Capítulo 12 Gestión de las adquisiciones del proyecto

Presentación del tema: "Capítulo 12 Gestión de las adquisiciones del proyecto"— Transcripción de la presentación:

1 Capítulo 12 Gestión de las adquisiciones del proyecto
Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición

2 Objetivos de aprendizaje
Comprender la importancia de la gestión de las adquisiciones del proyecto y el uso creciente de la subcontratación para proyectos de tecnología de la información Describir el trabajo involucrado en la planificación de las compras y adquisiciones para los proyectos, el contenido de un plan de gestión de las adquisiciones y la declaración del contrato de trabajo, y los cálculos involucrados en el análisis de compra o realización directa Conocer aspectos que están involucrados en la planificación de contratación, incluidos la creación de varios documentos de compra y criterios de evaluación para los proveedores

3 Objetivos de aprendizaje (continúa)
Comprender el proceso de solicitar respuestas del proveedor y la diferencia entre las propuestas y las ofertas Describir el proceso de selección del proveedor y reconocer los diferentes enfoques para la evaluación de las propuestas o la selección de proveedores Ver la importancia de una buena administración del contrato Describir el proceso de cierre del contrato Conocer sobre tipos de software disponibles para ayudar en la gestión de las adquisiciones del proyecto

4 Términos Adquisición Adquirir bienes y / o servicios de una fuente externa Otros términos Compra Arriendo Arriendo con opción de compra (leasing) Contratación externa (outsourcing)

5 ¿Por qué hacer outsourcing?
Para reducir los costos fijos y recurrentes Para permitir a la organización del cliente centrarse en su negocio principal Para acceder a conocimientos y tecnologías Para proporcionar flexibilidad Para aumentar la rendición de cuentas

6 Contratos Contrato Acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el proveedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra contraprestación válida Los contratos pueden aclarar las responsabilidades y agudizar el enfoque en resultados clave de un proyecto Debido a que los contratos son jurídicamente vinculantes, hay mayor responsabilidad para la entrega del trabajo como se indica en el contrato Una tendencia reciente en outsourcing es el aumento de tamaño de los contratos

7 Del mundo real En las adquisiciones también hay tener en cuenta asuntos de seguridad, incluyendo la protección de la propiedad intelectual, la integridad de los datos y la fiabilidad de la infraestructura de los centros extraterritoriales

8 Procesos de la gestión de las adquisiciones
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo Procesos Planificar la gestión de las Adquisiciones Determinar qué comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo Efectuar las Adquisiciones Obtener respuesta de proveedores (presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas), seleccionar proveedores y adjudicar el contrato Controlar las Adquisiciones Gestionar las relaciones de las adquisiciones, monitorear los contratos, gestionar los cambios (debidamente documentado) Cerrar las Adquisiciones Completar y aprobar cada contrato, incluida la solución de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto

9 Planificar la gestión de las adquisiciones
Documentar las políticas relacionadas con las adquisiciones Determinar qué adquirir, cómo, cuándo, cuánto, a quién, condiciones, recursos, riesgos Identificar las necesidades del proyecto que se pueden cumplir mejor mediante el uso de productos o servicios por fuera del equipo del proyecto

10 Herramientas y técnicas para planear las adquisiciones
Análisis de Fabricación Propia o Compra Parte del proceso de Planificar la gestión de las Adquisiciones Puede usarse para determinar si el equipo del proyecto puede producir un producto o servicio determinado, o puede comprarlo Análisis financiero Expertos (internos y/o externos) Pueden hacer aportes valiosos en las decisiones de las adquisiciones

11 Ejemplo Se necesita un artículo en un proyecto Opción 1: Alquilar
Costo: $800/día, Opción 2: Comprar Costo de adquisición: $12.000 Costo operativo: $400/día ¿Cuál opción tomar?

