proceso a su cargo.» Etapa: Pre Contractual – Contractual – Ejecución y Cierre Responsables: Todo trabajador de CAFAM implicado en un proceso de G.C. Definición: Ajuste para el cumplimiento de los fines de la Gestión Contractual. Objetivo: Vigilar correcta ejecución de todo instrumento, proteger los Derechos de CAFAM, contratista y terceros, Responsabilidad Laboral de los trabajadores con roles en la G.C., ajuste flujo de pagos al instrumento, ajuste a los presupuestos operativo e inversiones, cumplimiento poderes aprobación, trámite y firma de contratos, determinación de responsabilidades individuales en la G.C. 8CAFAM – Jefatura Contratación JurídicaOctubre 2015

COMPONENTES DEL MODELO GESTION CONTRACTUAL 1.PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL: Abarcando las etapas de Negociación (Precontractual), Contractual, Seguimiento, Ejecución y Cierre. 2.PÓLITICA DE CONTRATACIÓN AJUSTADA AL MODELO G.C. (Política, procesos y manuales de buenas practicas de contratación, definidos desde la óptica privada) 3.HERRAMIENTA TECNOLÓGICA: Elemento que facilita y permite desarrollar con efectividad la Gestión Contractual. 90ctubre 2015 CAMBIO CULTURAL HERRAMIENTA TECNOLÓGICA POLÍTICA DE CONTRATACIÓN PROCESO

SOPORTES 10Octubre 2015 SISTEMA DE GESTION CONTRACTUAL Política de Contratación Manuales de Buenas prácticas de Contratación

POLITICA DE CONTRATACION POLITICA DE CONTRATACION TITULO I: PRINCIPIOSASPECTOS GENERALES: Objetivos, Alcance, Glosario - PRINCIPIOS TITULO II DE LA GESTION CONTRACTUAL: Etapas Precontractual, Contractual y de Ejecución y Cierre TITULO III: ASPECTOS VARIOS: Prohibiciones, Inhabilidades e Incompatibilidades, Asesoría y Responsabilidades en la G.C. 11Octubre 2015

MODELO OPERATIVO ETAPAS G.C. ETAPAS G.C. -Pre Contractual -Contractual -Ejecución y Cierre HERRAMIENTA TECNOLOGICA HERRAMIENTA TECNOLOGICA 12CAFAM – Jefatura Contratación JurídicaOctubre de 2015

MODELO PARA LA GESTIÓN CONTRACTUAL 13Octubre 2015 PrecontractualContractualEjecución y Cierre Verificación requisitos para contratación Humano Egresos Ingresos Convenios Conceptos favorables ** Elaboración, revisión, validación y/o conceptualización 1 Novedades al instrumento Registro Ejecución objeto contractual Evaluación Responsable de la iniciativa en la UES/UCC ** Unidades de apoyo que emiten conceptos Representante legal Abogado designado Poderes de aprobación Responsable del seguimiento: UES/UCC *Unidades de apoyo. **Administrador del Modelo. Posible Instrumento Registros de información Pólizas 1 Instrumento Oficinista Dpto. Contratación Proceso Técnico Registros de información SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE CONTRATOS

ETAPA PRECONTRACTUAL Controles El sistema garantizará secuencia y cumplimiento de pasos obligatorios. Registro de quien, cuando y anexos de las actividades de esta etapa. Verificación conceptos emitidos por las unidades de apoyo. (Riesgos, Presupuesto, etc.). Para comprar: Elaboración términos de referencia. Evaluación de propuestas. Selección de proveedor. Concepto de unidades de apoyo Aprobación de la compra Para vender: Evaluación condiciones de invitación. Autorización a ofertar. Elaboración de la propuesta. Formalización de la propuesta Concepto de unidades de apoyo Entrada: necesidad de comprar, vender o suscribir convenios Salida: El principal punto de control al final de esta etapa es la revisión del Formulario único de contratación (FUC) por parte de : responsables y Aprobadores 14Octubre 2015

ETAPA CONTRACTUAL Controles Validación del Formulario Único de Contratación y sus anexos. Registro de observaciones y cambios al borrador del instrumento. El sistema garantizará la secuencia y cumplimiento de pasos obligatorios. Registro de quien, cuando y anexos de las actividades de esta etapa. Verificación de vistos buenos. Recepción y radicación de solicitudes de contrato Elaboración / revisión de contratos. Firmas del instrumento. Perfeccionamiento y Gestión documental de contratos. Entrada: Formulario Único de Contratación Salida: Información para la realización y/o validación del Instrumento 15Octubre 2015

ETAPA EJECUCIÓN Y CIERRE CONTRACTUAL Controles Seguimiento por parte del Responsable del Seguimiento del instrumento al cumplimiento obligaciones contractuales. Alarmas de vigencias y seguimientos. Ejecución presupuestal. Aprobación para liquidación y cierre del instrumento. Cumplimiento de obligaciones financieras Cumplimiento de obligaciones generales y especiales del instrumento Seguimiento a vigencias del Instrumento y de pólizas Novedades al instrumento (otro sí o instrumento adicional). Actas del instrumento. Liquidación y cierre del instrumento. Evaluaciones en ejecución y posteriores por parte de Unidades de Apoyo. Entrada: Instrumento perfeccionado Salida: control continuo y permanente por los Responsables del Seguimiento y del Departamento de Riesgos con base en las alarmas que genere el sistema 16Octubre 2015

Gracias