FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS SESIÓN NO. 1 INSTRUCTOR: ING. RIGOBERTO QUIYONO

Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Ing.Rigoberto Quiyono Egresado del Instituto Tecnólogico de Durango, 1993 10 años de Experiencia en Proyectos de Mantenimiento y Manufactura 10 años en Proyectos de Manufactura Esbelta Administrador del Portafolio de Proyectos de Corning Optical Communications

DIVIÉRTETE!! Este curso es para ti… Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Este curso es para ti… Mantén tu celular en modo de silencio o vibrador Si necesitas tomar o hacer una llamada con confianza puedes salir Participa respetuosamente Recuerda que no hay opiniones equivocadas, sólo diferentes Respeta a tus compañeros Espera tu turno para opinar Participa activamente Colabora con tu equipo Aporta y comparte tu experiencia DIVIÉRTETE!!

Conozcámonos.- Dos mentiras y una verdad Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Dinámica 1 Conozcámonos.- Dos mentiras y una verdad Escribe en una nota lo siguiente Nombre Una verdad de tu vida y dos hechos falsos Entrégale la nota al instructor La audiencia adivinará cuál de las 3 frases es la verdadera Complementa la información una vez se descubra la frase

Ejemplo Soy fanático del futbol soccer Me gusta mucho jugar ajedrez Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Ejemplo Soy fanático del futbol soccer Me gusta mucho jugar ajedrez Tengo experiencia en el ramo automotriz

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

¿Porqué no se apoyan todos los proyectos? Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua ¿Qué es un proyecto? Conjunto de actividades coordinadas que tienen como objetivo mejorar una situación determinada o satisfacer una necesidad ¿Porqué no se apoyan todos los proyectos? Requieren capital (monetario y humano) Requieren tiempo Existen riesgo

La Administración de Proyectos Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua La Administración de Proyectos Conjunto de disciplinas que tiene por objetivo la definición, planeación, desarrollo y evaluación de proyectos

Ciclo de vida de un proyecto Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Ciclo de vida de un proyecto Definir Planear Ejecutar Monitorear Ajustar Completar Evaluar Reconocer

DEFINIENDO EL PROYECTO Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua DEFINIENDO EL PROYECTO

Importancia de la fase DEFINIR Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Importancia de la fase DEFINIR Traza los objetivos del proyecto Estima su factibilidad Crea el equipo y asigna responsables Previene los riesgos de implementación y sus resultados

El equipo de trabajo Administrador del proyecto Cliente Patrocinador Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua El equipo de trabajo Administrador del proyecto Cliente Patrocinador Miembros del equipo Clientes secundarios Otras funciones Expertos (en diseño, belts, asesores) Planeación Asesores financieros

Las restricciones del proyecto Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Las restricciones del proyecto Las 3 restricciones críticas Presupuesto disponible Tiempo de implementación Entregables o alcance del proyecto Componentes involucrados: Recursos necesarios Calidad y voz del cliente Riesgos potenciales y de implementación

¿Qué recursos (humanos y monetarios) puedo tener para el proyecto? Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Diagrama de priorización ¿Qué recursos (humanos y monetarios) puedo tener para el proyecto? ¿Cuál es la mejor solución que se puede implementar a un costo razonable? ¿Cuál es la mejor solución que se puede implementar en un lapso de tiempo razonable?

Priorizando restricciones Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Priorizando restricciones Una vez que se definen las prioridades La prioridad no.1 es INFLEXIBLE La prioridad no. 3 es la NEGOCIABLE La prioridad no.2 es COMPLEMENTARIA El manejo de prioridades es fundamental para el éxito del proyecto a la vista del cliente

Los clientes secundarios Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Los clientes secundarios Definición de cliente secundario (stakeholders) Es áquel que sin ser el dueño de la necesidad primaria del proyecto, puede verse afectado positiva o negativamente por los resultados del mismo ¿Porqué involucrarlos? Permite ampliar o considerar el alcance del proyecto Puede proporcionar experiencia de proyectos anteriores Permite ver una visión de riesgos no considerados

Los Riesgos en los proyectos Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Los Riesgos en los proyectos Riesgos.- Son condiciones o eventos inciertos que de ocurrir, tendrían un efecto (positivo o negativo) en al menos uno de los objetivos del proyecto Administración de Riesgos.- Es la disciplina que conduce el conocimiento, identificación, prevención y contingencia de los riesgos de efecto negativo

Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua El primer riesgo Conceptos administrativos.- Son todos aquellos procedimientos, reglamentos o normas internas o gubernamentales que se tienen que cumplir en el desarrollo del proyecto El no cumplirlas pudiera retrasar o cancelar el proyecto, además de generar costos adicionales por multas o sanciones

