El arte de la productividad sin estrés

 Cantidades de cosas por hacer  Indefinición de que se debe hacer  Los cabos sueltos  Centrarse en principios “Intento tomarme los días de uno en uno, Pero a veces varios días me atacan de golpe” Ashley Brilliant

“Tu habilidad para generar poder es directamente proporcional a tu habilidad para relajarte” “Usualmente hay una proporción inversa entre tener algo en la mente y la cantidad de esta que se esta llevando a cabo”

“Cualquier cosa que provoque en usted una reacción desproporcionada, por exceso o defecto, puede controlarle, y con frecuencia lo hace”

 Capturar todas las cosas que necesitan hacerse, para ser colocadas en un sistema lógico y confiable FUERA DE LA MENTE  Adquirir la disciplina de tomar las decisiones “de antemano” para tener una lista de acciones siguientes

 No se ha aclarado exactamente cuál es el resultado que desea  No se ha decidido cuál es el resultado de una acción física  No se ha colocado un recordatorio de la acción Esta preocupación constante e improductiva que experimentamos por todo lo que tenemos que hacer es la que mas tiempo y energía consume. Kerry Gleeson

 no hagas el compromiso  mantener los compromisos  renegociar los compromisos

1. Recopilar 2. Procesar 3. Organizar 4. Revisar 5. Hacer

Fuente:

 Cada frente abierto debe estar en el sistema de recopilación y no en la cabeza  Mantener al mínimo la bandeja  Vaciar la bandeja periódicamente

 Reglas  Se saca lo que esta primero. ¡NO ELEGIR lo que se va a procesar!  Procesar de a uno por vez  Lo que se saca de la bandeja, no vuelve a la bandeja.  Decidir que hacer o que es Hacer las cosas no requiere demasiado valor; en cambio, decidir qué hacer SÍ lo requiere Elbert Hubbard

 ¿Requiere acción?  NO ▪ Basura ▪ Elementos para incubar (a futuro) ▪ Material de consulta

 Requiere acción  Definir “Acción Siguiente” ▪ Si no se puede hacer directamente es un proyecto  Si lleva menos de 2 minutos, HACERLO  Agregarlo a la lista de acciones siguientes  Delegarlo  Aplazarlo

Fuente:

 Elementos necesarios para organizarnos  Lista de proyectos  Material de apoyo de Proyectos  Lista de “a la espera”  Agenda para fechas fijas  Lista de “acciones siguientes”  Material de consulta  Lista de “algún día/tal vez”  Archivo de Seguimiento

 Agenda  Es sagrada  Cosas que solo se pueden hacer ese día  No mezclar con tareas que pueden delegarse o atrasarse

 Listas de acciones siguientes  Separadas por Contextos Oficina Calle Casa PC Teléfono Personas-reuniones Leer/Revisar

 Eventos o recordatorios a si mismo en el futuro.  Listas de “Algún Día/Tal Vez”  Archivo de seguimiento  43 carpetas  12 para los meses  31 para los días

 El sistema de archivos  Debe ser rápido y divertido  Al alcance de la mano  Ordenado alfabéticamente  Muchas carpetas limpias  Menos de 3/4  Etiquetas con referencias  EVITAR la pila “por archivar” “Si necesita mas de 60 segundos para archivar algo, no lo archivará: lo amontonará” David Allen

 Listas de control  Afirmaciones personales  Listas de control de viajes  Revisión semanal  Áreas de atención y responsabilidad  Personas clave en mí vida

 Revisión Diaria  Revisión Semanal  Revisión General “Los asuntos de la vida tienen que ver con multitud de aspectos, y aquel que razona sobre cualquiera de ellos son tener en cuenta el resto de las cosas es un iluso incapaz de seguir la marcha del mundo” -James Fenimore Cooper

 Revisión Diaria  Mirar la agenda  …. Y después la lista de acciones siguientes  Mirarlas en el contexto correcto

 La clave del sistema “La revisión semanal”  Papeles Sueltos  Procesar notas  Citas previas  Citas futuras  Vaciar la mente  Revisar las listas Para que el conocimiento sea productivo deberemos aprender a ver tanto el bosque como los árboles. Debemos aprender a conectar Peter Druker

 El modelo de cuatro criterios para elegir acciones en el momento  El modelo triple para evaluar el trabajo diario  El modelo de seis niveles para revisar su propio trabajo

 Para elegir  Contexto  Tiempo disponible  Energía  Prioridad “En ultima instancia, debe confiar siempre en su intuición. No obstante, puede hacer muchas cosas para potenciar esa confianza” David Allen

 Para evaluar el trabajo diario  Realizar trabajo predefinido  Realizar el trabajo a medida que surge  Definir su trabajo

 Para revisar su propio trabajo  metros o más: vida  metros: visión con un plazo de entre 3 a 5 años  metros: objetivos anuales o bianuales  metros: áreas de responsabilidad  metros: proyectos actuales  Pista de aterrizaje: acciones actuales

Fuente:

proyecto es todo aquello que no se puede hacer directamente para que se complete

 El modelo de planificación natural 1. Definir propósitos y principios 2. Visualizar resultados 3. Generar lluvias de ideas 4. Organizar 5. Identificar las acciones siguientes

 1. Definir  Propósito  Porque estoy haciendo esto?  Llevarlo mas allá y preguntar porque estoy haciendo esto  Principios  Les daré a otros libertad sobre esto mientras que... “Si no está seguro de lo que está haciendo, nunca hará lo suficiente” David Allen

2. Visualizar los resultados  Visión  ver el proyecto luego de completado los resultados  Ver un éxito absoluto! “La imaginación es mas importante que el conocimiento” Albert Einstein

3. Generar lluvia de ideas  No hay que juzgar, criticar  ir tras la cantidad, no la calidad  Analizar y organizar Apagado  disparadores

4. Organizar  Identificar las piezas Importante  Ordenar por ▪ Componentes ▪ Secuencias ▪ Prioridades  Detallar hasta el nivel necesario

5. Identificar las acciones siguientes  ¿Cuál es la acción siguiente en cada una de las partes del proyecto?  ¿Cuál es la acción siguiente en el proceso de planeamiento?

“Organízate con eficacia” Autor David Allen – Ediciones Urano

Guillermo Matías Mazza