Manejo de Secretaría y Programa Académico Marta Pizzo GT Group S.R.L. Miembro de.

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1 Manejo de Secretaría y Programa Académico Marta Pizzo GT Group S.R.L. Miembro de

2 Herramientas para transmitir el conocimiento. Un canal de comunicación eficaz. CONGRESOS SEMINARIOS JORNADAS

3 PLANIFICACIÓN + ESTRATEGIA COMUNICACIÓN transmitir con claridad TECNOLOGÍA facilitar - optimizar INMEDIATEZ agilizar los tiempos LA TECNOLOGÍA ES UNA ALIADA PERO NO SUPLANTA LA ALTERNATIVA DEL “PERSONA A PERSONA”

4 Red de vectores comunicacionales INSTITUCION CONTRATANTE SECRETARÍA CONCURRENTES - ASISTENTES - PUBLICO ORGANIZADOR PROFESIONAL -OPC-

5 Comité Ejecutivo Interpretar objetivos y necesidades Elaborar un plan de trabajo Desarrollar técnicas y estratégias de participación Coordinar las tareas operativas Organizador Roles Responsabilidades Toma de Decisiones

6 SECRETARÍA; EJE de la organización Planificar Organizar Dirigir Coordinar Controlar Manejo de riesgos Priorizar Optimizar tiempo trabajo EQUIPOEQUIPO CONCEPTOS OPERATIVOS META

7 Secretaría Pre Congreso Diagramación del cronograma Información general Recepción de inscripciones RR.PP. Difusión y Prensa Tareas Administrativas Secretaría durante el Congreso Recepción de Asistentes Ceremonial y Protocolo Información general Inscripciones in situ Acreditaciones Entrega de certificados

8 PROGRAMA ACADÉMICO Aspectos fundamentales:  Primer nivel  Contenido temático  Correcta selección de temas  Elección de los oradores Elementos básicos:  Por qué  Para quién  Cuándo  Dónde

9 Tipos de contenido de programa Intercambio de conocimiento Educación continua Mercado empresarial Promoción pública Etc. Tipos de comunicación Visual Verbal Escrita Etc.

10 ¿Cómo se desarrolla correctamente un programa? Planificar la sesiones cuidadosamente NO superponer las conferencias que se consideren de sumo interés. Puntualidad Duración de las sesiones y presentaciones individuales Duración de cada jornada en conjunto.

11 Quienes asisten INVITADOS ESPECIALES EXPOSITORES CONCURRENTES Tipos de ponencias SESION PLENARIA CONFERENCIA REUNIONES SATELITES TRABAJOS LIBRES:

12 Presentación de ponencias Informar sobre recepción de ponencias con anticipación Definir el idioma oficial del Congreso Indicar fecha límite para recepción de resumen Requerimientos técnicos para que el orador pueda exponer con comodidad.

13 Certificación de Trabajos ó Presentaciones Confección de Libro de Abstracts, Actas.

14 Finalización del Congreso Informe de resultados Perfomance del evento. (Análisis de estadísticas, encuestas, etc.) Documentación: bases de datos, material sobrante. Cartas de agradecimiento.

15 CONCLUSIONES Trabajemos utilizando las nuevas tecnologías con la percepción y la creatividad puestas al servicio de esta actividad. Los congresos y convenciones activan los cinco sentidos: * Vista* Oído * Olfato* Gusto * Tacto incluyen actividades de contacto directo

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