EVENTOS QUE DEJAN HUELLA Salamanca, mayo 2008

Importancia de organizar un acto Un acto por pequeño que sea implica la coordinación de numerosos proveedores. Hay que cuidar todos los aspectos Los detalles se convierten en nuestros aliados En los actos oficiales el protocolo ayuda a que todo acontezca de la manera adecuada. Pero ¿es aplicable el protocolo oficial a los actos de empresa? Cualquier error o imprevisto se convierte en noticia

¿Qué hay que tener en un departamento de organización de actos? Bases de datos actualizadas Mapa de las instalaciones de la empresa Croquis sala de actos de la empresa Trasera/ banderola con repetición de logotipo Un equipo de megafonía básico Delimitadores de zonas Plantilla de informe para actos Organigrama de la empresa Manual de estilo e imagen de la empresa Relación de los principales actos de la empresa Cartulinas blancas para invitaciones

¿Qué hay que tener en un departamento de organización de actos? Constitución española Copia del Real Decreto 2099/1983 Libro de protocolo Libro de geografía e historia Relación de hoteles y restaurantes de la ciudad u de otras ciudades (con precios, instalaciones) Relación de otros espacios de la ciudad Listado de proveedores actualizado (flores, megafonía, fotógrafo, placas, vídeo, catering, hoteles...) Horario de vuelos y trenes Calendario laboral (y otros calendarios: liga española) Agencia de viajes

Archivo de proveedores Servicio de catering (del más barato a los más sofisticados, siempre con calidad) Seguridad Azafatas Espacios (hoteles y/u otras instalaciones) Fotógrafo Vídeo Agencia de viajes Agencia de comunicación Servicio de megafonía/iluminación Agencia de contratación artistas Rotulistas Diseñador gráfico Imprenta

Claves del acto ¿Qué acto es? ¿Cuál es su naturaleza? ¿Qué fecha es la elegida? ¿Dónde se va a celebrar? ¿Quienes son los invitados? ¿Quién va a presidir? ¿Cómo va a desarrollarse el acto?

El acto El A, B y C A - Cualquier acto debe organizarse teniendo muy presente tres conceptos: cortesía, educación y buen gusto B - Recordar una frase: “Preparación larga, ejecución corta” C- La regla de oro: lo más importante, a la derecha

A partir de ese momento... Sabremos que tipo de acto se va a celebrar: cocktail, banquete... Conoceremos qué fin se pretende con la celebración Se podrá concretar qué día o días va a tener lugar, la hora y el lugar Será posible elaborar las listas, tanto de autoridades como del resto de invitados Podremos concretar la presidencia Prever quién recibirá a las autoridades

A partir de ese momento... Empezaremos a elaborar documentación Oficial: cuando el acto sea oficial Internas: carpetas, cartas, impresos, etc Procederemos a solicitar permisos si el acto los precisa Prepararemos elementos informativos: Redacción de notas de prensa Anuncios Carteles

Pasos a seguir Se crearán Programas Invitaciones/ pre invitaciones Planos (para determinados actos) Menús (cuando se trate de banquetes)

La elección del lugar Unas veces se puede elegir el escenario, otras veces no (variables que intervienen: el motivo del acto, la ciudad, el escenario necesario, la propias dimensiones del evento...) Ejemplos: Día de las Fuerzas Armadas, Junta de Accionistas, Celebración 25 aniversario de la empresa, exposición Debemos tener en cuenta el tipo de acto que se va a celebrar

Los momentos del acto El Pre-acto El acto El Post-acto

Actividades previas al acto ¿Qué incluiremos en el informe previo? Asistencia prevista Difusión prevista en medios (si existiera) La promoción a realizar Posibles colaboradores/patrocinadores Público objetivo a que nos dirigimos: Público interno: trabajadores, familiares, colaboradores, accionistas, voluntarios... Público externo: clientes potenciales y actuales, público en general, medios de comunicación, VIPS... Bases de datos disponibles Básico: buscar la colaboración de los diversos departamentos

Actividades previas al acto ¿Qué incluiremos en el informe previo? Aspectos a tener en cuenta: Adornos, regalos, firma del libro de honor, banderas, imagen del escenario del acto Facilities contratadas: fotógrafo, vídeo, megafonía.... Explicar como será: La recepción La despedida El trato a los escoltas la reunión previa en el despacho del presidente Estimación coste del acto (15% para imprevistos)

El timing del acto ¿Qué es el timing? Sucesión de acontecimientos que forman parte del programa oficial del acto Hay que explicar cada acontecimiento indicando claramente la hora en que tendrán lugar

Ejemplo de timming 12:00 horas.- Recepción autoridades 12:05 horas.- Reunión en despacho noble 12:15 horas.- Inicio visita a las instalaciones Talco Internacional S.A. 12:30 horas.- Descubrimiento placa a cargo del President de la Generalitat de Catalunya 12:35horas.- Parlamentos delante de placa 13:00 horas.- Coctail en carpa anexa 14:30 horas.- Final del acto

Plan Acción al Minuto Documento en el que se describen pormenorizadamente todos y cada uno de los aspectos del acto. Se hace constar en el documento el papel asignado a cada persona que interviene en el acto, para su total conocimiento.

