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PRESENTACIÓN DE CIERRE DE PROYECTO REDISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO LEGAL BAJO UN MODELO ESPECIALIZADO DE FÁBRICA Cliente: URIBE & SCHWARZKOPF Agosto 2012

CONTENIDO I. ESTATUS DEL PROYECTOII. OBJETIVOS Procedimientos Personas Clientes Tecnología Estadísticas III. RESULTADOSIV. BENEFICIOSV. RECOMENDACIONES

STATUS DEL PROYECTO % de Avance: 100% Desvío: 10 semanas Fecha Inicio: 18/Junio/2012 Fecha Fin: 9/Agosto/ Semanas 3 Semanas 100% 5-Mar 4 Semana s 07-May 1-Jun Etapa 1: Diagnóstico Situación Actual Etapa 2: Rediseño del Proceso Legal y Reestructuración del Departamento Legal Etapa 3: Implementación del Modelo 23-Mar26-Mar04-May 10 Semana s Etapa 4: Implementación del sistema y acompañamiento 9-Ago 100% 4-Jun Lanzamiento Homelaw Implementación Sistema – 20 jul OBJETIVO GENERAL Rediseñar el proceso Legal de proyectos inmobiliarios Uribe&Schwarzkopf con el fin de implementar un modelo de fábrica con enfoque por procesos, altamente rentable y efectivo. OBJETIVOS ESPECÍFICOS I.Establecer una estructura, funciones y perfiles bajo enfoque de procesos II.Definir Indicadores y estándares de gestión III.Incrementar la satisfacción del Cliente Interno – Externo y Calidad en el servicio IV.Incrementar la Productividad y Rentabilidad de la Unidad V.Mejorar los controles y disminuir riesgos en incumplimientos y gastos asociados -Rotación de Personal - Sistema Hysi -Represados

RESULTADOS PROCESOSPERSONASCLIENTETECNOLOGÍAESTADÍSTICAS

RESULTADOS PROCESOS DECLARACIÓN PROPIEDAD HORIZONTAL PROMESAS COMPRA VENTA ESCRITURAS COMPRA VENTA CRÉDITO FONDOS PROPIOS CESIÓN DE DERECHO O RESCILIACIÓN  Nuevo Layout: distribución física, inmuebles y equipos CARTERA CRÉDITO PLANIFICACIÓN SERVICIO AL CLIENTE VENTAS  Acuerdos de Servicio  Manual de Políticas y Procedimientos: Procedimientos estandarizados Políticas Implementadas Estandarización de plazos Promesas: 15 días Escrituras Crédito: 10 a 12 semanas Escrituras Fondos Propios: 8 a 10 semanas

RESULTADOS PERSONAS  Funciones definidas  Nueva Estructura  Perfiles identificados TRAMITADOR ASISTENTE OPERATIVO CONTADOR REPRESENTANTE LEGAL PRESIDENTE ABOGADO REPRESENTANTE LEGAL PRESIDENTE GERENTE LEGAL EJECUTIVO SERVICIO AL CLIENTE COORDINADOR SERVICIO AL CLIENTE MENSAJERO ASISTENTE CONTABLE ABOGADO EQUIPO HOMELAW Manual Organizativo Personal antiguo Personal contratado

RESULTADOS Creación de Departamento de Servicio al Cliente Homelaw Atención personalizadaResolución de Problemas Incremento en Nivel de Servicio CLIENTE

RESULTADOS Agenda Electrónica Sistema Homelaw Control y Seguimiento de Trámites Calidad en Atención al Cliente Información Estandarizada Consultas de datos de proyectos y clientes Ingreso de actividades realizadas Generación de Documentos Reportes Automáticos Alertas y Notificaciones  Atención dedicada y personalizada a Clientes  Clientes informados TECNOLOGÍA

RESULTADOS TIEMPOS Cantidad de trámites atendidos en Servicio Legales (mensual) Cantidad de trámites atendidos en Homelaw (mensual) Incremento Productividad % PRODUCTIVIDAD HOMELAW ESTADÍSTICAS

RESULTADOS ARCHIVO INGRESOS ESTADÍSTICAS Hasta la fecha han ingresado 91 Promesas, Cesiones de Derecho y Reformas en Homelaw, correspondientes a $ por Honorarios Las mismas que representarán un valor aproximado de $ por honorarios en Escrituras REPRESADOS Inicialmente, se reportaron 300 represados, a la fecha existe conocimiento de aproximadamente 700 represados. A la fecha existen aproximadamente 200 represados en trámite o finalizados

BENEFICIOS Ventas y Crédito  Acceso a información diaria a través de Reportes del Sistema Planificación  Recepción Automática de Información de Órdenes de Entrega Homelaw  Contar con toda la información ingresada al sistema de Ventas  Ingreso de información y seguimiento de trámites en sistema  Generación de documentos desde el sistema  Equipo de trabajo completo y eficiente  Acuerdos de Servicio con otros Departamentos para ingreso de información completa, correcta y con tiempos estándares a Homelaw  Implementación de herramienta para Agendamiento de citas organizadas  Reportes para control y seguimiento de trámites

BENEFICIOS Cliente  Atención personalizada  Comunicación de información  Mejor espacio físico para atención a clientes  Trámites en menores tiempos

RECOMENDACIONES  Control de cumplimiento de políticas, procedimientos y acuerdos de servicio  Asegurar la finalización de la organización del archivo Control y Seguimiento Continuo Operativas Documentos y Sistema  Atención ejecución de trámites represados  Actualización de trámites antiguos en Sistema  Capacitación constante a personal  Forjar relación con entidades financieras y instituciones donde se realizan trámites  Implementar hasta inicios de próximo año, reconocimiento por incentivos  Actualización constante del sistema y de la documentación entregada

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