Propuesta Posa’s Video Club 30 de marzo de 2004

Presentadores Margarita Ortíz Quirindongo, Gerente Ramiro Goitía Cobian, Analista Wilfredo Romero Torres, Analista Jessika Ruiz Aragonés, Documentalista Richard Muñoz Rodríguez, Apoyo Técnico Frank Bayrón Rodríguez, Apoyo Técnico Héctor Ortíz Hernández, ApoyoTécnico

Nuestra Misión  Desarrollar soluciones eficientes para empresas que busquen la mejor herramienta para desarrollo de sus sistemas con el fin de disminuir costos, aumentar ganancias y reducir riesgos.

Nuestra Visión  Que todos nuestros clientes cuenten con información clara, completa y segura para tomar decisiones.  De esta forma logramos que el nivel de productividad en el manejo de la información de la empresa se incremente sustancialmente.

Introducción  Las computadoras y los sistemas de información ocupan ahora un sitio importante en las empresas donde facilitan la operación eficiente.  Los sistemas proporcionan información tanto para la solución de problemas como para identificar oportunidades.  Más que desarrollar un sistema, nosotros presentamos soluciones con el propósito de maximizar ganancias y minimizar costos.

Introducción (Cont.)  Posa’s Video Club, empresa la cual está comprometida en servir a todos sus clientes utilizando los más modernos recursos tecnológicos en el mercado para ofrecer un servicio eficiente y de alta calidad.  Este proyecto tiene como meta desarrollar una aplicación que automatice las operaciones de Posa’s Video Club, con el propópito principal de llevar control de las operaciones administrativas, de ventas e inventario.

Organización Operacional Calendario del Proyecto

Organización Operacional (Cont.) Entregas del Proyecto Aspectos de este sistema que se entregarán, tanto al cliente como al patrocinador del proyecto, son:  Presentación al patrocinador del proyecto de la fase de planificación.  Presentación al cliente sobre Solutions Inc.  Presentación al patrocinador del proyecto sobre la fase de análisis y diseño.  Presentación al cliente sobre la fase de análisis y diseño del sistema.  Entrega del proyecto al cliente y al patrocinador del proyecto.

Análisis de Requisitos Meta General  Este proyecto consiste en la creación de un sistema automatizado para la compañía Posa’s Video Club. La meta general de nuestro sistema es la creación de una aplicación que automatice las operaciones del video, con el propósito principal de llevar control de las operaciones administrativas, de ventas e inventario.  Esto permitirá un manejo eficaz sobre la información de la compañía.

Hallazgos Breve Historia de la Compañía  El video fué adquirido por medio de una sociedad entre Juan Cruz y Miguel Cruz en mayo de Al cabo de varios meses, en agosto Juan Cruz salió de la sociedad y le vendió su parte a Miguel Cruz convirtiéndose éste en propietario único del video.  El negocio empezó con 149 socios y ahora consta de 926 socios activos.  Los dueños del negocio contemplan la posibilidad de abrir otra sucursal del video en el pueblo de Ciales ó de Manatí.

Hallazgos(Cont.)

Política y Cultura Organizacional  Posa’s Video Club es un negocio familiar, donde el dueño es el jefe de la familia, la gerente es la esposa y los hijos y familiares cercanos son los empleados.  El contable y el analista financiero son consultores externos que brindan un servicio temporero a la empresa. La misión de la empresa es expandir su mercado de ventas en diferentes puntos de la isla convirtiéndose en una franquicia.

Hallazgos (Cont.) Proceso Actual  Posa’s Video Club actualmente no posee un proceso automatizado para llevar control de las operaciones administrativas, de ventas e inventario.  Esto hace que el proceso sea uno totalmente manual e ineficiente y propenso a perder información.

Hallazgos (Cont.)  El proceso que llevan a cabo los empleados de Posa’s Video Club es el siguiente: Cliente Nuevo: 1. Cliente solicita entrar al club. 2. Empleado busca la solicitud para nuevos socios. 3. Siguiendo una numeración manual le asigna un número de socio. 4. El empleado escribe la información básica del cliente. 5. Se prepara un expediente y se coloca en un archivo físico.

Hallazgos (Cont.)

Alquiler o Compra: 1. Cliente desea alquilar una película o comprar algún artículo. 2. El empleado busca en el archivo el expediente del socio. 3. El empleado verifica si tiene la cuenta al día y de tener algún retraso calcula manualmente el recargo. 4. El empleado busca en los estanes la película deseada por el cliente. 5. El empleado anota el récord del cliente las transacciones pertinentes.

Hallazgos (Cont.) 6. El empleado verifica si le corresponde alguna de las ofertas. 7. Anota en el expediente del cliente el día que deberá ser entregada la película. 8. Se le cobra al cliente la cantidad indicada.

Hallazgos (Cont.)

Al momento de entrega: 1. El empleado busca el expediente. 2. Verifica la fecha de entrega. 3. Calcula la cantidad del recargo(si aplica). 4. Procede a cobrarle al cliente. Proceso de Inventario: Al recibir mercancía, clasifican las películas por medio de prefijos:

Hallazgos (Cont.)

Necesidades y Áreas de Crecimiento  Actualmente Posa’s Video Club no cuenta con un sistema automatizado para llevar control de las operaciones administrativas, de ventas y de inventario.  Todas las operaciones de éste negocio son completamente manuales. El negocio necesita automatizar sus funciones para lograr agilizar los procesos y brindar un servicio eficiente y de alta calidad.  Algunas áreas de crecimiento en éste negocio son las siguientes:  Operacional  Técnica  Administrativa  Inventario  Punto de Venta  Clientes  Empleados

Solución Propuesta  La solución recomendada de acuerdo a las necesidades presentadas consiste en la construcción de una herramienta que permita a los dueños y empleados del negocio Posa’s Video Club llevar un control automatizado sobre las operaciones administrativas, de ventas y de inventario.  Le proponemos el desarrollo de un sistema que automatice las operaciones diarias de la empresa para tener un manejo eficaz sobre la información de las operaciones de la compañía.

Solución Propuesta (Cont.)  El sistema utilizará una base de datos que contenga:  Clientes  Empleados  Inventario  Ofertas  Historial de Ventas  “Video Sales System” (VSS) es un sistema de información distribuído el cual se centra en la automatización de un video club.  Para la creación del sistema se usará SQL y Visual Basic.Net.

Solución Propuesta (Cont.)  El sistema VSS cuenta con cinco sub-sistemas:  Mantenimiento de clientes.  Mantenimiento de empleados.  Mantenimiento de inventario.  Mantenimiento de ofertas.  Punto de venta.

Solución Propuesta (Cont.)  Punto de Venta  Deberá estar conectado a la caja registradora.  Tendrá un sistema de rastreo: Pistola y Código de Barras.  Estará capacitado para generar reportes básicos de ventas e inventario.

Solución Propuesta (Cont.)  Diagramas de Relaciones entre Entidades Seguridad

Solución Propuesta (Cont.) Inventario

Solución Propuesta (Cont.) Punto de Venta

Solución Propuesta (Cont.)  Interfaz del Usuario  El diseño seleccionado para la interface del sistema permite al usuario seleccionar la base de datos a la cual tiene acceso, de acuerdo a su nivel de seguridad, y ejecutar las opciones disponibles.  La interface está diseñada para proveer una imágen consistente en todas las pantallas. Diseño de Pantallas