CONTABILIDAD HOTELERA TEMA: COSTOS HOTELEROS SUBTEMAS: COSTOS DEL SERVICIO DE ALOJAMIENTO. COSTOS DEL SERVICIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS. DICIEMBRE, 2013

Indicador de gestión de la alta dirección del hotel COSTOS Indicador de gestión de la alta dirección del hotel CONTROL Eficiencia, calidad, competitividad

CARACTERÍSTICAS PARTICULARES DE LA CONTABILIDAD HOTELERA Siendo la actividad hotelera una rama del sector “Servicios”, en la Contabilidad Hotelera se distinguen dos grandes aspectos: costos de cada servicio; e ingresos de los servicios. Los Sistemas de Contabilidad en las actividades de hotelería se ajustan a sus propias características y naturaleza, dependiendo de la organización y servicios que tenga cada hotel. Una vez identificado el tipo de organización, sus áreas, departamentos y servicios, la Contabilidad debe diseñarse en base a la distribución, al departamento de servicios que lo genere, ya que cada departamento genera costos, sin embargo, no todos los departamentos generan ingresos tal es el caso del área administrativa, por ejemplo El soporte medular de la Contabilidad Hotelera está dado por la precisión de los costos e ingresos imputables a cada departamento; habitaciones, comedor, bar - restaurante, bebidas, lavado y planchado de ropa, casino, teléfonos, salas de conferencias, salas de recepciones, piscina, canchas deportivas, etc. según la disponibilidad de cada hotel.

El servicio de alojamiento, constituye la razón de ser, o la esencia del negocio de la hotelería. Este servicio es el generador más importante de ingreso de los hoteles, está en un rango entre el 60% y el 70% de los ingresos totales. El servicio de alojamiento, constituye la razón de ser, o la esencia del negocio de la hotelería. Este servicio es el generador más importante de ingreso de los hoteles, está en un rango entre el 60% y el 70% de los ingresos totales. Adicionalmente, el hotel debe incurrir en una serie de costos para cumplir con las expectativas del cliente, y hacer de su estadía una experiencia agradable. Esos costos del servicio de alojamiento son los siguientes:

Atenciones a Huéspedes; Constituyen los costos de cócteles de bienvenida, un trago o cerveza, flores a la habitación, botella de vino, frutas, dulces típicos etc. Amenities; Una vez el huésped, se registra en el hotel, se activan estos costos de (jabones de baño, champú, espuma de baño, crema de mano, enjuague bucal, limas, peinillas, tollas higiénicas, toallitas húmedas, preservativos, kit dental, kit de afeitar etc.), los cuales serán directamente proporcionales al número de huéspedes registrados en una habitación. Suministros: Otro costo que se activa con el registro del huésped, son los suministros (Papel higiénico, servilletas de mano, papelería, sobres, bolígrafos, dulces, chocolates etc.)

Lavandería: Es otro costo que se activa con el ingreso del cliente, pues a la par que existe un juego de ropa blanca (sabanas, fundas, cobijas etc.) y de toallas en uso en los tendidos de las camas y en los baños, es necesario, mantener un juego en stock y otro juego en la Lavandería, para que nunca falta la ropa blanca y las toallas, lo cual marca la diferencia entre los hoteles que brindan un servicio de calidad y los que no lo logran. Elementos de Aseo y Limpieza: Son los detergentes, desinfectantes, guantes, mascarillas, ambientadores, escobas, palas, traperos, baldes, en que incurre el hotel para que las camareras mantengan el aseo y la limpieza en las habitaciones. Periódicos y Revistas; Constituyen el costo de los periódicos que diariamente y durante la estadía del huésped, se colocan en las habitaciones, al igual que las revistas.

Lencería y Ropa Blanca; Es la amortización que por efectos del deterioro proveniente del uso de sabanas, fundas, toallas, cobertores, cobijas, cortinas, cubre-lechos etc., debe causar el hotel con cargo a los resultados del respetivo periodo contable. Servicio Telefónico y de Internet; Hace referencia a los costos en que incurre el hotel por suministrar el servicio telefónico y de Internet a sus huéspedes, ya sea como servicio de cortesía, o como servicio facturable a los clientes.

El departamento de Alimentos y Bebidas, es el segundo departamento operado más importante después de Alojamiento, al igual que este, es generador de Ingresos (venta de Alimentos, Venta de Bebidas Alcohólicas, ingresos por concepto de Banquetes etc); Generador de Costos (Costo de Alimentos, Costo de Bebidas, Costo de servicio de salones); Generador de Gastos (Nómina, Publicidad, mantenimiento de equipos de cocina, de muebles etc.). En la determinación de sus costos el hotel puede optar por dos métodos: El de Juego de Inventarios o el de Costeo Estándar.

