Gestión de Proyectos Gestión de las reservas de tiempo y costos

Presentación del tema: "Gestión de Proyectos Gestión de las reservas de tiempo y costos"— Transcripción de la presentación:

1 Gestión de Proyectos Gestión de las reservas de tiempo y costos
según la Teoría de Restricciones Curso de Gestión de Proyectos

2 Principios básicos de la Teoría de Restricciones.
Cualquier sistema tiene una restricción que limita su capacidad global. Cualquier acción que mejora el desempeño de la restricción mejora el desempeño del sistema global. Cualquier mejora en una no restricción no impacta la capacidad del sistema. Curso de Gestión de Proyectos

3 Consecuencias de la Teoría de Restricciones
Acciones conducentes a optimizar el comportamiento de las partes pueden impedir la optimización del sistema. Si se mide, y recompensa, a la gente según los resultados obtenidos en sus sub-sistemas se impide su mejor contribución al sistema global. DIME COMO TE MIDEN Y TE DIRÉ COMO TE COMPORTARÁS. Curso de Gestión de Proyectos

4 Aplicación a Gestión de Proyectos.
En la gestión de tiempos En la gestión de recursos Curso de Gestión de Proyectos

5 Curso de Gestión de Proyectos
Gestión de Tiempos Cómo se fijan los tiempos Cada responsable hace su estimación e incluye su margen de seguridad (buffer). Síndrome del estudiante.(o ley de Parkinson) (con los costos ocurre algo similar). Cómo se asignan las responsabilidades. Cada cual responde por lo suyo, ó La responsabilidad es compartida. Curso de Gestión de Proyectos

6 Curso de Gestión de Proyectos
BUFFER : amortiguador. Curso de Gestión de Proyectos

7 Supongamos una cadena crítica...
Pedro José Juan Cada uno hizo su previsión del BUFFER Cada uno es responsable por su parte ¿cuál será la probabilidad de terminar en fecha? ¿en qué fecha? Curso de Gestión de Proyectos

8 Supongamos que reunimos los márgenes de seguridad de las partes
PEDRO TODOS MIRAN EL BUFFER DEL SISTEMA JOSÉ JUAN ESTÁ TODO BIEN ATENCIÓN DEBEMOS TOMAR ACCIÓN CORRECTIVA Curso de Gestión de Proyectos

9 pero... ¿qué tal si hay caminos paralelos?
JUAN FELIPE HOLGURA, INCLUYE BUFFER PEDRO JOSÉ JUAN PEDRO ANITA DEBEMOS CUIDAR LAS RESTRICCIONES DE RECURSOS Curso de Gestión de Proyectos

10 LA VERDADERA SECUENCIA
BUFFER DE ALIMENTACIÓN JUAN FELIPE BUFFER DEL PROYECTO PEDRO JOSÉ JUAN PEDRO ANITA EL BUFFER DE ALIMENTACIÓN PROTEGE EL CAMINO CRITICO Curso de Gestión de Proyectos

11 ¿cómo dimensionar el BUFFER?
Primera aproximación : 1/3 del camino a cubrir con protección. Depende de los riesgos involucrados en cada actividad. Hagamos antes las tareas más riesgosas. Curso de Gestión de Proyectos

12 ASIGNACIÓN DE RECURSOS a múltiples PROYECTOS:
Atiendo al que ejerce la mayor presión Apenas atiendo a uno crece la presión de los otros Trato de conformar a todos ….. ………….. y todos se atrasan PREVER ASIGNACIÓN DE RECURSOS Y NO INTERRUMPIR LA ASIGNACIÓN A CADA PROYECTO. Curso de Gestión de Proyectos

13 Curso de Gestión de Proyectos
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14 Administración de Proyectos
Gestión de Riesgos Curso de Gestión de Proyectos

15 Curso de Gestión de Proyectos
Gestión de Riesgos Incluye los procesos necesarios concernientes a la identificación, análisis y respuestas al riesgo del Proyecto. Incluye maximizar los resultados de los hechos positivos y minimizar las consecuencias de los hechos adversos. Riesgos Planificación de la Gestión de Riesgos Identificación de Cuantificación del Planeamiento respuestas Monitoreo y Control del riesgo Riesgos Riesgo al riesgo Manejo de Buffers vs Gestión de Riesgos Curso de Gestión de Proyectos

16 El proceso de gestión del riesgo
Curso de Gestión de Proyectos

17 El propósito del proceso
Es identificar y gestionar los riesgos del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida El proceso implica centrar el foco en monitorear los riesgos del proyecto, y de la organización involucrada. Curso de Gestión de Proyectos