12 Solución Establecer una ecuación en la que las dos opciones, alquilar y comprar, son iguales 800[$/día] * d [día] = [$] + $400 [$/día] * d [día]  d = 30 Si se necesita el artículo más de 30 días, es más económico comprarlo que arrendarlo d número de días a utilizar el artículo

13 Tipos de contratos Hay diferentes tipos de contratos, que serán más o menos apropiados en diferentes situaciones Contrato de precio fijo o suma global Precio total fijo para un producto bien definido Contratos de precio fijo cerrado FFP Contratos de precio fijo más honorarios con incentivos FPIF Contratos de precio fijo con ajuste económico de precio FP-EPA Contrato de costo reembolsable Pago (reembolso) al proveedor de sus costos reales, más un honorario que, por lo general, representa la ganancia del proveedor Contrato de costo más honorarios fijos CPFF Contrato de costo más honorarios con incentivos CPIF Contrato de costo más honorarios por cumplimiento de objetivos CPAF Contrato por tiempo y material T&M Tipo híbrido de acuerdo contractual que contiene aspectos tanto de los contratos de costos reembolsables como de los contratos de precio fijo

14 Punto de asunción Total
Point of Total Assumption PTA Costo en que el contratista asume la responsabilidad total por cada peso adicional del costo del contrato Los contratistas no quieren llegar al punto de asunción total, porque les duele económicamente, así que tienen un incentivo para prevenir los sobrecostos Cálculo del PTA: PTA = (precio máximo - precio objetivo) / relación_comprador_proveedor + costo objetivo

15 Contrato de costo reembolsable
Costo más honorarios fijos. Cost Plus Fixed Fee CPFF Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para realizar el trabajo del contrato y recibe honorarios fijos calculados como un porcentaje de los costos estimados al inicio del proyecto. El monto de los honorarios no varía con los costos reales a menos que se modifique el alcance del proyecto Costo más honorarios con incentivos Cost Plus Incentive Fee CPIF Al proveedor se le reembolsan todos los costos autorizados para realizar el trabajo del contrato, recibe un honorario predeterminado y una bonificación de incentivo, dependiendo del logro de ciertos objetivos de rendimiento establecidos en el contrato Costo más honorarios por cumplimiento de objetivos Cost Plus Award Fee CPAF Al proveedor se le reembolsan todos los costos legítimos, pero la mayor parte de los honorarios es obtenida basándose sólo en la satisfacción de cierto criterio de desempeño definido e incorporado dentro del contrato

16 Tipos de Contrato vs Riesgo
Riesgo del Comprador Riesgo del Proveedor Alto Bajo Costo más porcentaje del costo (CPPC)* honorarios fijos (CPFF) con incentivos (CPIF) Incentivo de precio fijo (FPI) Precio fijo cerrado (FFP) *CPPC Cost Plus Percentaje Cost. Se paga una cuota que se eleva a medida que aumentan los costos del contratista.

17 Cláusulas del contrato
Los contratos deben incluir cláusulas específicas para tener en cuenta temas únicos del proyecto Puede exigir pagos diferentes para experiencia laboral y educacional diferente Una cláusula de terminación es una cláusula contractual que permite al comprador o proveedor terminar el contrato

18 Plan de gestión de las adquisiciones
Describe cómo serán gestionados los procesos de adquisición, desde la elaboración de documentación para realizar compras externas hasta el cierre de las adquisiciones El contenido varía en función de las necesidades del proyecto

19 Enunciado del trabajo (SOW*)
Enunciado del trabajo relativo a la Adquisición (SOW) Descripción narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados por el proyecto Define los artículos que se van a comprar o adquirir dentro del alcance del proyecto Es un tipo de declaración de alcance Un buen SOW da a los participantes en una licitación una mayor comprensión de las expectativas del comprador * SOW Statement Of Work

20 Plantilla de SOW* * SOW Statement Of Work

21 Términos Propuesta Documento preparado por un proveedor cuando existen diferentes enfoques para satisfacer las necesidades del comprador Oferta o cotización Documento preparado por los proveedores proporcionando los precios de los artículos que ha definido el comprador

22 Planificar la contratación
Implica la preparación de varios documentos, necesarios para que los potenciales proveedores preparen sus respuestas y para establecer los criterios de evaluación para la adjudicación del contrato Solicitud de propuesta Request For Proposals RFP Se utiliza para solicitar propuestas de posibles proveedores de productos o servicio Solicitud de presupuesto Requests For Quotes RFQ Se utiliza para solicitar presupuestos u ofertas de precio a posibles proveedores de productos o servicios comunes o estándar

23 Plantilla de solicitud de propuesta
* RFP Request For Proposal

24 Solicitar respuestas de proveedores
Incluye: Decidir a quién(es) invitar Preparar documentación pertinente Indicar qué se espera como respuesta Propuestas Ofertas Las organizaciones pueden anunciar la adquisición de bienes y servicios de varias maneras Ir al proveedor preferido Buscar varios proveedores potenciales Publicar en medios que frecuenten los posibles proveedores Invitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede ayudar a aclarar las expectativas del comprador)

