Control, Seguimiento y Calibración de los Equipos de Medición y Prueba, P-COC-003 Objetivo: Atender la NC 04/IMNC/2015 Lugar: Sala de juntas GCC, Edificio 12-3er. piso. Junio/2015

P-COC-003 rev. 1 (NC-02), Control, Seguimiento y Calibración de los Equipos de Medición y Prueba Objetivo y alcance   1.1 Objetivo Establecer el mecanismo para llevar a cabo el control, seguimiento y calibración de los equipos de medición y prueba usados en las actividades del IIE que afecten la calidad de las mediciones, en cumplimiento del requisito 7.6 de la norma ISO 9001:2008; así como del criterio XII “Control de Medición y Prueba” del código 10CFR50 apéndice B. 1.2 Alcance Este procedimiento es aplicable en todas las áreas del IIE que utilicen equipos de medición y prueba.

.  DEFINICIONES IMPORTANTES Calibración. Determinación de la incertidumbre del equipo de medición, de manera que se asegure que es consistente con la capacidad de medición requerida.   Certificado de Calibración. Documento emitido por una entidad de acreditamiento que declara la correlación que existe entre las indicaciones de un equipo de medición y prueba (errores o desviaciones de una medida materializada) y los valores convencionalmente verdaderos de un patrón de referencia. Contrastación. Comparación de la funcionalidad de un equipo o instrumento de medición, contra otro que se considera como equipo o instrumento de referencia. Equipo de medición y prueba. Instrumento de medición y/o equipos auxiliares o combinación de ellos necesarios para llevar a cabo un proceso de medición y prueba (incluidos los programas informáticos que se utilicen en las actividades de medición y prueba).

.    DEFINICIONES IMPORTANTES (CONTINUACIÓN) Jefe(a) de proyecto (JP). Es la persona responsable del proyecto.   Medición. Conjunto de operaciones que tiene por objeto determinar el valor de una magnitud física mediante la comparación con un método de verificación establecido como referencia.  Responsable de área (RA): Es la persona responsable de una Dirección o Gerencia.  Responsable de control de equipo (RCE). Es la persona que tiene a su resguardo uno o varios equipos de medición y prueba.

. 4. Desarrollo 4.1 Elaboración de inventarios de equipos 4.1.1 El RCE elabora, mantiene actualizado y resguarda el inventario de los equipos de medición y prueba; el cual se considera un registro que incluye los siguientes datos de identificación del equipo: nombre, marca, modelo, número de serie, número de inventario, estado de calibración, fecha de calibración/recalibración y observaciones. El inventario puede mantenerse de forma electrónica o impresa y contener como mínimo los registros indicados en el formato F-01/P-COC-003.

4.1.2 El estado de calibración del equipo de medición y prueba considera cuatro posibles modalidades: 1.- CALIBRADO .- Para aquellos equipos que están calibrados 2.- NO CALIBRADO .- Al equipo no calibrado o no contrastado 3.- FUERA DE SERVICIO .- Al equipo fuera de servicio u operación (equipo no operativo y que requiere mantenimiento) y 4. N/A .- Para aquellos equipos que no requieren ser verificados o calibrados El RCE registra en el inventario de los equipos de medición y prueba, en la columna de observaciones, el motivo por el cual el equipo cambió de estado de calibración. 4.1.3 El JP o la persona designada por éste debe asegurarse que el equipo de medición y prueba que se utilice en las actividades de su proyecto se calibre o contraste, o ambos, a intervalos especificados en la planeación del proyecto o antes de su utilización y deberá asegurarse que el equipo se ajuste o reajuste cuando sea necesario.

4.2 Programa de Mantenimiento y Calibración 4.2.1 Si en el inventario de los equipos de medición y prueba se indica que el equipo requiere mantenimiento o calibración, esto se debe programar de acuerdo con el uso del equipo y al presupuesto de cada área y documentarlo en la columna de observaciones. 4.2.2 El RCE elabora el programa de mantenimiento y calibración de los equipos que así lo requieran. El RA autoriza por escrito y da seguimiento a dicho programa. Este documento se considera un registro. Se recomienda elaborarlo cerca del fin de año para considerarlo en el programa de inversión del siguiente año fiscal del área.

4.3 Calibración del equipo 4.3.1 Para efectos de calibración del equipo se aplica el procedimiento P-RM-202 [2.2], para efectos de contrastación cada área aplica su documento particular. El RCE resguarda el certificado de calibración o el documento de la contrastación del equipo de medición y prueba que tiene bajo su resguardo; el cual se considera un registro. El RCE reemplaza la etiqueta del equipo y actualiza la columna del estado de calibración en el inventario de los equipos de medición y prueba. 4.3.2 Cuando el equipo de medición y prueba no pueda ser comparado con patrones de medición trazables a patrones de medición internacionales o nacionales, deberá registrarse la base utilizada para la calibración o la contrastación.

4.4 Mantenimiento del equipo 4.4.1 Cuando se trata de un equipo de medición y prueba de reciente adquisición, el mantenimiento se realiza de acuerdo con la garantía. Cuando la garantía de los equipos termina, el RCE es responsable de la logística del mantenimiento preventivo, correctivo y su calibración. 4.4.2 El RCE realiza los trámites de mantenimiento aplicando el procedimiento P-RM-202 [2.2]. 4.5 Control de equipo 4.5.1 El JP o la persona designada por éste debe de determinar los equipos de medición y prueba que son necesarios para proporcionar la conformidad del producto con los requisitos determinados en la propuesta técnica del proyecto, así como el seguimiento y medición a realizar. Esto deberá ser documentado por el JP o por la persona designada por éste.

