ACTIVIDAD 2: OBJESTIVOS DE APRENDIZAJE   ACTIVIDAD 2: OBJESTIVOS DE APRENDIZAJE GLORIA VIVIANA GUTIÉRREZ MONTOYA SANDRA PATRICIA CORDERO RIVERA DOCENTE JAIRO HERNÁN DÍAZ ARIAS ASIGNATURA GESTÓN DOCUMENTAL I GRUPO 06 UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTÁ D.C - CALI 2015

GESTION DOCUMENTAL (Art. 3 Ley 594 de 2000) Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)

PLANEACIÓN Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

LEY 594 DE 2000 (Julio 14) ARTÍCULO 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, así: a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales; b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio; c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado; d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL: OBJETIVO   Formular a los documentos que reflejan la planeación estratégica del proceso de gestión documental, con un enfoque sistemático que requiere de desarrollo e implementación de planes para alcanzar los objetivos de la gestión documental y la administración de archivos administrativos institucionales, definiendo la programación de las acciones requeridas para asegurar la implementación de las actividades que le han sido asignadas, así como garantizar que están alineados con lo establecido en el Plan Estratégico Institucional.

ALCANCE Este procedimiento inicia con la formulación y aprobación de los documentos estratégicos, pasando por la difusión, actualización hasta el seguimiento al cumplimiento de los mismos, siendo aplacable a todos los planes, programas, proyectos y procedimientos del proceso de gestión documental del Archivo General de la Nación

El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: ACTIVIDADES Elaborar, revisar y publicar el Programa de Gestión Documental – PGD, hacer seguimiento a su cumplimiento y actualízalo cuando sea necesario. Elaboración, revisión, publicación y actualización del Plan Institucional de Archivos – PINAR, hacer seguimiento a su cumplimiento y actualizarlo cuando así sea necesario. Elaboración del documento interno, revisión, divulgación de la Política de gestión documental del Archivo General de la Nación. Actualizar el plan de administración de riesgos de proceso de gestión documental. Crear o actualizar los procedimientos del proceso de gestión documenta, para ello se incluirá todos los requerimientos establecidos en el documento interno “Lineamientos para procedimientos de Gestión Documental.” Elaborado en el año 2014.

El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: PROCEDIMIENTOS Se diseña el procedimiento de “Planeación estratégica de la gestión documental” y su registro en el sistema integrado de gestión del AGN, para ello incluirá todos los requerimientos establecidos en el documento interno “Lineamientos para procedimientos de Gestión Documental” elaborado en el año 2014 El desarrollo de este procedimiento está relacionado con los siguientes documentos del Sistema Integrado de Gestión -SIG: ESC-P01 Seguimiento a planes de mejoramiento GES-P01 Gestión del plan estratégico institucional GSA-P05 Diagnóstico integral SIG-P-08 Indicadores de gestión GHU-P08 Evaluación del desempeño laboral Manual de funciones

Planeación Documental OBJETIVO Establecer el conjunto de actividades a la planeación, generación y valoración de los documentos de archivo de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico archivístico y tecnológico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de proceso, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental o Sistemas de Gestión de Calidad de la Entidad. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los documentos internos y de origen externo asociados al SIG- Sistema Integrado de Gestión - SIG

El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: ACTIVIDADES En cumplimiento de la ley de transparencia, identificar los Registros de Activos de Información, elaborar el índice de información clasificada y reserva, y diseñar y adoptar el esquema de publicación, acorde con las directrices que emita el Gobierno Nacional a través de las entidades pública que implementa la política de acceso a la información pública. Diseño y normalización de formas, formatos y formularios registros en Sistema Integrado de Gestión –SIG, teniendo en cuenta las características diplomáticas de cada tipo documental encaminados a la producción y valoración de los documentos de la Entidad. Automatización de formas, y formularios en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)

PROGRAMA ESPECIFICO CON EL QUE SE RELACIÓN PROCEDIMIENTOS Se diseñara el procedimiento de “Planeación documental” y su registro en el sistema integrado de gestión del AGN. El desarrollo de este procedimiento está relacionado con los siguientes documentos del SIG: SIG-P-09 Control de documentos Procedimiento de declaraciones de etiquetado y manejo de la información, y declaración de clasificación de información. Política general de seguridad de la información, versión 0.2 PROGRAMA ESPECIFICO CON EL QUE SE RELACIÓN Véase capítulo 4: Programa específico de Normalización de formas y formularios electrónicos Programa específico de documentos vitales o esenciales Programa específico de documentos electrónicos Programa específico de documentos especiales

Diagnóstico Gestión Proyecto Definición Estrategia Documentación FASES Diagnóstico Gestión Proyecto Definición Estrategia Documentación

POLITICAS *Contextualización de la gestión documental con los procesos de la entidad *Sistema integrado de conservación *Seguridad de la información *Creación y diseño de los documentos independientemente del medio y soporte *El sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo – SGDEA *Los mecanismos de autenticación y metadatos.