Ejemplo Plan Acción al Minuto Día 24: 11: 30.- Ensayo Día 25: Acto 11:30.- Llegada de los invitados Se ha instalado guardarropa. En la puerta 2 azafatas recogerán sus abrigos, dando número correspondiente. 2 azafatas en recepción cotejarán listado de invitados informarán a cada invitado de color grupo al que están asignados para realizar la visita. Las azafatas Les harán entrar en el Salón de Actos, en el que esperarán la llegada de los anfitriones y el invitado principal 11:35.-Llegada del Ministro de Industria Le recibe en la puerta de la empresa el presidente de Talco S.A., Sr. Pérez, quien presenta al Ministro a los accionistas principales. Breve reunión en despacho noble

Actividades posteriores al acto Elaboración de informe-dossier final. Debe incluir: Modelos de carta utilizados Modelos de invitación Permisos Contratos Timming del acto Listado de asistentes Patrocinadores y colaboradores Dossier fotográfico Grabaciones en vídeo Material de promoción (trípticos, carteles...) Dossier apariciones medios

Actividades posteriores al acto Agradecimientos: A los asistentes Al personal contratado o a sus empresas A los patrocinadores y colaboradores A los medios de comunicación A los proveedores de material Cierre del presupuesto: Saber si se ha utilizado el porcentaje destinado a imprevisto El presupuesto final no debe superar el presupuesto inicial y sus imprevistos. Pero tampoco hay que quedar por lo bajo

Rasgos básicos del protocolo

Apuntes a la “Definición profesional” “Normativa establecida por usos y costumbres donde se determina la precedencia y honores que deben tener las personas y símbolos, la solemnidad y desarrollo del ceremonial de los actos importantes donde se relacionen las personas para un fin determinado”

El protocolo oficial: Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto. En él se establece el régimen de precedencia de los cargos y entes públicos en los actos oficiales. Sigue el orden de poderes establecidos por la Constitución de 1978: Corona y familia real; Presidente del Gobierno; presidente del Congreso y Senado; Presidente del Tribunal Constitucional; Presidente del Consejo General del Poder Judicial; Vicepresidentes del Gobierno; Ministros…

El protocolo oficial El Real Decreto distingue entre dos clases de actos oficiales: Actos de carácter general: organizados por la Corona, el Gobierno o la Administración del Estado, las comunidades autónomas o las corporaciones locales, con ocasión de acontecimientos nacionales, autonómicos, provinciales o locales. El protocolo se ajustará a lo que indica el Real Decreto 2099/1983 Actos de carácter especial: organizados por determinadas instituciones, organismos o autoridades, con ocasión de conmemoraciones o acontecimientos propios del ámbito específico de sus respectivos servicios, funciones o actividades. El orden de precedencia lo determina quien organiza el acto.

El protocolo oficial En los artículos 12, 13 y 16 del Real Decreto 2099/1983 se regula el ordenamiento de las autoridades de las Comunidades Autónomas. Cada Comunidad Autónoma tiene además su propio protocolo oficial, que hay que tener muy en cuenta. La Generalitat de Catalunya promulgó el Decreto 189/1981, del 2 de julio donde dispone las normas de protocolo y ceremonial en el ámbito de la Comunidad.

El protocolo en la empresa

¿Existe un protocolo en la empresa? No existe un único protocolo empresarial. Cada empresa debe crear el suyo propio. El protocolo en la empresa se va creando a partir de la experiencia propia y de la de otros. El protocolo oficial nos puede ayudar, en especial en los actos con presencia de autoridades. Pero, cuidado, el acto empresarial no es un acto oficial.

¿En qué beneficia la integración del protocolo en la empresa? Beneficio en la imagen interna y externa de la empresa. Un buen protocolo redundará en los beneficios de la empresa: ¿Cómo? El valioso tiempo de las personas que componen la alta dirección y el staff, estará perfectamente organizado y resultará altamente rentable para la empresa. La imagen de los directivos o ejecutivos será totalmente positiva, tanto ante la opinión pública en general como ante las personas directamente relacionadas con la actividad de la empresa. La empresa, se hará acreedora del respeto de las demás compañías del entorno con las que realiza su actividad, que verán el perfecto funcionamiento de los miembros que la componen, en sus actuaciones sociales o relaciones comerciales.

Análisis de los principales actos de una compañía

Inauguración instalaciones Esquema habitual: Recibimiento de la autoridad Visita a una sala con resto invitados. Saludo. Palabras. Descubrimiento de una placa conmemorativa Visita a los locales o naves de la empresa Firma de la autoridad en el libro de honor Vino o cóctel

Exposiciones Esquema habitual: Recibimiento de la autoridad Visita guiada por el Comisario de la muestra Tener en cuenta puntos para prensa Al final del recorrido, vino o cóctel fuera de las salas que contengan obra

Presentaciones de productos Esquema habitual: Recibimiento de la prensa Entrega de dossier de prensa con detalles del producto Presentación: breve, clara, concisa (power point) Vino/aperitivo y/o regalo

Almuerzos o cenas de empresa Esquema habitual: Previo al acto: elección del local, lista de invitados, selección del menú, envío y confirmación invitaciones Recepción invitados Aperitivo Colocación invitados (ojo con las presidencias) Discursos Despedida

Recepciones y cocktails Esquema habitual: Previo al acto: elección del local, lista de invitados, selección de comida, envío y confirmación invitaciones Recepción invitados Discursos Despedida

Actos ¿Cómo explotarlo en medios de comunicación? ¿Cuándo puede comunicarse un acto de empresa?

 ¡cuando esté justificado! Si convocamos a prensa… … salvo que se trate de un acto puramente relacional  Diferenciar entre asistencia al evento vs. publicación Si convocamos a prensa… Capacidad de adaptarnos a su “modus operandi” Contar con los recursos humanos/económicos necesarios Planificación exhaustiva: nuestro evento aparecerá en los medios

Acto con famosos Elegir famoso Sólo los de fama internacional son una garantía Contratar con poca antelación Supeditadas a la actualidad Dar contenidos Buscar excusas informativas en lugar de un simple posado

MUCHAS GRACIAS!