Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno Elliot García Díaz Auditor Senior abril 2005 PROGRAMA DE SUBASTAS

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Ley y Reglamentación Aplicable n Ley de Municipios Autónomos (Capítulo X) n Reglamento Revisado sobre Normas Básicas (Capítulo VIII, Parte I y III ) n Reglamentación Interna de la Junta de Subasta (si existe) n Memorandos emitidos por la OCAM n Cartas Circulares emitidas por OCPR n Órdenes Ejecutivas

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Constitución de la Junta de Subasta (Art ) n Cinco miembros nombrados por el término del Alcalde

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Compras mediante Subasta Públicas (Art ) n Compras > $40,000 n Obras o mejoras >$100,000 n Cualquier venta de propiedad mueble e inmueble

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Compras excluidas de Subasta Pública (Art ) n Compras anuales < $40,000 n Contratos de construcción de obras, reparación, o mejora < $100,000 n Alteraciones o adiciones < 30% del total del costo de la obra

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Compras excluidas de Subasta Pública (Art ) n Obras realizadas por administración n Adquisición de equipo pesado fuera de Puerto Rico

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Funcionamiento Interno de la Junta (Art ) n Quórum n Actas

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Funciones y deberes de la Junta (Art ) n Publicación del Anuncio n Criterios – Adjudicación n 2000 DTS 074 IM Winner v. Junta de Subastas n 2001DTS 041 Punta Arena v. Junta de Subastas n Rechazar Pliegos

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Funciones y deberes de la Junta (Art ) n Establecer y requerir garantías y fianzas n Declarar una subasta desierta

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Cotizaciones o subastas (Art ) 1.Escribir nombre completo y título 2.Firmar en cada etapa del proceso n Solicitan n Reciben n Aceptan cotizaciones n Adjudican las subastas Tienen que:

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Cotizaciones o subastas (Art ) Prohibido n Efectuar pagos sin las debidas cotizaciones n Alterar las cotizaciones y los pliegos de las subasta

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Pruebas a realizar por el Auditor n Solicitar certificación de los miembros de la Junta de Subastas n Verificar confirmación de la Legislatura Municipal

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Pruebas a realizar por el Auditor n Solicite una relación de las subastas celebradas n Seleccione una muestra

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Pruebas a realizar por el Auditor n Examinar lo siguiente: u Crédito Presupuestario u Publicación del anuncio u Las especificaciones u Actas de las subastas u Expedientes de las subastas

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Pruebas a realizar por el Auditor n Pruebas adicionales u Registro de asistencia u Entrevistas u Confirmaciones u Impugnaciones u No se otorgó al mejor postor u Declarada desierta

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Hallazgos más comunes n Adquisición de bienes y servicios y construcción de obras sin celebrar subastas o sin solicitar cotizaciones n Fraccionamiento de las compras de bienes y servicios y de la construcción de obras para obviar el requisito de subasta. Para adjudicar las subastas se utilizó el método de solicitar cotizaciones.

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Hallazgos más comunes n Adjudicaciones a licitadores cuyas ofertas excedían a las presentadas por otros licitadores n Cotizaciones falsas consideradas en la adjudicación de compras y otras que no se pudo corroborar su autenticidad

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Hallazgos más comunes n Constitución de la Junta de Subasta sin el ciudadano particular y presidida por el Alcalde n Órdenes de cambio relacionadas con la construcción de una obra sin someterse a la aprobación de la Junta de Subastas

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Hallazgos más comunes n Defiencias relacionadas con las actas u No se incluye información importante u Actas sin firmar u Actas no encuadernadas u Actas no transcritas

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno Hallazgos más comunes n Expedientes sin: u Aviso de subasta u Hojas de asistencia u Cotizaciones u Cartas de adjudicación u Minuta de las reuniones relacionadas

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno CONTAMOS CON SU COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y LOS FONDOS PÚBLICOS