PLANIFICANDO PARA EL ÉXITO Lunes 06 y 13 de mayo 11.30hs a 13.00hs

Planifi- cación Reali- zación Éxito EVENTOS

PLANIFICACION porque EL ÉXITO NO LLEGA POR CASUALIDAD - Lair Riibero “ El Éxito se mide en centímetros” - una pequeña diferencia en la ejecución lleva a una gran diferencia en el resultado.

El interés de las empresas en los eventos empresariales ¿Por qué las empresas realizan eventos? Los eventos como herramientas de comunicación Tipos y modalidades más usuales Objetivos generalmente perseguidos Metodologías de organización de Eventos Elementos para construir un evento corporativo Comunicación - Convocatoria

¿Qué es un EVENTO? “Una herramienta de comunicación que genera interacción entre los participantes en un punto de encuentro, orientada a cumplir objetivos determinados.”

EVENTOS SOCIALES EVENTOS CORPORATIVOS las personas como miembros objetivos de las personas Oobjetivos de las organiza- ciones las personas como individuos

EVENTOS SOCIALES Oobjetivos de las personas Olas personas como individuos

EVENTOS CORPORATIVOS Olas personas como miembros objetivos de las organiza- ciones

¿Por qué las empresas realizan eventos?

PLANIFICACION porque EL ÉXITO NO LLEGA POR CASUALIDAD - Lair Riibero “ Cuando un hecho establece una tendencia” - equilibrar los hemisferios cerebrales tiene mejores oportunidades de acceder al éxito

Para INFLUIR: Vender Posicionarse Construir su marca Imagen Para generar VALOR: cumplir objetivos de los involucrados ¿Por qué las empresas realizan eventos?

se define como una asociación fuerte y única entre un producto y una serie de atributos, es decir, decimos que un producto se ha “posicionado” cuando el vínculo que une los nodos “producto” y “atributos” está claramente establecido - Convocatoria Los nodos son repositorios de información que están conectados entre sí con vínculos de diversa intensidad. Cuando percibimos una situación, nuestra mente activa esos vínculos para traer a nuestra consciencia información relevante. Posicionamiento

¿Para quién una empresa hace un evento?

Empresa / Personas (consumidores)‏ Empresa / Empresas (clientes)‏ Empresa / Medios (comunicadores)‏ Empresa / Empleados (público interno)‏ Empresa / Proveedores (cadena de valor)‏ Empresa / Comunidad (todos) ‏ La organización de un evento se enmarca dentro de las herramientas de las cuales dispone una empresa u organismo para comunicar. La organización de un evento se enmarca dentro de las herramientas de las cuales dispone una empresa u organismo para comunicar.

Metodologías de organización de Eventos Gastro nomía Sede Invita ciones Conte nidos Dirección Planifi cación Organi zación Control

brief Circuito Comercial típico en un evento profesional contacto presentación definición comunicar vender organización de recursos operaciones entrevista control resultados

LA ENTREVISTA Qué me llevo de la entrevista? Tengo que saber que quiere mi cliente Claridad en los objetivos Justificar hacer el evento Definir momentos deseados Como mostrar los resultados

Comunicar es influir tener claro qué quiero lograr, qué quiero que hagan? jerarquía de los objetivos escribirlos consensuarlo con el cliente (los posibles) mostrar los resultados OBJETIVO CUMPLIDOS = EVENTO EXITOSO

Los espero el próximo lunes!

- Convocatoria

PLANIFICANDO PARA EL ÉXITO Lunes 06 y 13 de mayo, 11.30hs a 13.00hs

La Gestión en los eventos empresariales Elementos para construir un evento corporativo Comunicación - Convocatoria Planificación de eventos corporativos Cronograma como ruta de acción Check-list Programa / MAM Proveedores – selección y gestión Organización y Armado Coordinación

PLANIFICACION porque “EL ÉXITO NO LLEGA POR CASUALIDAD” - Lair Ribero “ Vivir es afrontar un problema tras otro” - El modo en como los encaramos establece la diferencia

BRIEF Definir con exactitud sus elementos

El BRIEF es un documento básico de trabajo en el que quedan reflejados por escrito aquellos elementos del EVENTO que se consideran necesarios para llevarlo a cabo acorde a los OBJETIVOS planteados, que posteriormente se entrega al cliente y sirve como base para la creación y control del mismo. Realización de un Brief EL BRIEF

¿Para qué sirve un Brief? Un brief claro y preciso del evento permitirá saber lo que necesitamos para realizar el evento. El brief es el primer elemento de comunicación cliente / organizador. El brief será también un documento de referencia a todo lo largo del trabajo en la relación cliente / organizadores. El brief lista toda la información esencial, los datos y detalles que se necesitan saber sobre el evento.

