INTRODUCCIÓN A LA METODOLOGÍA EN DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS Ing. ___________________ DOCENTE UNIVERSIDAD ECOTEC

Revisión integral de las estructuras de organización y sus puestos. Transformación a organizaciones evolutivas y de alto desempeño Recortes de personal Mayor tramo de control Reducción de sueldos Reducción de niveles

CONCEPTOS TÉCNICOS PUESTO La unidad registrada en el Organigrama, que integra la estructura organizacional de las dependencias, e implica deberes específicos, delimita jerarquías, competencias y señala el perfil mínimo que debe reunir la persona que lo desempeñe DESCRIPCIÓN Es el proceso que permite su ubicación, identificación y análisis en el contexto organizacional, y contiene la misión, objetivos, funciones y entorno operativo PERFIL Es el proceso que permite identificar las aptitudes, cualidades y capacidades que, conforme a la descripción del puesto, son fundamentales para la ocupación y desempeño del mismo.

TÉCNICAS PARA RECABAR DATOS Entrevistas: El analista pregunta a los servidores públicos (ejecutivo) en forma individual respecto al puesto que revisa.

TÉCNICAS PARA RECABAR DATOS Observación El analista aprende sobre los puestos al observar las actividades de quienes los realizan y registra en una forma estandarizada.  Algunas organizaciones graban los puestos en video para su estudio posterior. El analista pregunta a los servidores públicos (ejecutivo) en forma individual respecto al puesto que revisa. 5

Diario TÉCNICAS PARA RECABAR DATOS Es posible pedir a los ocupantes del puesto que lleven un diario o Bitácora de sus actividades durante todo un ciclo laborar.  El diario se llena en momentos específicos del turno de trabajo. Cada media hora o cada hora. Durante un periodo de dos a cuatro semanas. 6

Cuestionario TÉCNICAS PARA RECABAR DATOS Cuestionario o Formato diseñado para que los servidores públicos que desempeñan el puesto y el jefe inmediato a quien reportan los llenen por separado. Se utilizan para obtener datos: Áreas de obligaciones Tareas desempeñadas en el puesto Propósito del mismo Entorno físico Requerimientos para desempeñar el puesto (habilidad, educación, experiencia, requerimientos físicos y mentales). 7

INSUMOS PARA LA ELABORACIÓN DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS REGLAMENTO INTERIOR POLITICAS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS FORMATO PARA RECOPILAR INFORMACIÓN DEFINICION DE MACRO-PROCESOS DE LA INSTITUCIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN PLANEACIÓN ESTRATÉGICA MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS ORGANIGRAMA ACTUALIZADO 8

= REGLAS PARA LA DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 1. Iniciar la descripción de forma descendente. Grupo organizacional superior Alineación y congruencia organizacional Grupos subsecuentes = Grupo de menor jerarquía 2. Describir el puesto, no al ocupante. 3. Describir hechos objetivos, no opiniones e interpretaciones subjetivas. 9

REGLAS PARA LA DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 4. Buscar lo esencial de cada función , para no caer en detalles innecesarios. 5. Una buena descripción dependerá del conocimiento que tenga el ocupante y su jefe inmediato sobre el objetivo del proceso y sobre la información que le solicitemos. 6. Evitar que el ocupante del puesto maximice las funciones y las características necesarias para desempeñar el puesto. 10

en infinitivo y acciones REGLAS PARA LA DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 7. Las características de la redacción de las descripciones de puestos son: CLARIDAD SENCILLEZ Brevedad PRECISIÓN Utilizar verbos en infinitivo y acciones específicas. Utilizar un lenguaje accesible para que se entienda fácilmente lo que se hace en el puesto Utilizar el menor número de palabras. Evitar palabras ambiguas 11

CONSIDERACIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS Deberá ser efectuado por el ocupante del puesto con la supervisión del jefe directo del mismo apoyado por el especialista en descripción y perfil de puestos y el área de recursos humanos de la dependencia, órgano desconcentrado o entidad. 12

1. Datos de identificación CONTENIDO DEL FORMATO DE DESCRIPCIÓN Y PERFIL DEL PUESTO 1. Datos de identificación 2. Descripción del Puesto 3. Perfil del Puesto DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Es el proceso de ubicación, identificación y análisis del mismo en el contexto organizacional. Se integra por: La Misión Los Objetivos 13

Es la razón de ser o existir del puesto DESCRIPCIÓN DEL PUESTO El Entorno Operativo que incluye el tipo de relaciones que el puesto mantiene con su entorno y las características de la Información a la que tiene acceso, maneja o administra. MISIÓN DEL PUESTO Es la razón de ser o existir del puesto Para la elaboración de la misión pueden considerarse las siguientes interrogantes : ¿Qué haces en tu puesto? ¿Quiénes son tus principales Servicios o productos que les proporcionas? 14

