Gestión de Información para Proyectos * 16/07/96 Gestión de Información para Proyectos Clase 1: ¿Que es un Proyecto? Ing. Alfredo Monroy *

¿ Que es un proyecto? Un esfuerzo temporal emprendido para crear un único producto, servicio o resultado.(PMBOK, project management Body knowledgement)

¿Porque temporal ? Se define como temporal porque tiene un principio y un final definido. Duración determinada 2 meses, 1 año etc El final se alcanza : Logran los objetivos del proyecto. Se Termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos. Cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.

Un proyecto puede generar: Producto que puede ser componente de otro elemento o un elemento final del mismo. La capacidad de realizar un servicio. Ej : Función comercial que brinda apoyo a producción. Un resultado, tal como producto o un documento. Ej.: proyecto de investigación o proceso que beneficiara a la sociedad.

Características de un proyecto Cuando se puede medir el final, esto es cuando se han alcanzado con éxito los objetivos trazados. Objetivo especifico y mensurable La eficacia con que se consigan estos recursos es una medida clave del éxito o fracaso de un proyecto. Los proyectos requieren de recursos que pueden ser humanos, dinero, maquinaria o materiales. Todas las piezas del proyecto están concatenadas. Si se ejecuta una tarea fuera de tiempo puede afectar calendario, otras tareas y presupuesto en general del proyecto. Constan de tareas interdependientes, Individuales

Ejemplos de proyectos Ámbito Ejemplo de Proyectos Construcción - Ampliar un centro comercial - Construir una residencia - Remodelar una habitación Planificación de eventos - Coordinar una fiesta de promoción - Apertura de un nuevo negocio Publicaciones - Escribir un libro - Crear un manual de funciones Informática - Instalar una intranet en la empresa Realizar una Auditoria informática Implementar un nuevo core bancario

Dirección de proyectos Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración de los cinco grupos de procesos: Inicio Planificación Ejecución Supervisión y control Cierre

Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente. Inicio Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto. Refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos. Planificación Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Ejecución

Aquellos procesos requeridos para dar seguimiento, analizar y regular el progreso y desempeño del proyecto. Para identificar áreas que requieran cambios y su respectiva implementación. Supervisión y control Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o fase del mismo. Cierre

Dirigir un proyecto implica Identificar requisitos Abordar diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados Equilibrar restricciones contrapropuestas del proyecto que se relacionan con : El alcance - El presupuesto La calidad - Los recursos El cronograma - El riesgo

DIRECCIÓN DEL PROYECTO INICIO DEFINICIÓN DEL PROYECTO Definición de los objetivos a cumplir Definición general del alcance, entregables y etapas Identificación de los beneficios de la iniciativa Definición del caso de negocio Definición del tamaño del proyecto Identificación de los interesados en el proyecto Organización del equipo de trabajo Elaboración del WBS Identificación de supuestos y Factores Críticos de Éxito Identificación y análisis preliminar de riesgos Cronograma general del proyecto Presupuesto general del proyecto

Dirección del Proyecto PLANIFICACION PLAN DE RRHH Identificar los miembros del equipo, sus funciones y responsabilidades a lo largo del proyecto. Analizar las aptitudes, conocimientos necesarios por cada rol, y si existe un Gap que cubrir por medio de capacitación. Definir el método de comunicación/ coordinación y trabajo con el equipo ( por ejemplo: uso de la intranet, metodologías, etc. 2. PLAN DE RIESGOS Identificar riesgos, describiendo el origen de su ocurrencia Realizar un análisis cualitativo y cuantitativo del riesgo Priorizar los riesgos por su probabilidad e impacto Determinar acciones preventivas que serán parte del Plan de Trabajo Determinar acciones de mitigación en caso de ocurrencia del riesgo

Dirección del Proyecto PLANIFICACION 3. PLAN DE CALIDAD Definición de Actividades y Responsables para el aseguramiento de Calidad de los entregables del proyecto ( en caso de Desarrollos, metodología RUP). Definición de las Pruebas Funcionales y Técnicas y sus responsables como parte del Control de Calidad (orientado al cumplimiento de las especificaciones del usuario). Definición del Método de Gestión de Cambios (para nuevas especificaciones) 4. PLAN DE COMUNICACIONES Identificación de todos los interesados del proyecto junto con sus expectativas y necesidades. Clasificación de los interesados en base a su nivel de impacto e involucramiento en el proyecto. Definición de la información a ser comunicada a cada grupo e interesado (junto con el medio de comunicación: correo electrónico, reuniones, reportes, etc). Previo a la puesta en producción, realizar la socialización del producto o servicio a los usuarios.

Dirección del Proyecto PLANIFICACION 5. PLAN DE ADQUISICIONES Determinar que tipo de recursos tangibles o intangibles deben ser adquiridos a terceros, y en qué momento del proyecto. Determinar el método de Cotización (especificaciones, base de proveedores) , Selección(criterios de selección) y Contratación (criterio técnico, legal), identificando las personas que deben participar en el proceso. 6. PLAN DEL PROYECTO Inclusión en el cronograma del Proyecto todas las actividades definidas para la Gestión de Adquisiciones, Comunicación, Calidad, Riesgos, RRHH, Alcance, Tiempos, Costos. Actualización del Caso de Negocio en caso de ser necesario.

