Organización de reuniones de trabajo Carlos Omar García Hernández Carlos Mariscal Hernández Leonardo Martínez Díaz Antonio Ortiz Hernández Jaime Pérez Vilchis Juan de Dios Jiménez Narváez Jorge Rodríguez Vidal Jair Aguilar Huerta Julio Cesar Sánchez Ramos Edgar Cordero Ramos Marco Antonio Hernández Planes de trabajo individual y grupal

Organización de reuniones Planifique el encuentro e informe al equipo. Hay que informar con anticipación. Para ello, es importante que quienes vayan a asistir sean contactados individualmente, diciéndoles el día, la hora y los temas que se discutirán.  Exija la puntualidad de los asistentes. Es necesario insistir en la puntualidad, ya que así será posible discutir los temas agendados, sin extender demasiado la reunión (lo ideal es que no se superen los 45 minutos). Elabore una agenda de contenidos con los temas a tratar. Si se informa con anticipación los temas que se discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas ideas para proponer.

Acote los temas según lo agendado Acote los temas según lo agendado. Es muy fácil que el tema se desvíe y se introduzcan dentro de la discusión otros asuntos que no forman parte de la agenda. Si esto sucediera, quien dirige la reunión debe determinar si es un tema que pueda verse en el punto de asuntos varios o bien, requiere que se incluya en otra reunión posterior. Maneje la reunión con cuotas de humor. La reunión de trabajo debe ser una instancia de discusión positiva y no un encuentro de trabajadores aburridos, molestos y desmotivados. Un buen expositor sabe identificar cuándo la audiencia necesita relajarse un poco, distenderse, concentrarse, cuando se sienten incómodos, y cuándo es el momento de un descanso. Evite los monólogos. Que la reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá en gran medida del expositor. Prevenga la formación de bandos entre los asistentes. En medio de la discusión y el intercambio de visiones, es necesario que el expositor mantenga una postura colectiva, evitando los bandos.

Tome nota de los temas tratados en la reunión Tome nota de los temas tratados en la reunión. Será primordial tomar nota de los temas discutidos en la reunión, ya que, de esta forma, se podrá recordar, jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes. Con asistentes puntuales, una pauta fijada y temas acotados, la reunión de trabajo que desea realizar irá perfectamente encaminada. Es necesario, eso si, esmerarse porque la cita no sea un encuentro aburrido, sino una instancia para debatir ideas y tomar decisiones entre todos los asistentes.

Plan de trabajo individual El Plan de Trabajo Individual es un instrumento fundamental para la planificación del trabajo de todos los profesionales y facilita el seguimiento y la evaluación. Su meta es incluir todos los componentes del desarrollo de un individuo y los contextos en los que se desenvuelve con el objetivo de proporcionarle todos los recursos necesarios para conseguir la construcción de una personalidad plena.

La individualización supone un pleno conocimiento del desarrollo integral de las personas, esto implica un perfeccionamiento en el proceso de evaluación y modelos de intervención para que se puedan atender todos los componentes del desarrollo de los individuos, así como, de los contextos donde se desenvuelven. Las personas que sufren cualquier tipo de alteración en su desarrollo deben de recibir recursos adecuados, bien, para compensarlos, bien para estimular la superación del déficit. Sólo así, es posible la inclusión tanto educativa como social.

EL PTI tiene como meta, el incluir todos los componentes del desarrollo de un individuo y los contextos en los que se desenvuelve; con el objetivo de proporcionarle todos los recursos necesarios para conseguir la construcción de una personalidad plena. El PTI permite diferenciar la labor de los distintos profesionales para conseguir una labor lo mas ajustada posible a las condiciones de cada alumno o alumna.

