Curso Básico de Excel 2003 Bernardo Gavidia. 1. Iniciando Botón: Inicio – Todos lo programas (Programas) – Microsoft Office – Microsoft Office Excel 2003.

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1 Curso Básico de Excel 2003 Bernardo Gavidia

2 1. Iniciando Botón: Inicio – Todos lo programas (Programas) – Microsoft Office – Microsoft Office Excel 2003 Bernardo Gavidia

3 2. El entorno de Excel Barra de menú Barras de Herramientas Hoja de cálculo Celdas Barra de fórmulas Barra de Estado Bernardo Gavidia

4 3. Barras. Barra de Menú Barra de menú: Agrupa los principales comandos en categorías, organizadas en forma de árbol. Barras de herramientas: Presentan los comandos en forma gráficas (íconos). Existen muchas y pueden ser incluidas u ocultar de forma individual. Para incluir u ocultar hacemos clic en la barra de menú: Ver – Barras de herramientas – (marcamos o desmarcamos la barra que necesitamos utilizar)

5 3. Barras. Barra de formulas y estado Barra de formulas: Muestra la celda que se encuentra seleccionada (recuadro izquierdo) y el contenido de dicha celda (recuadro derecho). Se utiliza para crear fórmulas en la celda que seleccionemos. Barra de estado: Muestra el estado actual en que se encuentra una celda o un rango de celdas. Distingue 3 estados: Listo: cuando se selecciona una celda Introducir: cuando se escribe texto o cantidades en una celda Modificar: cuando se utiliza la barra de formulas.

6 Un libro en Excel es el archivo donde se agrupan varias hojas de calculo. Cuando abrimos un archivo de Excel, se muestra un libro Para crear un nuevo libro, se puede: Al abrir Excel, por defecto, carga un libro en blanco. Haciendo clic en la Nuevo, en la barra herramienta Estándar. Haciendo clic en barra menú: Archivo - Nuevo Para cerrar un libro, se puede: Haciendo clic en el botón cerrar del libro 4. Libros

7 Constituyen las áreas de trabajo. Cada hoja está compuesta por una cuadrícula, cuyas filas van desde el 1 hasta la 65536. Las columnas se identifican por letras: desde la A hasta la IV. Por defecto, aparecen 3 hojas en cada nuevo libro 5. Hojas de cálculo

8 Ir a la ultima fila: Ctrl + Ir a la ultima columna: Ctrl + Ir a la primera fila: Ctrl + Ir a la primera columna: Ctrl + Insertar nueva hoja: menú: Insertar – Hoja de cálculo Comandos básicos: Cambiar nombre a una hoja: menú: Clic derecho en la ficha – Cambiar nombre Eliminar una hoja: menú: Clic derecho en la ficha – Eliminar Buscar o reemplazar dato: Ctrl +B 6. Hojas de cálculo. Comandos básicos

9 Podrían considerarse como la unidad minima de información en Excel, ya que cada celda puede almacenar un dato. Nomenclatura. Ejemplo B2 ColumnaFila Ubicar celda: Se escribe en el cuadro de nombres de la barra de formulas. Pulsar Enter 7. Celdas

10 Comprende 2 o mas celdas seleccionadas. Dichas celdas están ubicadas de forma continua (una al lado de la otra) Nomenclatura. Ejemplo A1:B3 Primera celda Última celda Comandos básicos Seleccionar un rango: Hacer clic en la primera celda y arrastrar hasta la ultima celda (de forma diagonal) Combinación teclas: Shift + Ctrl + (teclas direccionales) Escribiendo en el cuadro de nombre y pulsar Enter 8. Rango de Celdas

11 Comandos básicos Moverse dentro de un rango: Pulsar tecla TAB Aplicar formato (aplica también para celdas individuales) : Se utiliza los comandos de la barra de formato Tipo de fuente Tamaño de fuente Estilo de fuente Alineación de fuente Combinar celdas Porcentaje Aumentar / disminuir decimales Color de fondo Color de fuente Celdas Mover o copiar rango completo: Clic derecho sobre rango – copiar (o cortar) Clic derecho en la celda a insertar - pegar 8. Rango de Celdas. Comandos básicos

