Entrenamiento BioComercio Ético Técnicas que se usan comunmente en una auditoria para evaluar a un proveedor de BioComercio Ético Entrenamiento BioComercio Ético México – Abril 2015 Rodrigo de Próspero Andrés Venegas S. © UEBT

Contenido Auditoria como Herramienta de verificación: Definiciones claves sobre auditorías Principios de auditoria Actividades (pasos) en las auditorias Técnicas de auditoria usualmente recomendadas Métodos de Muestreo © UEBT

PROCESO DE AUDITORIA Auditoria de Seguimiento Inicio de la auditoria Preparación de actividades de auditoria Ejecución auditoria Preparación y distribución de reporte Término de la auditoria Seguimiento a la Auditoría Elaboración del reporte de auditoría Distribución del reporte de auditoría Reunión apertura Evaluación de la Organización respecto criterios pre-definidos (p.e. Estándar de BioComercio) Generación de Hallazgos Preparación de Conclusion de auditoria Reunión de Cierre Auditoria de Seguimiento

EJECUCIÓN AUDITORIA 1 REUNIÓN DE APERTURA Elementos de reunión de apertura: Presentación formal de las partes presentes Explicar Propósito de la auditoria: Objetivos, alcance y criterios Presentación de la organización visión general de la Organización y sus sistema de producción Explicar y acordar, Plan de Auditoría (actividades contempladas, lugares, tiempos, duración, etc.) Explicar Métodos a utilizar en la auditoría (muestreo, entrevistas, visitas de campo, etc.) Procedimientos y criterios que se utilizarán para el reporte de hallazgos, sistema de puntuación, y determinación de No Conformidades. Explicar de manera muy clara el Tratamiento y seguimiento de los hallazgos detectados y las implicancias para la organización. Acordar Aspectos de logística (traslados, implementos, traductor, comunicación, etc.) *** Se recomienda generar un registo de la reunión

Alcance de la auditoría - Qué vamos a evaluar? Tamaño y complejidad de la Organización: superficie, N° sitios, N° productos o ingredientes. Tipo de sistema de Producción: Cultivos tradicionales, colecta silvestre, agroforestería Sitios de producción o Unidades de Manejo: propias, de terceros, públicas, Áreas Protegidas, Areas Indigenas, etc. Derechos sobre la tierra: legales (propios, arriendo, conseción), consuetudinario, otros. Aspectos de trazabilidad: puntos de origen control, transformación y almacenamiento Sistemas de Gestión: sistemas de control, monitoreo, calidad, capacitación, RRHH, etc. Procesos involucrados: producción, extracción, transformación, traslado Otros sistemas de certificación ya implementados: Organico, FSC, Personas involucradas en el proceso: trabajadores permanentes, part time, externos, comunidades locales, etc.

EJECUCIÓN AUDITORIA ES IMPORTANTE GENERAR UN AMBIENTE DE CONFIANZA, LA AUDITORIA ES PARA AYUDAR A MEJORAR NO JUSGAR, ACUSAR, O CASTIGAR A LA ORGANIZACION NI SUS EMPLEADOS

2 PASOS DE VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO Fuente de Información Recolección por medio de muestreo apropiado Evidencia de auditoría Hallazgos de auditoría Revisión y preparación de conclusiones Conclusiones de la auditoría Son los resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría contrastada con los criterios de evaluación, en este caso con el Estándar de BioComercio Ético Los hallazgos de Auditoría indica Conformidad o No Conformidad Deben seleccionarse aquellas fuentes que entreguen información relevante a los objetivos y alcance de la auditoría. Objetivo del muestreo es proveer información que el auditor tenga confianza de alcanzar los objetivos de la auditoria Debe seleccionarse adecuadamente el Método de Muestreo que será utilizado durante la auditoría Registros, declaraciones de hechos, o cualquier información que son pertinentes para evaluar el cumplimiento del Estándar de BioComercio Ético y que son verificables. Revisar los hallazgos de la auditoría Llegar a un acuerdo respecto a las conclusiones, Preparar recomendaciones, si esto está especificado en el plan de auditoría; Discutir el seguimiento a la auditoría, según sea aplicable. Solo información verificable debería ser aceptada como evidencia de auditoría.

FUENTES DE INFORMACIÓN Entrevistas con empleados y otros actores Observaciones de actividades, el ambiente y condiciones que rodean el trabajo Documentos: políticas, procedimientos, planes, normas, protocolos Registros: toma de datos, capacitación, actas de reunión, reportes de auditorías, mediciones, etc. Consulta a grupos de interés Reportes de otras certificaciones La selección de una fuente de información puede variar de acuerdo a la realidad del auditado, el alcance y los recursos disponibles

DOCUMENTOS COMO FUENTE DE INFORMACIÓN - Política y Procedimientos escritos para asegurar el uso sostenible de los recursos, derechos de los trabajadores e igualdad de genero. - Plan o programa de capacitación Sistema de Gestión (P 4) Sostenibilidad Económica (P 3 , 4 y 5) Reportes de la contabilidad Sistema de cálculo de sus costos de operación Constancias de pago de impuestos, compromisos laborales, etc. Contrato de ventas / acceso a los recursos Ambiental: Plan de Manejo o Extracción validado por la autoridad ambiental o experto, controles sanitarios, etc. Laboral: contratos trabajadores, planillas de sueldos, registro inspecciones. Uso de la tierra: derechos de propiedad, contratos de arriendo o conseción, permiso de extracción. Cumplimiento legislación (P 3, 5, 6 y 7) Identificacion de las áreas de protección, especies amenazadas (mapas, estudios) Manual de buenas practicas para conservar y/o recuperar la biodiversidad Protocolo para la determinación y control de tasas de extracción Conservación de la Biodiversidad P1

