ETAPA DEL EVENTO [PRE-EVENTO] DE LOS RÍOS ROMMEL - RODRIGUEZ MIGUEL

ETAPAS DE UN EVENTO PRE-EVENTO EVENTO POST-EVENTO PLANIFICACIÓN ORGANIZACIÓN EVENTO DIRECCIÓN POST-EVENTO EVALUACIÓN ETAPAS DE UN EVENTO

FASES 12 PRE EVE NTO

Determinar los objetivos y definir el tipo de evento. 1 Determinar los objetivos y definir el tipo de evento. Determinar QUÉ se quiere alcanzar con la realización del evento básicamente estamos hablando del objetivo. Definir el nombre y el tipo de evento. Entre tipos tenemos los sociales, empresariales, masivos etc.

Nombrar el comité organizador. 2 Nombrar el comité organizador. Nombrar al coordinador general Comisiones de trabajo Comisiones como Finanzas, Transporte, Promoción, etc.

Determinar el número y tipos de invitados. 3 Determinar el número y tipos de invitados. Dependiendo del evento definiremos el tipo y posteriormente los invitados. Entre tipo de invitados tenemos: Expositores o Ponentes Participantes Acompañantes Delegados Invitados especiales

Seleccionar la fecha de la actividad. 4 Seleccionar la fecha de la actividad. Para seleccionar la fecha debemos tomar en cuenta: Saber si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida. Evitar que coincida con otro evento que implique al target. Y Horario y frecuencia de transportes. … Entre otros…

Seleccionar el lugar del evento. 5 Seleccionar el lugar del evento. Como tipos de lugar tenemos dos: Abiertos Cerrados Para ambos tipos debemos considerar la capacidad, comodidad, iluminación, equipos y el acceso entre otros.

Elaborar el cronograma de actividades. 6 Elaborar el cronograma de actividades. En la elaboración del cronograma podríamos usar un diagrama de Gant el cual nos permite asignar recursos a tareas, fechas y prioridades a dichas actividades.

Estimar los recursos materiales y técnicos. 7 Estimar los recursos materiales y técnicos. Humanos; Materiales; Tecnico: Se estima el personal necesario Los implementos necesarios (sillas, mesas, lapices etc) Equipos de sonido, audiovisuales , computadores etc.

Elaborar el presupuesto. 8 Elaborar el presupuesto. La elaboracion del presupuesto se divide en 2 grandes partes: Egresos: Ingresos: Publicidad y promocion especios publicitarios Impresos y originales actividades especiales Elojamiento venta de comidas y bebidas Alquiler y montaje de salones concesiones para venta Transporte cuotas de registro de evento Eventos sociales donativos y patrocinios

9 Promoción del evento. Medios de comunicacion Correo directo Publicidad impresa

Diseño de impresos y material de información. 10 Diseño de impresos y material de información.

Capacitación de personal. 11 Capacitación de personal. Previamente establecido la cantidad de personal que se va a utilizar Empieza la fase de seleccion y capacitacion del personal En esta fase se ofrece el conocimiento necesario para el evento a los empleados y a las personas por contratar

Contrato de materiales, equipos y servicios. 12 Contrato de materiales, equipos y servicios. Una d elas partes mas importantes del pre-evento ya que depende de la calidad del evento si los materiales o Equipos son los correctos para la ejecucion del mismo. Si los equipos estan defectuosos o con una tecnologia menos avanzada Garantizamos el fracaso del propio evento.

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