25 Selección de proveedores
Selección de proveedores o selección de fuente Involucra: Evaluar propuestas u ofertas de los proveedores Escoger la mejor Negociar el contrato (si hay lugar para ello) Adjudicar el contrato

26 Criterios de selección de Proveedores
Se incluyen a menudo como parte de los documentos de solicitud de adquisiciones En muchas oportunidades se limita al precio de compra Otros criterios (lista parcial): Comprensión de la necesidad Costo total Capacidad técnica Riesgo Garantía Capacidad financiera Capacidad de producción Tamaño y tipo de negocio Desempeño pasado de los proveedores Referencias Derechos de propiedad intelectual Derechos de propiedad exclusiva

27 Criterios de evaluación de propuestas
Importante establecer los criterios de evaluación, y las preferencias, antes de hacer una solicitud formal de Solicitud de propuesta o Solicitud de presupuesto (RFP o RFQ) Tener mucho cuidado con las propuestas que se ven bien en el papel Evaluar ciertos factores, tales como el rendimiento en el pasado y el enfoque de la gestión Pedir/Exigir una presentación técnica, como parte de una propuesta

28 Ejemplo de hoja de evaluación de propuestas
Criterio Peso Evaluación Puntaje Enfoque técnico 30% Enfoque a la gestión Rendimiento pasado 20% Precio Total 100%

29 Planificar la gestión de las adquisiciones
Gestión de Adquisiciones del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Plan de dirección del proyecto Documentación de requerimientos 5.2 Recopilar Requisitos Documentos del proyecto Registro de riesgos 11.2 Identificar Riesgos Requerimientos de recursos de actividades Documentos del proyecto actualizados 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios Solicitud de cambios 6.6 Desarrollar el Cronograma Cronograma del proyecto Decisiones de hacer-o-comprar Plan de gestión de las adquisiciones Enunciado del trabajo de la adquisición Criterios de selección de proveedores Documentos de adquisiciones 13.1 Identificar a los Interesados 7.2 Estimar Costos Estimados de costos de actividades 11.2 Identificar Riesgos 13.1 Identificar a los Interesados Registro de interesados 12.3 Controlar las Adquisiciones Empresa/ Organización Factores ambientales de la Empresa Activos de procesos de la organización 12.2 Efectuar Adquisiciones 12.4 Cerrar las Adquisiciones

30 Plan procurement Management
4.2 Develop Project Management Plan Project Procurement Management Project management plan 5.2 Collect requirements Requirements documentation Project documents 11.2 Identify Risks Risk register Activity resource requirements Project documents updates 6.4 Estimate Activity Resources 12.1 Plan procurement Management 4.5 Perform Integrated Change Control Change requests 6.6 Develop Schedule Project schedule Make-or-buy decisions Procurement management plan Procurement statement of work Source selection criteria Procurement documents 13.1 Identify stakeholders 7.2 Estimate Costs Activity cost estimates 11.2 Identify Risks 12.3 Control Procurements 13.1 Identify stakeholders Stakeholder register 12.2 Conduct Procurements 12.4 Close Procurements Enterprise/ Organization Enterprise environmental factors Organizational process assets

31 Planificar la gestión de las adquisiciones
Entradas Plan para la Dirección del Proyecto Documentación de Requisitos Registro de Riesgos Requisitos de Recursos de la Actividad Cronograma del Proyecto Estimaciones de Costos de las Actividades Registro de Interesados Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas Análisis de Hacer o Comprar Juicio de Expertos Investigaciones del Mercado Reuniones Salidas Plan de Gestión de las Adquisiciones Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición Documentos de la Adquisición Criterios de Selección de Proveedores Decisiones de Hacer o Comprar Solicitudes de Cambio Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Planificación Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

32 Plan procurement Management
Inputs Project management plan Requirements documentation Risk register Activity resource requirements Project schedule Activity cost estimates Stakeholder register Enterprise environmental factors Organizational process assets Tools & Techniques Make-or-buy analysis Expert judgment Market research Meetings Outputs Procurement management plan Procurement statement of work Procurement documents Source selection criteria Make-or-buy decisions Change requests Project documents updates