12 Comandos básicos Aplicar formato (aplica también para celdas individuales) : Ventana Formato de celdas: Se utiliza para personalizar el formato aplicado a una celda o rango. Comprende varios aspectos de formato agrupados en fichas. Los mas comunes son: Número: Indica como deben tratarse los datos de la celda rango: como números, como fechas, como texto, etc. Alineación: Para personalizar aun mas la alineación, ejemplo: inclinar texto, ajustar texto al tamaño de la celda, etc. Fuentes: Para personalizar aun mas las fuentes, incluyendo tachar, colocar subíndices o superíndices. 8. Rango de Celdas. Formato

13 Comandos básicos Aplicar formato (aplica también para celdas individuales) : Formato condicional: Se utiliza para resaltar aquellos datos que cumplan con una determinada condición. Para aplicarlo: Seleccione el rango Barra menú: Formato – Formato condicional Ventana Formato condicional: Permite establecer las condiciones que debe cumplir el valor de cada celda o fórmula, para cambiar su formato. Se puede agregar varias condiciones, haciendo clic en Agregar Se pueden eliminar condiciones, haciendo clic en Eliminar… Valor cota inferiorValor cota superior 8. Rango de Celdas

14 Desde la perspectiva de las bases de datos, se refiere a una colección de datos similares pertenecientes a un grupo de individuos o cosas. En Excel, las tablas pueden construirse colocando los encabezados de cada campo en una misma fila. Luego cada fila subsiguiente almacenará datos para un ejemplar de la tabla Por ejemplo: Una tabla de empleados Para este ejemplo, se supone que en la columna A solo se deben almacenar cedulas, y no textos o fechas. Las tablas son muy útiles a la hora de organizar o conectar datos 9. Tablas

15 Herramientas básicas Ordenar registros: Seleccionamos toda la tabla que vamos a ordenar Menú: Datos – Ordenar Aparece ventana Ordenar, configuramos Elegimos por cual campo se van a ordenar la tabla Elegimos la orientación Como es una tabla, ya tiene los encabezados Ejecutar ordenamiento 9. Tablas. Herramientas básicas

16 Herramientas básicas Aplicar autofiltro: Se aplica en tablas que posean gran cantidad de registros. Con esta herramienta se pueden buscar los registros que posean un valor determinado, ocultando el resto. Por ejemplo, deseamos ver los empleados que vivan en Caracas. Procedemos así: Seleccionamos una celda cualquiera de la tabla Menú: Datos – Filtro – Autofiltro Aparece al autofiltro en los encabezados, ya podemos filtrar los registros Para quitar el autofiltro: Menú: Datos – Filtro – Autofiltro (desmarcar) 9. Tablas. Autofiltro

17 Un ejemplo típico Se necesita imprimir el listado de un curso. Es necesario que por cada hoja se imprima el mismo encabezado y que el listado debe caber en una hoja tamaño carta. Procedemos así: Debemos establecer el área de impresión, para ello, seleccionamos el rango de celdas que ocupa el listado 10. Impresiones Menú: Archivo – Área de impresión – Establecer área de impresión.

18 Un ejemplo típico Para ver como quedaría la impresión, vemos la Vista previa: hacemos clic desde la barra de herramientas 10. Impresiones. Vista preliminar … o bien, en Menú: Archivo – Vista preliminar La Vista preliminar muestra tal cual quedaría la pagina impresa. En este caso, observamos que la página no abarca todas las columnas del rango Para solucionarlo, hacemos clic en el botón Configurar…

19 Un ejemplo típico Ventana Configurar página: desde esta ventana podemos modificar casi todos los aspectos de la impresión, tales como la orientación de la página, ajustar los márgenes así como también los encabezados y el orden de impresión 10. Impresiones. Configurar página En nuestro ejemplo, vamos a reducir el rango a un 65% Tamaño carta, Din A4 Ajustamos el margen izquierdo a 3 cm. Centramos horizontalmente

20 Un ejemplo típico 10. Impresiones. Encabezado Para colocar el encabezado, vamos a la ficha Encabezado y pie de página. Clic en el botón Personalizar encabezado… Agregamos la imagen que será como logotipo Agregamos los títulos Botones para: personalizar texto, agregar números de pagina, fechas, horas, etc. Aceptar para regresar a la ventana Configurar página

