Universidad Ecotec Álvaro Jacho Cruz Tema: Calendario

¿Qué es? El Calendario de Microsoft Office Outlook 2007 es el componente de calendario y agenda de Office Outlook 2007 y está completamente integrado con el correo electrónico, los contactos y otras funciones. Con el calendario puede:

Crear citas y eventos  Del mismo modo que escribiría en un cuaderno, puede hacer clic en una sección del Calendario de Outlook y empezar a escribir. Los nuevos colores de degradado permiten ver fácilmente la fecha y la hora actuales. La hora actual sólo aparece coloreada en las vistas día y semana laboral. Puede seleccionar un sonido o un mensaje que le recuerde sus citas, reuniones o eventos y colorear los elementos para identificarlos rápidamente.

Organizar Reuniones Seleccione una hora en el Calendario, cree una convocatoria de reunión y seleccione las personas que va a invitar. Outlook le ayudará a encontrar la primera hora en la que todos estén libres. Cuando envíe la convocatoria de reunión por correo electrónico, los invitados la recibirán en la Bandeja de entrada. Cuando abran la convocatoria, pueden aceptarla, aceptarla provisionalmente o rechazarla haciendo clic en un único botón. Si la convocatoria entra en conflicto con algún elemento del calendario de los invitados, Outlook mostrará una notificación. Si usted, como persona que organiza la reunión, los permite, los invitados pueden proponer una hora de reunión alternativa. Como organizador, puede hacer un seguimiento de quién acepta o rechaza la convocatoria, o quién propone otra hora para la reunión, al abrir la convocatoria.

Consultar los Calendario de Grupo Puede crear calendarios que incluyan las programaciones de un grupo de personas o recursos a la vez. Puede, por ejemplo, consultar las programaciones de todas las personas del departamento o todos los recursos, como las salas de reuniones de su edificio. Esto ayuda a programar las reuniones con mayor rapidez.

Ver Calendarios unos al lado de otros Puede mostrar, unos al lado de otros, varios calendarios que haya creado o que comparta con otros usuarios de Outlook. Por ejemplo, puede crear un calendario diferente para sus citas personales y ver el calendario laboral y el calendario personal, uno al lado de otro. También puede copiar o mover citas entre los calendarios que se muestran. Utilice el panel de exploración para compartir rápidamente su propio calendario y abrir otros calendarios compartidos. En función de los permisos que conceda el propietario del calendario, puede crear o modificar citas en los calendarios compartidos.

Ver calendarios unos sobre otros en vista superpuesta  Puede usar la vista superpuesta para mostrar varios calendarios que haya creado o que comparta con otros usuarios de Outlook. Por ejemplo, puede crear un calendario diferente para sus citas personales y superponer el calendario laboral y el calendario personal para ver rápidamente dónde tiene conflictos o tiempo libre.

Enviar calendarios a cualquiera mediante el correo electrónico Puede enviar un calendario a un destinatario de correo en forma de Calendario de Internet, manteniendo el control sobre la cantidad de información que se comparte. La información del calendario aparece en el cuerpo del mensaje de correo electrónico en forma de datos adjuntos al Calendario de Internet, que el destinatario puede abrir en Outlook.

Administrar el calendario de otro usuario Con la función de Acceso delegado, una persona puede utilizar su copia de Outlook propia para administrar fácilmente el calendario de otra persona. Por ejemplo, un auxiliar administrativo puede administrar el calendario de un director. Cuando el director designa al auxiliar administrativo como delegado, este último puede crear, mover o eliminar citas y organizar reuniones en nombre del director.

Pasos para usar Calendario Agregar un evento:  Haz clic en Nuevo.  En la vista de mes, semana o día, haz clic en cualquier lugar.  Para especificar un evento que abarque varias horas o días, haz clic y arrastra

Mostrar u ocultar calendarios  Haz clic en el icono Opciones y luego en Opciones.  Para ocultar un calendario, haz clic en el nombre del calendario. Para mostrar el calendario, haz clic en él de nuevo.

Cambiar la vista del calendario a mes, semana, día, agenda o tareas  En la parte superior derecha, haz clic en Vista.  Selecciona la vista que quieras.

Ver un mes completo cuando estás en la vista de semana o día Selecciona la fecha o el día en la parte superior izquierda para abrir el mini navegador.

Ir al día actual en la vista de semana o día  Haga clic en el vínculo Hoy en el mini navegador.  Haz clic en el logotipo del calendario.

Ir a una determinada fecha  Haga clic en la fecha.  Usar el mini navegador.  Usa la rueda de desplazamiento del ratón.

Cambiar la configuración y los colores del calendario  Haz clic en el icono Opciones y luego en Opciones.  Haz clic en el nombre del calendario que quieras cambiar.  Cuando hayas hecho los cambios, haz clic en Guardar.

Al pulsar en el botón Opciones del Calendario... se abre el cuadro de diálogo Opciones del Calendario que podemos ver a continuación y donde podremos cambiar la configuración de nuestro calendario.

En la primera sección de esta pantalla podemos especificar la Semana laboral del Calendario desde los días que se trabajan (marcando su casilla de verificación) hasta el horario. En la segunda sección podemos entre otros, cambiar el color de fondo del calendario, agregar los días no laborables de un país en concreto. La tercera sección son Opciones avanzadas que sirven por ejemplo para indicar la zona horaria, activar un calendario alternativo.