DISPOSICIONES NORMATIVAS Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Información Pública Nacional , especialmente en los artículos 12, 13, 15 y 16, señala los lineamientos que deben tener en cuenta las entidades en materia de la función archivística y la gestión documental.) La Ley 1437 de 2011 en su Artículo 59 define los principales aspectos sobre el expediente electrónico.

El Decreto 2609 de 2012, el cual reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, desarrolla temas de la gestión documental propiamente del programa de gestión documental, del sistema de gestión documental y de la gestión de documentos electrónicos de archivo. El Acuerdo 002 de 2014 expedido por el Archivo General de la Nación establece los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo. La Circular Externa 002 de 2012 del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, refiere las recomendaciones para las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de gestión de documentos, como quiera que la administración de documentos de archivo que se originan en sistemas de información, deben cumplir con unos mínimos, para el cumplimiento de las políticas de Gestión Documental y conforme a las Tablas de Retención Documental de la Entidad.

La Circular Externa No. 005 de 2012 del AGN, señala que la gestión documental en el marco de la iniciativa cero papel debe contemplar el cumplimiento de los siguientes criterios: -El aseguramiento de los documentos en todo su ciclo vital. -Procesos archivísticos dentro del concepto de archivo total. -La seguridad de los documentos e información. -La preservación de los documentos electrónicos producidos o recibidos en particular, aquellos que hagan parte del patrimonio documental del país. -El acceso, la integridad, la confiabilidad y la disponibilidad de los documentos e información. -La adopción de estándares apropiados que aseguren la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo.

ACCIONES Diseño y normalización de formas, formatos y formularios registrados en el Sistema Integrado de Gestión, teniendo en cuenta las características diplomáticas de cada tipo documental encaminados a la producción y valoración de los documentos de la entidad.

PROCEDIMIENTOS SIG-P-01 Control de documentos SIG-P-09 Identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales Declaración de etiquetado, manejo de la información y declaración de clasificación de información Política general de seguridad de la información Manual de políticas de seguridad de la información Resolución 352 del 24 de julio de 2013 políticas de seguridad

PROGRAMAS ESPECÍFICOS Normalización de formas y formularios electrónicos. Documentos vitales o esenciales. Gestión de documentos electrónicos Documentos especiales.

NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ESPECIFICOS Se basa en el proceso de análisis diplomático de los documentos independientes del soporte, delimitando y fijando sus características y atributos, con el propósito de crear las formas, formatos y formularios en entorno electrónico, denominándolos con nombres propios.

DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES Comprende desde la identificación, evaluación, selección, protección, preservación y recuperación de aquella información que en caso de emergencia sirve para la defensa y restitución de derechos y deberes de personas y entidades cuya documentación haga parte del fondo documental administrativo del Archivo General de la Nación, permitiendo con ello la preservación de los documentos, evitando pérdida, adulteración, sustracción y falsificación de los mismos.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Propende por el diseño, implementación y seguimiento de estrategias orientadas a gestionar el ciclo de vida de los documentos en el entorno electrónico junto a los procesos de la gestión documental, armonizado con la racionalización de trámites e intercambio de información electrónica en el marco del gobierno electrónico en la administración pública.

DOCUMENTOS ESPECIALES Está encaminado a los documentos de archivo que por sus características no convencionales requieren tratamiento diferente: Gráficos. Cartográficos. Fotográficos. Audiovisuales. Sonoros. Orales de comunidades indígenas o afro descendientes. Redes sociales. Páginas Web e Intranet.

BIBLIOGRAFÍA http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparen cia/LEY_594_DE_2000.pdf http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparen cia/PGD%20AGN%2029-12-2014.pdf http://www.archivogeneral.gov.co/planeacion-gestion-y-control http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Prod uctos%20SINAE%202013/PGD2.pdf Zunal.com/webquest.php?w=285495 Archivo General de la Nación. Comisión General de Valoración Documental del Gobierno de Canarias. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Programa de Gestión Documental. PGD Programa de Gestión Documental. Obtenido de Archivo General de la Nación. Bogotá: El AGN, 2014. 48 p.

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