33 Seleccionar proveedores
Usualmente las organizaciones hacen una evaluación inicial de propuestas y después crean una lista más corta de proveedores potenciales para su futura evaluación Los proveedores en la lista corta usualmente realizan una oferta final (Best And Final Offer BAFO) La salida final es un contrato firmado por el comprador y el proveedor(es) seleccionado(s)

34 Efectuar las adquisiciones
Gestión de Adquisiciones del Proyecto 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones Plan de gestión de las adquisiciones Documentos de adquisiciones Criterios de selección de proveedores Decisiones de hacer-o-comprar Enunciado del trabajo de la adquisición Documentos del proyecto Documentos del proyecto actualizados Documentos del proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Plan de dirección del proyecto actualizado Documentos del proyecto 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades 12.2 Efectuar Adquisiciones Activos de procesos de la organización Empresa/ Organización Calendarios de recursos Propuestas de vendedores 6.5 Estimar la Duración de las Actividades Vendedores Solicitud de cambios 6.6 Desarrollar el Cronograma Acuerdos 12.3 Controlar las Adquisiciones 7.3 Determinar el Presupuesto Vendedores seleccionados 9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios

35 Conduct Procurements Project Procurement Management
12.1 Plan procurement Management Project documents Procurement management plan Procurement documents Source selection criteria Make-or-buy decisions Procurement statement of work Project documents updates Project documents 4.2 Develop Project Management Plan Project documents Project management plan updates 6.4 Estimate Activity Resources Organizational process assets 12.2 Conduct Procurements Enterprise/ Organization Resource calendars Seller proposals 6.5 Estimate Activity Durations Sellers Change requests 6.6 Develop Schedule Agreements 12.3 Control Procurements 7.3 Determine Budget Selected sellers 9.3 Develop Project Team 4.1 Develop Project Charter 4.5 Perform Integrated Change Control

36 Efectuar las adquisiciones
Entradas Plan de Gestión de las Adquisiciones Documentos de la Adquisición Criterios de Selección de Proveedores Propuestas de los Vendedores Documentos del Proyecto Decisiones de Hacer o Comprar Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas Conferencias de Oferentes Técnicas de Evaluación de Propuestas Estimaciones Independientes Juicio de Expertos Publicidad Técnicas Analíticas Negociación de Adquisiciones Salidas Vendedores Seleccionados Contrato Calendarios de Recursos Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Ejecución Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

37 Conduct Procurements Inputs Tools & Techniques Outputs
Procurement management plan Procurement documents Source selection criteria Seller proposals Project documents Make-or-buy decisions Procurement statement of work Organizational process assets Tools & Techniques Bidder conference Proposal evaluation techniques Independent estimates Expert judgment Advertising Analytical techniques Procurement negotiations Outputs Selected sellers Agreements Resource calendars Change requests Project management plan updates Project documents updates

38 Controlar las adquisiciones
Asegurar que el desempeño del proveedores cumple con los requisitos contractuales Los contratos son relaciones jurídicas, por lo que es importante que los profesionales del derecho y la contratación se involucren en la realización y la administración de los contratos

39 Sugerencias para el control de cambios en contratos
Los cambios en cualquier parte del proyecto deben ser revisados, aprobados y documentados por las mismas personas y de la misma manera que fue aprobada la parte original del plan La evaluación de cualquier cambio debe incluir un análisis de impacto, ¿cómo el cambio va a afectar el alcance, tiempo, costo y calidad de los productos o servicios que se prestan? Los cambios deben ser documentados por escrito, los miembros del equipo del proyecto también deben documentar todas las reuniones importantes y las llamadas telefónicas

40 Sugerencias para el control de cambios en contratos (continúa)
Los gerentes de proyecto y los equipos deben mantenerse en contacto para asegurarse de que el nuevo sistema satisface las necesidades del negocio y del trabajo, en un entorno operativo Tener planes de respaldo Usar herramientas y técnicas, tales como Tener un sistema de control de cambios del contrato El comprador puede llevar a cabo revisiones de desempeño, inspecciones y auditorías, …

41 Controlar las adquisiciones
Gestión de Adquisiciones del Proyecto 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones Documentos de adquisiciones 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Plan de dirección del proyecto actualizado 12.2 Efectuar Adquisiciones Acuerdos Documentos del proyecto 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Plan de dirección del proyecto Documentos del proyecto actualizados Datos sobre el desempeño del trabajo 12.3 Controlar las Adquisiciones 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios Solicitud de cambios aprobados Solicitud de cambios Informes sobre el desempeño del trabajo 4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Activos de procesos de la organización actualizados Empresa/ Organización Información sobre el desempeño del trabajo