La técnica de control individual Como se ha señalado anteriormente, la función de control es una de las funciones directivas que produce mayor desgaste personal y profesional en los responsables de un Centro Educativo, moviéndose éstos con cierta incomodidad y ambivalencia entre dos posturas opuestas: * La de la autoridad, que exige, y * la del compañero, que comparte y se solidariza ante situaciones y problemas. Esta última función no se quiere, no se puede o no se sabe asumir a veces por los directivos de los Centros y suele ser causa de posibles conflictos. Los factores que influyen para que esta función pueda ser asumida de forma responsable y eficaz son:

La técnica de control individual * Personalidad y características de la persona que ejerce la función directiva. * Conflicto institucional entre autoridad, poder e influencia en el Centro. Cuando estos roles son ejercidos por personas diferentes, se da lugar al enfrentamiento y al conflicto o a la situación de anarquía organizada y de descontrol en los Centros. Es preciso que para ejercer la función de control y seguimiento por parte de las personas que tienen funciones directivas, éstas deben asumir el principio de autoridad y que éste sea aceptado por todos los miembros de la Comunidad Educativa. El control individual es totalmente necesario en toda organización o grupo humano. Las normas de funcionamiento que son objeto de regulación, normativa legal, Reglamento de Régimen Interior, los acuerdos y decisiones tomados individualmente o en grupo exigen un control y seguimiento inmediato por parte del Equipo Directivo y/o profesorado. De no ser así las decisiones tomadas, las normas establecidas, los acuerdos fijados fácilmente dejarán de cumplirse. Actitudes que debe mantener un Directivo ante el seguimiento y control: * Potenciar y resaltar "las cosas bien hechas" reconociendo el trabajo y las tareas realizadas.

La técnica de control individual * El control no puede ser entendido como una labor fiscalizadora. Esta actitud, como ya se ha explicitado anteriormente, puede producir agresividad, angustia e inseguridad en el grupo o en algunas personas del grupo. Por ello, es necesaria y conveniente la entrevista y conversación personal, en la que se posibilite: * Información directa y versión personal del interesado en primer lugar, dándole la opción de explicarse o disculparse. * Recordar los objetivos fijados y los acuerdos vinculantes tomados por el grupo. * Ofrecer los medios o recursos que precise la persona implicada para que pueda cumplir sus responsabilidades.

La técnica de control individual * Se hace el seguimiento y el control de las funciones, tareas y responsabilidades, no de las personas, aunque el control nunca puede ser objetivo o neutro. Este principio hace necesario que las personas que ejercen el control y las personas o grupos sobre los que se ejerce aquél comprendan y acepten que es necesario y conveniente moverse entre actitudes que combinen la comprensión, el diálogo, la tolerancia, la firmeza y la responsabilidad. * A veces son necesarias las técnicas quirúrgicas o sancionadoras. En casos graves y reiterativos se impone la necesidad de sancionar y tomar decisiones disciplinarias o de denunciar la situación al organismo correspondiente.

Plan de trabajo grupal ¿Porqué realizar trabajo grupal? Antes de que se desarrollara un enfoque formal de trabajo grupal, ya las personas se habían dado cuenta que “4 ojos ven más que 2”, que la “unión hace la fuerza” y que sencillamente existen tareas que no pueden ser realizadas por una sola persona.

Elementos indispensables en un trabajo grupal Tarea: Cometido que debe ser cumplido por el equipo y los resultados que debe generar. Sistemas: Mecanismos, procesos, normas, procedimientos y estímulos que serán utilizados por el grupo.

Características que debe tener el grupo Objetivo común: Compartir un mismo propósito, misión o meta. Interdependencia: Los miembros reconocen que se necesitan los unos de los otros. Trabajo conjunto: Sus miembros están de acuerdo en que, para alcanzar sus objetivos, deben trabajar juntos. Espíritu compartido: Se debe tener un fuerte espíritu de cooperación y coordinación. Sistemas comunes: Los miembros aceptan, comprenden y comparten determinados sistemas de trabajo.