¿PARA QUÉ EXISTE EL PUESTO? DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Finalmente , considerando las respuestas anteriores se redacta la misión contestando a la pregunta ¿PARA QUÉ EXISTE EL PUESTO? SECRETARIA EJECUTIVA QUE LOS PROCEDIMIENTOS SECRETARIALES Y ASPECTOS LOGÍSTICOS APOYEN AL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DEL ÁREA DE ADSCRIPCIÓN. COORDINADOR ADMINISTRATIVO QUE LOS RECURSOS HUMANOS, FINANCIEROS, MATERIALES Y SERVICIOS, SEAN ADMINISTRADOS DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA. 15

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO RECURSOS HUMANOS QUE LA DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN INTEGRAL DE LOS RECURSOS HUMANOS, FACILITE A LA INSTITUCIÓN EL LOGRO DE SUS OBJETIVOS , METAS, Y MEDIAR POR EL AMBIENTE LABORAL RECURSOS MATERIALES QUE SE ADMINISTREN LOS RECURSOS MATERIALES QUE LA INSTITUCIÓN REQUIERA PARA SU OPERACIÓN, EL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS Y EL LOGRO DE METAS EN BENEFICIO DE LA CIUDADANÍA, ASEGURANDO SE CUMPLAN LOS CRITERIOS DE EFICIENCIA Y CALIDAD. 16

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO OBJETIVOS Son los resultados cuantificables y medibles a ser alcanzados por el ocupante del puesto y contribuyen al logro de la misión del mismo. USOS Determinar las metas de evaluación del desempeño de los servidores públicos que ocupan el puesto. Para determinar la unidad de medida que verifique la efectividad de la organización y sus trabajadores. 17

CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS DESCRIPCIÓN DEL PUESTO CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS CLAROS Debe estar definido de tal forma que no quede duda de qué se debe lograr y quién es responsable. COHERENTES Debe estar alineado a la misión del mismo puesto, a la descripción de su j efe inmediato y a los objetivos de la institución. MEDIBLES Deben permitir su control y evaluación en un horizonte de tiempo para poder determinar con precisión y objetividad su cumplimiento REALISTAS Deben ser factibles de lograrse 18

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO FUNCIONES DEL PUESTO Función: conjunto de actividades y tareas realizadas por una persona para alcanzar los objetivos y la misión del puesto. Ejemplos FUNCION ACTIVIDADES O TAREAS Elaborar el material del curso de liderazgo para los mandos de la institución Documentar el tema Analizar Integrar la información Capturar la información Preparar carpetas de capacitación Elaborar los informes estadísticos del curso de liderazgo para que sea evaluado por el jefe del área. Analizar los resultados del curso Preparar los resultados en Excel Presentar el documento 19

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO ENTORNO OPERATIVO Tipo de relación.- Se refiere al tipo de contactos que establece el puesto de manera más sustantiva o prioritaria. INTERNA EXTERNA Explicación de la relación seleccionada.- Es una breve descripción, a captura libre, de las relaciones establecidas y el objetivo de las mismas. Características de la información.- Es la identificación de la naturaleza del impacto que la información que se maneja puede tener en el entorno del puesto. 20

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO PERFIL DEL PUESTO ÁREAS DE CONOCIMIENTO Primaria Secundaria Preparatoria o Bachillerato Bachillerato Técnico o especializado Normal Carrera técnica o comercial Técnico superior universitario Licenciatura o Profesional Diplomado Posgrado Maestría Doctorado Se compone del nivel de estudio Pasante y carrera terminada Titulado 21

PERFIL DEL PUESTO DESCRIPCIÓN DEL PUESTO En este apartado se deben identificar las condiciones en las que se deberán desarrollar las actividades del puesto: Disponibilidad para viajar Condiciones de Trabajo Cambio de residencia Condiciones especiales de trabajo Condiciones de estrés y riesgo 22

PERFIL DEL PUESTO Capacidades Gerenciales y Técnicas del Puesto Se refieren a la asignación de capacidades: Conocimiento (técnicas), la mismas que abarcan conocimientos técnicos específicos y transversales Por nivel jerárquico (gerenciales) Visión estratégica Trabajo en equipo Liderazgo Orientación a resultados Negociación Cómputo Idiomas Nociones Generales de la APF Recursos Humanos: Servicios personales capítulo 1000. Las capacidades técnicas específicas son de uso exclusivo de la institución que las crea.