Confección del Brief 1) Objetivos del evento – punto previo 2) El público objetivo – los públicos objetivos 3) Fecha, hora y lugar – cuáles conviene? 4) Presupuestos y recursos – definir rangos 5) Contenido y programa - preliminares 6) Actividades post-evento – el evento después del evento 7) Datos de contacto – siempre a mano 8) Información adicional – qué más debemos tener en cuenta?

Darle IDENTIDAD al EVENTO Ejes conceptuales – Programa – Unidad del evento IDEAS A TRANSMITIR CONCEPTOS ATRIBUTOS Título que llame un claim que resuma una marca para su evento La Rural “del campo a la ciudad” Feria del libro “Festejemos 200 años con libros” ArteBA “Feria de Arte Contemporáneo” CONTENIDO LUGAR AMBIENTACIÓN SHOWS GASTRONOMÍA PERSONAL

EVENTOS CON IDENTIDAD

Plan de Comunicaciones - Medios  Seleccionar un listado estratégico de medios y contactos claves.  Ser coherentes, y consistentes en las comunicaciones.  Tener contacto con la prensa  Conocer las audiencias de los medios y los gustos y costumbres de mis prospectos  Negociar y definir mi presupuesto de comunicaciones.

Base de datos de medios Alianzas con medios / canjes Prensa pre y post evento Gestión de espacios: entrevistas / notas Diseño de campañas de prensa. Producción y difusión de material periodístico. Relaciones con productores, periodistas y líderes de opinión. Monitoreo y reporte de medios. Plan de Comunicaciones - Medios

Prensa para qué? Son excelentes propagadores de nuestros mensajes dado que: Se presentan como terceros hablando de lo que nos interesa comunicar Llegan a distintos públicos Podemos utilizar distinto tipos de medios Tienen gran nivel de penetración en las audiencias Generar vínculos a largo plazo. Proveerlos de datos, información, exclusivas y primicias. Conocer las temáticas sobre las que escriben. Tener actualizada la base de datos. Acciones de prensa

ADMINISTRAR NUESTRO TIEMPO 5 reglas para administrar eficientemente su tiempo 1 Monitoree como usa actualmente su tiempo 2. Calcule cuánto vale su tiempo 3. Arme un cronograma diario 4. Priorice 5. Aprenda a decir NO Recuerde: si está bien descansado y dedica a usted y a su familia el tiempo que se merecen, estará más contento y será más productivo en su trabajo.

PLANIFICACION porque “EL ÉXITO NO LLEGA POR CASUALIDAD” - Lair Riibero “ Haga lo que deba hacerse” - La eficiencia es hacer algo bien hecho. La eficacia es hacer lo que debe ser hecho.

Cronograma Es una herramienta de planificación que representa la duración de tiempo de todas las tareas a realizar para llevar a cabo satisfactoriamente la organización de un evento. Se representa con un cuadro de doble entrada en la cual se encolumnan las tareas y se les asigna una duración a cada una. Este elemento gráfico marca los dead lines fechas límites) a cumplir para no generar retrasos en la planificación.

Cronograma Definir a partir de un check list acciones, deadlines y responsables Negociarlo Ver día a día Diferencia entre sueño y una meta: un camino y una fecha para realizarla

MAM: herramienta operativa para el equipo organizador y de él se pueden desprender información para los proveedores y personal eventual que colabora en el evento Puede hacerse con una tabla de doble entrada o como un guión pero siempre debe ser: Simple como para leerlo con un golpe de vista Claro como para saber qué hay que hacer Preciso en quién lo hace y cuándo Usada por todos los responsables operativos MAM