18 Curso de Gestión de Proyectos
Los Procesos Análisis de riesgos Identificar Analizar Estimar y Evaluar Planificar Respuesta Seguimiento y Control Curso de Gestión de Proyectos

19 Curso de Gestión de Proyectos
Porqué? Los proyectos afectan muchos aspectos de la organización Cuanto más afectan mayores son los riesgos del proyecto y de la organización. El análisis de los riesgos nos ayuda a evaluar dónde estamos, a dónde queremos estar y que problemas debemos solucionar para movernos. Ayuda a pensar el proyecto desde una perspectiva diferente Ayuda a definir prioridades Curso de Gestión de Proyectos

20 Curso de Gestión de Proyectos
Identificar Riesgos Se trata de pensar: ¿Qué puede ir mal? ¿Porqué se podría llegar a esa situación? Acontece a través de todo el proyecto Riesgos vs. Oportunidades. Curso de Gestión de Proyectos

21 Curso de Gestión de Proyectos
Identificar Se pueden usar distintos métodos de acuerdo al área de conocimiento en que se desarrolla el proyecto: Juicio de pares Opinión de la alta gerencia Tormenta de Ideas Juicio de expertos. entrevistas check list de riesgos potenciales Análisis de los supuestos identificados Curso de Gestión de Proyectos

22 Curso de Gestión de Proyectos
Identificar Salidas : riesgos clasificados según su fuente. RBS: Risk Breakdown Structure. Se deben también identificar síntomas de riesgos Curso de Gestión de Proyectos

23 Curso de Gestión de Proyectos
RBS Riesgos del proyecto: Riesgos técnicos Riesgos comerciales Riesgos financieros Riesgos de gerenciamiento organización recursos comunicaciones información etc. Curso de Gestión de Proyectos

24 Análisis de Riesgos: Estimar y Evaluar
Cualitativos : Se trata de definir para cada riesgo identificado Nivel de Impacto en el cronograma, los costos, la calidad, y en lo expuesto que queda el proyecto o el negocio. Ninguno Bajo Medio Alto Extremo Probabilidad de ocurrencia si no se toman acciones correctivas Poco Probable Moderado Muy Probable Curso de Gestión de Proyectos

25 Curso de Gestión de Proyectos
Evaluar y Estimar De esta forma definimos una priorización dentro de los riesgos identificados- Curso de Gestión de Proyectos

26 Ejemplo (ponderación).
Poco probable = 0.1 Moderado = 0.5 Muy probable = 0.9 Ningún impacto = 0 Bajo impacto = 0.1 Medio impacto = 0.5 Alto impacto = 0.8 Impacto extremo = 0.95 Curso de Gestión de Proyectos

27 Curso de Gestión de Proyectos
En casos más complejos Puede ser necesario correr simulaciones. Puede ser útil construir diferentes escenarios. ¿what if? Incluir la mentalidad de Gestión de Riesgos en la cultura empresarial. Curso de Gestión de Proyectos

28 Planificación de la respuesta
Se trata de mover los riesgos en la matriz a la izquierda y/o hacia arriba Estrategias Evitar el riesgo. Mitigar el riesgo. Transferir el riesgo. Aceptar el riesgo. Curso de Gestión de Proyectos

29 Curso de Gestión de Proyectos
¿ejemplos? Desarrollar un plan de contingencia. Contratar un seguro. Esperar hasta que ocurra. Puede conducir a agregar nuevos objetivos específicos, con sus entregables. Curso de Gestión de Proyectos

30 Seguimiento y Control de Riesgos
Seguimiento de los riesgos identificados, monitoreo de los riesgos residuales, identificación de nuevos riesgos, evaluación de los planes. Curso de Gestión de Proyectos

31 Se debe determinar en este proceso si:
Las respuestas a los riesgos han sido implementadas como fue planeado. Si las acciones de respuesta a los riesgos han sido tan efectivas como se planeó, o si se necesitan nuevas acciones. Los supuestos del proyecto aún son válidos. La exposición al riesgo ha cambiado. Curso de Gestión de Proyectos

32 Curso de Gestión de Proyectos
ó si : Un evento que es síntoma de que un riesgo se va a disparar, a ocurrido Se están siguiendo las políticas y procedimientos adecuados. Un riesgo ha ocurrido y no había sido previamente identificado. Curso de Gestión de Proyectos