LA COMUNICACIÓN EFECTIVA CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN Sesión Técnica 7 Taller de Capacitación a Capacitadores en Comunicación de Riesgo

CONTEXTO  Los dos lados: Prensa institucional v/s medios de comunicación.  Un mundo globalizado: más flujo de información, mayor presencia de actores  Existencia masiva de medios de comunicación y carácter industrializado- tecnológico de nuestra cultura.  La transversalidad comunicación (no existe la verdad única) ¡

Prensa Institucional  Hoy por hoy un instrumento imprescindible para conseguir posicionamiento (imagen, situación, penetración social)  Informar y reaccionar (preparar documentación, analizar, comunicar el riesgo)  Es una plataforma de colaboración con los periodistas de los distintos medios (puente).

Prensa/Medios de Comunicación  La prensa escrita, la radio, la TV.e Internet son los principales intermediarios en la relación público-ciudadanía (80%).  Influencia de los medios de comunicación (Eliseo Verón: lo que no se ve no existe).  La prensa hoy es más activa, incisiva, investigadora y denunciante. (testimonios, opiniones)  Ningún organismo público o privado puede dejar de prescindir de ellos

Comunicador Institucional  Su función principal es asesorar al ejecutivo en cuanto a la forma y estructura de los planes de comunicación pública, así como planificar, coordinar y supervisar la ejecución de los mismos.  Debe haber comunicación efectiva entre el comunicador y el ejecutivo, sino no habrá comunicación con la Prensa y mucho menos con la ciudadanía.  Deben empaparse de la historia para la que trabajen.

EL PUBLICO Comunicadores en Salud Medios de Comunicación Comunicar el Riesgo Noticias Comunicadores en salud y medios de comunicación tienen diferentes objetivos al comunicar el riesgo

El PUBLICO Comunicadores en Salud Medios de Comunicación Relación entre autoridades sanitarias, los medios y el público es compleja Transmisión de mensajes Información Comunicación de Riesgo Noticias

RELACIONES CON LA PRENSA  Conozca el negocio (sepa qué hacen)  No olvidar que trabajan con la noticia  Estructura Interna  Incidir en la prensa no es de resultados inmediatos, requiere de creatividad, persistencia, investigación y sentido autocrítico.  La receptividad de la prensa a la iniciativa será directamente proporcional a la solidez de los argumentos. (Explicar, ubicarlos en el tema a tratar)

Comunicarse con ella: permite  Influir en una situación problemática  Difundir su mensaje e instalar la toma de decisiones en la opinión pública nacional e internacional  Lograr que el mundo sea testigo de todo lo que esta ocurriendo.  Ganar apoyo en la adversidad

Para su trabajo con la prensa:evalúe/ identifique/defina  Recursos con los que cuenta (humanos/infraestructura)  Canales de Comunicación  Defina la noticia (Contextualice la noticia para impacto máximo en los medios; consiga la atención de los periodistas; Enmarque el tema)  Seleccione a el/los periodista adecuado

(2) Para su trabajo con la prensa:evalúe/ identifique/defina  A sus actores (registro de medios);expertise funciones;horarios de cierre, etc.  Cómo pueden ayudar durante emergencias?  Qué información noticiosa buscan? (historia que más les atraen)  Qué esperan de sus fuentes de información ?

Al trabajar con los Medios  Designe un grupo del equipo que los atienda directamente.  Respete el profesionalismo del periodista  No improvise  Acepte que son socios y reconozca sus necesidades.  Devuelva las llamadas de los periodistas  Déles a conocer tempranamente sobre los preparativos.  Respete los plazos de los periodistas  Si no sabe algo dígalo, pero también diga que se está haciendo para averiguarlo.

Recursos para trabajar con los Medios  Mantenga comunicación regular.  Frente a situaciones como:  Preguntas (set de respuestas)  "sangre y lagrimas" venden (visualice una historia para televisión)  Personalice las historias  Ayúdeles a entender la situación.  Capacítelos

Corregir errores, controlar rumores  Surge, la mayoría de las veces, por falta de información oficial. Parte de la incertidumbre. Cuando calla no significa que esté muerto.  Recuerde que el intercambio de rumores, porcentualmente es similar a la información emitida por los portavoces autorizados.  No reaccione exageradamente.  Responda rápidamente a reporteros

(2)Corregir errores, controlar rumores  Si es algo importante, evalúe el mejor escenario para realizar una declaraciòn pública Ej: una rueda de prensa  Acalle los rumores en público, por ejemplo: “En este momento no hay planes de evacuación”

Mensajes/ medios/diferentes escenarios  Prepárelos con antelación  Condensar el tema para crear dos o tres mensajes clave estratégicos  Los mensajes capturan acción, promoción de una idea, una posición cultural/politica  Repetir los mensajes  Responder a los preguntas de los reporteros con los mensajes clave  Usarlos para mantener control y dirigir la entrevista  Tener disciplina con el mensaje; no desviar del mensaje  Muchos mensajeros un mensaje

Preparar un Plan de Medios para enfrentar emergencias  Permite una respuesta proactiva, rápida y efectiva (salva el tiempo precioso al inicio de la situación de emergencia).  Permite a voceros y líderes enfocarse en la calidad, exactitud y rapidez de la respuesta.  Permite actualizarlo regularmente a través de revisiones, validaciones y simulaciones.

Qué debe contener?  Lo de siempre más:  Información de referencia para escenarios de emergencia.  Borradores y formatos de comunicados de prensa  Voceros definidos y oficiales de comunicación entrenados en comunicación de riesgo  Procedimientos para la vigilancia de la comunicación (qué pasó, que ocurre y que se supone que ocurrirá)

Qué debe contener? (2)  Entrenamientos para periodistas y comunicadores.  Canales de comunicación identificados (conferencias de prensa, comunicados, internet, líneas de teléfono, anuncios radiales, información puerta a puerta, perifoneos…otros)  Públicos metas identificados.  Contactos (dentro y fuera de la inst.)  Monitoreo y evaluación de mensajes, corregir/redefinir mensajes.

Qué debe contener? (3)  Definición de equipos para áreas específicas por sobre carga de trabajo en:  Relación con los medios  Desarrollo de materiales y mensajes  Actualización de espacios de información (websites)  Monitoreo de medios  Transmisiones en vivo  Call Centers  Educación comunitaria

Resumen