Fundamentos de la Gerencia de Proyectos Sesión 8 Gestión de las Adquisiciones Peter M. Yamakawa T. Ph.D., MBA, Msc. Ing. , PMP pyamakawa@esan.edu.pe

Agenda Caso: Timberjack Parts: Packaged Software Selection project Plan Administración Cierre Tipos de contrato

Timberjack Parts: Packaged Software Selection project

Gestión de adquisiciones del proyecto Incluye los procesos de compra o adquisiciones de los productos, servicios o resultados que son necesarios para obtener fuera del equipo del proyecto. La organización puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto.

Gestión de adquisiciones del proyecto

Planificar las adquisiciones Es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores. Este proceso determina el precio a obtener apoyo externo, y qué adquirir, de qué manera, en qué cantidad y cuándo hacerlo.

Planificar las adquisiciones Entradas Herramientas y técnicas Salidas Línea base del alcance Documentación de requisitos Acuerdos para trabajar en equipo Registro de riesgos Acuerdos contractuales relacionados con los riesgos Requisitos de recursos de la actividad Cronograma del proyecto Estimaciones de costos de las actividades Línea base del desempeño de costos Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organización Plan de gestión de las adquisiciones Enunciado del trabajo relativo a la adquisición Decisiones de hacer o comprar Documentos de la adquisición Criterios de selección de proveedores Solicitudes de cambio Análisis de hacer o comprar Juicio de expertos Tipos de contrato

Planeamiento de adquisición Involucra identificar los productos o servicios fuera de la organización que pueden satisfacer las necesidades del proyecto Incluye decidir: Si debo adquirir Cómo adquirir Qué adquirir Cuánto adquirir Cuándo adquirir

Efectuar las adquisiciones Es el proceso que consiste en obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato. Durante el proceso, el equipo recibe ofertas y propuestas, y aplicará criterios de selección definidos previamente a fin de seleccionar uno o más vendedores que estén calificados para efectuar el trabajo y que sean aceptables.

Efectuar las adquisiciones Entradas Herramientas y técnicas Salidas Plan para la dirección del proyecto Documentos de la adquisición Criterios de selección de proveedores Lista de vendedores calificados Propuesta de los vendedores Documentos del proyecto Decisiones de hacer o comprar Acuerdos para trabajar en equipo Activos de los procesos de la organización Vendedores seleccionados Adjudicación del contrato de adquisidores Calendario de recursos Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan para la dirección de proyectos Actualizaciones a los documentos del proyecto Conferencias de oferentes Técnicas de evaluación de propuestas Estimaciones independientes Juicio de expertos Publicidad Búsqueda en internet Negociación de adquisiciones

Administrar las adquisiciones Es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuar cambios y correcciones según sea necesario.

Administrar las adquisiciones Entradas Herramientas y técnicas Salidas Documentos de la adquisición Plan para la dirección del proyecto Contrato Informes de desempeño Solicitudes de cambio aprobadas Información sobre el desempeño del trabajo Documentación de la adquisición Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Sistemas de control de cambios del contrato Revisiones del desempeño de las adquisiciones Inspecciones y auditorías Informes de desempeño Sistemas de pago Administración de reclamaciones Sistemas de gestión de registros

Cerrar las adquisiciones Es el proceso de finalizar cada adquisición para el proyecto. Brinda apoyo al proceso, ya que se verifica que la totalidad del trabajo y de los entregables sean aceptables.

Cerrar las adquisiciones Entradas Herramientas y técnicas Salidas Plan para la dirección del proyecto Documentación de la adquisición Adquisiciones cerradas Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Auditorías de la adquisición Acuerdos negociados Sistema de gestión de registros

Tipos de Contratos

Contrato Riesgo del comprador Riesgo del vendedor Descripción Ejemplo Ordenes de compra (PO) Neutral Un acuerdo unilateral, precio definido Monitores de computadoras por $140 Precio fijo (FP) Mínimo Alto Común, después de un documento detallado del Trabajo Comprar una implementación de una red por $3000 Precio fijo + incentivo (FPIF) Como el anterior pero con un incentivo Una construcción de un carretera por $4000000. Por cada semana que termine antes el vendedor, este recibe $65000 Precio fijo+ajuste precio económico (FPEPA) Como el anterior, pero con ajuste económico por los cambios de cada año Una construcción de un carretera por $4000000. Al comienzo de cada año ajuste del monto por los efectos económicos

Contrato Riesgo del comprador Riesgo del vendedor Descripción Ejemplo Tiempo y materiales (T y M) Mínimo Pequeñas iniciativas, inicio del proyecto Un baño adicional a $50 por hora y costo de materiales Analista por $30/h Costo + Tarifa fija (CPFF) Medio Usado cuando el comprador sabe lo que se necesita pero no conoce los detalles Un comprador contrata una empresa para producir un video pero no está seguro de los detalles. Acuerda en pagar al proveedor los costos + 37000 Costo + Incentivo fijo (CPIF) Como el anterior, pero permite al comprador motivar al vendedor El comprador paga los costos por un incentivo de 5000 por cada semana que se termine antes Costo + % de costos (CPPC) Alto A mayores costos, mayores pagos. No es el más conveniente El comprador paga los costos + un 17% de los costos

Statement of work (SOW) Es una descripción del trabajo requerido para la adquisición Muchos contratos, acuerdos, incluye SOWs Un buen SOWs dá a los postores un mejor entendimiento de las expectativas de los compradores

Un ejemplo del SOW Alcance del trabajo: Describe el trabajo a ser hecho en detalle. Especifica los requerimientos Lugar del trabajo: Donde se realiza el trabajo Periodo del trabajo: Cuando empieza y termina Tiempo de los entregables: Describir en detalle cuando se va a entregar Estándares: Especificar los relevantes para realizar el trabajo Criterio de aceptación: Describe como se considera cuando el trabajo es aceptable Requerimientos especiales: Especificar algún requerimiento adicional

RFP Propósito Background Básicos requerimientos Infraestructura de TI Descripción del proceso de RFP SoW Apéndices: Características del actual sistema Requerimientos del sistema Volumen de la data Muestra del contrato

Ejemplo de evaluación de las propuestas

Procesos de Adquisiciones Planeamiento de adquirir: determina qué y cuando adquirir Planeamiento de solicitar: documentación de los requerimientos del producto e identificando las posibles fuentes Solicitar: obtener ofertas, propuestas, recomendaciones Selección de la fuente: Seleccionar entre sus potenciales vendedores Administración del contrato: administrar la relación con el vendedor Cerrar el contrato: Definir y completar el contrato