PLANEACIÓN DOCUMENTAL GLORIA VIVIANA GUTIÉRREZ MONTOYA SANDRA PATRICIA CORDERO RIVERA   GRUPO 06   DOCENTE JAIRO HERNÁN DÍAZ ARIAS ASIGNATURA GESTÓN DOCUMENTAL I UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTÁ D.C - CALI 2015

GESTION DOCUMENTAL Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación (Art. 3 Ley 594 de 2000)

PLANEACIÓN Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. https://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y

OBJETIVO Y ALCANCE Establecer lineamientos, con el propósito de formular programas, políticas, estrategias y objetivos que cumplan con las directrices del archivo general de la nación y que permitan la construcción de la memoria institucional de las entidades

*Diagnóstico *Gestión Proyecto *Definición Estrategia *Documentación FASES *Diagnóstico *Gestión Proyecto *Definición Estrategia *Documentación

PROCESOS *Recepción *Distribución *Trámite *Organización *Consulta *Producción *Recepción *Distribución *Trámite *Organización *Consulta *Conservación *Disposición final de documentos https://www.youtube.com/watch?v=zTuf8vn6 8Ww

LA GRAFICA REPRESENTA EL ESQUEMA DE LA TEORÍA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN IMPLÍCITA EN LA OBRA DE LAUDON Y LAUDON (1996)

CICLO VITAL DE DOCUMENTOS TEORIA FASES MODELOS DE GESTION-PAÍSES Wiffels, 1972 Planteo su teoría sobre las fases o edades básicas del ciclo vital del documento, esta denominación hace relación a las etapas que cumple un documento a lo largo de su vida útil. Norte Americano: orientado a la de la intervención sin excepciones en la fase activa y semiactiva del documento González de Ríos Las etapas se pueden considerar de la siguiente manera: Planeación, elaboración, utilización, mantenimiento, y eliminación. Europeo: Partidario de un escaso control en la fase activa, limitando la intervención directa del profesional de información en la fase semiactiva del documento

FORMACIÓN DE ARCHIVOS –CICLO VITAL DE DOCUMENTOS

POLITICAS *Contextualización de la gestión documental con los procesos de la entidad *Sistema integrado de conservación *Seguridad de la información *Creación y diseño de los documentos independientemente del medio y soporte *El sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo – SGDEA *Los mecanismos de autenticación y metadatos.

*Capacitación a los funcionarios sobre normas archivísticas, sistemas de información, tablas de retención documental *Todos los integrantes deben cumplir con los lineamientos y parámetros establecidos en la entidad para dinamizar el proceso de Gestión documental *Toda la planificación debe ir de la mano con el área de Talento Humano para facilitar su cumplimiento *El conjunto de actividades de capacitación, socialización, cronograma de transferencias primarias y secundarias, ajustes a las tablas de retención documental y cronogramas de seguimientos para determinar el grado de aplicación de la normatividad, políticas y procedimientos de la gestión Documental

DISPOSICIONES NORMATIVAS LEYES LEY 594 DE 2000 LEY 1712 DE 2014 LA LEY 1437 DE 2011 DECRETOS DECRETO 2609 DE 2012 DECRETO 103 DE 2015 ACUERDOS ACUERDO 07 DE 1994 ACUERDO 002 DE 2014 ACUERDO 003 DE 2015 CIRCULARES CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2012. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN CIRCULAR EXTERNA NO. 005 DE 2012. AGN NORMAS TÉCNICAS DE CALIDAD LA ISO 15489-1 LA ISO 15489-2 LA ISO 9001:2008 NTC-GP 1000:2009

ACCIONES *Diseño y normalización de formas, formatos y formularios registrados en el Sistema Integrado de Gestión, teniendo en cuenta las características diplomáticas de cada tipo documental encaminados a la producción y valoración de los documentos de la entidad

PROGRAMAS ESPECÍFICOS *Normalización de formas y formularios electrónicos *Documentos vitales o esenciales *Gestión de documentos electrónicos *Documentos especiales

NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ESPECIFICOS Se basa en el proceso de análisis diplomático de los documentos independientes del soporte, delimitando y fijando sus características y atributos, con el propósito de crear las formas, formatos y formularios en entorno electrónico, denominándolos con nombres propios.

DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES Comprende desde la identificación, evaluación, selección, protección, preservación y recuperación de aquella información que en caso de emergencia sirve para la defensa y restitución de derechos y deberes de personas y entidades cuya documentación haga parte del fondo documental administrativo del Archivo General de la Nación, permitiendo con ello la preservación de los documentos, evitando pérdida, adulteración, sustracción y falsificación de los mismos.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Propende por el diseño, implementación y seguimiento de estrategias orientadas a gestionar el ciclo de vida de los documentos en el entorno electrónico junto a los procesos de la gestión documental, armonizado con la racionalización de trámites e intercambio de información electrónica en el marco del gobierno electrónico en la administración pública

DOCUMENTOS ESPECIALES Está encaminado a los documentos de archivo que por sus características no convencionales requieren tratamiento diferente: *Gráficos *Cartográficos *Fotográficos *Audiovisuales *Sonoros *Orales de comunidades indígenas o afrodescendientes *Redes sociales *Páginas Web e Intranet

BIBLIOGRAFÍA *Archivo General de la Nación *Comisión General de Valoración Documental del Gobierno de Canarias *Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Programa de Gestión Documental *PGD Programa de Gestión Documental. Obtenido de Archivo General de la Nación. Bogotá: El AGN, 2014. 48 p.

CIBERGRAFÍA *https://www.youtube.com/watch?v=zTuf8vn6 8Ww *http://www.gestiopolis.com/planeacion- documental-documentos-administrativos/ *http://capacitacionarchivistica.blogspot.com/2 011/03/la-planeacion-archivistica.html *https://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWA oX-Y *https://www.youtube.com/watch?v=zTuf8vn6 8Ww

GRACIAS