ENTREVISTAS COMO FUENTE DE INFORMACIÓN Nivel de Toma de Decisiones Director, Gerente Geneal, Gerentes o Responsables de Areas Empleados Áreas claves (producción, procesamiento, contabildiad,etc.) Áreas de alto reisgo salud y seguridad Grupos de enfoque (énfasis): Trabajadores temporales, Mujeres, sindicatos, o grupos de trabajadores organizados, Trabajadores migrantes, “menores de edad”, otros. Nivel de productor Asociaciones productivas, grupos organizados (directiva, responsable del almacenamiento y traslado, Asesor(es) Técnicos) Productor individual y sus familias, Otros Grupos de Interés Audoridades Locales, ONGs, Juntas de Vecinos, Universidades, Escuelas, Comunidades vinculadas al areas de impacto, otros grupos interesados en promover el uso sostenible y la conservacion de la biodiversidad.

INSPECCIÓN DE CAMPO COMO FUENTE DE INFORMACION INSPECCIONES DE CAMPO Áreas de procesamiento Sitios o puntos de almacenamiento Areas de almacenamiento y manipulacion de químicos Areas de Cultivos y Colecta Silvestre Áreas de desechos Áreas de protección cercanas o a las de producción Es recomendable que la planificación considere momentos y lugares que permitan observar las acciones o faneas en ejecución.

3 PREPARACIÓN DE CONCLUSIÓN DE LA AUDITORIA Antes de la unión de cierre el equipo debería reunirse para: Revisar los hallazgos de una auditoría y otra información relevante recopilada durante el proceso de auditoría Llegar a aun acuerdo respecto a las conclusiones Preparar recomendaciones si corresponde Discutir seguimiento de la auditoría si corresponde Que aspectos deberían ser tratados en las conclusiones Grado de conformidad con los criterios de auditoría y Solides de Sistema de Gestión de la organización auditada Efectividad en la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión Logro de los objetivos de la auditoría: alcance y criterios evaluados Causa raíz de los hallazgos Elaborar recomendaciones si corresponde Otros aspectos considerados relevantes para ser discutidos en la reunión de cierre.

Propósito de una reunión de cierre REUNION DE CIERRE 4 Propósito de una reunión de cierre Presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoría Definir siguientes pasos Aspectos que deberían ser informados y confirmados en una reunión de cierre Aspecto formal: agradecimientos por facilitar auditoria Presentación de hallazgos y conclusiones (asegurar de que sean debidamente comprendidas y aceptadas por la organización auditada) Recomendaciones de mejora, si corresponde Cualquier actividad post-auditoría que corresponda señalar (implementación de acciones correctivas, seguimiento, proceso de apelación, etc.)

Técnicas de Muestreo © UEBT 2014

SELECCIÓN DE UNA MUESTRA Cuándo se requiere la aplicación de un muestreo?. Ejemplos: Cuando no todas las áreas de producción o sitios de procesamiento de una Organización pueden ser evaluadas durante auditoria. Cuando no todos los productores individuales que abastecen a la organización pueden ser entrevistados durante la auditoría Cuando no toda la información/documentación puede ser revisada durante la auditoría E.g. Debido a distancias, limitaciónd e recursos, limitaciones logisticas, tamaño y complejidad de la Organzación. The Global Institute of International Auditors EL OBJETIVO del muestreo en auditoría es proveer información tal que el auditor tenga la confianza de que podrá alcanzar los objetivos de auditoría. RIESGO: si la muestra no es representativa la conlusión del auditor puede ser SESGADA y ser diferente su hubiese evaluado el 100% de la población.

PASOS Y TIPOS DE MUESTREO Pasos Muestreo 1. Establecer objetivos del plan de muestreo 2. Selección grado y composición de la población 3. Selección Método 4. Tamaño de la Muestra 5. Realizar muestreo 6. Compilar, evaluar, reportar documentar resultados Muestreo Basado en Juicio Muestreo Estadístico Proveer información tal que el auditor tenga la confianza de que se podrán alcanzar los objetivos de la auditoría

TIPOS DE MUESTREOS Muestreo basado en Juicio: responde a la experiencia, conocimiento y habilidades del equipo auditor. Como inconveniente no se obtiene una estimación estadística. 2. Muestreo al Azar: La selección no se basa en consideraciones predeterminadas, cada unidad de la población tiene la misma probabilidad de ser seleccionada. 3. Muestreo Estratificado: requiere la división de la población en sub grupos y selección al azar en cada uno de ellos. 4. Muestreo basado en Hallazgo: utilizado cuando se descubre un error o un suceso que requeriría una intestigación mas intensiva. El uso de una o o mas de las metodologías quedará a criterio del equipo auditor o responsable de la auditoría

EJERCICIO Que tipo de fuente de información es la más adecuada para obtener evidencias de cumplimiento? a) Documentación b) Entrevistas c) Inspección de Campos d) Acciones combinadas Que medio de verificación local (actores claves, normativa, documentos) nos ayudaría para determinar cumplimiento a los indicadores de BioComercio Ético.

EJERCICIO UEBT Verificador Fuente de información Adaptación Local Ejemplo 1: La organización es formalmente constituida de acuerdo con los reglamentos locales Documentación Verificable a través del siguiente documento: Copia CNPJ Regularizado Ejemplo 2: Reportes financieros son verificados externamente cuando son exigidos por Ley Entrevista para determinar como abordan el tema No existe esta obligación para cooperativas y asociaciones de productores, entonces el verificador fue retirado

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