Gestión de Recursos Humanos III UNIVERSIDAD DE ORIENTE NÚCLEO DE SUCRE ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES PROGRAMA DE GERENCIA DE RECURSOSHUMANOS U D O Gestión de Recursos Humanos III FACILITADOR: Lcda. Oly Mata

Profa. Oly Mata Tema II

CONTENIDO: Concepto y evolución histórica de la auditoria Propósito y normas de auditoría El auditor Clases de auditorias Las auditorias administrativas: concepto, generalidades y clases Las auditorias administrativas de recursos humanos

CONTENIDO: Concepto de auditoria de recursos humanos El auditor de recursos humanos El cumplimiento de los aspectos legales Planificación o programación de la auditoría Metodología de la auditoría La encuesta o cuestionario como procedimiento específico El informe de auditoría de recursos humanos Utilización de los datos obtenidos en la auditoría

Etimologìa Concepto y evolución histórica de la auditoria Proviene del latín   -audio-audire- que significa oír, escuchar, atender.

Concepto y evolución histórica de la auditoria Tradicionalmente, la auditoría se define como: “Un análisis sistemático de los estados financieros, registros y transacciones relacionadas para determinar la sujeción a los principios de contabilidad generalmente aceptados, a las políticas de dirección o a los requerimientos establecidos, con el propósito de poder expresar una opinión profesional sobre el asunto ” Zambrano (2002:33) Pero el concepto actual de auditoría es más amplio, ya que implica un proceso investigativo y evaluativo que determina las causas y los efectos que producen algunos factores tanto internos como externos, que inciden tanto en la administración como en las operaciones productivas de la empresa y se reflejan en la situación general de ésta.

Concepto y evolución histórica de la auditoria Se puede decir entonces, que la auditoría es: Creativa y Analítica Crítica y valorativa Investigativa La auditoria es por tanto, un estudio formal que se convierte en disciplina Fundamentada en diferentes tipos del saber Estructurada racionalmente bajo una serie de postulados, conceptos y tècnicas

CONCEPTO Concepto y evolución histórica de la auditoria “Es un conjunto de técnicas de información y de evaluación aplicado por un profesional en el seno de un proceso coherente, con el fin de adoptar un juicio en referencia a unas normas y de formular una opinión sobre el procedimiento y/o las modalidades de realización de una operación determinada ” Zambrano (2002:34)

Orígenes y evolución histórica de la Auditoria Concepto y evolución histórica de la auditoria Orígenes y evolución histórica de la Auditoria El origen   de   los   auditores   parece remontarse   al   antiguo   Egipto,   donde   éstos comprobaban  la  exactitud  de  los  cálculos  de  las importaciones  y exportaciones  de trigo, la cantidad de cosechas y los impuesto Ya  en  el  año  300  A.C.,  en Atenas,  un grupo  de expertos recibió  el encargo  de contrastar   las cuentas   de   los tesoros públicos   y   de todas   las personas con responsabilidad en la manipulación de fondos públicos

Orígenes y evolución histórica de la Auditoria Posteriormente, en la época romana este término se utilizaba en la práctica de juzgar las denuncias  a partir  de  la audición  de testigos Paulatinamente,  el concepto  se referirá  al examen oficial  de cuentas apoyadas  en  las referencias aportadas por  los testigos

Orígenes y evolución histórica de la Auditoria Progresivamente se reduce la importancia de los testimonios orales y se va haciendo más hincapié  en  la documentación aportada;  en  la época romana  los auditores examinaban las cuentas de los gobernadores de las provincias para detectar posibles fraudes Posteriormente, en la edad media, los reyes exigían el mantenimiento de las cuentas de sus residencias por dos escribanos independientes, lo cual pone de manifiesto que fueron tomadas algunas medidas para evitar fraudes en esas cuentas.

