Microsoft Office Project 2010

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS Microsoft Office Project 2010

Antes de comenzar un proyecto, es necesario definir el objetivo del proyecto y, luego, determinar las tareas que se necesitan realizar para alcanzar ese objetivo. Una vez definido el objetivo del proyecto y determinadas las tareas, el siguiente paso es identificar quién se encargará y cuándo comenzará cada una de ellas, así como cuánto se va a tardar en realizarlas.

Una vez que el proyecto está en marcha, resulta adecuado seguir el progreso de cada tarea. Usando Microsoft Office Project 2010, se puede guardar, almacenar información sobre el proyecto y mantenerla actualizada e, incluso, crear escenarios de análisis de hipótesis para anticiparse a los efectos de los acontecimientos en su proyecto.

¿Qué es un proyecto?

Es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final identificados, que se centra en alcanzar un objetivo claro. la responsabilidad del director del proyecto es llevarlo hasta la meta basándose en unos parámetros establecidos, tales como tiempo, coste y recursos, manteniendo siempre el nivel de calidad especificado.

Un proyecto se diferencia de un proceso en que siempre hay un punto en el que un proyecto se termina y se ha alcanzado el objetivo.

Fijación de los objetivos del proyecto

Antes de comenzar un proyecto, hay que empezar determinar su objetivo. Hay que ser tan específico como se pueda, incluyendo información tal como fechas, números y elementos. Un objetivo específico clarifica el ámbito del proyecto, las personas afectadas y el período de tiempo. Esto facilita la planificación del proyecto, ya que se tienen más directrices sobre las que basar las decisiones.

Evaluar un proyecto y definir un objetivo

Se deben completar los siguientes pasos, tanto en un proyecto que se está gestionando actualmente como en uno en el que se está preparando su gestión. Si actualmente no hay ningún proyecto en mente se podrá usar “planificación de unas vacaciones” como un ejemplo de proyecto.

Considerar la complejidad de su proyecto Escribir los parámetros o restricciones dentro de los que se deberá trabajar para llevar a cabo con éxito el proyecto Definir el objetivo del proyecto

Descripción de la función del director de proyecto

Sea cual fuere la responsabilidad que se tenga o el puesto de trabajo que se ocupe, será útil utilizar técnicas de gestión de proyectos para alcanzar con éxito los objetivos. El director del proyecto es la columna vertebral de una larga red de información, ya que se encarga de coordinar, supervisar, estimar, planificar y evaluar el proyecto.

Las principales responsabilidades del director de proyecto son la coordinación, recopilación y distribución de la información del proyecto.

Desarrollo de las partes de un proyecto

Una vez definido el proyecto, el próximo trabajo es decidir cómo y cuándo se alcanzará ese objetivo. Todo proyecto de un tamaño considerable se puede dividir en una serie de elementos bien definidos. Cada uno de ellos requerirá un cierto tiempo de estudio, análisis y dedicación para llevar el proyecto a buen término.

Un proyecto típico se compone de las siguientes partes o elementos:

TareasHitosRecursos

Definición de las tareas del proyecto

Las tareas se requieren para completar un proyecto y definen el ámbito del objetivo del mismo. La identificación de las tareas es un paso importante en la planificación de un proyecto. Teniendo presente el objetivo, se comienza por identificar los elementos o fases principales de éste. Una vez identificados, se comienza a descomponer cada elemento o fase.

Al identificar las tareas, se deben organizar en una jerarquía o esquema, también llamado Estructura de Descomposición del Trabajo, EDT (en inglés, Work Breakdown Structure, WBS). La EDT lista las tareas a realizar en una secuencia determinada por la naturaleza del proyecto.

Algunas tareas se suceden de forma secuencial, mientras que otras se pueden realizar simultáneamente. El tiempo necesario para realizar una tarea es su duración. Al crear la lista de tareas, también hay que identificar las duraciones de éstas.

El plan del proyecto es la lista de tareas y el tiempo necesario para la realización de cada una de ellas. El plan dice cuándo está programado que empiece y acabe cada tarea, así como cuánto tiempo va a emplear.

Identificación de los hitos del proyecto

Un hito representa un evento o condición que marca la finalización de un grupo de tareas relacionadas o la finalización de una fase del proyecto. Los hitos ayudan a organizar las tareas en grupos lógicos o secuencias, y se pueden usar para seguir el progreso del proyecto. Al completar un grupo de tareas, se alcanza un hito del proyecto.

Cuando se hayan alcanzado todos los hitos del proyecto, el proyecto estará terminado. En la gestión de un proyecto, los hitos suelen tener una duración cero, ya que un hito marca un punto específico del plan que designa la finalización de una fase del proyecto.

Definición de las tareas y los hitos

La identificación de las tareas del propio proyecto es una parte importante en el proceso de planificación. Una buena norma a seguir consiste en identificar las tareas clave y los hitos incluso antes de comenzar a introducir la información. Para ello, se deben tener presentes los siguientes puntos:

1.Listar varias tareas importantes de su proyecto. 2.Determinar qué tareas dependen de otras: ¿pueden llevarse a cabo simultáneamente algunas de ellas?; ¿ocurren regularmente algunas durante el proyecto?; ¿Hay alguna restricción, tal como fechas específicas en las que una tarea deba comenzar o finalizar?

3.Considerar si las tareas están o no relacionadas en algún sentido: ¿representan partes del mismo proceso o bien completan una fase del proyecto? 4.Identificar los puntos del proyecto que representan los hitos.