21 Un ejemplo típico 10. Impresiones. Ficha Hoja Hacemos clic en la ficha Hoja En este ejemplo, se imprimirán las líneas de división, se marca la casilla correspondiente También se puede modificar el orden de impresión de las paginas. En nuestro ejemplo, lo dejamos igual. Clic en Aceptar para regresar a la vista previa

22 Son ecuaciones que efectúan cálculos necesarios con los valores contenidos en la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=) Elementos de una fórmula: =REDONDEAR.MAS(C2+D2,0) Signo igual (=): Se antepone para indicar que se debe efectuar calculo Funciones: son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Siempre utilizan paréntesis () Constantes: Se refiere a valores fijos, como pueden ser números, o celdas que contienen valores necesarios para realizar el cálculo Operadores: especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula Insertar una formula sencilla: Seleccionamos la celda donde estará la fórmula Escriba el signo igual (=) o mas (+) Ingrese los valores o haga clic en las celdas que contiene los valores a considerar Presione Enter 11. Formulas

23 Insertar una formula con funciones: Seleccionamos la celda donde estará la fórmula Hacemos clic en Insertar función, en la barra de fórmula Aparecerá la ventana Insertar función. Nos muestra un cuadro combinado con las categorías de funciones. En la lista nos muestra las funciones que hemos usado con mas frecuencia. Seleccionamos la función que necesitamos Ingresamos los argumentos que necesite la función. Presionamos Enter Insertar una formula con funciones anidadas: Seleccionamos la celda donde estará la fórmula Hacemos clic en Insertar función, en la barra de fórmula Primero, insertamos la función mas interna Luego cortamos la expresión, e insertamos la función mas externa de la formula Pegamos la función que cortamos en los argumentos de la función mas externa. Para ello ctrl +v. Dependiendo de la función, ajustamos otros parámetros, y presionamos Enter 11. Formulas. Insertar funciones

24 Relleno inteligente Se utiliza para facilitar el ingreso de datos en un rango de celdas, ya que rellena de forma automática y consecutiva el valor que corresponde a cada celda del rango. El relleno inteligente utiliza las listas que tiene Excel almacenadas Aplicar Relleno inteligente: Insertamos en la celda el valor inicial de la lista Hacemos clic en el controlador de relleno (ver figura) y arrastrando hasta abarcar el rango. Controlador de relleno Ver Listas: Menú: Herramientas – Opciones Aparece la ventana Opciones, seleccionamos la ficha o pestaña Listas personalizadas 11. Formulas. Relleno inteligente

25 Relleno inteligente Agregar nueva listas: Menú: Herramientas – Opciones Aparece la ventana Opciones, seleccionamos la ficha o pestaña Listas personalizadas En el cuadro Entradas de lista, escribimos los elementos de la lista, separados por comas Clic en Agregar Clic en Aceptar 11. Formulas. Agregar listas

26 Referencias Identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. Existen varios tipos de referencias en Excel : Referencias relativas: debido a que las fórmulas están basadas en celdas, si la celda que contiene la formula cambia de posición, la referencia también. 11. Formulas. Referencias relativas

27 Referencias Referencias absolutas: es la que utiliza la dirección exacta de la celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. 11. Formulas. Referencias absolutas

28 Referencias Referencias mixtas: Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa( ejemplo: $C1 ó $A2), o una fila absoluta y una columna relativa (ejemplo: C$1 ó A$2). 11. Formulas. Referencias mixtas

29 Se utilizan para resumir y facilitar la interpretación de los datos disponibles. Los gráficos representan los datos mediante marcadores de datos, esto es, todo aquella barra, área, punto, sector u otro símbolo de un gráfico que representa un único punto de datos o valor que procede de una celda de una hoja de cálculo. Los marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos. Crear un gráfico básico: Seleccione el rango de datos a graficar Menú: Ver – Barras de Herramientas – Gráfico Hacemos clic en la herramienta Tipo de gráfico Seleccionamos el gráfico mas conveniente 12. Gráficos

30 Crear un gráfico básico (con Asistente): Menú: Insertar – Gráfico… Aparece el Asistente para gráficos, donde se puede elegir entre los Tipos estándar o personalizar Seguimos las indicaciones del Asistente 13. Gráficos. Asistente