De igual manera, en la edad media, la iglesia católica tenia reglamentada y como parte obligatoria dentro de sus actividades administrativas, las revisiones del manejo de ingresos e inversiones económicas a través de determinadas personas que fungían como auditores, con la finalidad de evitar desfalcos Luego, a medida que se desarrolló el comercio, surgió la necesidad de las revisiones independientes para asegurarse de la adecuación y fiabilidad de los registros mantenidos en varias empresas locales

La auditoria como profesión fue reconocida por primera vez bajo la Ley Británica de Sociedades Anónimas en 1862 en Inglaterra, siendo la detección del desfalco el objetivo primordial de la auditoria Hacia el año 1900 se introdujo en Estados Unidos ; sin embargo, en ese país la auditoría tomó un camino independiente, lejos del objetivo usual, haciendo hincapié en la localización y prevención de errores y embaucamiento, así como en cerciorarse de la condición financiera y de las ganancias de la empresa Hasta 1940 continuó este cambio en el objetivo de la auditoría consolidándose el criterio de que, primordialmente, una auditoría independiente debía ser la revisión de la posición financiera y de los resultados de operación

Simultáneamente, en distintos países industrializados, se introdujo el concepto de auditoria y se acordaron pautas y normas que permitieron estandarizar los procedimientos contables y los procesos de auditoria, a tal grado, que hoy en día resulta relativamente fácil la interpretación de los registros e informes de auditoría. Gradualmente, las empresas adoptaron la expansión de las actividades del departamento de auditoría interna hacia áreas que están más allá del alcance de los sistemas contables. En la actualidad, los departamentos de auditoría son revisores de todos los estados y aspectos de las organizaciones, por ejemplo, los relativos al Recurso Humano o a las operaciones financieras.

Propósito de la auditoría Propósito y normas de auditoría Propósito de la auditoría El propósito de cualquier clases de auditoría es el de añadir cierto grado de validez al objeto de la revisión. Toda auditoria debe determinar si la empresa está utilizando controles idóneos para lograr los objetivos propuestos. Por ejemplo, toda organización busca reducir costos y aumentar la producción y el proceso de auditoría debe establecer si éste objetivo se está cumpliendo y hacer recomendaciones que incremente la eficiencia en las operaciones de la organización. “El principal propósito de una auditoria es eliminar la ignorancia, las influencias personales, el interés propio, la negligencia y la deshonestidad, como causa de la distorsión de los hechos” Zambrano (2002:35)

GENERALES DE EJECUCIÒN DEL INFORME Propósito y normas de auditoría Normas de la auditoría las Normas Técnicas de Auditoría constituyen los principios y requisitos que debe observar necesariamente el auditor en el desempeño de su función para expresar una opinión técnica responsable. GENERALES DE EJECUCIÒN DEL INFORME Afectan a las condiciones que debe de reunir el auditor y su comportamiento en el desarrollo del trabajo Hacen referencia a la preparación y ejecución del trabajo a realizar, regulan el conjunto de técnicas de investigación e inspección aplicables Regulan los principios que han de ser observados en la elaboración y presentación del informe . 1.-Formación 2.-Independencia 3.-Diligencia profesional 4.-Responsabilidad 5.-Secreto 1.-Programación adecuada 2.-Supervisión adecuada 3.-Opinión basada en evidencia suficiente y adecuada 1.-Uniformidad 2.-Imagen fiel 3.-Causa de no opinar

El auditor El auditor Es la persona encargada de aplicar la auditoria. Puede ser interno (si pertenece a la organización), o externo (si no es de ella). Se recomienda que el auditor, interno o externo, sea seleccionado por una comisión de alto rango (integrada por representantes del gobierno y de la organización) o por el gerente general de la institución, del cual dependerá en forma directa con el fin de garantizar una cobertura total sobre la empresa en la evaluación del control y la independencia mental y de criterio requeridas como garantía para el desarrollo de un examen objetivo y altamente profesional

Características del Auditor Debe de tener dos oídos y una boca Debe de tener plenos conocimiento en el procedimiento que va a implementar para que los resultados sean mejores Debe de dar un informe claro y preciso sobre el área que audita Se una persona capaz de realizar una buena entrevista y dar un buen relato sobre lo que observó y Contar un razonamiento deductivo para que le sea más fácil llegar a una solución lógica

Características del Auditor Debe de tener experiencia en el àrea Debe ser una persona con solvencia moral y ètica Se requiere que sea objetivo (debe tener independencia mental) No debe permitir el soborno Debe ser prudente en el uso de la información que obtenga (no utilizarla en beneficio propio o en perjuicio del área auditada)

Clases de Auditoria 1. - Según el tipo de Auditor: Interna: se encarga de verificar el funcionamiento de la organización según el aspecto que debe revisar. En ella el auditor es interno Externa: es realizado por auditores externos que no pertenecen a la empresa, quienes se consideran objetivos y neutrales dado su origen

Clases de Auditoria 2. - Según el aspecto a Auditar Auditoria Financiera Es desarrollada por un contador Público, en la que se evalúa e informa si los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera y el resultado de las operaciones de la entidad examinada, y si fueron elaborados de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados Auditoria Operativa: Es la evaluación sistemática de los procedimientos operativos en áreas funcionales, donde se identifican los problemas y se proponen las soluciones.