Dirección del Proyecto EJECUCIÓN 1. COORDINACIÓN EJECUCIÓN Llevar acabo reuniones semanales y seguimiento con el equipo del proyecto para: Revisar el avance de las actividades Definir las futuras actividades Identificar posibles riesgos que afectarían la ejecución de tales actividades Resolver inconvenientes que estén afectando la realización de las actividades Coordinar los recursos necesarios para la ejecución de las actividades 2. ADQUISICION DEL PERSONAL DEL PROYECTO Realizar el proceso de selección, contratación ( o tercerización ) del recurso necesario para llevar acabo ciertas actividades especializadas del proyecto.

Dirección del Proyecto EJECUCIÓN 3. DESARROLLO Y GESTIÓN DEL EQUIPO DEL PROYECTO Preparación del personal en caso de necesitar algún tipo de habilidad. Garantizar los aspectos fundamentales para que el equipo del proyecto pueda llevar acabo sus actividades de manera adecuada (infraestructura, ambiente, herramientas de trabajo, etc). 4. DISTRIBUCIÓN DE LA COMUNICACIÓN Elaborar y distribuir la información necesaria para los interesados del proyecto, de manera continua; garantizando el conocimiento del estado del proyecto, riesgos, novedades, etc.

Dirección del Proyecto EJECUCIÓN 5. GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS Tener identificado las expectativas y requerimientos de cada interesado para informar de manera consistente información del proyecto. Identificar solicitudes de cambio y realizar el Control Integrado del Cambio. 6. REALIZAR ADQUISICIONES Realizar un seguimiento cercano a las actividades de Selección, Contratación de proveedores, con cada una de las áreas involucradas (Tecnología, Legal, Administración, etc).

Dirección del Proyecto MONITOREO Y CONTROL 1. MONITOREO DEL TRABAJO DEL PROYECTO Hacer seguimiento de los avances del proyecto contra su planificación. Identificando si hay afectación o no sobre la ruta crítica, y si hay riesgo de potenciales atrasos según el desempeño del proyecto. 2. CONTROL INTEGRADO DEL CAMBIO Determinar el Método de generación de Requerimientos de Cambio, junto con su análisis en cuanto a trabajo e impacto en su implementación frente a otras actividades, elementos del proyecto. Aplicación de las actividades de la elaboración del cambio dentro de la Planificación del Proyecto, identificando los recursos necesarios.

Dirección del Proyecto MONITOREO Y CONTROL 3. VERIFICAR Y CONTROLAR EL ALCANCE Constatar que la elaboración del producto o servicio está cumpliendo con las especificaciones requeridas. Verificar que se está realizando el trabajo requerido para las especificaciones establecidas. 4. CONTROLAR EL PRESUPUESTO Control del presupuesto utilizado hasta la fecha de avance contra el presupuesto asignado. En caso de identificar variaciones, realizar propuestas para el ajuste.

Dirección del Proyecto MONITOREO Y CONTROL 5. CONTROL DE CALIDAD Realización de Pruebas Funcionales y Técnicas de los entregables del proyecto (en caso de desarrollos). Verificación de la aplicación de estándares requeridos en base a especificaciones puntuales ( ejemplo PCI). 6. MONITORIAR Y CONTROLAR LOS RIESGOS Hacer seguimiento continuo de la probabilidad de los riesgos identificados al inicio y durante el proyecto Ejecutar las actividades preventivas y de mitigación. Identificación de nuevos riesgos, junto con su análisis cualitativo, cuantitativo y priorización. Además de definir actividades de prevención y mitigación.

SKILL GERENTES DE PROYECTO Conocimiento del área o industria del proyecto son de gran ayuda mas no es indispensable Liderazgo Capacidad de trabajo en equipo Facilidad para la comunicación Capacidad analítica para toma de decisiones Capacidad de negociación Conciencia de las políticas y temas culturales Capacidad para trabajar bajo presión Asertivo Persuasivo Enfoque orientado a procesos Motivación Negociación y gestión de conflictos

Diagramas que ayudan en la gestión del proyecto Los diagramas de Gantt, Diagrama de redes y estructuras detalladas de trabajo (EDTs) son herramientas de gestión de proyectos que se han desarrollado durante muchos años.

Diagrama de gantt

Diagrama de red

Estructura edts Resumen del proyecto Fase de Diseño 1ra fase de diseño Hito de Inicio Tareas de Diseño 1 Fase de programación Tareas de programación 1 Tareas de programación 2 Tareas de programación 3 Fase de Prueba Prueba 1 Prueba 2 Prueba 3

Taller 1 Conteste las preguntas a partir del material dado ¿Qué es un proyecto? ¿Por qué se considera temporal a un proyecto? Mencione las características de un proyecto ¿Qué es la dirección de proyectos? ¿Cómo se genera la dirección de proyectos? ¿A qué se refiere la planificación? ¿Qué es la ejecución? ¿Qué es el cierre?