4.5.2 El JP o la persona designada por éste debe de garantizar y documentar que el equipo de medición  y prueba satisface la necesidad para los que está destinado a cubrir antes de iniciar su utilización o cuando una confirmación sea necesaria, para ello requiere realizar una inspección y verificación, así como la aplicación de pruebas de funcionalidad.  En la inspección se revisa el estado físico del equipo (que no presente daños y se encuentre completo). La verificación consiste en checar que el contenido y características del equipo sean las mismas que se establecieron como requerimientos para su utilización (generalmente comparadas contra las especificaciones del fabricante). Las pruebas de funcionalidad van desde el encendido adecuado del equipo hasta la ejecución de funciones básicas, siguiendo las instrucciones del manual del fabricante. En el caso de los programas informáticos que se utilizan en actividades de medición, las pruebas de funcionalidad consisten en verificar que el programa informático quedó instalado satisfactoriamente y que sus operaciones básicas funcionan adecuadamente. Los programas informáticos no deben enviar mensajes de error. Si el fabricante proporciona programas de diagnóstico éstos deben ejecutarse correctamente. Generalmente, el fabricante añade al producto pruebas documentadas para verificar su funcionamiento.

4.5.3 Cuando se detecte que el equipo de medición y prueba no está conforme con los requisitos deberá informarse lo más pronto posible al JP y al RCE, identificarse a la brevedad el estado del equipo y actualizarse su estado en el inventario. El JP o la persona designada por éste debe evaluar y registrar la validez de los resultados de las mediciones anteriores a la detección y debe asegurarse que el producto afectado sea tratado como producto no conforme de acuerdo al P-COC-009 [2.3]. 4.5.4 Cada área del IIE que cuente con equipo de medición y prueba, deberá: Tener un lugar apropiado para el resguardo de dichos equipos donde puedan estar protegidos contra desajustes que pudieran invalidar el resultado de la medición, así como contra los daños y el deterioro durante su manipulación, mantenimiento y almacenamiento. El RCE deberá contar con una bitácora del equipo calibrado para registrar el uso de los instrumentos/equipos en los proyectos, con la finalidad de tener un registro que permita saber cuándo y en qué actividades fue utilizado, así como el personal que lo usó y las condiciones en que se encontraron y dejaron los instrumentos/equipos.

c) Cuando aplique, el RCE establece un control de préstamo de equipo, que como mínimo incluya: i) Nombre de solicitante, ii) No. de inventario, iii) No. de proyecto, iv) Estado en el que se devuelve el equipo, v) Fechas de préstamo y recepción. 4.6 Registros 4.6.1 Los registros generados por este documento se controlan de acuerdo al P-COC-012 [2.4] y son los siguientes: a) Inventario de los equipos de medición y prueba. b) Certificado de calibración o documento de contrastación del equipo. c) Programa de mantenimiento y calibración autorizado por el RA.

Responsabilidades 5.1 Responsable de Área (RA). 5.1.1 Proveer un lugar apropiado para el resguardo de los equipos de medición y prueba. 5.1.2 Revisa y autoriza el formato inventario de equipo de medición y prueba. 5.1.3 Autorizar y dar seguimiento al programa de mantenimiento y calibración de equipo de medición y prueba. 5.2 Responsable de Control de Equipo (RCE). 5.2.1 Elaborar, mantener actualizado y resguardar el inventario de equipos de medición y prueba. 5.2.2 Cuando se requiera, realiza trámites administrativos para enviar los equipos a calibrar o a mantenimiento. 5.2.3 Es responsable de la logística del mantenimiento preventivo, correctivo y su calibración cuando la garantía de los equipos termina. 5.2.4 Resguardar certificados de calibración. 5.2.5 Colocar la etiqueta del estado de calibración según corresponda.

5.2.6 Cuando se requiera establecer un control de préstamos de equipos. 5.2.7 Deberá contar con una bitácora del equipo calibrado que permita saber quién, cuándo y en qué actividades fue utilizado. 5.3 Jefe de Proyecto (JP) 5.3.1 Cuando aplique, solicitar el equipo de medición y prueba con anticipación al RCE, de preferencia al inicio del proyecto, para que verifique que el equipo estará calibrado o contrastado en el momento de su utilización. 5.3.2 Verificar que los equipos de medición que se utilicen en su proyecto se encuentren en buen estado, su operación sea confiable y dentro de su período de vigencia de calibración. 5.3.3 Resguardar los documentos de contrastación en el expediente del proyecto. 5.3.4 Determinar los equipos de medición y prueba que son necesarios para proporcionar la conformidad del producto con los requisitos determinados en la propuesta técnica del proyecto, así como el seguimiento y medición a realizar

5.3.5 Garantizar y documentar que el equipo de medición y prueba satisface la necesidad para los que está destinado a cubrir antes de iniciar su utilización o cuando una confirmación sea necesaria. 5.3.6 Cuando se detecte que el equipo de medición y prueba se utilizó sin estar calibrado, deberá registrar la validez de los resultados de las mediciones anteriores a la detección y asegurarse que el producto afectado sea tratado como producto no conforme de acuerdo al P-COC-009. 5.4 Persona que usa el equipo 5.4.1 Se responsabiliza del buen uso del equipo. 5.4.2 No utiliza equipo con etiqueta “FUERA DE SERVICIO”. 5.4.3 No utiliza equipo con etiqueta “NO CALIBRADO” que no haya sido contrastado. 5.4.4 Informar al JP y RCE cuando detecte que el equipo de medición y prueba no está conforme con los requisitos. 5.4.5 Devolver el equipo solicitado en las mismas condiciones en que le fue entregado por el RCE o JP.