Riesgos de implementación Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Riesgos de implementación Son todos aquellos eventos que retrasarían la implementación del proyecto Ejemplos Conflictos de agenda o programación Ausentismo o falta de recursos de implementación Falta de instrucciones claras

Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Riesgos potenciales Son todos aquellos eventos que serían consecuencia de la implementación del proyecto Ejemplos Consecuencias laborales Impacto en clientes y proveedores Impacto en la cadena de suministro

Las 3 preguntas de la prevención Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Las 3 preguntas de la prevención ¿Cuáles son los riesgos que se ven en este proyecto? Evaluar la posibilidad de que ocurran Evaluar la severidad si ocurren ¿Porqué pueden ocurrir dichos eventos? Análisis causa efecto 5 porqués Crear un plan de acción para prevenir y comunicar Si a pesar de esto, el evento ocurriera: ¿Cuál es la señal de alerta? ¿Debo detener el proceso o correrlo bajo vigilancia?

Retrospectiva y aprendizaje Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Dinámica 2 Retrospectiva y aprendizaje El equipo seleccionará 3 proyectos reales Un proyecto con problemas de presupuesto, tiempo o entregable Un proyecto exitoso en esos mismo 3 ámbitos Un proyecto próximo a arrancar Con el checklist proporcionado, verifique para los primeros 2 proyectos Si no se realizó la fase indicada, porqué no se aplicó y las consecuencias de no haberlo hecho Si se realizó, en que ayudó el haberlo hecho Para el 3er proyecto, analice ¿Qué se ha hecho? ¿Qué me falta por hacer para definir correctamente el proyecto?

PLANEAR EL PROYECTO Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua PLANEAR EL PROYECTO

Importancia de planear Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Importancia de planear Es mejor tener un mal plan que no tener ninguno Emmanuel Lasker Campeón mundial de ajedrez, 1894 - 1921 Las metas sin planes son sólo sueños - Antoine de Saint-Exupéry Escritor del “El Principito”

Diagrama de bloques Divide y vencerás Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Diagrama de bloques Divide y vencerás - Antiguo proverbio militar romano WBS.- Work Breakdown Structure. EDT.- Estructura Divisional del Trabajo

Estructura del WBS 1er. Nivel.- Proyecto 2º nivel.- División por: Tareas Departamento Responsable 1er. Nivel.- Proyecto Dosificador de alimento para mascotas 1.- Diseño de contenedor 1.1.- Calcular Capacidad 1.2.- Diseñar diagrama de explosión 1.3.-Diseñar montaje en dispensador 2.- Diseño de mecanismo 2.1.- Diseñar engranaje 2.2.- Diseñar palanca 2.3.- Montar en dosificador 3.- Periodo de Pruebas 3.1.- Probar mecanismos 3.2.- Probar con mascotas 3.3.- Liberar producto a ventas 4.- Puesta en venta 4.1.- Promocionar producto 4.2.- Realizar contratos 4.3.- Distribuir productos 3er. Nivel, Actividades - Sugerencia: Los 3 niveles de su WBS pueden estar en diferente color para evidenciar dichos niveles

¿De qué me sirve dividir el trabajo? Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua ¿De qué me sirve dividir el trabajo? Captura del proyecto en Software de Administración de Proyectos Estimación y control de presupuestos Asignación de carga de trabajo

Administración de Proyecto Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Dinámica 3 Don Gato y la Administración de Proyecto DEFINIENDO Y PLANEANDO

Descanso Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Descanso

¡Organicemos el proyecto! Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Dinámica 4 ¡Organicemos el proyecto! De los proyectos que se han hablado en clase, hagan un preliminar de como organizarían el proyecto utilizando el diagrama de bloques Al final deberá mostrar el WBS y responsables para cada actividad

INTRODUCCIÓN A MS PROJECT Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua INTRODUCCIÓN A MS PROJECT

¿Para qué sirve este software? Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua ¿Para qué sirve este software? Ayuda a planear en una sola aplicación todo un proyecto Determina la calendarización de actividades Ayuda a monitorear el progreso del mismo mediante la Gráfica de Gantt Veamos el software

Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua Dinámica 5 MS Project Aplique la información del proyecto de la dinámica anterior en el software. Incluye la división del proyecto Asignación de recursos De momento deje la duración de las tareas en 1 día

CONCLUSIÓN Secretaría de Extensión e Integración Social Dirección de Educación Continua CONCLUSIÓN