Apoyo mutuo: Dispuestos a ofrecerse apoyo práctico y moral entre sí. Reuniones: Reunidos físicamente y mediante otros medios tecnológicos. Coordinación: Trabajan bajo la dirección de un coordinador, animador o facilitador. Autogestión: El equipo es capaz de planificar, dirigir, controlar y corregir su propio trabajo.

Beneficios del trabajo grupal Permite la combinación de varios talentos de distintas áreas al integrar equipos multifuncionales. Las soluciones son más creativas e innovadoras, gracias a la combinación de talentos. Se obtiene mayor información sobre el asunto tratado por el aporte de conocimientos. Los asuntos se analizan desde distintos ángulos, bajo la óptica de los integrantes. Las decisiones se estudian mejor, se analizan mejor las posibles alternativas y repercusiones.

La interacción entre los miembros produce que desarrollen sus potenciales, es decir se utiliza al máximo la fuerza de trabajo. Resulta más conveniente delegar en un grupo que en una persona. La responsabilidad se comparte. Cuando las personas participan en la toma de decisiones se sienten más responsables, con lo que elevan su participación.

El trabajo en equipo se basa en las "5 c" Complementariedad: cada miembro domina una acción específica dentro de un proyecto. Todos estos conocimientos son necesarios para sacar el trabajo adelante. Coordinación: el grupo, con un(a) líder(esa) a la cabeza, debe actuar de forma organizada con vista a sacar el proyecto adelante. Comunicación: el trabajo en equipo exige una comunicación abierta entre todos/as sus miembros, esencial para poder coordinar las distintas actuaciones individuales. El equipo funciona como una maquinaria con diversos engranajes; todos deben funcionar a la perfección, si uno falla el equipo fracasa.

El trabajo en equipo se basa en las "5 c" Confianza: cada persona confía en el buen hacer del resto de sus compañeros/as. Esta confianza le lleva a priorizar en el éxito del equipo y no en lucirse personalmente. Cada miembro trata de aportar lo mejor de si mismo/a, no buscando destacar entre sus compañeros/as sino porque confía en que estos/as harán lo mismo; sabe que éste es el único modo de que el equipo pueda lograr su objetivo. Compromiso: cada miembro se compromete a aportar lo mejor de si mismo/a, a poner todo su empeño en sacar el trabajo adelante. La comunidad ha asignado a la junta directiva o ADESCO una responsabilidad determinada: la de mejorarla. Esta responsabilidad es asignada y dejan a la junta directiva con cierta autonomía para decidir cómo lo hará, por eso planifica y estructura su trabajo. La Junta Directiva, que en este caso es el equipo de trabajo, responderá ante la comunidad por los resultados obtenidos.

CONCEPTO DE CONSTELACIÓN La técnica creada por Bert Hellinger consiste en utilizar “representantes” para visualizar cada uno de los elementos basados en las lealtades y las jerarquías dentro de la empresa, colocándolos en el espacio de forma intuitiva pero reorganizando los ordenes jerárquicos para mejorar la competitividad, el ambiente de trabajo, la consecución de objetivos. Observando que es lo que ocurre, lo que nos transmite esa distribución de elementos, vemos los cambios que debemos provocar para encontrar una situación de equilibrio en nuestro sistema. El objetivo es encontrar la mejor forma de que el ambiente laboral y los resultados de la empresa sean los esperados.

Bibliografía 8 pasos para una reunión de trabajo exitosa Bárbara Guerrero C. http://mba.americaeconomia.com/articulos/reportajes/8-pasos-para-una-reunion-de-trabajo-exitosa http://www2.gobiernodecanarias.org/educacion/17/WebC/apdorta/reunion.htm http://www.isd.org.sv/publicaciones/documents/Trabajoenequipo_001.pdf http://www.educastur.es/index.php?option=com_content&task=view&id=3787&Itemid=81 http://www.educastur.es/media/apoyo/orientacion/2012_PTI_caracteristicas.pdf