PRESUPUESTOS CONSULTORÍA INTERNET ACADÉMICOS SPONSORS PUBLICIDAD ENTRADAS STANDS Canje STANDS Venta SERVICIOS PREDIO PREDIO COMERCIALIZACIÓN COMUNICACIÓN IngresosEgresos IMPUESTOS GASTOS EMPRESA GASTOS ORGANIZACIÓN ARMADO R E S U LT A D O S

PRESUPUESTOS Usarlos como una herramienta de ayuda Gestionar su realización con todos los involucrados, negociando sus valores límites – justificación de los mismos Armar un buen plan comercial / ventas – realista, exigente y metódico Analizar la factibilidad del proyecto (Económico y Financiero) Tener seguridad y grado de certeza en lo que presupuestamos Trabajar con inteligencia los presupuestos abiertos y cerrados Definir nuestros honorarios Realizar un control y seguimiento permanente

Comunicación Web Llegar a los clientes directamente gacetillas de prensa los blogs los podcasts (suscripción a un blog hablado) news media sitios propios Ahora tu audiencia primaria no es más exclusivamente un puñado de periodistas. Los clientes tienen ahora acceso a una conexión de Internet, utilizan los motores de búsqueda (Google, Yahoo, Bing, etc.) y las lectoras RSS Para pasar por alto a los medios hay que pensar como ellos No enviar comunicados de prensa solo cuando tengas que comunicar “grandes noticias”; encuentra buenas razones para enviar gacetillas de forma regular.

Qué vender Cuánto vender Cúando Cómo A quién ETAPAS DE UN PLAN COMERCIAL Definir los participantes del evento Definir las necesidades de los participantes Definir los productos (satisfactores) que puedan dar respuesta a las necesidades de los participantes Generar opciones de comercialización de esos productos Valorizar las opciones Armar cartera de clientes y plan de ventas Desarrollar la comunicación comercial Generar los contactos Presentar propuestas comerciales a potenciales clientes Realizar seguimiento Cerrar operaciones Cobrar

Comunicación Web  No enviar comunicados de prensa solo cuando tengas que comunicar “grandes noticias”; encuentra buenas razones para enviar gacetillas de forma regular  En vez de dirigirte a un puñado de periodistas, crea gacetillas de prensa dirigida especialmente a los clientes.  Crea links en el texto para enviar a tus clientes a páginas específicas (landing pages) en tu website  La mejor forma de hacer circular una gacetilla de prensa es publicarla simultáneamente en tu propio blog o website y enviarla a uno de los servicios de distribución de comunicados de prensa. Hay una variedad de opciones para la distribución de notas de prensa. El beneficio de utilizar un servicio de distribución de comunicados de prensa es que tu gacetilla será enviada a los servicios online de noticias tales como Yahoo!, Google, etc. (Bureau de Prensa: )

Principios de la negociación integradora 1) Centrar la negociación en los intereses (tanto los propios intereses como los intereses de la otra parte) y no en las posiciones, 2) Separar a las personas del problema: 1)expresando los propios intereses de forma que parezcan legítimos para la otra parte; 2) manifestando que se comprenden cuales son los intereses de la otra parte 3) no criticar a la otra parte 3) Generar alternativas para beneficio mutuo: 1)identificar intereses compartidos; 2) ver si se complementan 3)presentar alternativas que puedan ser válidas 4)facilitar la decisión de la otra parte (buscar precedentes, resaltar su legitimidad..). 4) Insistir en criterios objetivos. Es importante negociar en base a algo que está más allá de las voluntad de cada parte, en base a criterios como la justicia, el mantenimiento de la relación, los intereses de toda la comunidad, la viabilidad de las soluciones, etc. 5) Elaborar un plan de acción en el que se decida exactamente quien hará qué y cuando. Modelo "yo gano, tu ganas", y para su puesta en práctica los negociadores pueden seguir las siguientes fases (Fisher y Ury, 1990)

Buena base de proveedores Probarlos o contar con referencias sólidas Pedir alternativas de presupuestos y servicios Seleccionar acorde a lo que queremos obtener (servicio / precio) Evitar tener proveedores críticos (única opción) No concentrar nuestras necesidades Periódicamente rotar proveedores Generar relaciones de confianza y negocios para todos Exigir la superación de condiciones de calidad y precio Hacer alianzas de valor generando diferenciales estratégicos Aprender del proveedor Documentar y controlar lo contratado