31 Se utilizan para organizar, resumir y comparar datos a partir de tablas. La ventaja del uso de las tablas dinámicas es debido a que estas pueden ser rediseñadas de forma interactiva, según la perspectiva que se quiere analizar de los datos. Crear una tabla dinámica: Menú: Datos – Informes de tablas y gráficos dinámicos Aparece el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. Dejamos las opciones que vienen marcadas por defecto. Clic en Siguiente Paso2, seleccionamos el rango de datos a tabular. Es recomendable que este rango sea una tabla de Excel (visto anteriormente) 14. Tablas dinámicas

32 Paso 3, Decidimos donde va a insertarse la tabla dinámica (en una hoja nueva o en la existente). Para diseñar la tabla dinámica, hacemos clic en el botón Diseño Para diseñar, se muestran a la derecha los campos seleccionados en el paso 2. Arrastramos los campos hasta una de las 4 secciones de la tabla: PAGINA, COLUMNA, FILA Y DATOS según el diseño que queremos. Clic en Aceptar y regresar al paso 3 del Asistente Clic en Finalizar y concluye el asistente. Nuestra tabla dinámica esta lista para utilizarse 14. Tablas dinámicas. Continuación

33 Los informes de gráficos dinámicos están vinculado con las tablas dinámicas, ya que estos se sincronizan con aquellas. Ambos informes tienen campos que se corresponden entre sí. Si cambia la posición de un campo en un informe, también cambiará el campo correspondiente del otro informe. Crear un gráfico dinámico: Menú: Datos – Informes de tablas y gráficos dinámicos Aparece el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. Marcamos la opción Informe de gráfico dinámico (con informe de tabla dinámica). Clic en Siguiente Seleccionamos el rango de celdas a graficar. Clic en Siguiente Clic en Diseño, para diseñar la tabla dinámica sobre la cual se basará el gráfico dinámico Una vez diseñada la tabla, clic en Aceptar y luego en finalizar. Access nos presenta en gráfico 15. Gráficos dinámicos

34 Nociones básicas Algoritmo: conjunto de acciones o pasos ordenados que se realizan para lograr cumplir una tarea u objetivo. Ejemplo, pasos para hacer las compras en el abasto. Comando: especifica una acción determinada. Ejemplo, aplicar negritas a un texto. Automatización: proceso mediante el cual se instruye a la computadora para que ejecute tareas o rutinas de forma autónoma. Ejemplo, rutina para aplicar formato a tablas de Excel. Macro: consiste en una serie de comandos o funciones que automatizan una rutina o tarea. Módulo: son archivos adjuntos a los libros de Excel, los cuales almacenan las macros creadas, de modo que estén disponibles para ejecutarse cuando sean requeridas. Editor de Visual Basic: es un entorno integrado para programar en el lenguaje Visual Basic que permite crear y modificar macros y módulos en las aplicaciones Office. 16. Macros. Nociones básicas Para cargar el Editor de Visual Basic: Menú: Herramientas – Macro – Editor de Visual Basic Nota importante: Para ejecutar macros es necesario ajustar el nivel de seguridad a medio o bajo. Menú: Herramientas – Macro – Seguridad …

35 16. Macros. Grabar macro Grabar una macro: Tener claro la secuencia de pasos a seguir, en el orden correcto (algoritmo). Menú: Herramientas – Macro – Grabar nueva macro Aparecerá la ventana Grabar macro, donde podemos colocarle un nombre a la macro, una combinación de teclas, el ámbito e incluso un comentario. Clic en Aceptar para empezar a grabar la secuencia de acciones Mientras se graban las acciones la ventana cambia de aspecto Para detener la grabación, hacemos clic en Detener la grabación. Ahora la macro estará disponible para ser utilizada nuevamente.

36 16. Macros. Ejecutar Ejecutar una macro: Menú: Herramientas – Macro – Macros… O también se puede trabajar mas cómodamente, utilizando la barra de herramientas de Visual Basic, menú: Ver – Barras de herramientas – Visual Basic. Aparece la ventana de macro, la cual contiene una lista de las macros disponibles. También se puede modificar, ir paso a paso o agregar un método abreviado a la macro seleccionada. Seleccionamos la macro y hacemos clic en Ejecutar.