EXCEL 14 CLASE 14

Consolidación de datos

¿ QUE ES LA CONSOLIDACIÓN DE DATOS ? Es una actividad que resume los resultados de datos que se encuentran en diferentes Hojas de Cálculo e inclusive diferentes libros de Excel y que de esta manera se pueda obtener un resultado general.

PARA GENERAR LOS DATOS QUE SE UTILIZARAN EN LA CONSOLIDACIÓN Crea las siguientes hojas respetando la estructura y nombres tal como se muestra a continuación En la hoja de telefonía crea el formato como se muestra ( es necesario que se respete la estructura del diseño Para determinar el IVA y el total se hace uso de formulas o funciones: IVA= importe *16% TOTAL=SUMA(IVA + Total)

3. Copia el formato y pégalo en las hojas de las diferentes categorías 3. Copia el formato y pégalo en las hojas de las diferentes categorías. Respeta las ubicaciones de las celdas y cambia los datos de cada una de estas como se muestran a continuación Hoja: Portátiles

PROCEDIMIENTO PARA CONSOLIDAR DATOS Antes de realizar la consolidación de datos, debes tomar en cuanta algunas recomendaciones para generar el reporte final. Asegúrate de que cada rango de datos esta en formato de lista. Es decir, cada columna debe tener un campo. El rango de lista que selecciones no debe tener espacios en blanco. Todos los rangos deben tener el mismo diseño y preferentemente debe estar posicionados en el mismo lugar

PARA CONSOLIDAR LOS DATOS DEL REPORTE DE VENTAS ANUAL Selecciona la celda C8 ya que este será el campo inicial para la consolidación. Da clic en la ficha datos y ubica el grupo Herramienta de Datos. Activa la herramienta consolidar. En la ventana que aparece establece la función suma que es la operación con la que trabajara para consolidar los datos Posiciona el cursor en la selección Referencias Da clic en la hoja de telefonía y selecciona el rango E8:E19 que es el que contiene los totales de ventas Una vez seleccionado da clic en el botón aceptar

8. Da clic en la Hoja Portátiles y selecciona el rango E8:E19 y da clic ene el botón Agregar. 9. Realiza el mismo procedimiento hasta haber agregado los totales de las 6 categorías. 10. Activa la opción Fila Superior y da clic en aceptar.

11. El resultado de la consolidación es el siguiente:

12. Una vez realizada la consolidación de datos en la celda C21 agrega una función para sumar todas las cantidades de la categoría accesorios. 13. Aplica esta función para todas las categorías.

PARA INSERTAR UN GRAFICO DEL TOTAL ANUAL Selecciona los rangos de las celdas C7:G7 y C21:G21 de la hoja de totales Activa la ficha insertar y ubica el grupo gráficos. Da clic en el tipo de grafico columna y elige el diseño de columna agrupada en 3D El grafico se creara en la hoja que esta activa

Da clic en la ficha diseño y en grupo ubicación elige la opción mover grafico. Selecciona la opción hoja nueva y cambiara la ubicación del grafico. Elige el estilo de diseño: diseño 45 En el grupo diseños de grafico activa el diseño 2 En el titulo de gráfico escribe «Grafico de Ventas Anuales» Selecciona las etiquetas de Cantidades y aumenta el tamaño a 16 Selecciona las etiquetas Categorías y aumenta el tamaño a 14

EXCEL 14 CLASE 16

Automatización de información

¿Qué es la Automatización de Información? Se le conoce como automatización de información a tareas que se guardan solamente una vez y que se pueden utilizar posteriormente sin necesidad de tener que repetir la tarea. La ventaja de automatizar información es el ahorro de tiempo y de trabajo doble, para que de esta manera la atención se centre en alguna otra actividad. Debido a las ventajas de automatización, Excel 14 nos ofrece una herramienta llamada Macros.

¿Qué es un Macro? Es un conjunto de acciones que permiten automatizar tareas. Las Macros son procedimientos que se almacenan y que después pueden ser ejecutados sin necesidad de tener que repetir procedimientos

GRABACION DE UNA MACRO DE SUBTOTALES Para grabar una Macro que calcule Subtotales 1.- Da clic en la ficha Vista. 2.- En el grupo Macros selecciona las opciones desplegables de Macros y activa Grabar Macros. 3.- En el cuadro de dialogo que se abre, establece los parámetros correspondientes para el almacenamiento de la macro. Al finalizar presiona el botón Aceptar. 4.- A partir de este momento todos los procedimientos que realices se irán grabando por lo cual, la recomendación es que tengas cuidado con los procedimientos y herramientas que actives. 5.- Ahora realiza el procedimiento que ya conoces para aplicar Subtotales. 6.- Para detener la macro da clic en la ficha Vista y en las opciones de Macro, da clic en Detener Grabación. 7.- El resultado obtenido será éste:

GRABACION DE UNA MACRO PARA GRÁFICAS Para grabar una Macro que inserte Gráficas de Resultados. 1.- Activa la herramienta Macro asignándole el nombre Gráficos y la combinación de teclas Ctrl+k. 2.- Selecciona las celdas correspondientes a los encabezados de Tipo de Pan y Ventas, además de los totales en cada categoría (B8, F8, B14, F14, B19, F19, B25, F25). 3.- Ahora inserta con el procedimiento que ya conoces una Gráfica con el Diseño Columna Agrupada 3D. 4.- Aplica el Estilo de Diseño Estilo 38. 5.- Una vez realizado esto, activa la opción Detener macro.   El resultado de estos cambios será el siguiente:

EJECUTAR MACROS Para ejecutar Macros creadas en reportes. 1.- Activa la hoja Ventas-Martes. 2.- Da clic en la ficha Vista. 3.- Del grupo Macros, despliega las opciones de Macros y selecciona Ver Macros. 4.- Aparecerán dos macros: Ventas y Gráficos 5.- Da clic en la macro Ventas y pulsa el botón Ejecutar y se aplicaran los subtotales. 6.- Ahora activa las macros nuevamente, selecciona la macro Ventas y ejecútala para obtener lo siguiente: 7.- El resultado final de las macros que se aplicó para Ventas –Martes es el siguiente:  

ALMACENAMIENTO DE LIBROS CON MACROS El procedimiento para guardar el archivo no es el mismo que los anteriores, se tiene que guardar con una extensión compatible con Macros. Para guardar un libro con Macros. 1.- Da clic en la ficha Archivo 2.- De la vista Microsoft Backstage da clic en la opción Guardar. 3.- Coloca el nombre deseado a tu libro y en la sección de Tipo selecciona: Libro Habilitado para Macros (*.xlsm). 4.- Da clic en el botón Aceptar y el libro se guardara con las macros que acabas de crear.