Capacitación Descentralización Modelo en Línea Campus Presenciales 13 de febrero 2009

Dirección Administrativa Vicerrectoría de Educación a Distancia (VED) Campus en Línea

Operatividad de los Servicios Administrativos y Escolares I.Procesos de: admisión (interacción con servicios escolares), revalidaciones, becas. II.Proceso del Pagos y Facturación III.Contrataciones y pagos de Asesores del Modelo en Línea por cada Vicerrectoría

Admisión: Interacción con Servicios Escolares CEL AlumnoPromotor (Campus)SE CEL 1.- Solicita admisión en Campus  Solicita matrícula por medio de SSINI  Genera matrícula y admisión y sube a SSINI 2.- Recibe matrícula y carta con indicaciones 3.- Entrega la documentación oficial en Campus, de acuerdo al nivel de ingreso  Recibe documentación del alumno.  Envía a SE CEL para su registro en el sistema.  Recibe documentación  Arma expediente  Captura información en sistema

Ingreso con Revalidación de materias Alumno Promotor (Campus)SE CEL 1.Revalidación de materias  Solicita al alumno copia de su certificado parcial de estudios.  Envía copia (escaneada) a Servicios Escolares CEL para iniciar la propuesta.  Envía correo y certificado al asesor académico correspondiente.  Cuando recibe respuesta, envía aproximación al alumno, se le informa el costo del trámite y se solicitan planes de estudio.  En caso de aceptar se informa al Promotor para que gestione la inscripción.  Al recibir planes de estudio se reenvían al asesor académico para que presente la propuesta final y se continúa con el trámite de equivalencia o revalidación.

Becas nuevas AlumnoPromotor (Campus) Administrativo Campus o CEL 1.- Solicita beca  Solicita documentación al alumno para trámite de beca 2.- Entrega solicitud y documentación  Recibe papelería,  Obtiene autorización del campus  Solicita beca por medio de SSINI  Enviaría documentación al área Administrativa correspondiente  Recibe documentación  Revisa que esté completa y autorizada  Captura en sistema  Confirma por medio de SSINI

Causas por las que un alumno no se puede inscribir. – Motivos Escolares Ventana de inscripción Documentación incompleta No se inscribió el mes que se generó su admisión – Motivos Administrativos Pago no reflejado en estado de cuenta Beca no aplicada en sistema Pago menor al que corresponde

Motivos escolares: El alumno no se inscribe el mes que solicita su admisión Alumno Promotor (Campus)SE CEL No se puede inscribir:  Ventana de inscripción  Documentación incompleta  No se inscribió el mes que se generó su admisión  Comunica a SE CEL  Registra la nueva ventana de admisión  Autoriza carta compromiso para entrega de documentos  Tramita ante centralizado el cambio de admisión e inscripción.

Motivos administrativos El alumno no se inscribe el mes que solicita su admisión AlumnoPromotor (Campus) Administrativo Campus o CEL 1.- Paga el último día de inscripciones  Solicita comprobante de pago  Envía a Administrativo para su desbloqueo  Revisa comprobante de pago  Si procede realiza el desbloqueo con fecha límite al día siguiente. 2.- Pago no reflejado en el estado de cuenta Posibles causas:  Pago con cheque  Error en la ficha de depósito (referencia, cuenta, etc.)  Solicita comprobante de pago al alumno.  Envía a Administrativo para su desbloqueo  Recibe confirmación de administrativo.  Notifica al alumno  Le explica cual es el error para que no lo vuelva a cometer.  Revisa cual es el error  Desbloquea al alumno  Solicita a centralizado su aplicación.  Informa al promotor del error.  Confirma al promotor que el alumno ya puede inscribirse.

Motivos administrativos El alumno no se inscribe el mes que solicita su admisión AlumnoPromotor (Campus) Administrativo Campus o CEL 3.- Beca no aplicada en el sistema  Informa al administrativo correspondiente  Confirma al alumno la aplicación de la beca o notifica su estatus  Revisa solicitud de beca  Si procede realiza la captura  Si no procede, indica la razón al promotor 4.- Pago menor al correspondiente  Solicita comprobante de pago al alumno  Envía o entrega a administrativo para su revisión  Notifica al alumno si debe pagar la diferencia  Revisa el comprobante  Si procede corrige la beca asignada  Si el monto se debe a cambio de colegiatura, se desbloquea y se pide que pague la diferencia

Pagos de colegiaturas y facturación Pagos de colegiatura – Para Preparatoria: una inscripción y tres pagos iguales (tetramestral) – Para Profesional, los pagos son igual al esquema presencial semestral. – Para Maestría, el alumno pagará de contado antes de inscribirse cada mes. Pago de colegiaturas al convenio CIE de Bancomer, utilizando como referencia la matrícula con el dígito verificador. A nombre de Enseñanza e Investigación Superior, A. C. Facturación – El alumno solicitará factura a Servicios Administrativos, dentro de los 5 días hábiles después de realizar su pago. – Servicios Administrativos elaborará factura y entregará o enviará al alumno.

Tiempos de respuesta – Generación de matrículas, 4 horas hábiles. El equipo de servicios escolares entra al SSINI en estos horarios (tiempo del centro) 08:00 A. M. 12:00 P. M. 04:00 P. M. 07:00 P. M. – Registro de becas en sistema, 1 hora hábil, después de recibir solicitud y documentación completa del alumno. – Facturas, las facturas se entregarán 5 días hábiles después de haber sido solicitadas

Contratación y pagos de promotores por Vicerrectoría El promotor será contratado por cada campus. El coordinador administrativo de zona enviará documentación al CEL para el trámite de alta en la nómina. El pago se realizará quincenalmente. El gasto es del CEL, hasta el mes de julio de A partir de agosto de 2009, cada campus es responsable del gasto de la nómina.

Datos para contacto C.P. María Eufemia Gracia Villarreal Directora Administrativa Campus en Línea Tel. (81) ext

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