Auditorias de Sistemas o de Informática Clases de Auditoria 2. - Según el aspecto a Auditar Auditoria Social: Es la que evalúa la responsabilidad de la empresa desde el punto de vista social para con los propietarios, empleados, clientes, abastecedores y comunidad. Relacionadas con el bienestar social general (educación, salud, vivienda) Auditorias de Sistemas o de Informática Es la revisión y valoración de los controles, sistemas y técnicas de informática, así como de los equipos de computación, su uso, eficacia y seguridad

Auditoria Administrativa Clases de Auditoria Auditoria de Calidad Evalúa la calidad en las diferentes áreas funcionales de la organización, identificas fallas en los distintos campos que cubre y busca el mejoramiento continuo de esa calidad. Auditoria Administrativa Esta auditoria, además de la exploración de la estructura organizativa de la empresa, incluye la evaluación de los procedimientos operativos y del uso de sus recursos humanos y materiales. Puede ser ejecutada por un administrador, un contador público con especialización en administración de empresas o en gerencia de recursos humanos

1.- Del cumplimiento de políticas y procedimientos: La finalidad de la auditoria administrativa es ayudar a la dirección a lograr una administración más efectiva. Su intención es valorar los métodos y desempeño en todas las áreas. La Auditoria Administrativa puede dividirse según el factor y objeto de la evaluación en: 1.- Del cumplimiento de políticas y procedimientos: En este tipo de auditoria se examina y verifica el cumplimiento de las políticas y procedimientos existentes en la organización. 2.- Del adecuado uso de equipos y funcionamiento eficaz de los sistemas: En este tipo de auditoria se investiga y confirma que el funcionamiento y uso dado por la administración a equipos y sistemas sea adecuado.

4.- De la estructura organizativa: Supone el análisis y revisión exhaustivo de la estructura organizacional de la empresa y su relación con los objetivos generales de la organización. 5.- De la exactitud y confiabilidad de los controles y de los métodos protectores adecuados : En este tipo de auditoria se comprueba si la empresa está utilizando los controles y respectivos métodos de protección apropiados 6.- De las causas de variaciones: Es un examen detallado de las variaciones administrativas ocurridas en la organización y sus posibles causas. 7.- Del recuso humano: En este tipo de auditoria se revisa y evalúa los objetivos y políticas de la administración o gerencia de la empresa con el recurso humano y las actividades desarrolladas por el personal de la organización con la finalidad de mejorar a la misma. Es así como se encuentra que los Recursos Humanos como objeto de la Auditoría, se ubica en una categoría especifica dentro de las Auditorías Administrativa.

La auditoría administrativa del talento humano Revisión y evaluación de la Gestión del Talento Humano Admisión del Talento Humano Monitoreo de Personas Mantenimiento de Personas Desarrollo de Personas Compensación de Personas Aplicación de Personas La Gestión del Talento Humano implica varias actividades que pueden ser agrupadas según Chiavenato (2002: 13) en seis procesos a saber: Reclutamiento Selección Orientación Diseño de Cargos Evaluación del Desempeño Sistemas de Información Auditoría de talento humano Remuneración Beneficios Disciplina Higiene y Seguridad Calidad de vida Relaciones con los Sindicatos Entrenamiento Programas de cambio Comunicación

“Es el proceso de revisión y evaluación Concepto de auditoria de recursos humanos “Es el proceso de revisión y evaluación Integral y constructivo de los fines Y políticas de la empresa Con relación al personal y del Desenvolvimiento y desarrollo de las Funciones del mismo, para verificar y/o mejorar el cumplimiento de un Objetivo determinado” Zambrano (2002:48) El principal propósito de este tipo de auditoría es analizar el costo del recurso humano, su trayectoria y sus aportes a la empresa.