42 Control Procurements Project Procurement Management
12.1 Plan procurement Management Project management plan updates Procurement documents 4.2 Develop Project Management Plan 12.2 Conduct Procurements Agreements Project documents 4.3 Direct and Manage Project Work Project management plan Project documents updates Work performance data 12.3 Control Procurements 4.5 Perform Integrated Change Control Approved change requests 4.5 Perform Integrated Change Control Change requests Work performance reports 4.4 Monitor and Control Project Work Organizational process assets updates Enterprise/ Organization Work performance information

43 Controlar las adquisiciones
Entradas Plan para la Dirección del Proyecto Documentos de la Adquisición Contrato Solicitudes de Cambio Aprobadas Informes sobre el Desempeño del Trabajo Datos sobre el Desempeño del Trabajo Herramientas y técnicas Sistema de Control de Cambios del Contrato Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones Inspecciones y Auditorías Informes de Desempeño Sistemas de Pago Administración de Reclamaciones Sistema de Gestión de Registros Salidas Información sobre el Desempeño del Trabajo Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto Actualizaciones a los documentos del Proyecto Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

44 Control Procurements Inputs Tools & Techniques Outputs
Project management plan Procurement documents Agreements Approved change requests Work performance reports Work performance data Tools & Techniques Contract change control system Procurement performance reviews Inspections and audits Performance reporting Payment systems Claims administration Records management system Outputs Work performance Information Change requests Project management plan updates Project documents updates Organizational process assets updates

45 Buenas prácticas Lista de las buenas prácticas para aplicarla con los compradores de servicios externos (según la empresa Accenture) Obtener resultados pronto y frecuentemente Contratar un socio, no sólo un proveedor Más que un contrato, establecer una relación de negocios Intercambiar influencias/ganancias Gobernar activamente Asignar un ejecutivo dedicado Enfocarse incansablemente en los objetivos primarios

46 Cerrar las adquisiciones
Completar y liquidar el contrato y resolver cualquier tema abierto El equipo del proyecto debe: Determinar si todo el trabajo se cumplió correctamente y en forma satisfactoria Actualizar los registros de los resultados finales Archivar la información para uso futuro El contrato siempre debe incluir los requisitos para la aceptación formal y cierre

47 Herramientas para ayudar en el cierre del contrato
Auditorías de adquisiciones Lecciones aprendidas en el proceso de adquisiciones Sistema de gestión de documentos relacionados con las adquisiciones Documentos organizados Localización fácil y sencilla de los documentos Archivo adecuado de los documentos

48 Cerrar las adquisiciones
Gestión de Adquisiciones del Proyecto 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones Documentos de adquisiciones 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 12.4 Cerrar las Adquisiciones Empresa/ Organización Plan de dirección del proyecto Activos de procesos de la organización actualizados Adquisiciones cerradas

49 Close Procurements Project Procurement Management
12.1 Plan procurement Management Procurement documents 4.2 Develop Project Management Plan 12.4 Close Procurements Enterprise/ Organization Project management plan Organizational process assets updates Closed procurements

50 Cerrar las adquisiciones
Entradas Plan para la Dirección del Proyecto Documentos de la Adquisición Herramientas y técnicas Auditorías de la Adquisición Negociaciones sobre Adquisiciones Sistema de Gestión de Registros Salidas Adquisiciones Cerradas Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Cierre Pertenece al área de conocimiento Gestión de las adquisiciones del proyecto

51 Close Procurements Inputs Tools & Techniques Outputs
Project management plan Procurement documents Tools & Techniques Procurement audits Procurement negotiations Records management system Outputs Closed procurements Organizational process assets updates

52 Software para la gestión de las adquisiciones
Los procesadores de palabra ayudan a escribir propuestas y contratos Las hojas de cálculo ayudan en la evaluación de proveedores Las bases de datos ayudan a guardar información de proveedores El software para presentaciones ayuda a mostrar información El software de adquisición electrónica realiza electrónicamente muchas funciones de la adquisición En Internet se puede encontrar información sobre proveedores

53 Resumen del capítulo La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios para realizar el trabajo, fuera del equipo del proyecto. Procesos: Planificar las Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones Administrar las Adquisiciones Cerrar las Adquisiciones