a) Inventario Inicial de materia Prima (+) b) Compras o adquisiciones del periodo (=) c) Inventario de materia prima Disponible para la Venta. (-) d) Inventario Final del Periodo. e) Costo de Ventas del Periodo Este método no ofrece ventajas desde el punto de vista control, ni desde el punto de vista presupuestario, pues las ineficiencias en el manejo de las cantidades de materia prima, las variaciones en los precios, y hasta el hurto de materia prima, si lo hubiere, todo es absorbido por el costo. Al no existir un patrón de referencia, entonces la administración acepta el costo resultante, como si fuese un costo ideal. Bruno Pagnacco

El Costeo Estándar es un método predeterminado de valuación de inventarios, que aplica principalmente en la producción de bienes y servicios, para definir sobre bases mas o menos científicas un costo modelo o patrón que al compararse con los datos operacionales determina unas variaciones que forman parte de las bases de revisión y de control y que permiten a la gerencia efectuar oportunamente las correcciones a que haya lugar; las diferencias que se presenten “variaciones”, salvo que obedezcan a factores imprevistos o anormales, se deben considerar como autenticas ineficiencias productivas y/o administrativas, que deben corregirse inmediatamente, a fin de mejorar la eficiencia productiva de la empresa.

Características de los Costos Estándar Los costos estándar se identifican dentro de los costos de producción por cuanto: Se determinan por producto en cada uno de sus componentes del costo, considerando los factores de cantidad-eficiencia y precio-valor de los mismos, lo que permite un control más razonable de las operaciones productivas. Es un medio para evaluar el trabajo ejecutado, comparando los hechos reales con una medida calculada anticipadamente y definida como modelo o patrón, analizando las razones que causaron las variaciones que se puedan presentar. Las variaciones se consideran como deficiencias de los costos reales, por lo cual deben afectar directamente los resultados operacionales del periodo contable en el cual se presentan. Por los procedimientos utilizados para su cálculo, el costo estándar se puede utilizar en la valuación de inventarios al presentar estados financieros definitivos. Se establecen para periodos contables y presupuestales completos, año calendario, pero si se modifican las condiciones bajo las cuales se calcularon, se deben modificar en el momento que se detectan estas modificaciones.

Estándares Ideales u óptimos Implican la utilización de la planta, maquinaria y equipos operativos en un nivel óptimo, con la mejor combinación posible de los componentes del costo y en cada uno de los factores, precio, productividad y eficiencia; se establecen bajo objetivos ideales de funcionamiento pero normalmente inalcanzables. Estándares Normales o corrientes Se calculan bajo las condiciones económicas vigentes y normales en función de un aprovechamiento racional de los recursos disponibles, planta, persona, maquinaria y equipos, y representan en nivel de logro hacia el cual debe mirar la gerencia en un corto plazo; se pueden obtener en condiciones normales de operación, se interpretan fácilmente y son de máxima utilidad para cumplir con los objetivos del control presupuestario, por lo cual se pueden utilizar al registrar contablemente las operaciones productivas.

Variaciones del Estándar Al comparar los costos estándar y los datos reales, que se presentan al desarrollar la producción durante el periodo, se pueden presentar una serie de variaciones relacionadas con los distintos componentes del costo: Para materiales, en cuanto a precio o valor y en cuanto a cantidad o eficiencia. Para mano de obra, igualmente en cuanto a precio o valor y en cuanto a cantidad o eficiencia. Para los costos por uso de maquinaria y equipos también se calculan en cuanto a precio o valor y en cuanto a cantidad o eficiencia. Para los otros costos de producción se pueden presentar una en cuanto a cantidad o eficiencia, que se puede evidenciar en el momento de aplicar estos costos a la producción, y una en presupuestos y otra en cuanto a la capacidad de producción determinada para el periodo, las cuales se determinan al finalizar el mismo.

Causas de las Variaciones: Las posibles causas de la variación del precio de materia prima pueden ser: Errores en el cálculo del estándar. Reemplazo o modificación de alguno de los materiales. Pedidos urgentes por modificación en el programa de producción. Escasez en el mercado de materiales y suministros. Fluctuaciones anormales o imprevistas de precios en el mercado. Procesos de compra incompletos al no considerarse la totalidad de costos adicionales necesarios. Compras a nuevos proveedores o en lugares inadecuados. Costos adicionales en fletes y seguros para obtener una mayor rapidez en el transporte. Compra en lotes de unidades diferentes a las previstas. Falta de estudio en compras a proveedores que ofrecen precios de oportunidad. Deficiencias en la disponibilidad de dinero y desaprovechamiento de descuentos comerciales. Intereses personales creados.

En cuanto a la variación en cantidad de materiales las posibles causas pueden ser: Errores en el cálculo predeterminado. Deficiencias en el rendimiento previsto de los materiales por mermas, evaporaciones y/o alteraciones no previstas. Desperdicios y desechos no previstos. Manejo inadecuado de la maquinaria que ocasiona mal uso de los materiales durante el proceso de fabricación. Utilización de materiales en especificaciones no contempladas en el estándar. Uso de materiales de inferior calidad utilización de maquinaria o herramientas defectuosas que ocasionan perdidas en materiales. Especificaciones no acertadas por el chef ejecutivo. Hurtos del materia prima.