La auditoria de recursos humanos, según el objetivo o aspecto a evaluar puede aplicarse para: Precisar la eficacia y eficiencia de las actividades y operaciones realizadas por los empleados Descubrir deficiencias en el desempeño de los trabajadores y aplicar los correctivos necesarios Detectar fallas en los programas de reclutamiento, selección, adiestramiento y desarrollo del personal Implantar un sistema de información de recursos humanos Verificar el cumplimiento de leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas y proyectos en materia de recursos humanos

Determinar la escasez o exceso de cargos en la empresa Establecer el grado de satisfacción en el trabajo y localizar las causas de la insatisfacción y desmotivación del recurso humano Analizar las remuneraciones de los trabajadores en función del mercado laboral y las políticas de la empresa Precisar el grado de ausentismo laboral y el índice de rotación Valorar el proceso de análisis y descripción de cargos Valorar el proceso de higiene y seguridad del personal Analizar qué tan efectiva es la Gerencia General y Gerencia de Personal en el logro de la misión y objetivos propuestos

El Auditor de Recursos Humanos Además de las clasificaciones normales que debe reunir un auditor, el auditor de Recursos Humanos debe tener: Conocimientos actualizados en administración y gerencia Objetividad y Criterio tècnico - gerencial Habilidad para ubicarse en la posicion del màximo responsable De la empresa o àrea examinada para poder interpretar y analizar Adecuadamente el sistema

¿Quién hace la auditoria? EL Auditor Responsables de Elaborar los Manuales ¿Quién hace la auditoria? Comisiones de Auditoría de La misma empresa Crear un departamento centralizado Consultores externos Comisiones + asesor externos

Planificación o programación de la Auditoría de Recursos Humanos El contenido de cualquier plan de Auditoria de Recursos Humanos cambiará según las condiciones de la misma. Por ejemplo; si es la primera vez que se aplica, contendrá más elementos (explicación detallada de los métodos que se aplicarán y los requisitos del auditor a su equipo) que aquel plan en que se hayan realizado entes varias Auditorias (en el cual deben prevenirse que la costumbre disminuya el esfuerzo que se haga en el plan)

Son diferentes en cada empresa De igual manera, el contenido del plan de Auditoria de Recursos Humanos dependerá de las características de cada organización El estilo administrativo Las prácticas de administración empleadas La importancia que se conceda al capital humano Son diferentes en cada empresa En cualquier caso, una vez solicitada la Auditoría se debe efectuar entrevistas con el solicitante y con el personal para comprender la empresa

Plan de Auditoría de Recursos Humanos 1 Identificación del cliente Aporta los datos sobre el cliente o el representante del mismo para los contactos necesarios Objetivo de la auditoría Debe ser enunciado en función de la finalidad de la auditoría Alcance de la auditoría En este punto se determinará los limites de la auditoria 2 3

4 Identificación del auditor o del equipo auditor Debe ser plenamente identificado el auditor o auditores, con lo cual se evitan contrariedades producto del desconocimiento de los mismos Identificación de la documentación necesaria Se debe contar con todos los datos sobre la empresa : ubicación, estructura, reportes administrativos, financieros o comerciales, los archivos de personal, etc Áreas, funciones o aspectos de la empresa por ser auditados Implica el conocimiento y comprensión de los procesos o aspectos a ser auditados 5 6

7 Agenda propuesta Se refiere al horario y las fechas para cumplir con la auditoria, se deben incluir desde las actividades preparatorias, hasta la entrega del informe. Debe ser lo suficientemente flexible, previniendo posibles desviaciones o ajustes en el desarrollo de la auditoría Recursos necesarios Se trata de la previsión y conocimiento de los recursos que se van a utilizar en la auditoria, incluyendo los recursos humanos, financieros y materiales. Los papeles de trabajo que se derivan de la recopilación de datos suelen ser considerados recursos necesarios para la ejecución y desarrollo de la auditoria Reuniones para informar y discutir sobre las observaciones, avances y resultados de la auditoria Debe elaborarse un horario tentativo de posibles reuniones entre el auditor y el cliente, dentro de la agenda propuesta, el cual se concretará en la medida que se vaya desarrollando la auditoria. 8 9

Comunicación de los resultados finales 10 Comunicación de los resultados finales Implica la emisión de un informe para dar a conocer el resultado de la auditoría.

EXAMEN LA PROXIMA CLASE